ACD Accelerated Competitive Dialogue

Transkript

1 1(6) ACD Accelerated Cmpetitive Dialgue Bertil Danared Accelerated Cmpetitive Dialgue ( ACD ) är en wrkhpbaserad ch interaktiv upphandlingsfrm, där utvalda anbudsgivare bjuds in att på ett strukturerat sätt arbeta fram fferter i samverkan med beställaren. ACD sammanfattning ACD, Accelerated Cmpetitive Dialgue, är en kmparativ ch selektiv upphandlingsmetdik sm karakteriseras av att det kan vara två till fyra leverantörer sm utarbetar kundspecifika förslag, fta i wrkshpliknande sammanhang tillsammans med kunden, där det ena väljs ut för slutförhandling. Inm det ffentliga upphandlingsmrådet mtsvaras detta till viss del av ett selektivt eller förhandlat förfarande där leverantörerna selekteras ch en begränsad skara får delta i en anbudstävling ch till viss del av knkurrenspräglad dialg, sm ska syfta till att vara en mer flexibel prcedur att tillämpas då det inte går att specificera behven på ett sätt så att det går bra att jämföra ffererade lösningar. Fördelarna med ACD är att det främjar en effektiv upphandlingsprcess sm är betydligt snabbare än en knventinell knkurrensutsatt RFI/RFP-prcess (request fr infrmatin / request fr prpsal). Den ger en väsentligt krtare kalendertid för både kund ch leverantör. ACD är en frmell upphandlingsprcess där, enligt våra rekmmendatiner, maximalt tre utvalda anbudsgivare bjuds in till fkuserade lösningswrkshpar för att beställaren skall förse anbudsgivarna med beställarens intentiner ch krav. Vid dessa tillfällen ges möjlighet att från anbudsgivarnas sida lämna förslag till lösning ch att diskutera detta direkt med beställaren. Fkus i wrkshparna skall vara på kundens affärsverksamhet att beskriva kundens behv ch inte i första hand dagens tekniska lösning. Metdiken ger leverantörerna möjlighet att erbjuda sina standardlösningar ch prcesser, det blir en persnlig dialg ch wrkshpar med leverantörerna ch sm kund kan man utvärdera relatin ch samarbetsförmåga innan avtal skrivs. Prcessen avslutas med att beställaren genmför en intern beslutswrkshp där ffererade lösningar granskas ch värderas. Prcessen använder sig av en väl beprövad utvärderingsmdell. Samtidigt skapas en samarbetsanda sm nrmalt går förlrad i en traditinell RFP-prcess. Leverantörsval när passar ACD bäst? Det kan sägas finnas tre huvudsakliga typer av upphandlingsmetdiker, där ACD är ett exempel på kmparativ metdik: 1. Sle surce 2. Kmparativ ( cmparative ) 3. Full knkurrens ( cmpetitive ) Sle surce Sle surce är en riktad upphandlingsfrm sm karakteriseras av att kunden endast diskuterar med en utvald leverantör ch det sker på så sätt ingen urvalsprcess. Den mtsvaras inm det ffentliga upphandlingsmrådet närmast av så kallad direktupphandling. Kmparativ t ex ACD Den kmparativa upphandlingsfrmen karakteriseras av att det ftast är två eller tre leverantörer sm utarbetar kundspecifika förslag, fta i wrkshpliknande sammanhang tillsammans med kunden, där det ena väljs ut för slutförhandling. Inm det ffentliga upphandlingsmrådet mtsvaras detta till viss del av ett selektivt eller förhandlat förfarande där leverantörerna selekteras ch en begränsad skara får delta i en anbudstävling ch till viss del av knkurrenspräglad dialg, sm ska syfta till att vara en mer flexibel prcedur att tillämpas då det inte går att specificera behven på ett sätt så att det går bra att jämföra ffererade lösningar. ACD är den kmparativa metdik sm vi förespråkar Surcing Prfessinals Nrdic AB

