KOMMUNIKATIONSPLAN. Digital Agenda för Västra Mälardalen samt Tillgänglighet till Hållbar IT. Revisionshistorik. Bilagor

Transkript

1 KOMMUNIKATIONSPLAN Digital Agenda för Västra Mälardalen samt Tillgänglighet till Hållbar IT Prjektägare:, Mikael Lagergren Prjektledare: Per Fröling ch Mttagare: Deltagare i prjektet ch andra intressenter. Dnr: Versin nr: Revisinshistrik Datum Versin nr Kmmentar Reviderad av Tillägg datum under Tid- ch aktivitetsplan Bilagr Kapitel Beskrivning 8.1 Riskanalys Kmmunikatinsplan_TtHIT

2 Innehållsförteckning 1 Inledning Bakgrunden till prjektet Avgränsningar Syfte, mål ch strategi Syfte Mål ch strategi Budskap, målgrupper/aktörer ch kanaler Budskap Målgrupper/aktörer Kanal/medieval Mätning ch uppföljning Aktivitet 5 Dagens struktur för Hållbart IT - MOBILT Ansvarsfördelning Tid- ch aktivitetsplan Kmmunikatinsbudget... 3 Kntaktpersner Signering... 4 Bilagr Riskanalys... 4 Kmmunikatinsplan_TtHIT

3 1 Dkumentansvarig Versin 1 Inledning Kmmunikatinsplanen är ett levande dkument sm uppdateras löpande utifrån behv. 1.1 Bakgrunden till prjektet Länsstyrelsen gjrde en kartläggning 2011 av IT-struktur ch tillgång till bredband i Västmanlands län. Den visar att det finns många vita fläckar på bredbandskartan för företag ch bende på landsbygden. Av kartläggningen framgår ckså att Västmanlands län har stra skillnader i tillgång till rbust bredband mellan stad ch landsbygd men även mellan kmmunerna. Tillgänglighet till hållbar IT har vuxit fram ur Tillväxtverkets pågående prjekt Digital agenda i västra Mälardalen, sm ska ta fram metder ch mdeller för att skapa förutsättningar för att bygga ut rbust bredband på landsbygden i västra Mälardalen. Tillgänglighet till hållbar IT kmpletterar prjektet Digital agenda för Västra Mälardalen genm att: Samtliga kmmuner i Västmanlands län ingår, liksm Eskilstuna ch Enköping. Innehålla förstudier ch planering inför ett större genmförandeprjekt inm ramen för Eurpeiska reginala utvecklingsfndens nya prgramperid Ha ett fkus på hållbar IT, sm bidrar till ett hållbart samhälle med psitiva ch synliga effekter för miljö ch det sciala livet. Fkusera på både fast ch mbilt bredband, var för sig ch i kmbinatin. 1.2 Avgränsningar Denna kmmunikatinsplan tar inte ansvar för kmmunikatin inm respektive kmmun. 2 Syfte, mål ch strategi 2.1 Syfte Kmmunikatinsplanen syftar till att skapa delaktighet, insyn ch underlätta samrdning. Båda prjekten är ytterst berende av en bred samverkan ch insatser från externa ch interna målgrupper. 2.2 Mål ch strategi Målet är att infrmatinen m prjektet ska ge ett kunskapslyft både hs delaktiga i prjektet men även för externa intressenter. Kunskapsspridning är strategin vi använder för att nå målet ch vi använder kmmunikatinsplanen ch dess syfte i detta arbete. 3 Budskap, målgrupper/aktörer ch kanaler 3.1 Budskap Tillgänglighet till hållbar IT är ett prjekt sm ska se till att samhället får tillgång till eklgiska-, eknmiska- ch scialt hållbara tjänster. Budskapet ska kmmunicera framsteg i prjektet i relatin till helheten. Deltagande kmmuner behöver förstå vad sm krävs av dem för att nå det gemensamma målet. Kmmunikatinsplan_TtHIT

