Kravställ IT system på rätt sätt

Transkript

1 Kravställ IT system på rätt sätt Upphandling IT system

2 Upphandling IT system Vad behöver vi? En mdern sprtbil?

3 Upphandling IT system En rejäl lastbil?

4 Upphandling IT system Kravspecifikatin En rdinär familjebil?

5 Duger det inte att åka till jbbet med den vi har? Upphandling IT system

6 Kravspecifikatin Finns det en kmbinatin av alla? Upphandling IT system

7 Upphandling av PA- Lönesystem Tre frågr sm bör ställas inför upphandling! Upphandling IT system

8 Vad behöver ta reda på för att kunna välja rätt IT System? Leverantör Kstnad Avtalsvillkr Upphandling IT T system Supprt Införandeprjekt Underhåll Vidareutveckling System

9 Vad behöver vi veta för att kunna välja rätt? Funktiner Registrering, kntrller, analysfunktiner, rapprtgeneratr System/Teknik Licenser, klienter, prestanda, databas, kmmunikatin, drift Kmmersiella villkr Fast / löpande? Leveranskntrll, när? Supprt & Underhåll Ingående tjänster Dkumentatin Språk, rättigheter Leveransprjekt Installatin, knvertering, prjektmetdik, utbildning Uppha andling IT T system

10 Förbjudna rd vid IT upphandling Upphandling IT system Dels svåra att utvärdera Välja rätt Dels svåra att kntrllera Vid Leveranskntrll

11 Verkligheten hs leverantörerna! Upphandling IT system

12 Verkligheten hs leverantörerna! Upphandling IT system

13 Verkligheten på köparsidan! 1.1 Generella behv av str betydelse Behven avser i huvudsak alla tre systemkategrierna. LPA-systemet är mduluppbyggt ch skalbart samt flexibelt. Det är möjligt för Myndigheter att med minimala insatser installera ett levererat standardupplägg. Anpassningar kan lätt göras till lika, i vissa fall långtgående, Myndighetsspecifika behv inm ramen för ett sammanhållet standardsystem. LPA-systemet kan lätt integreras med andra system. Det är enkelt för Myndigheten att administrera LPA-systemet över tiden, exempelvis att genmföra uppgraderingar, versinsbyten etc. LPA-systemet har genmgående användargränssnitt sm är enkla för användare av lika slag att lära sig ch sm understödjer ett effektivt ch lgiskt arbetssätt. Gränssnitt ch arbetsmetdik är utfrmade så, att användare känner igen sig från på marknaden förekmmande standardgränssnitt. Effektiva situatinsanpassade hjälpfunktiner i LPA-systemet bidrar till att det går att snabbt kmma igång med att arbeta i systemet. Osäkerheter m handhavandefrågr ch LPA-systemets gränssnitt till andra system har minimerats. Uppha andling IT T system Ur statlig myndighets ramavtalsupphandling

14 Verkligheten på köparsidan! Leveransprvet skall ckså visa att LPA-systemet har en sådan utfrmning att svars-, åtkmst- ch bearbetningstider b tid samt övriga faktrer sm ur användarsynpunkt har betydelse för att LPA-systemets t tillgänglighet är den avtalade. Variatiner vid nrmaltransaktiner får inte uppträda på ett sådant sätt att LPA-systemet ttalt sett upplevs sm långsamt, inknsekvent eller rytmiskt. Ur statlig myndighets ramavtalsupphandling Uppha andling IT T system

15 Kravspecifikatin Verkligheten på köparsidan! 19A 1.9 Autmatisk ti bevakning av tidsbegränsade anställningar ch tillfälliga utökningar/nedsättningar ska finnas med signallista ch möjlighet till viss dkumentatin i anteckningsfält Uppha andling IT T system

16 Skall ch bör krav? Många upphandlande enheter använder skall ch bör krav Passar bra i varuupphandling ch eventuellt vid enklare tjänsteupphandlingar Skall krav tycker vi kan användas för att säkerställa fakta m leverantören, fastställa avtalsvillkr mm. När det gäller rena funktinskrav på ett system passar frågr bättre. Systemet skall innehålla en rapprtgeneratr där man själv kan knstruera sina egna rapprter. Systemet bör innehålla en rapprtgeneratr där man själv kan knstruera sina egna rapprter. Innehåller systemet någn rapprtgeneratr där man själv kan knstruera sina egna rapprter? Beskriv systemets rapprtgeneratr där man själv kan knstruera sina egna rapprter? Uppha andling IT T system

17 Små förändringar kan göra skillnad Dt Det skall kllfinnas ett prcesstöd för att hantera återkrav av eknmiskt kt bistånd Finns ett prcesstöd för att hantera återkrav av eknmiskt bistånd? Beskriv prcesstödet för att hantera eknmiskt bistånd Man skall kunna utföra beräkning av försörjningsstöd enligt gällande lag med möjlighet till lkala bestämmelser. Kan systemet utföra beräkning av försörjningsstöd enligt gällande lag? Kan systemet utföra beräkning av försörjningsstöd enligt våra lkala bestämmelser vilka bifgas i bilaga A? Uppha andling IT T system Beskriv möjligheter ch begränsningar i hur systemet kan parametersättas för att styra beräkningen.

18 Exempel på tydliga frågr Går det för alla utskrifter att fritt välja: a) skrivare b) teckenstrlek c) teckensnitt d) liggande frmat e) Stående frmat Går det för alla utskrifter att fritt välja utskrift till: a) Pdf-filfil b) Wrd-fil c) Excel-fil Uppha andling IT T system

19 Kravspecifikatin Exempel på tydliga frågr Är alla skärmbilder sm användaren ser på svenska? Är alla hjälptexter sm användaren ser på svenska? Är alla meddelandetexter sm användaren ser på svenska? Uppha andling IT T system

20 Kravspecifikatin Exempel på tydliga frågr Knvertering 9.1 Vi kmmer att kunna tillhandahålla kmmaseparerade filer med tillhörande fältbeskrivningar. Er uppgift blir att ta dessa filer, göra de strukturförändringar sm krävs, begära kmpletteringar i frm av data sm inte finns, men sm behövs i Era system (T.ex i frm av excelfiler till ss vilka vi fyller med de data sm saknas). Läsa in data i Ert system, göra kvalitetskntrller på att antal pster mm stämmer. Prisuppgifter i prisbilagan (bilaga 1) ska anges med vanstående fakta sm bakgrund. Uppha andling IT T system

21 Sm man frågar får man svar! 100 frågr eller 1000 frågr? Detaljeringsnivå Uppha andling IT system Omfattning

22 Hur kan vi kntrllera att vi fått det vi köpt? Svar 2 Frågr 3 Svar 1 Frågr 2 Avtal 90 Förfrågningsunderlag Anbud Frågr 1 Uppha andling IT T system Svar 3 Avtal

23 Sammanfattning Bestäm mfattning först (Vlv V70 eller timmerbil) Ställ tydliga frågr ch få tydliga svar, undvik förbjudna rd Fråga m allt ni avser utvärdera (även leveransförmåga, kmmersiella frågr, supprt/underhåll mm) Ta in alla utväxlade handlingar i avtalet. Avtala m frmell leveranskntrll, först när systemet är i perativ drift. Avsätt interna resurser, både för upphandling ch implementering. Uppha andling IT T system

24 Kravställ IT system på rätt sätt Upphandling IT system