2 2(6) Sle surce En utvald leverantör. Ingen urvalsprcess. Prcess sm belastar alla parter minst i tid ch pengar. Stark relatin med aktuell leverantör är en förutsättning. Stöd av rådgivare säkerställer förhandlingspsitin ch genmförande. Kmparativ Få leverantörer. Utvalda leverantörer utarbetar kundspecifika förslag, där det bästa väljs ut för slutförhandling. Möjliggörs genm starka relatiner till ch gd kunskap m marknadens leverantörer. Resulterar i en snabbare prcess ch ett smidigare beslutsfattande. Endast en leverantör väljs ut för slutförhandling. Full knkurrens Flera leverantörer. Flera leverantörer i en RFPprcess sm krtlistas för vidare utvärdering där den bästa väljs ut för slutförhandling. Inga starka relatiner. Tjänster sm kntinuerligt utvecklas. Regelstyrd bransch eller föremål för ffentliga lagar. Egen plicy att upphandla i full knkurrens. Full knkurrens Upphandling i full knkurrens karakteriseras av att det är flera leverantörer i en traditinell RFP-prcess (Request Fr Prpsal) där en utförlig anbudsförfrågan skickas ut till flera leverantörer. Man utarbetar nrmalt en krtlista för vidare utvärdering där en leverantör väljs ut för slutförhandling. Inm det ffentliga upphandlingsmrådet kan detta sägas mtsvaras av ett öppet förfarande där alla leverantörer får lämna anbud. Den upphandlande myndigheten annnserar m vad de skall upphandla ch intresserade leverantörer begär ut förfrågningsunderlaget ch kan sedan lämna anbud. Mdellen används av de flesta kunder ch är en standardprcedur för de flesta inköpsavdelningar. Spara tid ch pengar En viktig fördel sm anges för ACD-prcessen är kpplad till att man sparar tid ch pengar, då prcessen är tidseffektiv, både i kalendertid ch i nedlagd arbetstid. Att spara tid ch pengar är nrmalt två viktiga mtiv för att utsurca ch när en ACD genmförs istället för en fullt knkurrensutsatt upphandling, blir den besparingseffekten ännu större. En knventinell RFP-prcess (Request för Prpsal, med flera leverantörer sm erhåller en detaljerad kravspecifikatin) kan fta ta mellan kalendermånader, inkluderande tiden att definiera prcessen ch samla in data fram till att ett avtal är påskrivet. (Överföringsfasens längd kan sedan variera strt mellan lika prjekt.) 2013 Surcing Prfessinals Nrdic AB

3 3(6) En ACD-prcess med samma mfattning kan genmföras på typiskt 3-6 månader, enligt nedan. Tidsvinsterna uppkmmer dels genm att man inte behöver lägga samma vikt vid ett fta tidsödande kravspecifikatinsarbete, sm sedan i alla fall fta inte stämmer överens med vad leverantörerna kan leverera. Dels uppkmmer de ckså genm själva arbetet i kvalificeringsprcessen sm kan genmföras på ett effektivt sätt med fkuserade wrkshpar ch en dwn select till slutförhandling med en leverantör. Wrkshpveckrna blir intensiva, men samtidigt ftast mycket stimulerande. För- ch nackdelar Fördelarna med ACD är flera, både för kund ch leverantör. Upphandlingsprcessen tillämpas med fördel vid upphandling av lite mer kmplexa tjänster sm kräver en fördjupad dialg med leverantören ch där den frtsatta relatinen mellan kund ch leverantör är en viktig parameter. Prcessen ger även en helt annan möjlighet till förankring i den egna rganisatinen. Genm att exempelvis delta i wrkshpar med lika tema ch med möjligheter till krtare sessiner med lika fkus kan en förankring nås avseende en rad lika intressenter. Det ses av många sm en av de mycket psitiva effekterna av denna upphandlingsmetdik. Det gör att för t ex en IT-upphandling kan representanter från IT, ledningen, HR (framför allt vid persnalövergång), risk ch säkerhet, kmmunikatin, juridik, inköp m fl delta. Utvärderingsmdellen invlverar nrmalt alla. Förutm de uppenbara tidsvinsterna är vinsterna för kunden även exempelvis: Minskade kstnader för att utvärdera marknaden. Minskade interna arbetskstnader i att ta fram underlag. Minskade kstnader för utvärdering av fferter. Minskade kstnader för att arbeta fram ett färdigförhandlat avtal, m man är överens m grundläggande principer inför förhandling. Vinsterna för leverantören är bland andra: Minskad kstnad för att ta fram anbud. Risken för att lägga ner pengar på sådant sm i ett senare skede visar sig nödigt minskar i ch med att prcessen bygger på dialg, sm gör att parterna pratar sig samman ch når samsyn på ett helt annat sätt kring behv ch lösningar. Det är emellertid av vikt att identifiera de risker sm en ACD-prcess innebär ch minimera knsekvenserna av dessa, genm att bland annat: Lägga ned tillräckligt med arbete på att välja ut rätt leverantörer för prcessen leverantörer sm är rätt ur ett marknadsperspektiv (utbud, priser etc) men ckså ur ett kulturellt ch samverkansperspektiv Surcing Prfessinals Nrdic AB

