ID: HÅLLBARA ANLÄGGNINGSPROJEKT FRÅN START TILL MÅL. Bilaga Sammanställning av intervjuer. Sofie Absér, WSP

Transkript

1 ID: HÅLLBARA ANLÄGGNINGSPROJEKT FRÅN START TILL MÅL Bilaga Sammanställning av intervjuer Sfie Absér, WSP

2 FÖRORD Prjektet Hållbara anläggningsprjekt från start till mål Krav ch uppföljning sm matchar är ett initiativ inm SGBC/Hållbar infrastruktur ch del-finansieras av SBUF där Skanska står sm sökande. Övriga finansiärer är Trafikverket, NCC, Skanska, PEAB, WSP, Sveriges Kmmuner ch Landsting, Stckhlm vatten, Karlstad kmmun, Järfälla kmmun, Götebrgs stad ch Munkfrs/Frshaga kmmun. Inm prjektet genmfördes en inledande behvsanalys för att få klarhet i branschens behv, arbetssätt ch förutsättningar. Sm en del i denna behvsanalys genmfördes ett antal intervjuer med kmmuner ch kmmunala rganisatiner. Resultatet av dessa intervjuer finns sammanställda i denna rapprt sm utgör en bilaga till prjektets slutrapprt. Intervjuerna är genmförda av: Tara Mellquist, Arega Prjektledning Sfie Absér, WSP Anna Malmlund, Arega Prjektledning Rebecca Jhanssn, WSP Nicklas Odell, Arega Prjektledning Huvudförfattare till Bilaga Sammanställning av intervjuer är Sfie Absér, WSP. Ett strt tack till de persner sm ställt upp ch delat med sig av värdefulla tankar, erfarenheter ch önskemål i den intervjustudie sm genmförts. Sfie Absér Maj

3 INNEHÅLL INLEDNING... 3 BAKGRUND... 3 SYFTE... 3 METOD... 3 SAMMANSTÄLLNING AV INTERVJUER... 5 DRIVKRAFTER OCH HINDER... 5 ORGANISATION... 6 POLICY, MALLAR OCH RUTINER... 7 TID OCH RESURSER... 8 KOMPETENS OCH OMVÄRLDSBEVAKNING... 9 UPPFÖLJNING OCH ERFARENHETSÅTERFÖRING... 9 NULÄGE I ORGANISATIONEN SLUTORD BILAGA INTERVJUFRÅGOR 2

4 INLEDNING Bakgrund Inm prjektet Hållbara anläggningsprjekt från start till mål Krav ch uppföljning sm matchar genmfördes en inledande behvsanalys för att få klarhet i branschens behv, arbetssätt ch förutsättningar. Sm en del i denna behvsanalys hölls ett antal intervjuer med kmmuner ch kmmunala rganisatiner. Syfte Intervjuerna syftade till att få kännedm m nuläge, hinder, drivkrafter ch behv av stöd vad gäller hållbarhetskrav i upphandling av anläggningsprjekt. Infrmatin sm sedan, tillsammans med övrig infrmatin, legat till grund för utfrmning av det beställarstöd sm tas fram inm prjektet. Intervjuerna syftade även till att samla in gda exempel på arbetssätt ch hållbarhetskrav vid upphandling av anläggningsprjekt. Metd Arbetsgruppen har gemensamt identifierat kmmuner ch rganisatiner relevanta att intervjua. Vid val av kmmuner/rganisatiner har gegrafiskt läge ch beflkningsmängd varit parametrar sm legat till grund. Gegrafisk spridning från söder till nrr samt en representatin av såväl stra sm små ch medelstra kmmuner har eftersträvats. Järfälla, Frshaga/Munkfrs, Karlstad, Götebrg samt Stckhlm vatten är rganisatiner sm redan vid ansökan m medel till denna studie visat intresse att delta ch dela med sig av sina erfarenheter. Övriga intervjuade rganisatiner har identifierats sm intressanta att intervjua under prjektets framskridande. 14 st intervjuer har genmförts med ttalt 18 stycken tjänstemän ch plitiker fördelat enligt tabell 1 ch 2 nedan. Befattning Antal Prjektledare Stadsbyggnadsförvaltning, Teknisk förvaltning, Miljöförvaltning 4 Miljösamrdnare Stadsbyggnadsförvaltning, Teknisk förvaltning, 4 Miljöförvaltning Upphandlare inm upphandlingsenhet/chef upphandlingsenhet 5 Förvaltningschef Stadsbyggnadsförvaltning, Teknisk förvaltning, 3 Miljöförvaltning Kmmunalråd, Kmmunstyrelsens vice rdförande 2 Tabell 1. Befattningsfördelning av intervjuade persner Kmmun/rganisatin Antal intervjuade persner Järfälla kmmun 3 Frshaga/Munkfrs kmmun 1 Karlstad kmmun 1 Skellefteå kmmun 2 Kiruna kmmun 2 Götebrg stad, Trafikkntret 2 Malmö stad 2 Stckhlm stad, Explateringskntret 2 Förvaltning för utbyggd tunnelbana, SLL 2 Stckhlm vatten; Stckhlms Nya Vattenledning 1 Tabell 2. Antal intervjuade persner fördelat över intervjuad rganisatin. 3