4 2 Dkumentansvarig Versin Budskapet till deltagande kmmuner ska invlvera externa målgrupper via externa kanaler ch det ska vara tydligt hur de kan påverka, vara delaktiga ch att prjektens görs i samhällsutvecklingssyfte. 3.2 Målgrupper/aktörer Målgruppen för kmmunikatin är främst deltagande kmmuner ch i andra hand mt externa intressenter. Valet av målgrupper är gjrt utifrån syftet med prjektet. 3.3 Kanal/medieval Spridning av resultat kmmer att ske: via digitala media en särskilda websida upprättas för prjektet (alt. via sciala media) via dialgmöten med prjektets målgrupper via traditinellt PR arbete mt lkala ch reginala media (tidningar, websidr, radi, tv) genm att sprida lärande utvärderingsrapprter från prjektets följefrskningsaktivitet 4 Mätning ch uppföljning Vi har i Digital Agenda för Västra Mälardalen sju aktiviteter ch i Tillgänglighet till Hållbar IT fjrtn aktiviteter där en metdik ch resultat är specificerat vilka vi följer upp ch mäter. Ett exempel nedan gäller aktivitet 5 i Tillgänglighet till Hållbar IT: 4.1 Metd Aktivitet 5 Dagens struktur för Hållbart IT - MOBILT Aktiviteten är en studie av mbiltäckning i deltagande kmmuner (Arbga, Enköping, Eskilstuna, Fagersta, Hallstahammar Kungsör, Köping, Nrberg, Sala, Skinnskatteberg, Surahammar ch Västerås). Studien kmmer att delas upp med dels en studie av öppna datakällr sm PTS, Bredbandskllen för mbilt, OpenSignal samt genm egen mätning. Den egna mätningen kmmer att ske med stöd av kringresanden sptransprter i respektive kmmunen försedda med mätutrustning. Resultat Aktiviteten leverar fakta, tillgång ch brister, vilket används för kmmande planering av utbyggnatin vilket sammanställs ch analyseras. 5 Ansvarsfördelning Respektive kmmun måste förstå sin viktiga rll sm budbärare internt hs dem men det kmmer krävas väl paketerad infrmatin för att det ska fungera. Prjektledarna ansvarar för att krdinera kmmunikatinsarbetet med övriga aktörer så att kmmunikatinen kan vara praktiv ch trvärdig. Kmmunikatinsplan_TtHIT

5 3 Dkumentansvarig Versin 6 Tid- ch aktivitetsplan Reginala dialgmöten sker flera gånger under året. Aktivitetssamrdnarna träffas i regel varje månad. Extern dialg sker bl.a. då prjektledarna är inbjudna till externa intressenter. Dialgmöten med prjektets målgrupper 2014 Det gda livet 4 februari Styrgrupp 26 mars Aktivitetssamrdnarmöte 2 april Aktivitetssamrdnarmöte 14 maj Aktivitetssamrdnarmöte 11 juni Styrgrupp 4 september Smart Summit nvember Via traditinellt PR arbete mt lkala ch reginala media (tidningar, websidr, radi, tv) P4 Västmanland, (från 40:54 till 47:55) 7 Kmmunikatinsbudget Spridning av resultat kmmer att ske: via digitala media en särskilda websida upprättas för prjektet via dialgmöten med prjektets målgrupper via traditinellt PR arbete mt lkala ch reginala media (tidningar, websidr, radi, tv) genm att sprida lärande utvärderingsrapprter från prjektets följefrskningsaktivitet Resultat av aktiviteten mfattar en uppdaterad hemsida ch spridning av prjektets resultat i digital frm. Budget Övriga kstnader Ttalt kr kr Kntaktpersner Per Fröling - Prjektledare hs för Digital Agenda för Västra Mälardalen - Prjektledare hs för Tillgänglighet till hållbar IT Kmmunikatinsplan_TtHIT

6 4 Dkumentansvarig Versin 8 Signering Mikael Lagergren, Prjektägare samt IT-direktör på Bilagr 8.1 Riskanalys En riskanalys bedömer prjektets förutsättningar att nå uppställda resultat, föreslagen tidplan ch hållbarheten i kstnader ch finansiering. I riskanalysen anges hur förutsedda risker ska bemötas för att förebyggas. I tabellen nedan namnges lika risker, sannlikheten för att den inträffar under prjektets livscykel (1 för låg sannlikhet, 4 för mycket hög sannlikhet), knsekvens för prjekt (1 för liten påverkan, 4 för mycket hög påverkan), riskvärde (värdet för sannlikheten multiplicerat med knsekvensvärdet) samt vilka åtgärder sm vidtas för att undvika eller parera de identifierade riskerna (m sådana åtgärder behövs). Risk Sannlik- Knsekvens Risk- Åtgärd het värde Prjektsamrdning ch prjektstyrning Säkerställa att prjektsamrdnare finns tillgänglig vid prjektets start samt namngivna medlemmar i styrgruppen Finansiering Regelbundna prgnser Resursbrist Gd planering ch framförhållning i prjektet Behvsanalys brist på tillgång till fakta Skapa relatin till andra infrastrukturägare Kmmunikatinsplan_TtHIT