Projektstyrningspolicy för Strängnäs kommun

Transkript

1 1/5 Beslutad: Kommunfullmäktige Gäller fr o m: Myndighet: Diarienummer: Ersätter: Ansvarig: Kommunstyrelsen KS/2013: Ingen befintlig policy Utvecklingsavdelningen Projektstyrningspolicy för Strängnäs kommun Syfte Syftet är att samtliga arbeten som drivs i projektform ska styras, dokumenteras och utvärderas på ett likvärdigt sätt där nyckelorden är kvalitetssäkring och långsiktigt lärande. För att projekten ska vara kvalitetssäkrade behöver de styras och utvärderas på ett effektivt sätt, och för att organisationen ska kunna lära av tidigare projekt behöver de dokumenteras. Projektstyrningspolicyn ska ge stöd till de medarbetare som arbetar i projektform, oavsett storlek. Den ska sätta standarden för ett arbetssätt som ger förutsättningar för goda resultat. n ska ses som en miniminivå för projektarbete, inget hinder finns för exempelvis en utökad projektorganisation om det anses gynna utfallet av projektet. Definitioner Projekt Ett projekt har en klart definierad uppgift, ska utföras på en viss tid med givna resurser och en särskild organisation skapas för genomförandet. Projektstyrningspolicy Styrdokumentet som lägger fast principerna för projektarbete i Strängnäs kommun. Projektmodell Inkluderat i projektstyrningspolicyn finns projektmodellen som beskriver ett projekts generella process. Kompletterande projektmodell För vissa typer av projekt krävs en mer specialiserad och anpassad projektmetodik.

2 2/5 Omfattning och struktur Projektstyrningspolicyn beslutas av kommunfullmäktige. Respektive nämnd kan besluta om kompletterande projektmodeller för projekt som är unika för den aktuella nämnden. Nämnderna kan inte besluta om avsteg från projektstyrningspolicyn. Som komplement till projektstyrningspolicyn finns projekthandboken, där konkreta verktyg för projektarbetet finns att tillgå samt fördjupande utförligare förklaringar till begrepp som används i projektarbete. I handboken ingår även en projektmodell som visuellt beskriver projektarbetets process. Obligatorisk projektorganisation Projektägare Styrgrupp Projektledare Projektgrupp Projektägare Beslutar om mål och resurser som tilldelas projektet samt vilka som ska ingå i projektets styrgrupp. Kan exempelvis vara en nämnd eller kontorschef. Om projektägaren är fler än en person behöver en person utses som projektägarens representant. Styrgrupp Styrgruppen bör bestå av en till fem personer och representationen ska spegla projektets intressen. Projektägaren eller dennes representant utgör ordförande i styrgruppen Styrgruppens främsta uppgift är att stötta projektledaren under planering och genomförande av projekt, samt att fatta vissa beslut.. I mindre omfattande projekt kan projektägaren ensam utgöra styrgrupp. Projektledare Projektledaren ansvarar för planering, styrning och genomförande av projektet. Projektledaren ska rapportera till styrgruppen. Projektgrupp Projektgruppen utför det faktiska arbetet i projektet. Projektledaren leder arbetet. Projekt bedrivs enligt följande process Behovsanalys och förstudie Projektdirektiv Planering Genomförande Projektavslut Uppföljning

