Projektdirektiv Budgetverktyg

Transkript

1 Diarienr: Y 2017/3 Budgetverktyg Direktivet är en överenskommelse mellan projektägare/beställare Peter Tellberg/Anna Lindholm och projektledare om förutsättningarna för förberedelsearbetet Filnamn: Budgetverktyg - A10.docx Mall från Tieto PPS (MEme017, (4.0.0) Sida: 1 (5)

2 1 Bakgrund Nuvarande budgetverktyget Perspektiv är föråldrat och stödjer inte dagens behov av funktionalitet. Det är universitetets första systemstöd för budget- och uppföljningsarbetet och infördes Syftet med ett gemensamt systemstöd är att stödja processerna och samtidigt bidra till ett gemensamt arbetssätt, möjliggöra konsolidering på olika nivåer samt att öka kompetensnivån hos användarna avseende budgetering och prognos. Under åren har verksamheten tydligt uttalat behov av utökad funktionalitet och förbättrat systemstöd och det har också skett stora förändringar både inom och utanför universitetet sedan systemet infördes. Exempel på sådana förändringar är ökade krav på bättre resursanvändning, ökad intern styrning och kontroll, krav på förbättrade prognoser samt kalkylstöd för olika ändamål. En annan förändring som ställer krav på utveckling av stödverktyg är redovisningsmodellen för full kostnadsredovisning (SUHF-modellen 1 ) som infördes Utöver dessa förändringar har det under åren skett en snabb teknikutveckling vilket inneburit att Perspektiv inte längre står på en tekniskt stabil plattform. Vid ett par tillfällen, 2007 och 2010, har initiativ tagits till att byta ut systemet dock utan framgång. Vid det första tillfället uteblev nytt system på grund av att leverantören inte kunde tillhandahålla en godtagbar produkt som stöd för budgetprocessen och vid det andra tillfället valde man att avvakta projektinförandet av det då aktuella LIS, lednings- och informationssystemet. Mot bakgrund av nämnda utvecklingsbehov, gav universitetsdirektören hösten 2015 området för administrativt stöd, i uppdrag att genomlysa budgetprocessen och anskaffa ett nytt systemstöd. Områdeschef Anna Lindholm gav därefter ett uppdrag att genomföra en förstudie till ekonomienheten och ekonomichef Lars Nilsson/Peter Tellberg. Förstudien inriktades på att ta reda på vilka förutsättningar som råder, initialt med en bred ansats som därefter avgränsas efter hand. Förstudien skulle resultera i ett projektförslag som ger underlag för beslut om förändringar i budgetprocessen och införande av ett nytt budgetsystemstöd. Detta direktiv baserar sig på resultatet av förstudien och ligger till grund för budgetverktyg projektet. 2 Mål Sammanfattningsvis kommer det nya systemet att vara mer användarvänligt jämfört med befintligt system. Systemet kommer att stödja de behov som verksamheten har, vilket bland annat innebär en mer anpassad funktionalitet som ger minskat manuellt arbete och ökad kvalitet i budgetarbetet. Ett nytt budgetverktyg kommer dessutom att stå på en mer stabil teknisk plattform, något som leder till ökad driftstabilitet. 1 Filnamn: Budgetverktyg - A10.docx Mall från Tieto PPS (MEme017, (4.0.0) Sida: 2 (5)

