Integrationsberedningens förslag Integrationsberedningen föreslår kommunstyrelsen besluta

Transkript

1 Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med Integrationsberedningen i Falkenberg Projekt Falkenbergsmodell för integration Integrationsberedningens förslag Integrationsberedningen föreslår kommunstyrelsen besluta 1 ställa sig bakom det föreslagna kommunövergripande projektet Falkenbergsmodell för integration och att kommunens nämnder och bolag ska arbeta efter den inriktning som finns i projektdirektivet Beslutsunderlag Projektdirektiv och projektplan Falkenbergsmodell för integration. Protokollsutdrag Återrapportering mål för socialnämnden 2016 integration, SN Sammanfattning av ärendet På uppdrag av integrationsberedningen genomfördes under oktober 2015 en förstudie med syfte att föreslå inriktning på ett kommande förändrings/utvecklingsprojekt som ska leda till en förbättrad integration av asylsökande och nyanlända i kommunen. Förstudien pekade på några områden som är angelägna att utveckla för att skapa goda förutsättningar för kommunen att nå framgång i sitt integrationsarbete. Bland annat betonades att det behövs ett helhetsgrepp på kommunens olika insatser för dessa målgrupper med tonvikt på samordning och samverkan internt men också att samverkan med externa aktörer behöver utvecklas. Förstudiens iakttagelser och slutsatser har också beaktats i socialnämndens målprojekt avseende målområdet integration. Nämnden beslutade att under 2016 ta fram en Falkenbergsmodell för integration som innefattar de slutsatser som dragits i såväl integrationsberedningens förstudie som socialnämndens målprojekt. Beredningens och nämndens gemensamma intentioner att ta fram åtgärder för en förbättrad integration kommer därför att samordnas i ett integrationsprojekt: Falkenbergsmodell för integration. Projektet kommer dessutom att ingå som ett delprojekt i kommunstyrelsens målprojekt angående det övergripande utvecklingsmålet att Falkenberg ska bli mer inkluderande. Socialförvaltningen har tagit fram projektdirektiv och projektplan till det kommunövergripande projektet som genomförs i två faser under 2016 och första halvåret Projektet presenteras i två delar med gemensamt projektdirektiv, men med separata projektplaner, genomförandebeskrivningar och slutrapporter för respektive fas. Fas 1 omfattar huvudsakligen berörda kommunala aktörer, medan fas 2 även inbegriper externa Falkenbergs kommun Falkenberg. Telefon växel: Fax: e-post: kontaktcenter@falkenberg.se

2 Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med Integrationsberedningen i Falkenberg aktörer. Socialnämnden har tagit del av projektbeskrivningen och föreslår att integrationsberedningen och kommunstyrelsen ställer sig bakom projekt Falkenbergsmodell för integration och att kommunens nämnder och bolag ska arbeta efter den inriktning som finns i projektdirektivet. Ekonomi Utgångspunkten för projekt Falkenbergsmodell för integration är att projektet genomförs inom ramen för befintlig budget. Under projektets gång kan det dock bli aktuellt att begära tillskott från förvaltningsgemensamma medel avseende integration. Vid protokollet Lisa Lindskog Protokollet justerat Falkenbergs kommun Falkenberg. Telefon växel: Fax: e-post: kontaktcenter@falkenberg.se

3 1(13) Falkenbergsmodell för integration, Fas Planerat startdatum: Planerat slutdatum: Beställare: Tor Jacobsen, Verksamhetschef, Flykting och integration : Anneli Ask, Utredningssekreterare, Kvalitets- och utredningsavdelningen Projekt: Falkenbergsmodell för integration, Fas 1

4 2(13) Falkenbergsmodell för integration, Fas Innehållsförteckning 1. Uppdrag - Direktiv Bakgrund Syfte Mål Effektmål Avgränsningar Förutsättningar Fastställande Projektplan Projektorganisation Fas Intressentanalys (Fas 1) Aktivitets- och tidsplan Kommunikation Riskanalys Ramarna Fastställande av projektplan Genomförande Viktiga aktiviteter Avvikelser Grindbeslut Avslut Slutrapport Måluppfyllnad Redovisning - aktivitets- och tidsplan Redovisning - resurser Redovisning - kommunikation Redovisning - riskanalys Redovisning - resultatet Restpunktlista Framtida idéer Lärdomar från projektarbetet Slutsats Rekommendation Fastställande... 13

