HHFS Bilaga 1 PM Datum: Dnr: Mottagare: Fakultetsstyrelsen Justerat i enlighet med fakultetsstyrelsens diskussion Byg

Transkript

1

2

3

4

5

6

7

8 HHFS Bilaga 1 PM Datum: Dnr: Mttagare: Fakultetsstyrelsen Justerat i enlighet med fakultetsstyrelsens diskussin Byggprjekt kvarteret Handelshögsklan inför beslut m systemhandling Bakgrund Vid Handelshögsklan pågår en strategisk planering av lkalbeståndet. Prjektet påbörjades under 2014 i samband med en arkitekttävling ch krt därefter genmfördes ett förstudiearbete i syfte att ta fram ett lkalprgram ch klargöra Handelshögsklans behv av lkaler. Sedan smmaren 2018 har prjektet ch Handelshögsklan arbetat med att genmföra ett prgramhandlingsarbete vilket syftat till att närmare klargöra mest lämplig strategisk planering av Handelshögsklan vid Vasagatan 1. Därutöver har eknmiska förutsättningar samt möjligheter ch begränsningar med den huskrpp sm vann arkitekttävlingen 2015 utretts. Prgramhandlingen färdigställdes smmaren Resultatet av prgramhandlingen, inkl. prgnstiserade eknmiska följder, presenterades för styrgruppen ch Handelshögsklans fakultetsstyrelse den 17 juni. Handelshögsklans fakultetsstyrelse har nu anmdats att ta ställning till att tillstyrka att rektr beslutat att ingå avtal m systemhandling med Akademiska hus AB. Ärendet Handelshögsklans ledning är allvarligt rad över att den prgnsticerade ökningen av lkalkstnaderna sm följer av ny- ch mbyggnad i kvarteret Vasagatan 1 kmmer att medföra betydande negativa effekter för kärnverksamhetens kvalitet vilka på krt ch medellång sikt inte uppvägs av den fysiska lärandemiljöns kvalitativa utveckling. Samtidigt inser ledningen de långsiktiga fördelarna av att samla hela fakultetens verksamhet till en adress ch etableringen av en attraktiv fysisk lärandemiljö sm kan stötta Handelshögsklans framtida utveckling. Handelshögsklans ledning nterar vidare att prjektet ännu är behäftat med stra säkerheter både vad det gäller den nya byggnadens utfrmning ch förutsättningarna för att prgnsticera de framtida kstnader Handelshögsklan har att bära vid en förhyrning av lkaler i denna. Fakultetskansliet 1 (3) Handelshögsklan vid Götebrgs universitet Vasagatan 1, Bx 601, Götebrg inf@handels.gu.se