5 Intervjuerna genmfördes i semi-strukturerad frm. En semi-strukturerad intervjumetd utgår från en mall där specificerade frågr finns, men genm att anpassa frågrna efter användaren kan dessa frågr mdifieras ch utvecklas. Det specificerade frågefrmuläret för denna studie presenteras i Bilaga Intervjufrågr. Frågefrmuläret skickades till de intervjuade aktörerna i förväg för att ge möjlighet till förberedelse. Intervjuerna genmfördes i de flesta fall via telefn eller Skype, ch i ett fåtal fall genm platsbesök. Intervjuerna genmfördes av en grupp bestående av fem lika persner. För samsyn mellan intervjuerna var vid varje intervjutillfälle två av gruppens fem persner med utifrån ett rullande schema. Efter genmförd intervju har de nedtecknade svaren skickats till de intervjuade för gdkännande. Utifrån erhållna intervjusvar har en övergripande analys av helheten gjrts. Diskussin har förts inm den grupp sm genmförde intervjuerna för att fånga upp gemensamma intryck ch slutsatser. En sammanställning av intryck ch uppfångade trender utifrån de erhållna intervjusvaren presenteras utifrån samma kapitelindelning sm frågefrmuläret. 4

6 SAMMANSTÄLLNING AV INTERVJUER Drivkrafter ch hinder Genmförd intervjustudie har fångat upp drivkrafter ch hinder för kravställning ch uppföljning av hållbarhet i anläggningsprjekt de intervjuade persnerna upplever föreligger. Dessa presenteras nedan samt återkmmer i efterföljande sammanställning av genmförda intervjuer. Drivkrafter Hinder Plitiska målsättningar ch visiner Driftiga individer, enskilda persners engagemang Engagemang hs rganisatinen Tydliga styrdkument från kmmunledning/ styrande plitiker Förståelse för kraven kunna mtivera den extra kstnaden Minskade kstnader/eknmi Bygga rätt för framtiden Svårt att frmulera kraven ch att veta vad man får/kan skriva Brist på resurser/kmpetens Avsaknad av kmpetens inm LOU Kan behöva ställa krav sm aldrig har ställts förut, men ändå får kraven inte vara knkurrensbegränsande Svårt att ställa krav tidigt i prcessen sm ska matcha framtiden Risk för överklaganden Den plitiska cykeln på fyra år medför i vissa fall krt tidshriznt Finansieringen inte går hand i hand med hållbarhetsvisinerna Att ställa krav medför krav på uppföljning vilket det saknas resurser till 5