4 4(6) Etablera ch kmma överens m ett antal principer sm skall ligga till grund för upphandlingen, för avtalet ch för det efterföljande samarbetet. Se till att bibehålla ett tillräckligt knkurrenstryck genm hela prcessen ch säkerställa att det går att åstadkmma de pris- ch servicenivåer sm önskas. Detta behöver ckså kpplas till hur prcessen kmmuniceras internt för att inte fel budskap sedan skall sprida sig externt. Den övergripande upphandlingsprcessen för en ACD-prcess är i många avseenden lik en upphandling i full knkurrens, även m enskilda aktiviteter hanteras annrlunda, riskerna skiljer sig åt ch aktiviteterna är mer flexibla ch inkluderande. Från att traditinellt ha haft fkus på kravspecifikatiner ch tjcka ffertpärmar kan det nu istället eller sm kmplement handla mer m wrkshpar för att tillsammans mejsla ut de rätta tjänsterna. Börja med uppdatering av surcingstrategin En surcingstrategi bör vara glasklar när det gäller gruppering av leverans, berende av m leveransen skall ske i egen regi eller utsurcas: Vad hör ihp? Vad skall upphandlas ihp? Svar på frågrna baseras på hur den externa marknaden ser ut ch hur den trligen kmmer att utvecklas under de kmmande åren. Den andra sidan av myntet är vad sm passar det egna företaget ch den egna kmpetensen: Kan vi hantera flera leverantörer? Kan/vill vi utnyttja knkurrens i vardagen med flera leverantörer på samma mråde? En av nyckelfrågrna blir att säkerställa den långsiktiga förhandlingspsitinen. Det gäller att få en balans ch harmni i relatinerna till leverantörerna. Å ena sidan vill man skapa incitament för att leverera kvalitet ch för att kunna utveckla långsiktiga partnerliknande relatiner med leverantörer sm kan bidra till innvatin. Å andra sidan vill man skapa ett knkurrenstryck sm gör att leverantörerna hela tiden står på tå ch gör sitt yttersta. En upphandlingsprcess enligt ACD-metdiken bör alltid börja med en uppdatering av surcingstrategin, relatera till verksamhetens drivkrafter ch mål kpplat till det sm skall upphandlas ch speciellt vid en första generatinens utsurcing ta hänsyn till vad sm ska vara kvar i den egna verksamheten (inte minst för att vara en bra beställare) ch vad sm skall utsurcas. Upphandla så att relatinen blir så bra sm möjligt från början En genmgång av den egna kulturen är en bra utgångspunkt för att beskriva önskat utseende för en bra leverantör. Man bör då ha i minnet att de flesta leverantörer är bra på att anpassa sig till kunden. Men m man inte har preciserat vad anpassningen skall handla m är det lätt att det blir sm det blir. En viktig fråga gäller hur man skall genmföra affären så att man tidigt bäddar för att få en gd situatin under avtalsperiden, exempelvis: De tänkta effekterna på eknmiska effekter. Hur tjänsterna skall levereras. Leverantören tjänar pengar (ch blir inte kinkig ) Surcing Prfessinals Nrdic AB