5 3(13) Falkenbergsmodell för integration, Fas Uppdrag - Direktiv 1.1. Bakgrund På uppdrag av integrationsberedningen genomfördes under oktober 2015 en förstudie med syfte att föreslå inriktning på ett kommande förändrings/utvecklingsprojekt som ska leda till en förbättrad integration av asylsökande och nyanlända i kommunen. Förstudien pekade på några områden som är angelägna att utveckla för att skapa goda förutsättningar för kommunen att nå framgång i sitt integrationsarbete. Bland annat betonades att det behövs ett helhetsgrepp på kommunens olika insatser för dessa målgrupper med tonvikt på samordning och samverkan internt men också att samverkan med externa aktörer behöver utvecklas. Förstudiens iakttagelser och slutsatser har därefter beaktats i socialnämndens målprojekt avseende målområdet integration. Nämnden beslutade sedermera att under 2016 ta fram en Falkenbergsmodell för integration som innefattar de slutsatser som dragits i såväl integrationsberedningens förstudie som socialnämndens målprojekt. Beredningens och nämndens gemensamma intentioner att ta fram åtgärder för en förbättrad integration kommer därför att samordnas i det integrationsprojekt som ska utföras under 2016 och första halvåret Projektet som får arbetsnamnet Falkenbergsmodell för integration kommer dessutom att ingå som ett delprojekt i kommunstyrelsens målprojekt angående det övergripande utvecklingsmålet att Falkenberg ska bli mer inkluderande. Projektet genomförs i två faser och dokumentationen presenteras i två delar med gemensamt projektdirektiv, men med separata projektplaner, genomförandebeskrivningar och slutrapporter för respektive fas Syfte Projektet ska föreslå åtgärder som syftar till att förbättra integrationen samt en samverkansmodell (Falkenbergsmodell för integration) för det kommunala arbetet med integration av asylsökande barn/ ungdomar och nyanlända vuxna i kommunen Mål Fas 1 a. Ta fram förslag på samordnade generella och individanpassade åtgärder för en förbättrad integration av asylsökande och nyanlända. b. Ta fram förslag på hur intern samordning och samverkan ska utformas för att nå framgång i integrationsarbetet. c. Klargöra roller och ansvarsfördelning för de interna aktörer som på olika sätt är inblandade i mottagandet av asylsökande och nyanlända. Fas 2 d. Föreslå hur samverkan med frivilligorganisationerna kan utvecklas i syfte att öka nyanländas delaktighet i samhällslivet. e. Föreslå hur samverkan med externa aktörer kan utvecklas i syfte att underlätta för nyanlända som lämnat etableringsuppdraget att komma i arbete och/eller påbörja studier.

6 4(13) Falkenbergsmodell för integration, Fas f. Klargöra förutsättningar för samlokalisering av myndigheter som ansvarar för mottagandet av nyanlända Effektmål Projektets resultat förväntas leda till att integrationen av målgrupperna i kommunen har förbättrats genom: Ökad tydlighet för asylsökande barn/ungdomar och nyanlända vuxna i mötet med kommunen och övriga aktörer Ökad individanpassning av insatser utifrån den enskildes behov och förutsättningar Ökad intern samordning och samverkan av integration, där samtliga aktörers roller och ansvar gällande integrationsarbetet har tydliggjorts Ökad samverkan med externa aktörer, främst Arbetsförmedlingen, det lokala näringslivet och frivilligorganisationerna Avgränsningar Integrationsprojektet ska inte implementera de åtgärder som föreslås för att uppnå en förbättrad integration av asylsökande. Ansvaret för genomförandet av föreslagna åtgärder ligger på berörda interna aktörer vars roller och ansvar för integrationsarbetet har klargjorts i projektet. När det gäller frågan om samlokalisering ingår det inte i projektet att föreslå lokaler för en eventuell lokalsamordning Förutsättningar Tidsram Projektet startar och avslutas Ram för personella resurser Utgångspunkten är att styrgruppens, projektledarens, referensgruppens och projektgruppens arbete finansieras inom ramen för befintlig budget. Under projektets gång kan det dock bli aktuellt att begära tillskott från förvaltningsgemensamma medel Total budget Ingen specifik budget har upprättats för projektet utan de resurser i form av nerlagd tid som deltagarna i projektgruppen och representanter för styrgrupp och referensgrupp avsätter förutsätts ske inom befintliga budgetramar.

