Projekt Digital Salstentamen vid Högskolan i Borås

Transkript

1 Sida: 1 (15) Prjekt Digital Salstentamen vid Högsklan i Brås

2 Sida: 2 (15) Innehåll 1 Basfakta Gdkännande av prjektplan ch bilagr Utgåvehistrik för dkumentet 3 2 Prjektet, sammanfattning 4 3 Prjektbeskrivning Bakgrund Önskade effekter Prjektidé Prjektmål Prjektmålets priritering Avgränsningar Infrmatinsspridning 6 4 Leverans ch överlämning Leveransbjekt ch gdkännande 7 5 Organisatin Prjektrganisatin ch bemanning Utbildning Ansvar, befgenheter 9 6 Tidsplan ch resursbehv Prjekttidsplan Beslutspunkter, milstlpar Resursbehv Tillvägagångssätt Dkumentstyrning Avvikelse- ch ändringshantering Kvalitetssäkring, Prjektanalys Sekretess, säkerhet Möten Avveckling 15 7 Risker 15 8 Prjektkalkyl 15

3 Sida: 3 (15) 1 Basfakta 1.1 Gdkännande av prjektplan ch bilagr Gdkännande av prjektplanen en gdkänd av: Prjektägare: Prjektledare: Karin Cardell Anna-Karin Jsefssn Bilagr Bilaga Dkumentnamn Datum 1 Tid- ch aktivitetsplan Kmmunikatinsplan Risk- ch knsekvensanalys Prjektrganisatin ch bemanning etapp A Utgåvehistrik för dkumentet Utgåva Datum Kmmentar PA Upprättat dkument Fastställd prjektplan etapp A Beslut 19 kt 2017 m förlängd tidplan för etapp A, vilket innebär en uppdaterad prjektplan samt bilaga tid- ch aktivitetsplan. Prjektrganisatinens bemanning har uppdaterats Uppdaterad prjektplan med etapp B Uppdatering prjektplan med etapp B ch ny prjektledare Fastställd prjektplan etapp B

4 Sida: 4 (15) 2 Prjektet, sammanfattning Prjektets mfattning ch förutsättningar Prjektet avser att införa digital examinatin vid så kallade salstentr vid Högsklan i Brås. Annat sätt för genmförande av salstentr kan i undantagsfall förekmma även i frtsättningsvis, men digitala salstentr är huvudregel. Prjektet berör lärare, studenter, administratörer ch medarbetare inm IT-mrådet/rättssäkerhet/ arkivering i första hand. Det är viktigt att förtydliga prjektets uppdrag, att införa ett högsklegemensamt systemstöd för tentamensprcessen vid digital salstentamen. Prjektet drivs i två etapper med lika fkus ch lika sammansättning av arbetsgrupper. Etapp A fkuserar på att utfrma prjektplan/prjektrganisatin, mvärldsbevakning ch framtagning av upphandlingsunderlag samt genmförande av upphandling av IT-system för digital examinatin vid Högsklan i Brås. Tidplanen mfattar Q Etapp B fkuserar på att införa digital examinatin vid Högsklan i Brås, inklusive utbildningsinsatser för respektive aktör. Tidplanen mfattar Q Q Förutsättning för prjektet är att digitala salstentamen inte enbart handlar m ett införande av ett nytt IT-system. Det innebär i alla led en förändrad arbetsprcess för samtliga berörda aktörer. Det är viktigt i prjektet att kntinuerligt följa upp riks- ch knsekvensanalys utifrån ett arbetsmiljöperspektiv. Under hösten 2017 (vecka 38) kmmer uppgradering av LADOK genmföras. En förutsättning för prjektet (Digital Salstentamen) är att berörda prjektmedlemmar ges möjlighet att hantera priritering av de aktiviteter sm berör både prjektet ch LADOK Framgångsfaktrer Prjektets framgång är berende av att: medarbetare med rätt kmpetens ch med bred representatin från både Akademierna ch Verksamhetsstödet erhålls under prjekttiden hög delaktighet pririteras finansiering säkerställs för prjektet psitivt mttagande av resultatet hs studenter ch medarbetare väl genmförda utbildningsinsatser anpassad infrastruktur