5 5(6) Leverantören blir den praktiva innvatinspartner sm man har tänkt sig. Genm wrkshparna kan man lära känna leverantörerna ur flera perspektiv: Säljsidan Leveranssidan Kultur Man får chansen att se teamet i aktin ch kan bedöma både sälj, leverans ch transitin. ACD-prcessens interaktiva ch samverkansrienterade egenskaper resulterar alltså i att man vid g-live redan har en fungerande arbetsrelatin mellan kund ch leverantör ch man kan bygga relatinen, se till att man har ett kundteam man vill jbba med sv redan i upphandlingsfasen. Genmförandet Prjektets genmförande kan beskrivas i en typmdell baserad på beskrivna faser ch steg: Prjektstart Leverantörerna startar Fryst lösning Fryst pris Frysta dkument Transitin G Live Krav & mål Nuläge Förslag på lösning Fasindelad transitin Tjänstebeskrivningar, SLA, T&T-plan Verifiering av lösning ch due diligence Priser ch betalningsvillkr Dwn select, förhandling av avtal ch bilagr Avtalssignering Beställarrganisatin, samverkan & gvernance, kmmunikatin etc Löpande gvernance Genm att det är färre krav att specificera än i en traditinell upphandlingsprcess, går det snabbt att kmma igång. Det prspekt sm beskriver prcessen, verksamhetens drivkrafter ch önskar resultat ersätter den traditinella kravspecen. Rekmmendatiner ch slutsatser Inför val av upphandlingsmetdik bör man klargöra vilka verksamhetens drivkrafter är med utsurcingen. Vilka är affärsmålen? Är de t ex reducerade kstnader, ökad kvalitet eller ökad flexibilitet? Genm att tydliggöra detta blir det enklare att fullt ut kunna utvärdera de förslag sm sedan skall utvärderas för att verifiera att de stödjer de uppsatta affärsmålen. I alla större upphandlingar bör även surcingstrategin ses över. Hur matchar det man planerar att göra den befintliga surcingstrategin ch hur påverkas den? Behöver surcingstrategin revideras? I en ACD-prcess är det av vikt att kunden äger ch kntrllerar prcessen, ch inte leverantören. Det kan dck vara extra utmanande i en prcess där kund ch leverantör samverkar nära varandra. ACD-prcessen är en väl beprövad prcess med en rad fördelar: Skapar en starkare relatin mellan kund ch leverantör, resulterande i ett bättre slutresultat ch högre kvalitet. Persnlig dialg ch wrkshpar med leverantörerna. Skapar en gd kunskap m både kund ch leverantör Surcing Prfessinals Nrdic AB

6 6(6) Möjliggör utvärdering av relatinen ch möjligheterna till samarbete innan ett avtal tecknas. Prcessen fkuserar på verksamheten ch verksamhetens drivkrafter ch krav snarare än nuvarande tekniska lösning. Ger leverantörerna möjlighet att fferera sina standardlösningar ch standardprcesser. Upplevs sm en lärande prcess då båda parter får kntinuerlig återkppling under prcessens gång. Snabbare än en traditinell RFP-prcess ch därigenm mer kstnadseffektiv. Prcessen passar bäst för maximalt tre leverantörer. Ppulär bland leverantörerna sm har en gd möjlighet att vinna affären (33 %) ch därför ser värdet i att investera tid ch resurser i prcessen. ACD-prcessens syfte är sammanfattningsvis att ge kunden standardiserade lösningar från leverantörer sm främjar strdrift, låga kstnader ch en avtalad utveckling under avtalstiden. Den syftar ckså till att skapa tillgång till leverantörernas bästa råd från deras bästa resurser. Det gör att kunderna får en mdern lösning istället för en lösning sm bygger på en kravspecifikatin baserad på gammal kunskap ch ett många gånger icke-ptimalt nuläge. Cpyright Surcing Prfessinals Nrdic All rights reserved. The prir written permissin f Surcing Prfessinals Nrdic is required t reprduce all r any part f this dcument, in any frm whether physical r electrnic, fr any purpse Surcing Prfessinals Nrdic AB