9 Förslag till beslut Mt bakgrund av vanstående föreslås fakultetsstyrelsen att besluta att tillstyrka att rektr fattar beslut m att teckna avtal med Akademiska hus AB gällande systemhandling under förutsättning att följande villkr uppfylls: i) att det står Handelshögsklan fritt att initialt bestämma mfattningen av de lkalytr Handelshögsklan förhyr i det nya F-huset när detta färdigställts. De lkalytr sm ej förhyrs av Handelshögsklan skall uthyras till annan verksamhet vid universitetet eller externa avnämare. ii) att Fakultetsstyrelsen utgår vidare från att universitetet, genm förhandlingar med AB Akademiska hus, framgångsrikt kan minska den eventuella förgäveskstnad sm anges i Avtal m framtagande av systemhandling artikel 8. Denna minskning mtiveras av att AB Akademiska hus enbart tar en begränsad risk då en mycket attraktiv kmmersiell kntrsbyggnad kan uppföras på tmten i det fall universitetet avbryter prjekteringen. Förgäveskstnaderna kan således sm högst tillåtas mtsvara kstnaderna för prjektering av de universitetsspecifika anpassningarna av ett bashus. Därmed frtskrider prjekteringsprcessen i vilken Handelshögsklan, med frtsatt hög ambitinsnivå, deltar aktivt. Samtidigt uttrycker fakultetsstyrelsen ett antal tydliga förutsättningar sm måste vara uppfyllda innan fakultetsstyrelsen hösten 2020 kan ta ställning till att föreslå att rektr fattar beslut m att hyra lkaler i de nyuppförda byggnaderna på Vasagatan 1. Att lkalerna i det nya F-huset utfrmats så att de på ett funktinellt ch effektivt sätt svarar mt Handelshögsklans verksamhetsbehv. Det är vidare en målsättning att alla lkaler i kvarteret har en jämförbar standard. Fakultetsstyrelsen utgår från att en nödvändig utveckling av den nya byggnadens utfrmning kan ske under systemskedet. I detta sammanhang nterar fakultetsstyrelsen att prgramhandlingen, daterad , anger att denna handling visar en visin för den blivande byggnaden. Alla utföranden ch lösningar sm redvisas, tekniska såväl sm gestaltningsmässiga kan kmma att förändras i kmmande skeden. Att Handelshögsklans ledning ges möjlighet att direkt ch aktivt delta i förhandlingarna med fastighetsägaren rörande den nya byggnadens detaljutfrmning ch villkren för att hyra lkaler i denna. Att varje möjlighet till minimering av lkalkstnaderna för Handelshögsklan ch universitetet sm helhet tas till vara. Detta innefattar bland annat: Att Handelshögsklan ch universitetet i förhandlingar med fastighetsägaren tydligt ifrågasätter den indikativa hyresnivån ch gör sitt yttersta för att minska denna. Det skall i detta sammanhang bserveras att det redan i prjektets inledningsskede framhölls att grundläggningskstnaderna kmmer att bli extremt låga då nybyggnaden i huvudsak byggs över en underjrdisk järnvägsstatin sm är insprängd i berg. Detta faktum skulle enligt företrädare för Akademiska hus AB ch Trafikverket ha en substantiell betydelse för hyressättningen. Ytterligare en argumentatinslinje står att finna i relatinen mellan en längre avtalstid ch en lägre hyresnivå. Att Handelshögsklan tillsammans med universitetet under systemhandlingsskedet utvecklar tydligare principer för att uppnå en effektivare användning av 2 (3)

10 undervisningslkaler. En ökning av den genmsnittliga nyttjandegraden från 40% till 65% är en lägsta ambitin. En sådan effektivisering måste kmbineras med en kstnadsdelning mellan fakulteter sm samutnyttjar lkaler ch/eller extern uthyrning av lkaler. Detta gäller särskilt de planerade auditrierna i det nya F-husets bttenplan. Den eftersträvade effektiviseringen förutsätter ett strt mått av flexibilitet i undervisningslkalernas utfrmning. Med dessa åtgärder kan en substantiell besparing uppnås. Att kstnadsaspekterna, liksm kvalitativa aspekter, av val mellan alternativa lösningar i byggnadens utfrmning synliggörs ch att Handelshögsklan frtlöpande ges möjlighet att ta ställning till valet mellan lika alternativ. Att universitetets ledning ch dess styrelse förtydligar ett antal centrala förutsättningar, enligt följande: Att universitetets styrelse fattar beslut m tydliga principer för hanteringen av undersktt på fakultetsnivå till följd av ökade lkalkstnader. Sådana principer måste innefatta en tlerans för ett negativt resultat under en femtnårsperid ch en plan för hur ett ackumulerat undersktt skall hanteras långsiktigt. Samtidigt får de inte medföra att fakulteternas ansvar för att deras respektive verksamheter bedrivs eknmiskt effektivt försvagas. Att universitetets ledning etablerar tydliga principer för fördelningen av kstnader mellan fakulteter sm samutnyttjar större lärsalar. Att universitetets ledning etablerar tydliga principer för uthyrning av lkaler till externa avnämare i andra hand. Sådana principer måste klargöra hur uthyrning kan rganiseras inm universitetet, till vilka avnämare uthyrning får ske ch till vilken hyresnivå. Detta gäller såväl uthyrning av undervisningslkaler för evenemang ch knferenser sm krttidsuthyrning av kntrslkaler. För Ledningsgruppen Per Cramér Bilagr: - Utkast: Anmälan till rektr - påskrift för systemhandlingsskede - Strategisk lkalplanering Handelskvarteret underlag till styrgruppen (3)