3 2.1 Effektmål Ett antal effektmål har definierats som beskriver de effekter som möjliggörs genom att projektet genomförs. Om dessa effekter inträffar kommer verksamheten gynnas genom olika nyttor. Det är nyttorna som kommer att följas upp. Nedan finns de huvudsakliga effektmålen för projektet definierade i fallande ordning. 1. Bättre funktionalitet 2. Stabilare miljö 3. Förbättradarbetsmiljö 4. Frigjord tid 5. Bättre uppföljning och styrning 6. Ökad kunskapsnivå 7. Färre blanketter och system 2.2 Projektmål De projektmål som visas nedan är de huvudsakliga möjliggörare som projektet levererar för att uppnå effekterna. Nytt budgetsystem/verktyg Möjliggöra nya integrationer och funktioner mot system som bland annat Eko och Retendo (Projekt och Personal). Nya funktioner för kalkylstöd Dokumenterade processer som är ändamålsenliga, effektiva, gemensamma. Utredningar och förändringar gällande SUHF och objektplan etc. Dessa förändringar och projektmål förtydligas och beslutas i projektplanen. 2.3 Nyttor Nyttorna är framtagna i förstudien tillsammans med verksamheten. Utifrån prioriteringen av önskvärda effekter har nyttorna värderats. De viktigaste nyttorna som ger störst påverkan har valts ut och beskrivs nedan. Dessa kommer även att följas upp för att säkerställa att nyttan realiseras. De nyttorna med störst påverkan och värde är kvalitativa nyttor. ID Beskrivning av nyttan Säkerhet Påverkan Kommentarer 1 Underlätta för institutioner och fakulteter att göra budget, uppföljning och prognos Säker 4: Mycket hög 2 Minimera dubbelarbete Osäker 3: Hög 3 4 Färre stopp och ökad driftsäkerhet Lättare att koppla ekonomi till verksamhetsplanering Säker Osäker 3: Hög 2: Låg Dessa nyttor bryts ner mot de primära målgrupperna och definieras i projektplan. Funktionalitet såsom simuleringar, fleråriga budgetar, personal- och projektintegreringar etc. möjliggör detta. Integration av kalkylstöd och mallar till verksamheten. Varianter av budgetering möjliggörs. Integrationer med bl a EKO och Retendo minskar dubbelarbete. Avtal med en bättre lämpad leverantör med tjänsteansvar för systemet garanterar en driftsäkerhet. Ett mer funktionellt systemstöd ger förutsättningar för en kommunikation mellan ekonomer och verksamhetsansvariga. Filnamn: Budgetverktyg - A10.docx Mall från Tieto PPS (MEme017, (4.0.0) Sida: 3 (5)

4 3 Krav Projektets primära krav är att tillhandahålla ett nytt budgetverktyg. Följande behöver tillgodoses för verksamheten: Tillhandahålla ett mer funktionellt och flexibelt stöd som bland annat ger möjlighet till simuleringar, kalkylstöd mm. Tillhandahålla ett bättre stöd för tillämpningen av redovisningsmodellen för full kostnadsredovisning, (SUHF-modellen) i de delar som är kopplade till budget- och uppföljningsbehov. Tillhandahålla stöd till projektkalkylering, -budgetering och -uppföljning för forskningsprojekt. Använda befintliga information avseende beviljade kontrakt som stöd i budgetering av projekt. Minimera dubbelarbetet avseende budgetering av personalkostnader. Förtydliga och anpassa befintliga processbeskrivningar. 3.1 Prioritering 1. Kostnad 2. Resultat 3. Tidpunkt 4 Underlag Följande underlag finns för budgetverktygsprojektet: Förstudierapport med tillhörande bilagor. Upphandlings- och anbudsunderlag 5 Kontaktpersoner Beställare: Anna Lindholm, områdeschef på området för administrativt stöd Ägare: Peter Tellberg, enhetschef på ekonomienheten. Projektledare: Kajsa Salenius, ekonomienheten. Projektledare: konsult, Sigma Filnamn: Budgetverktyg - A10.docx Mall från Tieto PPS (MEme017, (4.0.0) Sida: 4 (5)

5 6 Tid och resurser Godkännande av projektplan Personella resurser tillgängliga för förberedelsearbetet, projektledare. Kajsa Salenius, projektledare. Martin Thulin, projektstöd. Projektets sträcker sig fram till 2020 enligt följande plan: Genomförande klart, datum (BP4-7) Avveckling klart, datum (BP8) Finansiering Projektet finansieras inom portföljen för universitetsgemensamma utvecklingsprojekt. Projektbudget Kostnad tkr TOTALT Intern arbetstid Extern arbetstid Övriga kostnader TOTALT Totala kostnader fördelat i procent 51% 29% 20% 100% Filnamn: Budgetverktyg - A10.docx Mall från Tieto PPS (MEme017, (4.0.0) Sida: 5 (5)