7 5(13) Falkenbergsmodell för integration, Fas Fastställande Undertecknas av beställare. Beställare [Namn] [Titel] [Förvaltning/Avdelning] [Ort] [] Tagit emot beställningen. Undertecknas av projektledare. [Namn] [Titel] [Förvaltning/Avdelning] [Ort] []

8 6(13) Falkenbergsmodell för integration, Fas Projektplan 2.1. Projektorganisation Fas Beställare Tor Jacobsen, verksamhetschef, Flykting och integration, Socialförvaltningen Anneli Ask, utredningssekreterare, Socialförvaltningen Styrgrupp Beställare Förvaltningschef Socialförvaltningen Förvaltningschef Barn- och utbildningsförvaltningen Förvaltningschef Kultur- och fritidsförvaltningen Arbetsmarknadschef FAMI Chef SBK VD FaBo Projektgrupp Representant för Socialförvaltningen Representant för Barn- och utbildningsförvaltningen Representant för Kultur- och fritidsförvaltningen Representant för FAMI Representant SBK Representant FaBo Representant Arbetsgivarenheten (praktikplatser och arbete i kommunen) Representant Falkenbergs Näringslivs AB (kontakter med näringslivet) Representant Serviceförvaltningen (Kontaktcenter) Referensgrupp Integrationsberedningen Styrgruppen utvecklingsmål no 1 Samordningsgruppen Gode män Frivilligorganisationer

9 7(13) Falkenbergsmodell för integration, Fas Intressentanalys (Fas 1) Direkt berörda Socialförvaltningen Barn- och utbildningsförv. Kultur- och fritid FAMI SBK FaBo integrationsberedningen socialnämnden barn- och utbildningsnämnden kultur- och fritidsnämnden kommunstyrelsen Arbetsgivarenheten Falkenbergs Näringsliv AB Indirekt berörda Nyanlända Ensamkommande barn Gode män Företag/organisationer som arbetsgivare Frivilligorganisationer Studieförbund Privata skolor Migrationsverket Arbetsförmedlingen Försäkringskassan Länsstyrelsen Miljö och Hälsa Privata hyresvärdar Skatteverket 2.3. Aktivitets- och tidsplan Aktiviteter 2016 Juni Juli Aug Sep Okt Dec Inventering av befintliga åtgärder generella/individuella roller och ansvar åtgärder samordning av åtgärder/övrig samverkan roller och ansvar samordning/övrig samverkan inom kommunen Kartläggning av idéer till förändrade och/eller nya åtgärder generella/individuella roller och ansvar åtgärder samordning av åtgärder/övrig samverkan roller och ansvar samordning/övrig samverkan inom kommunen Omvärldsanalys t ex Trelleborg, Solna m fl kommuner Kartläggning av metoder och lämpliga indikatorer/faktorer för uppföljning av integration Ta fram förslag till förändrade och/eller nya åtgärder generella/individuella roller och ansvar åtgärder samordning av åtgärder/övrig samverkan roller och ansvar samordning/övrig samverkan inom kommunen Ta fram förslag metoder och lämpliga indikatorer/faktorer för uppföljning av integration inkl roller/ansvar