5 Sida: 5 (15) 3 Prjektbeskrivning 3.1 Bakgrund Examinatin är en viktig del av kärnverksamheten vid ett lärsäte för högre utbildning. För närvarande sker de flesta så kallade salstentr i pappersfrm vid Högsklan i Brås. Under 2016 genmfördes stycken salstentr ch de skrevs av tentander. Av dessa salstentr var cirka 90 stycken digitala. I Nrden införs digital examinatin på bred frnt ch många lärsäten i Sverige har infört digital examinatin eller är på väg att införa detta. Det handlar m att ta till vara de fördelar en digitaliserad arbetsprcess kan tillföra verksamheten. Digitalt först är regeringens prgram för digital förnyelse av det ffentliga Sverige sm genmförs under Prgrammet är en viktig del i arbetet med att stärka styrningen ch samrdningen på mrådet ch skapa en enklare, öppnare ch effektivare förvaltning. Digitalt först är även en princip sm säger att digitala tjänster, när det är möjligt ch relevant, ska vara förstahandsval i den ffentliga sektrns kntakter med privatpersner ch företag ( digital-frvaltning). Ett införande av digital salstentamen innebär dck inte enbart ett införande av ett nytt IT-system. Det innebär i alla led en förändrad arbetsprcess för samtliga aktörer. Aktörer är studenter, lärare ch administrativ persnal. En str del av förändringen handlar m att skapa effektivare ch säkrare hantering av de lika mmenten sm ingår i tentamensprcessen. Men den kanske viktigaste frågan handlar m lärarnas utveckling av undervisning sm resulterar i ett visst sätt att ställa frågr vid tentamen. Administrativt sett handlar det m att kunna stödja tentamensprcessen digitalt från lärarens frågebatteri till dess att tentamen arkiveras. Våren 2017 fattade rektrs ledningsråd inriktningsbeslut m att starta ett högskleövergripande prjekt i syfte att förbereda för arbetet med att införa digital examinatin sm huvudregel vid salstentr. Under hösten 2017 genmförs kravställning ch framtagning av upphandlingsunderlag. Våren 2018 planeras IT-system att upphandlas. Digital examinatin sm huvudregel för salstentr beräknas vara infört under våren Önskade effekter När digital salstentamen är infört ska Högsklan i Brås bland annat ha: Ändamålsenliga ch rättssäkra arbetsprcesser för alla inblandade aktörer Bidra till frtsatt dialg för utveckling av den pedaggiska verksamheten i förhållande till examinatin ch därmed uppnå en bra grund för bedömning av kunskapsnivåer Examinatin en del av Studentens lärande i centrum Hållbarhetsaspekter Effektiviserad arbetsprcess för studenter, lärare ch administratörer Minskad pappersåtgång 3.3 Prjektidé Prjektet ska bidra till att uppfylla de önskade effekter sm uttrycks i vanstående punkt. Detta genm att möjliggöra en övergång till digital salstentamen ch därmed införa ändamålsenliga ch rättssäkra arbetsprcesser kpplade till examinatin för alla berörda aktörer vid Högsklan i Brås. 3.4 Prjektmål När prjektet är genmfört råder följande situatin:

6 Sida: 6 (15) Implementering av det systemstöd sm vunnit upphandlingen är påbörjat ch behv av integratiner mt lkala system är identifierade ch beslutade Ändamålsenliga ch rättssäkra arbetsprcesser är definierade Efter förslag från respektive akademi för hur digital tentamen ch lika ämnesmråden bör hanteras fattar Studentcentrum beslut kring planerad utrullningsplan Nödvändiga beslut för tentamensprcessens genmförande är identifierade för akademierna ch Verksamhetsstöd Prjektet ska överlämna plan för övergång till förvaltning, vilket inkluderar en avcheckningslista över aktiviteter sm ska åtgärdas i rdinarie verksamhet: Mål i prcent för hur str andel av läsårets tentamina 2019/2020 sm ska ske digitalt Övriga aktiviteter sm identifieras under prjekttiden Prjektet ska överlämna plan för klientval grundat i utvärderingar ch erfarenheter i prjektet utifrån lika användargrupper samt lkalmässiga överväganden Prjektet ska överlämna beslutad förvaltningsrganisatin Övergripande styrdkument sm berör tentamensprcessen är identifierade ch berörda enheter är uppmärksammade på behv av översyn/förändring. 3.5 Prjektmålets priritering Priritering utifrån resultat, kstnad ch tid. 3.6 Avgränsningar Prjektets avgränsningar är följande: De pedaggiska frågeställningar angående examinatin sm kan kmma upp inm prjektet men sm inte har en direkt påverkan på kravspecifikatin för upphandling IT-system ch Högsklans ställningstagande gällande digital salstentamen De pedaggiska frågeställningar angående examinatin sm inte har en direkt påverkan på prjektets mål Revidera styrdkument 3.7 Infrmatinsspridning Prjektet kmmer löpande att kmmunicera till styrgrupp, delprjekt ch arbetsgrupper samt referensgrupp m frtskridandet i prjektet. Behv av kmmunikatin till övriga intressenter beskrivs i en kmmunikatinsplan sm tas fram av kmmunikatören. Se bilaga Kmmunikatinsplan. 4 Leverans ch överlämning 4.1 Leveransbjekt ch gdkännande Leveranser etapp A Lev. Beskrivning Datum Mttagare nr. 1 inkl. kstnadskalkyl Q Styrgruppen 2 Tid- ch aktivitetsplan Q Styrgruppen 3 Kmmunikatinsplan Q Styrgruppen

