Uppdrag om kvalitetsutveckling. e-lärandeområdet vid Uppsala universitet

Transkript

1 Dnr UFV 2016/856 Uppdrag m kvalitetsutveckling inm e-lärandemrådet vid Uppsala universitet Direktiv för fas 1 Beslutade av rektr

2 Innehållsförteckning 1 Bakgrund ch förutsättningar 3 2 Uppdraget Ny LMS vid UU Kmpetensutveckling inm e-lärande 6 3 Styrgrupp ch prjektgrupper 6 4 Avrapprtering ch referensgrupp 6 5 Förankring ch inspiratin 7 6 Preliminär tidplan 7 7 Resursbehv 7 2

3 1 Bakgrund ch förutsättningar Inm ramen för Uppdrag m vidareutveckling av e-lärande vid Uppsala universitet (UFV 2013/1558) lämnade arbetsgruppen, e2014, en rad förslag i december Efter att ckså ha vägt in den internatinella panelens synpunkter från våren 2015 överlämnades i maj 2015 rekmmendatiner m två särskilt pririterade prjekt samt förslag m ytterligare ett antal andra mråden sm var angelägna att utveckla. Föreliggande uppdrag mfattar fas ett i genmförandet av de två pririterade prjekten, sm avser införandet av en ny lärplattfrm samt kmpetensutveckling inm e-lärande, så sm definierat i e2014. Fas ett löper under drygt ett år Den internatinella panelen ch e2014 menar att den digitala undervisningsmiljön vid Uppsala universitet (UU) varken är pedaggiskt ptimal, tekniskt hållbar eller eknmiskt ratinell. För att ge vidareutvecklingen av e-lärandet bästa möjliga förutsättningar rekmmenderar man därför att UU inför en ny lärplattfrm (Learning Management System, LMS), sm ska vara säker, stabil, flexibel ch möta användarnas behv vad gäller funktinalitet ch tillgänglighet. Avsikten är att denna LMS på fem års sikt ska utgöra universitetets digitala plattfrm för undervisning ch ha ersatt de system ch delar av system sm idag har den funktinen. Samtidigt ska studieadministrativa behv tillgdses ch de erfarenheter ch insikter sm vunnits under åren med Studentprtalen bör tillvaratas. Enbart en ny LMS garanterar inte den önskade förstärkningen av e-lärandet vid UU. All erfarenhet visar att teknisk utveckling måste gå hand i hand med pedaggisk utveckling. Förslaget från e2014 innebär en systematisk satsning där kmpetensutvecklingen förutsätts äga rum genm aktiviteter på den nivå där e-lärandet samtidigt kan bli föremål för ämnesdidaktiska diskussiner, d.v.s. i kllegiala miljöer på institutinsnivån, med stöd från centrala enheter ch lkala nder. Det övergripande målet med föreliggande uppdrag (ch det sm specificeras i särskilda direktiv för fas två) är att förbättra förutsättningarna för e-lärande, akademiskt, pedaggiskt, tekniskt ch administrativt vid UU genm: en ny lärplattfrm kmpetensutveckling inm e-lärande för anställda vid UU En framgångsfaktr är att de båda prjekten löper parallellt ch i nära samverkan. Då syftet är att uppnå en vidareutveckling ch kvalitetshöjning av e-lärandet vid universitetet krävs såväl adekvat teknik sm kunskaper m hur dess pedaggiska ptential kan msättas i praktiken. Det är av str vikt att erfarenheter från tidigare prjekt förvaltas, särskilt från initiativ i samband med samgåendet med Gtland ch det efterföljande e2014-arbetet. 2 Uppdraget Mt denna bakgrund uppdras åt en styrgrupp (enligt nedan) att inm ramen för prjektets första fas: uppdra åt prjektgrupp att genmföra behvsanalys, kravspecifikatin, test av prdukter ch initiera upphandling, ch lämna förslag på en ny LMS, samt lämna förslag på direktiv för: - implementering av den valda LMS:en, 3

