Ladok3-införande. Projektorganisation, roller Ansvar och befogenheter

Transkript

1 Projektorganisation, roller Ladok3-införande Sida: 1 (5) Ladok3-införande Projektorganisation, roller och befogenheter

2 Ladok3-införande Sida: 2 (5) 1 Beställare Förvaltningschef Joakim Malmström Definiera och ansvara för effektmål Bedöma lönsamhet och finansiera framtagningen av resultat som bidrar till effektmålet Upprätta eventuella avtal Ta hand om konsekvenser i beställarens organisation Mäta, utvärdera och rapportera status för nyttorealiseringen Utfärda förfrågan och ingå avtal Äga, förvalta, underhålla och vidareutveckla projektets resultat 2 Projektägare Bitr. avdelningschef Jerker Dahne, Studentavdelningen Bedöma och ansvara för nyttan för leverantörens organisation Säkerställa finansieringen av ett projekt Starta och säkerställa ett projekt som motsvarar beställarens förväntningar Upprätta eventuella avtal Utvärdera och ta hand om konsekvenser i leverantörens organisation Utvärdera erfarenheter av projektet Hantera garantiåtaganden Starta projektet 3 Resursägare för projektmedarbetare Systemansvarig Johanna Belzacq, Studentavdelningen Säkerställa överenskommen tillgänglighet för projektmedarbetare Säkerställa överenskommen kompetens för projektmedarbetare Säkerställa överenskommen tillgänglighet och kvalité för övriga resursslag och arbetsprocesser Stödja projektmedarbetare Ta hand om effekter i den egna organisationen Föreslå/tilldela projektmedarbetare Godkänna åtagandebeskrivningar

3 Ladok3-införande Sida: 3 (5) 4 Styrgrupp Bitr. avdelningschef Jerker Dahne, Studentavdelningen (ordförande) Avdelningschef Joakim Winter, IT-avdelningen Planeringschef Susanne Thedéen, Planeringsavdelningen Handläggare Clara Lundkvist, Områdeskansliet för naturvetenskap Bitr. Studierektor Anders Rickegård, Kulturgeografiska institutionen Styra projektet och genom att fatta beslut, BP1-BP8, säkerställa ett lyckat projekt Säkerställa att projektets resultat bidrar till effektmålet Tillföra de resurser som krävs Stödja projektledningen, säkerställa att den har full kontroll och att projektet kommer att nå målet Kontinuerligt hålla sig informerad om projektets status Ta beslut om förändring av projektet Godkänna och ändra - projektplanen - kravbeskrivningen Initiera projektanalyser Godkänna leverans och överlämning Avsluta projektet 5 Projektledare, PL, Studentavdelningen Genomföra projektet med resultat enligt krav- och lösningsbeskrivning samt inom ramarna för projektdirektiv och projektplan Säkerställa att organisationen och arbetssättet är ändamålsenliga, dokumenterade och klara Identifiera och införa förbättringar i arbetssättet Rapportera och informera om projektläget Föreslå avtalsändringar Avtala om resurser till projektet Styra tilldelade resurser Vid behov ändra projektets organisation Initiera projektanalyser Förhandla med beställaren - om detta delegerats av projektägaren 6 Projektadministratör, PA Erik Wallenberg Bondesson, Studentavdelningen

4 Ladok3-införande Sida: 4 (5) Sammanställa och strukturera tidplaner efter underlag från projektledning/projektmedlemmar Sammanställa och rapportera projektstatus avseende resultat, tidplan och kalkyl Sammanställa och strukturera åtgärdslistan Signalera avvikelser till PL/DPL Följa upp projektets beroenden Upprätta och underhålla projektbiblioteket I samråd med projektdeltagare och berörda föreslå och införa rutiner (inkl. teknisk miljö) för: planering och uppföljning informationsspridning hantering av risker ändringshantering Hämta in uppgifter för att planera och följa upp projektet Föra in och lämna ut informationen till och från projektbibliotek 7 Referensgrupp, användning Kommer att användas under projektet. Rådgivande vara rådgivande avseende resultatets funktionella innehåll och användning successivt förankra resultatet i användarorganisationen ge råd och förslag till resultatets utformning inom ramen för kravbeskrivningen 8 Referensgrupp, förvaltning Kommer att användas under projektet. Rådgivande vara rådgivande avseende resultatets inre struktur och uppbyggnad successivt förankra resultatet i förvaltningsorganisationen ge råd och förslag till resultatets inre struktur och uppbyggnad inom ramen för gällande metoder och verktyg Beslutande ansvara för resultatets inre struktur och uppbyggnad successivt förankra resultatet i förvaltningsorganisationen fastställa resultatets inre struktur och uppbyggnad

5 Ladok3-införande Sida: 5 (5) 9 Delprojektledare, DPL Jim Williams, IT-avdelningen och befogenhet Enligt samma principer som för projektledaren avgränsat till en del av resultatet exklusive rätten att fatta beslut om resultatets funktion/egenskaper 10 Projektmedarbetare Projektmedarbetare kan utföra uppgifter inom olika delar av projektet. Bland annat kommer projektet att behöva medarbetare inom följande roller: Kommunikatör Registervårdare Utbildare Testare Processutredare och befogenhet Ta personligt ansvar för egna åtaganden För egna åtaganden tydliggöra resultatet, dvs vad som efterfrågas vad klart innebär För egna åtaganden förstå varför det efterfrågas vem som efterfrågar vem som skall använda det Flagga i tid vid eventuell försening Söka och föreslå möjligheter till förbättringar av produktionsarbetet Komma överens med uppdragsgivaren om det personliga åtagandets, mål, resursbehov och osäkerhet Förfoga över tilldelade resurser