7 Organisatin Ansvarig för upphandling upplevs lika fta vara prjektledaren sm den centrala upphandlingsenheten. Intervjusvaren är spretiga men indikerar att det administrativa ansvaret ligger på upphandlingsenheten men att det praktiska ansvaret för upphandlingen, såsm vilka hållbarhetskrav sm ställs, ligger hs prjektledaren. Ansvaret för uppföljning uppges ligga på prjektledaren i de flesta fallen. Det framkmmer i intervjuerna att upphandlingar i de flesta fall sker i samarbete mellan förvaltning ch upphandlingsenhet. Förvaltningen arbetar fram vad upphandlingen ska innehålla, vilket sedan stäms av med upphandlingsenheten. Detta uppges ckså vara den bästa lösningen för en väl genmarbetad ch effektiv upphandling. Samarbetet upplevs dck kunna förbättras i många fall. Någt sm försvårar ett naturligt samarbete mellan upphandlingsenhet ch prjekt är att prjekten i många fall rent rganisatriskt befinner sig för långt ifrån upphandlingsenheten. Det lyfts i intervjuerna att det finns ett behv av bättre kmmunikatin mellan inköpsstab ch teknisk stab. Det har varit svårt att få genmslag i hela kmmunen då upphandling sker på så många lika håll. Nämnderna har känt sig fria, ch därmed har centrala beslut varit svåra att trycka ned. Det framhålls även i ett antal intervjuer att upphandlingsenhet ch miljö/teknikenhet har lika fkus i sitt arbete en intervjupersn nämner knflikten inköpsnördar kntra miljökunskap vilket även det visar på att behv av mer samverkan ch kmmunikatin inm rganisatinerna. Av intervjuerna framgår att övergripande styrande dkument upplevs sm svåra att implementera i hela rganisatinen. Upphandlingar sker inm flera delar av rganisatinen/kmmunen på lika förvaltningar ch blag vilket resulterar i svårigheter med en gemensam hållbarhetsstyrning. En av de intervjuade uttrycker att Det har varit svårt att få genmslag i hela kmmunen då upphandling sker på så många lika håll. Nämnderna har känt sig fria, ch därmed har centrala beslut varit svåra att trycka ned. Ett antal intervjupersner anser att incitamenten för att implementera en hållbar upphandlingsfrm är svaga, ch att strt fkus ligger på kstnader. Sammanfattningsvis: Behv av bättre kmmunikatin mellan inköpsstab ch teknisk stab Upphandlingsenhet ch miljö/teknikenhet har lika fkus i sitt arbete Upphandling sker inm flera delar av rganisatinen vilket försvårar genmslag av gemensam styrning 6

8 Plicy, mallar ch rutiner Upphandlingsplicy/-riktlinjer/-styrdkument innehållande hållbarhetskrav är framtagna hs samtliga intervjuade aktörer, dck finns endast plicy/riktlinjer/styrdkument för uppföljning av hållbarhetskrav hs ett fåtal. I upphandlingsplicy/ -riktlinjer/-styrdkument innefattas utöver tex inköpsplicy även tekniska specifikatiner av bjekt, teknisk handbk ch prjekteringsanvisningar till knsulter. I diskussin kring nyttan av att arbeta med mallar uttrycker en av de intervjuade att Det finns en risk med att arbeta med mallar att det blir slentrianmässigt. Det är mer intressant med en aktiv arbetsgrupp. Intervjupersner upplever att anläggningsbranschen har kmmit en bit på väg men inte ända fram, då plicy/riktlinjer/styrdkument med hållbarhetskrav implementeras men att rutiner för uppföljning ännu saknas. Detta är en brist flertalet intervjupersner är medvetna m samt uttrycker ett behv av att arbeta vidare med i respektive kmmun/rganisatin. I intervjuerna framhålls det att en viktig drivande aktör för att inkludera fler hållbarhetskrav i upphandling är plitiken/ledningen, sm bör driva frågan m hållbarhet i upphandling. Utifrån intervjustudien framgår att det dck Finns en risk med att arbeta med mallar att det blir slentrianmässigt. Det är mer intressant med en aktiv arbetsgrupp att det i praktiken i många fall är tjänstemän sm är drivande avseende hållbarhetskrav i upphandling. Organisatiner ch kmmuner kan utifrån detta antas vara berende av den enskilda prjektledaren vid krav ch uppföljning av hållbarhetskrav i anläggningsprjekt. Verktyg för kravställande sm återkmmer är den s.k. 105:an, d.v.s. Gemensamma miljökrav för entreprenader framtagna av Trafikverket, Stckhlms Stad, Malmö Stad ch Götebrgs Stad 1 samt Upphandlingsmyndighetens kriteriedatabas2. Upphandlingsmyndighetens kriteriedatabas nämns av flertalet intervjupersner sm det enda verktyget på marknaden möjligt att använda vid upphandlingar. Dck beskrivs den sm bristfällig då den innehåller alltför få krav applicerbara på anläggningsprjekt. Det framkmmer av intervjupersnerna att det finns ptential att utveckla detta verktyg. Sammanfattningsvis: Plitiken/ledningen är en viktig drivande aktör men i praktiken avgör engagemanget på tjänstemannanivån Styrdkument för kravställning finns men styrdkument för uppföljning endast i ett fåtal fall Upphandlingsmyndighetens kriteriedatabas är det verktyg sm används idag av branschen, dck finns där få krav för anläggningsprjekt 1 Gemensamma miljökrav för entreprenader, senast reviderad samt Vägledning för Gemensamma miljökrav för entreprenader, senast reviderad Upphandlingsmyndighetens kriteriedatabas 7