7 Sida: 7 (15) 4 Risk- ch knsekvensanalys Q Styrgruppen 5 Underlag Upphandling IT-system Q Styrgruppen 6 Undertecknat avtal införande IT-system Q Styrgruppen 7 Överlämning till etapp B Q Styrgruppen Leveranser etapp B Lev. nr. Beskrivning Datum Mttagare 1 Uppdaterad prjektplan Q Styrgruppen 2 Uppdaterad tid- ch aktivitetsplan Q Styrgruppen 3 Uppdaterad kmmunikatinsplan Q Styrgruppen 4 Uppdaterad risk- ch knsekvensanalys Q Styrgruppen 5 Utbildningsplan Q Styrgruppen 6 Överlämning till förvaltning Q Styrgruppen 7 Slutrapprt Q Styrgruppen

8 Sida: 8 (15) 5 Organisatin 5.1 Prjektrganisatin ch bemanning Etapp A, prjektrganisatin ch bemanning se bilaga. Etapp B Beställare Björn Brrström, Rektr Styrgrupp Karin Cardell, Förvaltningschef Ann-Sfie Axelssn, Akademichef Patrik Hedberg, Sektinschef Jsefine Nyman, Avdelningschef Studentcentrum Anders Brännberg, IT-chef Kevin Rylander Nrdberg, Studentkåren Prjektägare Karin Cardell, Förvaltningschef Prjektledning Anna-Karin Jsefssn, Funktinsansvarig Studentcentrum, Huvudprjektledare (HPL) Kmmunikatin Henrik Grönberg, Avdelning Kmmunikatin, Kmmunikatör

9 Sida: 9 (15) Referensgrupp Gruppen för flexibelt lärande (representanter från alla akademier) - Tbias Ruhtenberg - Håkan Svenssn - Yshik Nrdebrg - Rbert Sköld Marie Hjalmarssn (Bitr. Sektinschef PUF) Catarina Lindé, (Avdelningschef Akademistöd) Åsa Dryselius, (Jurist, Dataskyddsansvarig) Carina Theén, (Huvudskyddsmbud) Kevin Rylander Nrdberg, (Studentkåren) Delprjekt Administratin, Arbetsflöde/Utbildning Gill Olsn, Funktinsansvarig Studentexpeditinen Studentcentrum, Delprjektledare (DPL) Delprjekt IT, Arbetsflöde/Utbildning Henrik Krnander, Systemtekniker IT, Delprjektledare (DPL) 5.2 Utbildning Behv av utbildningsinsatser till berörda beskrivs i en utbildningsplan sm tas fram inledningsvis i etapp B i samarbete mellan huvudprjektledare ch sektinschefen för sektinen PUF samt i dialg med systemleverantör. 5.3 Ansvar, befgenheter Styrgrupp Ansvar Säkerställa att prjektets resultat är i linje med rganisatinens verksamhet Säkerställa prjektresultatet genm att tillföra de resurser sm krävs för att få fram resultatet Förankra prjektresultat i högsklans ledning Vid behv tillsätta analysgrupp ch initiera prjektanalyser Infrmatin ch förankring Befgenheter Gdkänna leveranser Ansvarig för tillsättning av resurser Avsluta prjektet Prjektägare Ansvar Ytterst ansvarig för prjektet (rdförande i styrgruppen) Ansvarig för att säkerställa prjektets finansiering Infrmatin ch förankring HPL Ansvar Skapa rutiner för prjektets genmförande

