Styrgrupp, projekt. Tieto PPS AH018, 7.4.1, Sida 1

Transkript

1 Sida 1

2 Om styrgrupp projekt Styrgruppen är ansvarig för att säkerställa att projektet lyckas, dvs säkerställa projektets bidrag till beställarens effektmål. Styrgruppen är den beslutande instans dit projektledningen vänder sig i ärenden där den inte har beslutsrätt. Styrgruppen består av beslutsfattare som representerar projektets beställare och andra viktiga intressenter. Att vara medlem i styrgruppen innebär skyldighet och rättighet att ta beslut om projektet samt att stödja projektledningen och projektet i deras arbete. Alla styrgruppsmedlemmar ska vara införstådda med sitt ansvar och avsätta erforderlig tid. På ett konstituerande möte, innan projektet startar, kan styrgruppsmedlemmarnas ansvar, befogenheter och arbetsuppgifter klarläggas samt styrgruppens arbetsformer fastställas. Styrgruppsmöten ska vara korta och effektiva beslutsmöten. Detta förutsätter att beslutsunderlaget från projektledningen är tydligt och förankrat hos de närmast berörda. För att få besluten tydliga och snabbt kommunicerbara ska förslag till formuleringar av beslut ingå i beslutsunderlaget. Styrgruppen är den formellt förmedlande länken mellan projektet och organisationen i övrigt. Ett styrgruppsmöte innebär att ett eller flera av de typ-beslut som är beskrivna i PPS beslutspunkter tas på mötet. Sida 2

3 Styrgrupp, syfte Styrgruppens ansvar är att säkerställa ett lyckat projekt Genom att förstå och kommunicera effektmålet säkerställa att projektets resultat bidrar till effektmålet ta beslut, BP1-BP8 aktivt stödja projektledningen vara den formella länken mellan projektet och verksamheten besluta i ärenden där projektledningen inte har befogenhet T Ä N K P Å Alla styrgruppsmedlemmar ska vara införstådda med sitt ansvar och skall avsätta erforderlig tid Sida 3

4 Styrgruppmedlemmens löpande arbete Länken mellan projekt och verksamhet identifiera ändrade förutsättningar i verksamheten ta hand om effekter i den egna verksamheten prioriteringar och samband andra projekt säkra inberoenden till projektet, yttre förutsättningar utanför projektledningens befogenheter tillse att formella personalfrågor hanteras Aktivt stödja projektledningen marknadsföra projektet, vara projektets ambassadör vara tillgänglig, vara bollplank mellan styrgruppsmöten hålla sig informerad om vad som händer i projektet säkerställa tillgång, kompetens och kvalité för berörda resursslag Sida 4

5 Styrgruppsbeslut i projekt, BP1-BP8 Exempel på beslut godkänna lösningsförslag och strategi för genomförandet ändra omfattningen av åtagandet tvister om tolkningen av t.ex. - ansvar och befogenheter - projektplan, inkl krav- och lösningsbeskrivning hantering av - prognostiserad försening/ fördyring - uppkomna risker - tillskott från riskpotten T Ä N K P Å Projektledningens befogenheter är definierade i projektplanen Protokoll, styrgruppsmöte Beslutslogg Sida 5

6 Styrgruppens ordförande Ansvarar för att säkerställa styrgruppens åtagande, dvs att projektets resultat bidrar till effektmålet enligt beställarens förväntan styrgruppen är rätt sammansatt, utser de områden/roller som skall vara representerade styrgruppens arbetsform är effektiv T Ä N K P Å Projektägaren är vanligen ordförande i styrgruppen Sida 6

7 Styrgruppens sammansättning? Behov av stöd och kunskap för att fatta de övergripande besluten Miniprojekt Megaprojekt Endast beställaren? korta möten enkel beslutsordning snabba beslut Flera medlemmar? klokare beslut - fler som bollar - täcka olika perspektiv - olika erfarenheter större genomslagskraft - bred förankring - befogenhet inom flera områden T Ä N K P Å Sammansättningen kan variera över tiden Styrgrupper med fler än 6 medlemmar kan få svårt att vara effektiva Sida 7

