HANDLÄGGNINGORDNING FÖR INRÄTTANDE OCH UPPFÖLJNING SAMT UTVÄRDERING AV CENTRUM VID GÖTEBORGS UNIVERSITET

Transkript

1 STYRDOKUMENT Dnr V 2013/704 HANDLÄGGNINGORDNING FÖR INRÄTTANDE OCH UPPFÖLJNING SAMT UTVÄRDERING AV CENTRUM VID GÖTEBORGS UNIVERSITET Publicerad Beslutsfattare Ansvarig funktin medarbetarprtalen.gu.se/styrdkument Rektr Gemensamma Förvaltningen, Frsknings- ch innvatinskntret Beslutsdatum Giltighetstid Sammanfattning Tillsvidare Handläggningsrdning för inrättande ch uppföljning samt utvärdering av centrum vid Götebrgs universitet.

2 HANDLÄGGNINGSORDNING FÖR INRÄTTANDE AV CENTRUM VID GÖTEBORGS UNIVERSITET Ansökan m inrättande av centrum vid Götebrgs universitet ska följa den plicy ch de övergripande regler sm rektr beslutat. Inrättande av centrum Ansökan m inrättande av ett centrum görs av berörd(a) prefekt(er) ch kan avse centrum sm: berör endast en fakultet/institutin: Ansökan ställs till berörd fakultetsstyrelse, sm kan delegera beslutanderätt till dekanus; berör flera fakulteter ch andra samverkande parter: Ansökan ställs till rektr. Beslut m placering vid värdinstitutin görs i samråd med berörda prefekter/samverkansparter. Ansökan ska innehålla följande uppgifter: Syfte med hänsyn till plicyns krav på: Akademiskt mervärde Flervetenskaplighet Öppenhet Nyttiggörande Samverkan med andra lärsäten Nyskapande Organisatin avseende Placering (värdinstitutin) Föreståndarens uppdrag (ansvar ch befgenheter) ch mandatperid Styrgruppens sammansättning (ledamöter ch rdförande), uppdrag ch mandatperid Ev. referensgrupp ch/eller Advisry Bard 2 (6)

3 Prfilering ch varumärke Underlag sm visar på kntakt med kmmunikatör på universitetsgemensam ch inrättande nivå för att upprätta en kmmunikatinsplan ch webbplats. Finansiering Finansieringsplan, prjektidé Befintlig finansiering för närmaste 3-årsperid med angivande av finansiärer Budget för år ett (1) Plan för uppföljning ch utvärdering Innehåll i årliga rapprter med avseende på Verksamhet Eknmi Organisatin Utvärdering Perid för utvärdering (3+3 år i allmänhet) Kriterier för utvärdering Budget för utvärdering Beskrivning av utvärderingsprcessen Övriga underlag Överenskmmelser mellan samverkande parter inm Götebrgs universitet rörande finansiering av verksamheten under verksamhetsperiden. Avtal med externa parter rörande verksamheten inklusive finansiering. Universitetets jurister ska vara knsulterade i prcessen kring avtalshantering under utfrmningen av ansökan. Kmmunikatin, lgtyp ch webb-publicering Centrum ska följa Götebrgs universitets regler för lgtyp ch grafisk prfil. Med beslut m inrättande följer ckså rätt att publicera infrmatin i universitetets webbsystem samt att ha länkar från universitetsgemensamma sidr. Centrum ska upprätta kmmunikatinsplan ch webbplats i samråd med kmmunikatör på universitetsgemensam ch inrättande nivå. Resurser för daglig drift avsätts av värdinstitutinen, berende på inrättande nivå. Undantag Eventuella undantag från denna handläggningsrdning kan medges av rektr vid särskilda skäl, t.ex. bindande avtalskrav med externa parter. 3 (6)

4 Beredning av underlag Inför beslut m inrättande av centrum ska ansökan åtföljas av ett beredningsunderlag. Detta utfrmas av inrättande instans. Beredningsunderlag för centrum sm ska inrättas av rektr ska utfrmas i samråd med kntaktpersn vid Frsknings- ch innvatinskntret. 4 (6)