4 - genmförande av kmpetensutvecklingsinsatser sm stödjer implementeringen av LMS:en ch stärker e-lärandekmpetensen generellt, såväl tekniskt, sm pedaggiskt ch administrativt, - avveckling av befintliga system för undervisning (Ping Png, Mdle ch delar av Studentprtalen), ch - redvisa tidplan ch budget för vanstående Frmuleringen av direktiv för genmförande av kmpetensutvecklingsinsatser sker med stöd av en andra prjektgrupp (se avsnitt 3 nedan), de övriga LMS-relaterade direktiven sker med stöd av samma prjektgrupp sm ges i uppdrag att genmföra behvsanalys, kravspecifikatin, test av prdukter ch initiera upphandling. Arbetet ska krdineras med det utvecklingsarbete sm redan är initierat avseende digitala examinatiner ch utvecklingen av Ladk samt, m så bedöms vara relevant, tillvarata kunskaper från frskningsprgrammet m e-vetenskap (essence). Efter genmfört uppdrag ska: en ny LMS vara identifierad förslag på direktiv för fas två av uppdraget föreligga 2.1 Ny LMS vid UU Idag förvaltas tre centrala system för undervisning vid UU: den egenutvecklade Studentprtalen samt två LMS, Ping Png ch Campus Gtlands Mdle-installatin. Studentprtalen används i undervisningen av studenter ch lärare vid alla institutiner, men är dessutm universitetets huvudsakliga studieadministrativa system vid sidan av Uppdk, ch ett system i vilket kursadministratörer arbetar dagligen. Att refrmera den digitala utbildningsmiljön genm att ersätta befintliga system för undervisning med en ny LMS är en mfattande ch kstsam prcess sm kräver gd planering för att genmföras på ett smidigt sätt. Arbetet innefattar följande huvudpunkter: Fas 1: Fas 2: Prjektplanering för fas 1 Val av ny LMS - behvsanalys - kravspecifikatin - test av prdukter Initiera upphandling Prjektplanering för fas 2 Införande av ny LMS - implementering - anpassningar till andra, befintliga system (t.ex. nya Ladk, Studentprtalen) - migrering av material (kurser) från Studentprtalen, Ping Png ch Gtlands Mdle - intrducera ch utbilda användarna (integrerad del av prjektet kmpetensutveckling inm e-lärande, se 2.2) Avveckling av befintliga system för undervisning (Ping Png, Gtlands Mdle, delar av Studentprtalen) 4