9 Tid ch resurser Genmgående i intervjustudien framgår det att resurser, i frm av tid ch persnal, för kravställning ch uppföljning av hållbarhetskrav i upphandlingar är en bristvara. Beställarresurser saknas. Organisatinerna har höga ambitiner avseende hållbarhet, men saknar tid att arbeta med kravfrmulering i upphandlingsskedet ch med uppföljning av ställda hållbarhetskrav. Det framkmmer i intervjustudien att prjektledare till str del förlitar sig på respektive upphandlingsenhet. Enstaka intervjupersner upplever att plitiker ställer mer ch mer krav på ett hållbart arbetssätt inm kmmunen, men avsätter mindre ch mindre resurser vilket försvårar arbetet. I studien framkmmer det att flertalet kmmuner har stra visiner m att skapa en hållbar kmmun, men många av de intervjuade uppger att kmmunen saknar en plan för hur detta ska finansieras. För att spara tid ch resurser kpieras fta delar av tidigare upphandlingar. Förutm den tidsbesparing det innebär att använda beprövade frmuleringar ch krav framhålls även fördelen att man genm detta vet att Mängden resurser för upphandling i vår kmmun skulle kunna förbättras. Vi hppas genm detta prjekt att det egentligen inte ska krävas mer resurser utan att det finns bra verktyg sm gör att det inte krävs lika mycket resurser. Samarbete med övriga kmmuner är en str fördel resursmässigt förfrågningsunderlaget uppfyller kraven i LOU ch att risken för överklaganden är liten. Nackdelen är att arbetsmetden förhindrar att nya ch innvativa hållbarhetskrav lyfts fram. Behv av verktyg sm gör upphandling mindre resurskrävande ch sm underlättar nytänkande kravställning avseende hållbarhet framkm i intervjustudien. Sm exempel på vad sm skulle underlätta nämns tillgång till exempel från andra kmmuner/rganisatiner ch förslag på frmuleringar. Av intervjuerna kan knstateras att ur beflkningssynpunkt mindre kmmuner i vissa fall upplever sig ha mindre resursbrist vad gäller upphandling än medelstra ch stra kmmuner. Ett antagande kan vara att detta berr på färre antal upphandlingar samtidigt ch en bättre intern dialg mellan de lika enheterna. Flertalet intervjupersner uppger att den eknmiska ramen för prjektet fta är begränsande för kravställning avseende hållbarhet. Hållbarhetskraven antas vara kstnadsdrivande, vilket försvårar kravställningen. En farhåga sm framhålls i studien är att höga hållbarhetskrav i förfrågningsunderlag medför att anbudslämnarna tar större eknmisk höjd i sitt anbud. En annan farhåga är att för höga krav kan leda till färre anbud. Sammanfattningsvis: Organisatinerna har höga ambitiner men det finns inte tillräckligt med tid/resurser att lägga på kravfrmulering i upphandlingsskedet eller på uppföljning. Cpy paste av tidigare upphandlingar förhindrar att nya ch innvativa hållbarhetskrav kmmer in. Önskemål m verktyg sm gör upphandling mindre resurskrävande ch sm underlättar nytänkande vid kravställning avseende hållbarhet. 8