3 3/5 Behovsanalys och förstudie Processen inleds med att ett behov eller idé uppstår. För att klargöra hur behovet ska kunna tillgodoses behöver en behovsanalys upprättas. Beroende på behovets art blir behovsanalysen mer eller mindre omfattande. Lämpligtvis görs behovsanalysen av den funktion där behovet uppstått för att få en så heltäckande analys som möjligt. Beroende på projektets omfattning och art kan också en kompletterande förstudie behöva genomföras för att beslutsunderlaget inför beslut om genomförande av projekt eller ej ska vara tillräckligt. Förstudien kan vara allt från en kort utredning till ett omfattande arbete som behöver hanteras som ett eget projekt. 1) Behovsanalys, som ska innehålla: a) Beskrivning av behovet/problemet b) Förväntad nytta om behovet tillgodoses c) Konsekvenser om behovet inte tillgodoses d) Rekommendation kring genomförande av projekt eller ej samt genomförande av förstudie eller ej Projektdirektiv Nästa steg i processen är att besluta om ett projekt ska genomföras. Det är projektägaren som beslutar om detta och projektägaren ansvarar också för att ta fram ett projektdirektiv. 1) Beslut om projektet ska genomföras eller ej 2) Beslut om projektledare 3) Projektdirektiv, som ska innehålla: a) Information om vem som är projektägare b) Projektets syfte c) Omfattning och eventuella avgränsningar d) Beräknad tidsåtgång e) Ekonomiska resurser som ställs till förfogande f) Personella resurser som ställs till förfogande

4 4/5 Planering När beställaren beslutat att projektet ska genomföras går steget vidare till planeringsfasen. Projektledaren planerar projektet och dokumenterar detta i en projektplan. Projektplanen ska godkännas av projektägaren. 1) Projektplan, som ska innehålla: a) Projektets syfte, mål och effektmål b) Projektorganisation c) Tidplan d) Projektbudget e) Riskanalys f) Plan för hur och när budgeten ska stämmas av g) Plan för hur projektet ska avrapporteras löpande samt hur de ska följas upp efter avslut h) Plan för hur avvikelser ska hanteras i) Plan för hur de förväntade effekterna ska förvaltas 2) Beslut om godkännande av projektplan Genomförande Genomförandefasen ska utföras enligt den beslutade projektplanen. Avvikelser ska hanteras enligt projektplanen. Uppstår andra avvikelser som det inte finns beredskap för behöver beslut om hur dessa ska hanteras eskaleras till styrgrupp och i vissa fall även projektägare. Projektavslut Styrgruppen beslutar om när ett projekt kan avslutas. Då upprättas en slutrapport som lämnas till projektägaren. 1) Beslut att avsluta projektet 2) Slutrapport, som ska innehålla: a) Utfallet av projektet i förhållande till de mål som beslutades om i projektplanen b) Ekonomiskt utfall i förhållande till projektets budget c) Redovisning av avvikelser från projektplanen och hur de hanterades i projektet d) Sammanfattning av lärdomar från projektet som andra kan dra nytta av e) Plan för hur eventuella effektmål ska följas upp

5 5/5 Uppföljning Uppföljningen av projektet görs i samband med projektets slutrapport. Långsiktiga resultat av projektet kan sällan följas upp i anslutning till projektet, utan det behöver gå en tid efter projektavslut innan resultatet kan följas upp. Därför ansvarar projektägaren för att en långsiktig uppföljning sker och dokumenteras. Politisk styrning och förankring En generell regel för hur och när de politiska organen ska vara inblandade i projekt är omöjligt att sätta eftersom projekten skiljer sig så mycket åt både vad gäller art och omfattning. Därför måste en bedömning ske i varje enskilt fall där utgångspunkterna är vem som äger de resurser som avsätts för ett visst projekt, och vilka intressen som finns representerade. Dokumentation Alla projekt ska diarieföras i kommunens gemensamma ärendehanteringssystem. Anledningen är dels att det under projektets gång genereras ett antal allmänna handlingar. Dels är diarieföring och arkivering enda metoden att säkra att kunskapsöverföring kan ske efter att projektet är avslutat. Det ska vara lätt för organisationen att över tid, och för efterkommande medarbetare, dra lärdom av kollegors arbete i andra projekt, och därför är en systematiserad dokumentation nödvändig. Alla obligatoriska dokument som upprättas under projektets gång och samtliga beslut ska diarieföras. För övriga handlingar måste bedömning från fall till fall ske där de ledande principerna är att alla allmänna handlingar ska registreras samt att dokumentationen ska underlätta för andra att kunna lära av projektets sparade dokumentation.