10 Sida: 10 (15) Skapa utbildningsplan för prjektet Leverera ch överlämna rätt resultat Säkerställa att överenskmna metder ch hjälpmedel används Planera, leda, följa upp, sammanställa ch styra arbetet Kalla till styrgruppsmöten, referensgruppsmöten ch frum Föredragande på styrgruppsmöten Utveckla, förvalta ch hushålla med resurserna Hantering ch samrdning av delleveranser Kvalitet ch utvärdering Infrmatin ch förankring Befgenheter Nyttja ch styra tilldelade resurser Kmmunikatör Ansvar Skapa kmmunikatinsplan för prjektet Vara stöd ch rådgivare till styrgruppen, HPL ch DPL i kmmunikatinsfrågr Kntinuerligt lyfta fram kmmunikatinsaspekter ch ge förslag på agerande för att stödja prjektets kmmunikatinsmål både för styrgruppen samt för HPL ch DPL Löpande synliggöra ch dkumentera planerade kmmunikatinsinsatser Delta i förberedelser inför möten ch aktiviteter Delta i frum för HPL ch DPL Infrmatinsspridning av prjektinfrmatin till berörda Infrmatin ch förankring DPL Ansvar Skapa rutiner för delprjektets genmförande Prducera, leverera ch överlämna rätt resultat Säkerställa att delprjektet har ändamålsenliga metder ch hjälpmedel Planera, leda, följa upp, sammanställa ch styra delprjektet Utveckla, förvalta ch hushålla med resurserna Föredragande i frum för HPL ch DPL Vid behv föredragande vid styrgruppsmöten ch referensgruppsmöten Infrmatin ch förankring Befgenheter Att förfga över tilldelade resurser

11 Sida: 11 (15) Referensgrupp Ansvar Utgöra remissinstans för lösningsförslag från delprjekten Infrmatin ch förankring 6 Tidsplan ch resursbehv 6.1 Prjekttidsplan Tids- ch aktivitetsplanen är ett levande dkument ch uppdateras under prjektets gång. Se bilaga Tids- ch aktivitetsplan.

12 Sida: 12 (15) 6.2 Beslutspunkter, milstlpar Följande beslutspunkter (BP) ch milstlpar (MS) är definierade: (grönt markerar etapp A) Datum BP MS Beskrivning Q MS1 Infrmatin 19 MBL m prjektplan Q MS2 Gdkännande av prjektplan i Rektrs ledningsråd Q MS3 Förhandling 11 MBL gällande prjektplan Q BP1 Besluta m att starta prjektet ch fastställa prjektplanen Q MS4 Infrmatin 19 MBL m prjektstatus Q BP2 Beslut m att publicera upphandling av IT-system Q MS5 Infrmatin 19 MBL m val av IT-system Q MS6 Gdkännande av val av IT-system i Rektrs ledningsråd Q MS7 Förhandling 11 MBL gällande val av IT-system Q BP3 Beslut m vald systemleverantör ch IT-system Q MS8 Infrmatin m av prjektplan etapp B i Rektrs ledningsråd Q BP4 Beslut m att starta etapp B Införande * Q BP5 Beslut m att gdkänna leverans av prjektets resultat Q MS9 Infrmatin 19 MBL inför avslut av prjekt Q BP6 Beslut m att gdkänna överlämning till förvaltning Q BP7 Beslut m att avsluta prjektet *Beslut m att starta etapp B innefattar följande: Under prjektperiden genmförs: Minst 8 tentamina, både med BYOD ch på fasta datrer Bkad IT-supprt ska finnas på plats vid varje tentamenstillfälle För att säkerställa att tentamen kan genmföras ska pappersversin finnas upptryckt Enbart kryssfrågetentamina ch essätentamina Val av lämpliga tentamina sker i samråd med berörd akademi efter förslag från persnal från Studentcentrum

