PPS-modellen och PPS OnLine

Transkript

1 Kort om PPS-modellen och PPS OnLine Enhetligt stöd för portfölj-, program- och projektstyrning

2 PPS-MODELLEN, PRAKTISK PROJEKTSTYRNING Projekt-, program och portföljnivå i PPS PPS bidrar till fler lyckade projekt genom att beskriva en styrmodell för att aktivt planera och leda ett enskilt projekt, ett program eller en hel projektportfölj. Modellen bygger på praktiska erfarenheter och befintlig standard inom området. PPS fungerar för både stora och små projekts behov. Färdiga beskrivningar finns för olika projektstorlekar, program och portföljer. Allt material finns på svenska och engelska och ingår i webbapplikationen PPS OnLine. Stöd för portfölj-, program- och projektstyrning De flesta organisationer har behov av att gruppera och hålla reda på alla sina projekt och deras inbördes beroenden. PPS har ett genomgående och tydligt synsätt på begrepp, roller och samband vad gäller styrning av portföljer, program och projekt. Åtagandekultur, vårt grundläggande synsätt En grundbult i PPS är att alltid göra tydliga och förankrade överenskommelser. En annan är att alltid vara förberedd på förändringar. Centrala begrepp är personligt ansvarstagande, öppenhet och förtroende. PPS utgår ifrån att varje människa är en unik resurs, som alltid vill och kan ta ansvar. Det ställer krav på hur vi leder och fördelar arbetet, att alla ges möjlighet att utvecklas och växa. Inga modeller eller metoder kan ersätta personligt engagemang, kunskap och initiativförmåga. För att förstärka kreativitet och ansvarstagande hos alla medverkande har stor vikt lagts på tydlighet, enkelhet och lättillgänglighet i PPS.

3 PPS OnLine GÖR PPS TILLGÄNGLIGT FÖR ALLA Startbild i PPS OnLine, välj din roll För att få projekt att löpa smidigt är det viktigt att det finns ett lättillgängligt och användarvänligt stöd i projektarbetets vardag. Med PPS OnLine har hela organisationen alltid tillgång till ett arbetssätt med beskrivningar som reglerar, likformar och stödjer projektarbetet. Beroende på vilken roll du har väljer du din ingång i PPS OnLine och ser vilka avsnitt, mallar och checklistor som främst ger stöd för ditt ansvarsområde. För respektive roll visas endast de delar i PPS-modellen som är användbara för rollen. Vyerna är skapade så man enkelt får rätt stöd och når de viktigaste mallarna och färdigheterna.

4 ROLLEN PROJEKTLEDNING Projektdirektiv Styrgrupp BP1 BP2 BP3 BP4 BP5 BP6 BP7 BP8 Projektplan Leverans Slutrapport Överlämning Projektledning Förbereda Genomföra Avveckla Det resultat projektet skall Arbetet mot projektets mål styrs leverera och hur arbetet med aktiv återkoppling och Beslutspunkter och ska genomföras faser projektstyrning beskrivs ordnad hantering av ändringar och överenskoms Resurser återlämnas och erfarenheter summeras Processvyn för ett projekt Förberedelser i PPS går ut på att definiera vad projektet ska åstadkomma för resultat, vilka projektets mål och avgränsningar är och hur projektarbetet praktiskt ska genomföras. Under genomförandet skapas de resultat som leder till att projektets mål uppfylls. Strategin för att producera resultatet kan ha olika karaktär men PPS styrmodell kan alltid användas. För att tidigt upptäcka förändringsbehov genomförs aktiv återkoppling som kompletteras med en ordnad ändringshantering. Avveckling innebär återlämning av resurser och summering av gjorda erfarenheter i en slutrapport. Stöd i styrprocessen För varje steg i processen finns beskrivande text och länkar till rekommenderade mallar och färdigheter. Ett steg i vyn Processer under förberedelsefasen

5 MALLAR UNDERLÄTTAR FÖR ALLA Vyn Mallar i PPS OnLine En viktig del av projektledningen är att dokumentera och sprida information. PPS innehåller ett stort antal dokumentmallar som förenklar och snabbar upp projektarbetet. Användningen av mallar ökar enhetlighet i begrepp och dokumentstruktur. Det underlättar avsevärt för projektets styrgrupp, medarbetare m.fl. och missförstånd och oklarheter minskar. Vyn Mallar innehåller dokumentmallar med förklaringar och skrivstöd. Det finns också många exempel på färdiga dokument som baserats på mallarna. Varje mall innehåller både en kortfattat och en djupare beskrivning av syfte, användningsmöjligheter etc. Dokumentmallar för projektstyrning