10 Kmpetens ch mvärldsbevakning Flertalet intervjupersner upplever att ansvaret för mvärldsbevakning ligger på den enskilde medarbetaren ch att mvärldsbevakningen riskerar att bli eftersatt på grund av tidsbrist/hög arbetsbelastning. Det finns ett behv av kunskap ch metder inm mrådet för att våga ch kunna ställa specifika ch effektiva hållbarhetskrav. Många av de intervjuade uppger att kmpetenshöjande åtgärder behövs för att bättre frmulera ch ställa hållbarhetskrav samt arbeta med uppföljning. Brist på tid ch finansiering förhindrar vidareutbildningar inm mrådet. En rädsla finns för att bryta mt LOU ch man uppger ett behv av beprövade exempel att tillämpa i upphandlingar sm användbart. Flertalet intervjupersner upplever att erfarenhetsåterföringen mellan genmförda upphandlingar ch mellan avdelningar kan förbättras, vilket skulle bidra till ökad kmpetens inm hållbarhetskrav i upphandlingar. Ett antal intervjupersner uppger att en grundläggande faktr sm med str sannlikhet begränsar kravställning är individens egen kreativitet, d.v.s. att det är svårt att bryta invanda mönster. Sammanfattningsvis: Ansvar för mvärldsbevakning ligger på den enskilde medarbetaren. Behv finns av kunskap ch metder för att våga ch kunna ställa specifika ch effektiva hållbarhetskrav. Erfarenhetsåterföringen mellan lika upphandlingar ch mellan avdelningar kan bli bättre. Uppföljning ch erfarenhetsåterföring Samtliga intervjupersner anser att uppföljning är den svåraste delen. Några av förklaringarna sm uppges är: Prjektledarna har inte tid för uppföljning i de prjekt de arbetar i ch upphandlingsenheten har inte alltid den entreprenadkmpetens sm krävs för uppföljning av ställda hållbarhetskrav. Str msättning av persnal försvårar uppföljningen. Det upplevs svårt att arbeta fram en systematisk uppföljning. Det förekmmer i vissa fall diskussiner mellan förvaltningen ch upphandlingsenheten m vem sm ansvarar för att följa upp vad, samt vilka krav sm är viktigast att följa upp Uppföljning av hållbarhetskrav försummas berende på tidsbrist ch på grund av att prjektrganisatinen är inne i nästa prjekt innan befintligt prjekt är avslutat. Metder för erfarenhetsåterföring sm uppges är kntinuerliga förbättringar av underlag till upphandlingar ch mallar, årliga genmgångar av hur arbetssättet för krav ch uppföljning inm rganisatinen kan förbättras samt rapprtering till den plitiska rganisatinen angående ställda krav ch resultatet av detta. Av intervjustudien framkmmer att det generellt saknas en strukturerad systematisk erfarenhetsöverföring inm rganisatinen ch inm anläggningsbranschen. Ansvaret för erfarenhetsåterföring åläggs enskilda tjänstemän. Det framkmmer i intervjuerna önskemål m att Upphandlingsmyndigheten möjliggör erfarenhetsåterföring inm anläggnings/byggbranschen av genmförda upphandlingar. Ett gtt exempel på erfarenhetsåterföring sm framhålls av enstaka intervjupersner är arbetsgrupper för kravställning tillsammans med andra kmmuner, t.ex. för etiska krav på 9

11 natursten. Att arbeta i arbetsgrupper sammansatta av persner från lika kmmuner medför erfarenhetsöverföring. Nuläge i rganisatinen Det framkmmer i intervjustudien att de verktyg sm används av flertalet kmmuner är de krav på anläggningsprjekt sm finns i Upphandlingsmyndighetens kriteriedatabas3, Gemensamma miljökrav för entreprenader4 framtagna av Trafikverket, Stckhlm, Malmö ch Götebrg samt den vägledning för etiska krav ch uppföljning av natursten sm är framtagen av Götebrg, Malmö, Örebr, Stckhlm ch Lund. Utöver detta används interna dkument såsm styrkrt ch internt framtagna tekniska specifikatiner/handböcker vid upphandling med hållbarhetskrav. Ett branschgemensamt verktyg för hållbarhetskrav i upphandling av anläggningsprjekt saknas. Endast ett fåtal intervjupersner uppger att de har tidigare erfarenhet av att handla upp mt verktyg ch certifieringssystem såsm CEEQUAL, EPD eller klimatkalkyl. Tre intervjupersner uppger att de har erfarenhet av certifieringssystemet CEEQUAL. Avseende intervjufrågan kring hur krav ställs i upphandlingar dminerar skallkrav ch tekniska specifikatiner. En intervjupersn framhåller att utvärderingskriterier upplevs sm tydliga ch medför svårigheter att få miljö/hållbarhet sm ett pririterat utvärderingskrav. Detta upplevs enklare vid skallkrav. En annan intervjupersn nämner att skallkrav upplevs sm fördelaktiga då det kräver mindre utvärdering, ch därmed en tidsvinst. En intervjupersn framhåller att när rganisatinen i samband med upphandling lämnar begreppet miljö för att övergå tillbegreppet hållbarhet krävs ett annat tidsperspektiv än innan. Organisatinen behöver säkerställa att mer än de traditinella miljöfrågrna inkluderas vilket kräver en tidigare samverkan med entreprenörer än innan, t.ex. via nya entreprenadfrmer. Sammanfattningsvis: Verktyg sm används idag är Upphandlingsmyndighetens kriteriedatabas, Gemensamma miljökrav för entreprenader samt vägledningen för etiska krav ch uppföljning av natursten Endast ett fåtal har erfarenhet av att handla upp mt tillgängliga verktyg på marknaden såsm CEEQUAL, EPD eller klimatkalkyl. När man går från begreppet miljö till begreppet hållbarhet krävs ett annat tidsperspektiv än innan 3 Upphandlingsmyndighetens kriteriedatabas 4 Gemensamma miljökrav för entreprenader, senast reviderad samt Vägledning för Gemensamma miljökrav för entreprenader, senast reviderad