5 HANDLÄGGNINGSORDNING FÖR UPPFÖLJNING OCH UTVÄRDERING AV CENTRUM VID GÖTEBORGS UNIVERSITET För uppföljningen ch utvärdering ansvarar prefekt vid värdinstitutinen sm ckså ansvarar för att rapprtering sker till inrättande instans samt i tillämpliga fall medverkande partners. Om inte annat anges i inrättandebeslutet är det värdinstitutinen sm bekstar uppföljningen. Centrumets verksamhet ska följas genm att en årsrapprt, en halvtidsutvärdering ch slututvärdering inlämnas till inrättande instans ch medverkande partners. Om inrättat centrum, av någn anledning, inte haft någn aktiv verksamhet under en tid av mer än sex (6) månader eller helt upphört med sin verksamhet ska centrumföreståndaren anmäla detta till ansvarig prefekt eller kntaktpersn vid Gemensamma förvaltningen. Vid den årliga uppföljningen ska inrättande instans, m inte särskilda skäl föreligger, fatta beslut m nedläggning av centrumet. Årlig uppföljning Den årliga uppföljningen skall säkerställa att centrumet verksamhet ligger i linje med Götebrgs universitets Visin Uppföljningen ska ckså säkerställa att centrumet sköter sina administrativa åtaganden, följer de riktlinjer ch avtal sm gäller vid Götebrgs universitet samt att verksamhetsmålen uppnåtts. Vid den årliga rapprten ska gdkännas av styrgruppen. Följande frågr ska behandlas: Verksamhet Uppdaterad beskrivning av mål ch syfte. Kvarstår fkus? Har innevarande års åtgärder/aktiviteter genmförts? Organisatin Nya samarbetspartners Andra förändringar Eknmi Budget Redvisning Framtidsplan Uppdatera plan för uppföljning ch utvärdering Strategi för verksamheten efter att centrats verksamhetsperid gått ut 5 (6)

6 Halvtidsutvärdering Efter en verksamhetsperid m tre (3) år ska centrum utvärderas enligt de kriterier sm beslutades vid inrättande. Halvtidsutvärdering ska ha fkus på hur centrumet lyckats etablera verksamhet sm ger förutsättningar att nå de mål sm angivits vid inrättandet. Halvtidsutvärderingen ska inlämnas till inrättande instans minst tre (3) månader före nästa 3-års perid. Vid halvtidsutvärderingen ska kriterier för den slutgiltiga utvärderingen fastställas. Slututvärdering Utvärderingen fkuserar på m verksamheten vid centrumet var strategiskt lyckat från universitetets sida, ch m mrådet frtfarande gynnas av en rganisatin av sin verksamhet. Resultatet av utvärderingen ska inlämnas till inrättande instans minst 8 månader före verksamhetsperidens utgång. Det är alltid inrättande instans sm beslutar m följder sm ett resultat av utvärderingen. De alternativa följderna av en utvärdering är: a) Frtsättning sm centrum Om utvärderingen påvisar mycket gda resultat kan inrättande instans besluta m förlängning istället för avveckling. En ny ansökan ska skickas in anpassad efter de nya förutsättningarna (t.ex. hur frågeställningen har förändrats, förändrad finansiering etc.). Ansökan m att kvarstå sm centrum vid Götebrgs universitet ska inkmma senast åtta (8) månader före verksamhetsperiden utgång. En sådan ansökan skall innehålla resultatet från utvärderingen samt en ny ansökan m inrättande. I dessa fall ska dck finansieringen ske inm rdinarie ramar för verksamheten inklusive externa medel. Strategiska medel för centrum från universitetsgemensamma avsättningar kan påräknas i högst sex (6) år. b) Avveckling av centrum Om inrättande instans baserat på utvärderingsresultat beslutar m avveckling ska en plan för avveckling av centrum tas fram vilken ska vara inrättande instans tillhanda senast sex (6) månader före verksamhetsperidens utgång. Vid avveckling av centrum ska verksamheten avslutas, centrumnamnet avföras ch kstnadsstället avslutas. Dck kan viss verksamhet frtsätta under andra frmer. c) Efter det att man beslutat i enlighet med a-b) van ska gemensamma förvaltningens kmmunikatinsavdelning underrättas för att ta ställning till webb-prtal med mera. 6 (6)