6 FÄRDIGHETER, SAMLAD KUNSKAP OCH ERFARENHETER Det finns mycket erfarenheter och kunskap skrivet om projektstyrning. Att den inte kommer till användning beror ofta på att den är svår att hitta eller att den inte ger konkret praktiskt stöd. I PPS finns ett antal färdigheter beskrivna. Varje färdighet beskriver ett kunskapsområde, t.ex. planering eller riskhantering. Enkelhet och tydlighet har varit, och är fortfarande, ledstjärnor vid utformningen av färdigheter i PPS-modellen. Sammantaget ger färdigheterna ett heltäckande kunskapsstöd och de är åtkomliga från olika delar av PPS OnLine. Vyn Färdigheter i PPS OnLine är anpassad för att ge respektive roll ett stöd för att klara sin del av projektarbetet. Vyn Färdigheter i PPS OnLine Länkar från vyn ger direkt åtkomst till den beskrivande texten, arbetsgång och checklista. Färdigheterna är beskrivna på ett likformigt och lättillgängligt sätt.

7 VARJE PROJEKT ÄR UNIKT Projekt är olika stora och komplexa Behovet av styrning varierar mellan ollika projekt, alla projekt behöver inte hanteras på exakt samma sätt. Hur många dokument som behövs och hur omfattande de skall vara behöver alltid anpassas till verkligt behov. PPS OnLine har färdigt stöd för tre olika klasser av projekt. Projektets klass styr vad som rekommenderas eller är krav att använda i modellen. Klassningen görs med stöd av en enkel checklista i samband med start av ett nytt projekt. Projekt levererar olika resultat Att arbeta i projektform är idag vanligt och naturligt i alla branscher. Det betyder att det finns utvecklingsprojekt, byggprojekt, installationsprojekt, offertprojekt, forskningsprojekt etc listan kan göras lång. PPS som styrmodell fungerar utmärkt oavsett bransch, alltså oavsett vad som ska levereras och på vilket sätt det produceras. PPS skiljer på den generiska styrmodellen och modell för produktion av resultaten, som ska vara unika för olika verksamheter. Klasser av projekt, för anpassad projektstyrning Typer av projekt, olika produktion och resultat

8 PORTFÖLJLEDNING Projekt existerar därför att det finns behov av förändring. Typiskt för de flesta verksamheter är ett ständigt ökande förändringsbehov. Detta leder till att en mängd projekt pågår och att nya projekt startas upp i en ökande takt. Samtidigt är resurstillgången begränsad, alla initiativ kan inte genomföras. PPS syn på multiprojektmiljön utgår från att verksamhetens affärsidé och strategiska mål utgör ledstjärnan för löpande uppföljning och aktiv prioritering av projekt och program. Praktiskt stöd På samma vis som för projektledning innehåller PPS stöd för portföljledning i form av olika dokumentmallar, färdigheter och rollbeskrivningar. Begrepp och roller En projektportfölj är en samling projekt och program inom en organisation. De behöver prioriteras för att säkerställa att ett maximalt bidrag till verksamhetens mål erhålls. En portföljledning ansvarar för att identifiera verksamhetens långsiktiga strategiska mål och de mer kortsiktiga verksamhetsmål som skall nås med hjälp av projekt och program. Pågående projekt, program och nya initiativ nyttovärderas löpande mot målen. Portföljledning är en kontinuerlig process. Projekt och program däremot startas, genomförs och avvecklas. PPS styrmodell för portföljhantering

9 PROGRAMLEDNING I ett program initieras, koordineras och bevakas de projekt och aktiviteter som behövs för att nå programmets mål. Målet kan vara att utveckla en befintlig verksamhet eller att etablera en ny verksamhet, en tjänst eller produkt. Program är ofta omfattande och tar vanligen flera år att genomföra men har, liksom projekt, både start och slut. PPS styrmodell för program syftar till att stödja samverkan mellan ingående projekt och den löpande linjeverksamhet som ingår i programmet. Projekten levererar överenskommna resultat till verksamheten där sedan nyttan ska realiseras och programmets mål ska uppnås. Modellen stödjer en hög beredskap för att hantera nya initiativ och beslut. Praktiskt stöd På samma vis som för projektledning innehåller PPS stöd för programledning i form av olika dokumentmallar, färdigheter och rollbeskrivningar. Begrepp och roller Ett program definieras som projekt och sammanhörande linjeverksamheter som behöver koordineras för att uppnå ett gemensamt verksamhetsmål. Programledning innebär att säkerställa att definierat programmål nås vid en angiven tidpunkt och för en bestämd kostnad. I programledning ingår koordinering av de projekt som omfattas av programmet. Desutom förändringsledning av de ingående aktiviteter som utförs i linjen och kontinuerlig uppföljning och mätning av att planerad verksamhetsnytta uppkommer. PPS styrmodell för program