10 8(13) Falkenbergsmodell för integration, Fas Kommunikation Målgrupper budskap De målgrupper som direkt berörs och som projektet behöver kommunicera med är initialt de förvaltningschefer vars verksamheter berörs och ska medverka i genomförandet av projektet, dvs. cheferna för barn- och utbildningsförvaltningen, kultur- och fritidsförvaltningen och socialförvaltningen samt de nämnder som ansvarar för dessa verksamheter. Vidare behöver kommunicering ske med FAMI och FABO. Indirekt berörda målgrupper är nyanlända, ensamkommande barn/ungdomar, det lokala näringslivet, frivilligorganisationer, Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Länsstyrelsen och Migrationsverket. Budskapet i kommunikationen är att projektet ska föreslå åtgärder för att förbättra integrationen av nyanlända, där huvudfokus ligger på intern samordning och samverkan av insatser samt en utvecklad samverkan med externa aktörer. Målet för kommunikationsinsatserna är att målgrupperna innan projektet startar ska bli införstådd med projektets syfte och mål, hur projektet genomförs samt förväntat resultat/nytta. Förvaltningscheferna har sedan en viktig uppgift att förmedla denna information till chefer och berörda medarbetare och därmed bidra till projektets förankring i organisationen. Cheferna har även en nyckelroll vad gäller implementeringen av projektets resultat i berörda verksamheter. Viktiga målgrupper med vilka projektet behöver ha en löpande kommunikation under projekttiden är också politikerna i integrationsberedningen och socialnämnden, där återkommande avstämningar sker allt eftersom projektarbetet fortskrider. När projektets resultat föreligger vad avser vilka åtgärder som behöver vidtas för att förbättra integrationen, kommer de interna och externa aktörer som berörs att bli en viktig målgrupp för kommunikationsinsatser Mötesrutiner Projektgruppen träffas en förmiddag eller eftermiddag i veckan under projektperioden. Vid varje möte sker avrapportering och avstämning mot projektets aktivitetsplan och om avsteg, justeringar eller kompletteringar i planen behöver göras. Beslut rörande förändringar i projektets inriktning och genomförande dokumenteras. n eller den som denne utser för anteckningar från mötet i enlighet med projektstyrningsmodellens mall. n svarar för att anteckningar förs vi möten med beställare, styrgrupp och referensgrupp Minnesanteckningar förs vid arbetsmöten och möten med beställare, styrgrupp och referensgrupp enligt ovan. Anteckningarna utgör en del av underlaget till projektets slutrapport. Kommunikationsplan fas 1 I nedanstående tabell redovisas aktiviteter som ska genomföras, när det ska ske samt vem/ vilka som ansvarar för respektive aktivitet.

11 9(13) Falkenbergsmodell för integration, Fas Aktivitet Vem? När? Information och förankring hos förvaltningschefer/motsv hos berörda interna aktörer avs. projektplan; syfte, mål och genomförande Mars 2016 Information om projektets syfte, mål och genomförande till berörda verksamhetschefer och enhetschefer Löpande avrapportering till beställare/styrgrupp avs. projektets status och hur arbetet fortskrider Möten med referensgrupperna styrgrupp utvecklingsmål 1 resp. samordningsgrupp Möten med referensgrupp frivilligorganisationer Förvaltningschefer Inför projektstart, maj 2016 En gång i månaden under projekttiden En gång i månaden Vid behov Möten med referensgrupp gode män Vid behov Avrapportering till integrationsberedningen En gång i månaden Avrapportering till socialnämnden enligt ök ordf. SN En gång i månaden Slutrapport, överlämning av projektets resultat till beställaren Kommunicera resultat till integrationsberedningen och socialnämnden Styrgrupp/ projektledare Efter projektavslut Kommunicera resultat till enhetschefer, Verksamhetschef/ projektledare verksamhetsledare och medarbetare Efter projektavslut Kommunicera projektets resultat externt i kommunen jektledare Förvaltningschefer/ pro- Efter projektavslut 2.5. Riskanalys Se Bilaga Riskanalys Falkenbergsmodell för integration Ramarna Tidsram Projektet Fas 1 startar och avslutas Fas 2 avslutas och därmed hela projektet.

12 10(13) Falkenbergsmodell för integration, Fas Ram för personella resurser Utgångspunkten är att styrgruppens, projektledarens, referensgruppens och projektgruppens arbete finansieras inom ramen för befintlig budget. Under projektets gång kan det dock bli aktuellt att begära tillskott från förvaltningsgemensamma medel Total budget Ingen specifik budget har upprättats för projektet utan de resurser i form av nerlagd tid som deltagarna i projektgruppen och representanter för styrgrupp och referensgrupp avsätter förutsätts ske inom befintliga budgetramar Fastställande av projektplan Undertecknas av beställare och projektledare att båda parter är överens om hur projektet ska genomföras. Beställare [Namn] [Titel] [Förvaltning/Avdelning] [Ort] [] [Namn] [Titel] [Förvaltning/Avdelning] [Ort] []

13 11(13) Falkenbergsmodell för integration, Fas Genomförande 3.1. Viktiga aktiviteter Under genomförandet kan de viktigaste aktiviteterna dokumenteras här Avvikelser Om större avvikelser inträffar jämfört med ursprunglig plan eller beslutade ramar, dokumenteras detta här Grindbeslut Viktiga avstämningar och grindbeslut dokumenteras här. Om projektet har av beställare/styrgrupp fått förändrade förutsättningar eller ändrad inriktning beskrivs det här.