5 Föreliggande uppdrag mfattar fas 1, dvs. prjektplanering ch identifiering av ny LMS. Införande av ny LMS ch avveckling av befintliga system för undervisning (liksm genmförande av kmpetensutveckling, se 2.2.) sker i en andra fas ch i enligt särskilda direktiv vilka styrgruppen ges i uppdrag att frmulera ch lämna förslag på inm ramen för fas 1. Det är av yttersta vikt att användarna invlveras i hela prcessen från urval till införande. I prjektgruppen kmmer därför ingå representanter från de lika verksamhetsmrådena under hela prjekttiden. Användare kmmer därutöver ckså att ingå i referens- ch expertgrupper (såsm jurister, eknmiansvariga, testare, IT-säkerhet). Befintlig IT-kmpetens ska tas tillvara, liksm erfarenheter från systemförvaltning av nuvarande system. Prjektet ska kmmuniceras tydligt ch tidigt till all berörd persnal vid UU samt till studentkårerna. En mtvistlig framgångsfaktr vid införande av ett nytt IT-system är att det är förankrat i verksamheten ch utgår från användarnas behv ch krav. Utvecklingen av Studentprtalen gör att det vid UU finns förhållandevis gda kunskaper m verksamhetens grundbehv, särskilt vad gäller funktinalitet i bemärkelsen tjänster ch funktiner. En ny LMS måste emellertid ckså vara funktinell vad gäller användbarhet ch effektivitet i arbetsprcesser ch flöden. Ytterligare en central aspekt är att en ny LMS, i enlighet med e2014, ska stimulera till vidareutveckling av e-lärande både på campus ch distans vid UU. För att uppnå en förändring på längre sikt där undervisningen utfrmas på nya sätt krävs eftertanke kring framtida pedaggik ch didaktik. Det är därför avgörande att behvsanalysen inför val av ny LMS ckså siktar framåt ch ta höjd för förändringar ch nytänkande inm undervisning. Mbil kmpatibilitet ch funktinalitet i flera tekniska miljöer är exempel på aspekter sm ckså måste beaktas, liksm användningen av mlnlagring, sm kräver juridiska såväl sm tekniska ställningstaganden. I syfte att analysera verksamhetens behv mer på djupet mfattar prjektet en behvsanalys med fkus på arbetsprcesser ch flöden, inspirerad av metden Effektkartläggning. Metden bygger, mycket förenklat beskrivet, på användares beskrivningar ch reflektiner över sitt arbete nu ch i framtiden kpplat till rganisatinens mål. Utfallet är en bred kartläggning av behv ch önskemål sm sedan ligger till grund för en kravspecifikatin för det nya systemet. Kartläggningen är dessutm ett stöd i kvalitetsarbetet under prjekttiden, men även framgent för utvärdering ch uppföljning. Södertörns högskla ch Stckhlms universitet har mycket gda erfarenheter av metden, just med avseende på val av ny LMS. All migratin in i en ny LMS ska ske med gtt stöd ch utvecklingsarbete för att behålla den funktinalitet sm behövs, men med en öppenhet för förnyelse ch pedaggisk utveckling i samband med den prcessen. Då Ping Png ch Gtlands Mdle redan är under utfasning föreslås att alla kurser ch övriga verksamheter sm använder dessa plattfrmar blir först med att migrera in i en ny LMS. Att avveckla Studentprtalen sm undervisningsmiljö är ett väsentligen mer mfattande arbete ch frtgår till prjektets slut e2014 understryker vikten av en frtsatt gd ch ratinell studieadministratin. En granskning sm IT-avdelningen genmförde under första kvartalet 2015 visar att de av e2014 nämnda LMS (Blackbard, Canvas, Mdle eller Open edx) inte har funktinalitet för studieadministrativt stöd mtsvarande det sm finns i nuvarande Studentprtalen. Studentprtalen ch nya Ladk kmmer därför frtsättningsvis att utgöra det centrala stödet för studieadministratin. Införandet av en ny LMS mfattar arbetet att skapa kpplingar mellan densamma ch Studentprtalen. Studieadministrativa tjänster kmmer inte att finnas integrerade i ny 5