13 Sida: 13 (15) Varje erbjudet tentamenstillfälle i implementeringsperiden innebär: Tentamen följer den framtagna prcessen Planera digital salstentamen Berörd lärare, administratör inm Akademistöd ch tentamensvakter ska erbjudas infrmatin- ch utbildningsinsats (förslagsvis 1-2 timmar plus förberedelsetid för utbildare) Berörd studentgrupp erbjuds en testa-på-tenta en vecka före rdinarie tentamen (förslagsvis 1 timme plus förberedelsetid för utbildare) Utvärdering genmförs med berörda grupper dels utifrån upplevelse ch dels utifrån klientval (BYOD ch fasta datrer) Se bilaga Tid- ch aktivitetsplan för mer detaljer 6.3 Resursbehv Beslut angående budgetram 2019 hänskjuts till rdinarie budgetprcess Kmpetensslag Prjektet använder interna resurser för att leda ch genmföra prjekt ch sm stöd i prjektledning har beställaren anlitat extern resurs Utrustningsslag Under prjektet krävs arbetsplatser ch knferensrum. Detta behv bedöms kunna lösas inm ramen för de lkaler sm finns vid högsklan. 6.4 Tillvägagångssätt Prjektet är uppdelat i delprjekt ch samrdnas i ett prjektledningsfrum. PPS är den prjektmdell sm används. 6.5 Dkumentstyrning Prjektet använder verktyget Vibe sm prjektplats för att lagra ch dela dkument. Samtliga dkument sm rör prjektet ska lagras där. 6.6 Avvikelse- ch ändringshantering Styrgruppen tar beslut kring alla ändringar sm påverkar prjektets tidplan, kalkyl eller leveranser. 6.7 Kvalitetssäkring, Prjektanalys Prjekt Styrgruppen ansvarar för att vid behv tillsätta analysgrupp ch initiera prjektanalyser Resultat/Lösning Lösningar ch leveranser från prjektet ska granskas av en referensgrupp.

14 Sida: 14 (15) 6.8 Sekretess, säkerhet Prjektet mgärdas inte av någn speciell sekretess, förutm den sekretess sm råder inm upphandlingsprcessen. 6.9 Möten Möte Syfte/resultat Frmer/plats Ansvarig/ deltagare Frekvens/tid Styrgrupp Säkerställa prjektets resultat, ta beslut, gdkänna leveranser, följa prjektets utveckling. Traditinella möten Styrgrupp HPL Vid beslutspunkter Vid behv av prjektstatus Avstämning med prjektägare Avstämning prjektets status. Traditinella möten Prjektägare HPL Varannan vecka Avstämning med kmmunikatör Avstämning av kmmunikatinsplan. Traditinella möten HPL Kmmunikatör Varannan vecka Frum Avstämning av tid- ch aktivitetsplan, intern ch extern infrmatin samt vid behv prblemlösning. Traditinella möten HPL DPL Kmmunikatör Varannan vecka Delprjektmöten /Arbetsmöten Skapa leveranser. Traditinella möten DPL Deltagare arbetsgrupper Enligt delprjektplan Avstämning med skyddsmbud Säkerställa infrmatin till skyddsmbud ch att synpunkter från skyddsmbud tas tillvara inm prjektet. Traditinella möten HPL Skyddsmbud Var 3:e vecka Referensgruppmöten Avstämning av lösningsförslag från delprjektens arbetsgrupper. Traditinella möten HPL Referensgrupp Vid behv Avstämning med leverantör Avstämning av tid- ch aktivitetsplan utrullning samt vid behv prblemlösning. Traditinella ch digitala möten HPL DPL PL leverantör Varje vecka

15 Sida: 15 (15) 6.10 Avveckling När sista leveransen inklusive överlämning till förvaltning är genmförd ska en slutrapprt upprättas samt ställningstagande till hur utvärdering av effektmål genmförs. 7 Risker En risk- ch knsekvensanalys genmförs tillsammans med skyddsmbud inledningsvis i prjektet. Se bilaga Risk- ch knsekvensanalys. 8 Prjektkalkyl Kstnadskalkyl Externa resurser 70 tkr 30 tkr Systemkstnader enligt anbud 225 tkr 225 tkr Investeringar IT-utrustning tas inm ramen för rektrs budget 2018 ch från 2019 tas det inm ramen för rdinarie budget Investeringar lkaler tas inm ramen för rdinarie budget