12 SLUTORD Sammantaget utifrån genmförda intervjuer är bilden att en fungerande ch effektiv hållbarhetsstyrning genm hela prjektet från start till mål är en utmaning. Kmmunen, i en beställarrll, upplever svårigheter med att finna resurser samt verktyg för att säkerställa att ställda krav efterlevs ch följs upp. Prjektets slutliga hållbarhetsprestanda berr till str del på den enskilde prjektledarens engagemang ch kmpetens, snarare än kmmungemensamma rutiner ch arbetssätt. Enskilda persners engagemang, kunskap, medvetenhet ch vilja uppges av flertalet intervjupersner sm avgörande för en väl genmförd ch effektiv hållbarhetsstyrning genm hela anläggningsprjektet. Genmgående framkmmer det av intervjuerna ett behv av att etablera hållbarhet redan vid upphandling av anläggningsprjektets utfrmning samt vikten av att finna bra arbetssätt att styra upphandlade knsulter. Man ser att krav på hållbarhet i många fall ställs vid upphandling av genmförandet ch inte vid utfrmningen, vilket resulterar i att många möjligheter till ökad hållbarhetsprestanda går förlrad. Sammanfattningsvis är bilden av nuläget att det finns ett strt antal bra initiativ för ökad hållbarhet ch en vilja att arbeta mer med hållbarhetskrav i upphandling av anläggningsprjekt än vad sm görs i nuläget. Genmförda intervjuer tydliggör ckså att beflkningsmässigt större kmmuner har en del styrande dkument till hjälp för att få in hållbarhetskrav vid upphandling av anläggningsprjekt, medans det i mindre kmmuner fta saknas. Det framkmmer även att beflkningsmässigt mindre kmmuner fta har en bättre intern kmmunikatin mellan rganisatinens lika enheter (upphandlingsenhet, teknisk förvaltning etc) än större kmmuner, vilket underlättar arbetet med hållbarhetskrav i upphandling. En framgångsfaktr för en effektiv hållbarhetsstyrning i anläggningsprjekt sm framhålls av flertalet intervjupersner är en genmtänkt ch centralt beslutad plan (krav ch krav på uppföljning) i frm av en teknisk specifikatin eller liknande. Ytterligare en framgångsfaktr sm nämns i studien är likartade ch samrdnade hållbarhetskrav över flertalet kmmuner. Gemensamma krav gör att branschen känner igen sig, ch därmed är tröskeln mindre vid varje enskilt kravställande. Att visualisera det eknmiska värdet bakm arbete med hållbarhetskrav i upphandling identifieras även det sm en framgångsfaktr. Stöd efterfrågas för styrning av prjekt från prjektets tidiga skeden till uppföljning av genmförandet. Stöd såsm knkret vägledning sm hjälp vid upphandlingar, praktiska hjälpmedel ch verktyg, gemensamma kriteriedkument samt styrdkument sm kan anammas av flertalet beställarrganisatiner. Exempel på kravställning samt tidigare frmuleringar efterfrågas av flertalet av de intervjuade. Möjlighet till nätverkande, dialg ch samverkan ch att dela erfarenheter ch föra kunskap mellan lika aktörer i branschen, lyfts även det upp sm en åtgärd sm skulle underlätta arbetet med hållbarhetskrav i upphandling. Efterfrågas görs även att lyfta upp att flertalet kmmuner befinner sig i samma situatin ch har liknande utmaningar när det gäller hållbarhetskrav i upphandlingar. Förhppningen är att detta skulle kunna resultera i ett stöd till det plitiska ledarskapet att arbeta mer aktivt med riktlinjer, styrande dkument etc. sm kan underlätta hållbarhetsstyrningen. 11