6 LMS. Stöd för studieadministratin kmmer att finnas i Studentprtalen så länge det krävs för att säkerställa gd funktinalitet gällande kurs- ch studieadministratin Kmpetensutveckling inm e-lärande De bästa förutsättningarna för att insatser för kmpetensutveckling ska nå alla lärare, vara relevanta ch ge gda resultat finns på institutins-, prgram- ch ämnesnivåer. Kmpetensutvecklingsinsatser ska därför genmföras i samarbete mellan det centrala stödet för e-lärande ch vetenskapsmråden ch fakulteter. Stödet ska vara så verksamhetsnära ch lkalt anpassat sm möjligt ch mfatta samtliga institutiner vid UU. Inm ramen för föreliggande uppdrag (fas 1) ska förslag ges till direktiv för hur detta arbete ska rganiseras ch vilka aktiviteter det ska mfatta. Behvsanalysen förväntas bidra med underlag för detta. 3 Styrgrupp ch prjektgrupper En styrgrupp enligt nedan har det övergripande ansvaret för uppdragets genmförande samt för att säkerställa att arbetet i de två delprjekten frtskrider planenligt ch krdineras. Rektr utser rdförande för styrgruppen ch gruppen utser en vice rdförande. Dessa båda ryms inm nedanstående representatin för vetenskapsmrådena. Styrgruppens sammansättning ska vara: En rdförande ch en vice rdförande Två representanter från respektive vetenskapsmråde (en beslutsfattare, t.ex. prdekan/mtsvarande, ch en pedaggiskt ch e-lärandekunnig persn), föreslås av respektive vetenskapsmråde Två studentrepresentanter, utses gemensamt av studentkårerna Tre representanter för universitetsförvaltningen (två berörda beslutsfattare, t ex avdelningschef eller enhetschef, ch en e-lärande- ch/eller tekniskt sakkunnig (berende på övriga representanters kmpetens), föreslås av universitetsdirektören En av representanterna för universitetsförvaltningen är tillika styrgruppens sekreterare. För varje prjekt (LMS respektive kmpetensutveckling) utser ansvariga avdelningschefer vid universitetsförvaltningen (IT-avdelningen respektive avdelningen för kvalitetsutveckling) initialt i fas ett en sakkunnig prjektledare. Dessa prjektledare har - tillsammans med varsin prjektgrupp vars sammansättning gdkänns av styrgruppen - det perativa ansvaret för genmförandet av respektive prjekt. Verksamhetsperspektivet ska vara väl företrätt i båda prjektgrupperna, liksm studentperspektivet genm studentrepresentanter. Prjektledaren för prjektet Kmpetensutveckling inm e-lärande ingår i prjektgruppen för LMS under fas ett. 4 Avrapprtering ch referensgrupp Prjektledarna rapprterar löpande till styrgruppen. Styrgruppens rdförande avrapprterar till rektr sm är uppdragsgivare. Kvalitetsrådet fungerar sm referensgrupp under arbetet. Ytterligare förankring internt vid UU sker enligt nedan punkt 5. En detaljerad arbetsplan för uppdraget med tillhörande tidsplan för uppdragets genmförande tas samrdnat fram av de båda prjektledarna ch fastställs av styrgruppen. 6

7 5 Förankring ch inspiratin Uppdraget är för sin framgång berende av en bred förankring bland universitetets anställda. Genmförandet av både LMS-prjektet ch prjektet för kmpetensutveckling bygger i särskilt hög grad på lärarnas engagemang. Fakultets- ch institutinsledningar spelar därför en central rll för att uppmuntra delaktighet ch möjliggöra medverkan genm att infrmera ch att avsätta resurser. Tillfällen ska ges för dialg ch påverkan. Under hela uppdraget ska löpande infrmatin m de båda prjektens förlpp ch aktiviteter göras tillgänglig för universitetets anställda. 6 Preliminär tidplan En mer precis tidplan utarbetas av styrgruppen enligt van. De lika deluppdragen har lika tidpunkter för redvisning enligt nedan. ÅR LMS KOMPETENSUTVECKLING 2016 Prjektplanering Analys av målbildsarbete inm nya Ladk Förberedelser behvsanalys Behvsanalys Utfrmning av förslag till direktiv för fas 2 Förslag till direktiv för fas 2 redvisas senast 1 nvember Kravspec LMS Initiera upphandling av LMS Utvärdering ch test av LMS Förslag till LMS redvisas i 1 juni 2017 Beslut m LMS Prjektplanering Utfrmning av förslag till direktiv för fas 2 Förslag till direktiv för fas 2 redvisas 1 nvember 2016 Kmpetensutvecklingsarbete i enlighet med direktiven för fas 2 inleds 7 Resursbehv Under detta inledande steg (fas ett) sker allt arbete inm rdinarie verksamhet. Alla fakulteter uppmanas bidra för att säkra för en så bred förankring sm möjligt. Universitetsförvaltningen finansierar, förutm sakkunnigas arbetstid, eventuellt behv av externa knsulter. 7