8 Styrgruppsmöte projekt, deltagare Styrgruppsmedlemmar med befogenhet att ta beslut beställaren, finansierar projektet och ansvarar för effektmålet projektägaren, har startat projektet resursägare för resurser i projektet resursägare för användar- och förvaltarenheter Deltagare utan befogenhet att ta beslut projektledaren; sammankallande, föredragande och sekreterare specialister, stöd och föredragande i vissa frågor underleverantörers projektägare Sida 8

9 Styrgruppens arbetsformer Frågor att hantera bemanning, vem skall representera respektive område och när behövs det antal möten, krav på närvaro, förberedelser och avsatt tid beslutsordning arbetsuppgift, tydlig avgränsning mot referensgruppsrollen beslutsprocess, samsyn på beslutspunkter och styrmodell Konstituerande styrgruppsmöte, gå igenom och fastställa utse ordförande styrgruppens arbetsformer ansvar, befogenhet och arbetsuppgifter för respektive styrgruppsmedlem Protokoll styrgruppsmöte Checklista styrgrupp Sida 9

10 Riktlinjer och stöd för styrgruppsarbete Riktlinjer styrgruppsarb. 1. Introduktion 2. Styrgruppsrollen 3. Styrgruppens sammansättning 4. Bemanning 5. Arbetsformer 6. Ansvarsfördelning 7. Referenser Används för att beskriva generella riktlinjer för styrgruppsarbetet inom ett specifikt företag eller organisation. Är ett komplement till verksamhetens projektpolicy Checklista styrgrupp 1. Inledning Syfte, användning Basfakta om projektet 2. Styrgrupp Styrgruppens sammansättning Ansvarsfördelning Konstituerande möte 3. Beslutspunkter Checklista BP1 Checklista BP2 etc 4. Avveckling Avvecklande möte Används för att beskriva hur arbetet skall bedrivas i en styrgrupp för ett visst projekt, kan behöva ändras eller kompletteras Riktlinjer, styrgr.arbete Checklista, styrgrupp Sida 10

11 Styrgruppsmöte, arbetsgång 1. Projektledningen utarbetar beslutsunderlag 2. Styrgruppsmedlemmarna informeras 3. Aktuellt läge analyseras - information och underlag från projektledningen - situation i verksamheten - underlag från portföljledningen 4. Kommande beslut diskuteras och förankras för att säkerställa bidraget till beställarens behov 5. Material distribueras 3-5 dagar före styrgruppsmötet 6. Erhållet material studeras inför mötet 7. Styrgruppsmötet äger rum, aktivt deltagande från alla 8. Beslut sammanfattas och tas till protokoll 9. Protokoll distribueras omgående T Ä N K P Å Möten med planerat innehåll bör beskrivas i projektplanen Projektledaren kan ansvara för protokollet Sida 11

12 Förberedelser inför styrgruppsmöte Möteskallelse Statusrapport Beslutsunderlag M A T E R I A L kallelse med förslag till dagordning aktuella statusrapporter beslutsunderlag med förslag till beslut T Ä N K P Å Att distribuera materialet 3-5 arbetsdagar i förväg Skriv alltid beslutsunderlag Statusrapport Beslutsunderlag Sida 12

13 Dagordning vid styrgruppsmöte D A G O R D N I N G 1. Godkänna dagordningen 2. Protokollet från föregående möte 3. Frågor om projektstatus 4. Risker 5. Beslut baserade på underlag 6. Genomgång av åtgärdslistan 7. Övriga frågor 8. Tid, plats och form för nästa möte T Ä N K P Å Kontinuerlig statusrapportering utgör underlag för beslut Protokoll, styrgruppsmöte Åtgärds- /aktivitetslista Sida 13

14 Styrgruppsmöte, checklista Är det tydligt vilka/vilket beslut som styrgruppen ska fatta? Finns beslutsunderlag till alla beslut? Är kommande beslut diskuterade och förankrade? Har alla fått materialet 3-5 arbetsdagar före mötet? Är protokollet förberett före mötet, finns utkast till beslutstext formulerad? Är de närmaste 2-4 styrgruppsmötena inbokade med deltagarna? Kommer det att fungera med både kund och projektägare i samma styrgrupp? Sida 14