13 Bilaga till SBUF ID:13051 Hållbara anläggningsprjekt från start till mål Krav ch uppföljning sm matchar. Bilaga Sammanställning av intervjuer BILAGA INTERVJUFRÅGOR Organisatin 1. Hur ser den upphandlande rganisatinen ut? 2. Vem har ansvar för upphandling? 3. Vem har ansvar för uppföljning? Plicys, mallar ch rutiner 4. Vilken instans eller aktör är drivande när det gäller hållbarhetskrav i upphandling (plitiken, enskilda enheter, enskilda tjänstemän etc)? 5. Finns det en plicy/riktlinjer/styrdkument för upphandling? Innehåller dessa miljö- ch hållbarhetskrav? 6. Finns det riktlinjer/rutiner för uppföljning av ställda krav? 7. Vilka verktyg finns tillgängliga ch används idag (tex Upphandlingsmyndighetens kriteriedatabas)? Resurs ch kmpetens 8. Vilken kmpetens med avseende på miljö- ch hållbarhet finns att tillgå? 9. Har kmpetensen erfarenhet både av att ställa miljö-ch hållbarhetskrav ch att följa upp dem? 10. Hur jbbar man med mvärldsbevakning inm miljö/hållbarhet? 11. Hur bedömer ni kmmunens tillgängliga resurser för upphandling? 12. Finns det upphandlingar sm blir liggande pga. resursbrist? Vilka blir knsekvenserna av detta? Nuläge i kmmunen/rganisatin 13. Vilka miljö- ch hållbarhetskrav i upphandling ställs idag? 14. Hur skulle ni föreslå ett lämpligt förfarande för att få in miljö- ch hållbarhetskrav i tidigt skede, det vill säga vid planering ch prjektering? a. Vid upphandling av knsulter b. Vid entreprenadupphandling 15. Har rganisatinen någn erfarenhet av att handla upp mt några miljö- ch hållbarhetskrav? T.ex: CEEQUAL Envirnmental Prduct Declartin (EPD), Klimatkalkyl Övriga/andra hållbarhetskrav ni ställt?

14 Bilaga till SBUF ID:13051 Hållbara anläggningsprjekt från start till mål Krav ch uppföljning sm matchar. Bilaga Sammanställning av intervjuer 16. På vilket sätt ställer man kraven (skallkrav, utvärderingskriterier, tekniska specifikatiner etc) 17. Kan man i de enskilda prjekten göra avsteg från eller lägga till frågr gällande riktlinjer/plices med avseende på miljö- ch hållbarhet? Uppföljning ch erfarenhetsåterföring 18. Hur återförs erfarenheter/förbättringsmöjligheter till rganisatinen från genmförda upphandlingar till kmmande upphandlingar med avseende på miljö- ch hållbarhet? 19. Har rganisatinen några gda exempel på miljö- ch hållbarhetskrav de vill lyfta? Drivkrafter/hinder/önskemål 20. Vilka är drivkrafterna till att ställa hållbara upphandlingskrav? 21. Vilka hinder/svårigheter föreligger för att ställa hållbara upphandlingskrav? 22. Vilka incitament styr beslutfattare i rganisatinen att vidta åtgärder för fler miljö- ch hållbarhetskrav i upphandling? 23. Vad skulle göra att det blev större fkus på hållbarhet i upphandling av anläggningsprjekt? Tex resurser, regelverk, kmpetens, ökad plitisk vilja, tydliga direktiv/styrdkument uppifrån, befgenhet, incitament 24. Vilket resultat vill man se av det här prjektet? Piltprjekt 25. Skulle ni vilja delta i ett piltprjekt under senhösten 2016/våren 2017 med avseende på det stöd för hållbarhetsstyrning/kravställan/uppföljning sm tas fram inm prjektet? Finns lämpligt prjekt?