10 FÄRDIGA MAPPNINGAR PPS kompletterar andra modeller med mer konkret och praktiskt stöd. PPS OnLine innehåller korsreferenser till projektstyrning enligt IPMA, PMI och PRINCE2 när det gäller färdigheter och mallar i PPS. Färdiga beskrivningar finns för PPS samband och samverkan med produktionsmodeller som RUP, DSDM och SCRUM. INBYGGT SJÄLVTEST En projektmodell ger optimal effekt när alla berörda förstår hur den är uppbyggd och hur den skall nyttjas. PPS OnLine innehåller en webbaserad självtest, ett kunskapstest. Varje medarbetare kan där själv kontrollera att man har tillräcklig insikt i modellen. Frågorna är anpassade till olika projektroller, såsom projektledare, medarbetare eller styrgruppsmedlem. Testet kan anpassas på olika vis. FÖRBERETT FÖR ANPASSNING PPS OnLine är förberett för att kunna anpassas till en viss verksamhets behov och standard. De delar av materialet som inte önskas kan tas bort eller företagsanpassas på olika sätt. Det går också bra att komplettera med ytterligare innehåll, t.ex. egna mallar eller beskrivningar. PPS OnLine kan länkas ihop med andra webbaserade beskrivningar. PPS OnLine kan utgöra en komponent i ett verksamhetssystem och länkas ihop med beskrivningar av andra processer eller modeller. T.ex. till en egen produktions- eller utvecklingsmodell.

11 ANVÄNDARNÄTVERK PPS Användare av PPS OnLine ingår i det användarnätverk som sedan flera år finns för PPS. Tieto anordnar gemensamma träffar cirka två gånger per år. Nätverket ger möjlighet att utbyta erfarenheter och idéer med personer och organisationer som har, eller har haft, liknande situation och behov. Nätverket ger även Tieto input till utvecklingen av PPS och möjlighet att förankra planer för nya utgåvor av PPS OnLine. För mer information om PPS besök KONTINUERLIG UTVECKLING Tieto har en väl uppbyggd organisation för förvaltning och utveckling av PPS. För att säkerställa kundernas höga krav på kvalitet bedrivs ett kontinuerligt arbete med att utveckla PPS-modellen och PPS OnLine. Förändringsidéer registreras löpande. Idéerna initieras från egen omvärldsbevakning av internationella standarder som PMI, IPMA och PRINCE2, regelbundna kundträffar, från Tietos konsulter och framför allt från den stora mängd projektledare Tieto ständigt möter. Arbetet resulterar i minst en ny uppdaterad version av PPS per år. Utvecklingsprocesserna är kvalitetssäkrade enligt Tietos kvalitetssystem W2E. ÅTKOMST TILL PPS OnLine PPS OnLine är webbaserat med extern och/eller intern åtkomst beroende på installationsform. PPS Online kan installeras lokalt på en server eller nås på Tietos webbplats. PPS OnLine finns även integrerat i Projektplatsens webbtjänst.

12 Tieto Tieto är ett IT-tjänsteföretag som erbjuder IT-, FoU- och konsulttjänster. Med cirka anställda är Tieto ett av de ledande IT-tjänsteföretagen i norra Europa och världsledande inom vissa segment. Vi specialiserar oss inom de områden där vi har djupast kunskap om våra kunders verksamheter och behov. Våra konkurrensfördelar bygger på ett starkt kundfokus och vårt nordiska ursprung. För mer information om PPS: pps@tieto.com Besöksadress: Kronborgsgränd Kista Sedan den första december 2008 heter vårt varumärke Tieto. Det officiella, registrerade bolagsnamnet är TietoEnator Abp. Financial Value Chain: Future Office: Digital Customership: info@tieto.com