14 12(13) Falkenbergsmodell för integration, Fas Avslut Slutrapport I detta avsnitt beskrivs överlämning, avslut och summering i slutrapport Måluppfyllnad Beskriv hur projektets resultat svarar mot de uppsatta målen Redovisning - aktivitets- och tidsplan Redogör för hur de olika aktiviteterna svarar mot den beskrivning och tidsplan som finns i projektplanen Redovisning - resurser Sammanfatta hur kostnaderna i projektet har fördelats, vilka personella resurser som varit kopplade till projektet och andra resurser Redovisning - kommunikation Redogör för hur kommunikationsplanen har använts och vad som fungerat bra respektive mindre bra Redovisning - riskanalys Redogör för hur riskanalysen har använts. Kunde några risker undvikas? Identifierades nya risker efterhand? 4.6. Redovisning - resultatet Beskriv hur införande/tillämpning av resultatet har skett och vilka konsekvenser arbetet med projektet har inneburit i organisationen Restpunktlista Lista och beskriv kortfattat de aktiviteter och behov som inte har genomförts. Aktiviteterna bör kostnadsuppskattas Framtida idéer Lista framtida idéer och förbättringar som ligger utanför projektet. Dessa aktiviteter bör kostnadsuppskattas Lärdomar från projektarbetet Vad tyckte ni gick bra och mindre bra? Lärdomar för framtida projekt? Slutsats Vilka slutsatser kan man dra från detta projekt?

15 13(13) Falkenbergsmodell för integration, Fas Rekommendation Beskriv hur projektets resultat bör förvaltas. Beskriv hur nyttan och effektmålen ska följas upp på längre sikt. Beskriv hur beställaren bör gå vidare med restpunktlistan. 5. Fastställande Slutrapport skapas av projektledaren och överlämnas till beställaren. [Ort] [ÅÅÅÅ-MM-DD] Slutrapport undertecknas av projektledare. [Namn] [Titel] [Förvaltning/Avdelning] [Ort] [] Slutrapport godkänd av beställare. Beställare [Namn] [Titel] [Förvaltning/Avdelning] [Ort] []

16 1(13) Falkenbergsmodell för integration, Fas Planerat startdatum: Planerat slutdatum: Beställare: Tor Jacobsen, Verksamhetschef, Flykting och integration : Anneli Ask, Utredningssekreterare, Kvalitets- och utredningsavdelningen Projekt: Falkenbergsmodell för integration, Fas 2

17 2(13) Falkenbergsmodell för integration, Fas Innehållsförteckning 1. Uppdrag - Direktiv Bakgrund Syfte Mål Effektmål Avgränsningar Förutsättningar Fastställande Projektplan Projektorganisation Fas Intressentanalys (Fas 2) Aktivitets- och tidsplan Kommunikation Riskanalys Ramarna Fastställande av projektplan Genomförande Viktiga aktiviteter Avvikelser Grindbeslut Avslut Slutrapport Måluppfyllnad Redovisning - aktivitets- och tidsplan Redovisning - resurser Redovisning - kommunikation Redovisning - riskanalys Redovisning resultatet Restpunktlista Framtida idéer Lärdomar från projektarbetet Slutsats Rekommendation Fastställande... 13

18 3(13) Falkenbergsmodell för integration, Fas Uppdrag - Direktiv 1.1. Bakgrund På uppdrag av integrationsberedningen genomfördes under oktober 2015 en förstudie med syfte att föreslå inriktning på ett kommande förändrings/utvecklingsprojekt som ska leda till en förbättrad integration av asylsökande och nyanlända i kommunen. Förstudien pekade på några områden som är angelägna att utveckla för att skapa goda förutsättningar för kommunen att nå framgång i sitt integrationsarbete. Bland annat betonades att det behövs ett helhetsgrepp på kommunens olika insatser för dessa målgrupper med tonvikt på samordning och samverkan internt men också att samverkan med externa aktörer behöver utvecklas. Förstudiens iakttagelser och slutsatser har därefter beaktats i socialnämndens målprojekt avseende målområdet integration. Nämnden beslutade sedermera att under 2016 ta fram en Falkenbergsmodell för integration som innefattar de slutsatser som dragits i såväl integrationsberedningens förstudie som socialnämndens målprojekt. Beredningens och nämndens gemensamma intentioner att ta fram åtgärder för en förbättrad integration kommer därför att samordnas i det integrationsprojekt som ska utföras under 2016 och första halvåret Projektet som får arbetsnamnet Falkenbergsmodell för integration kommer dessutom att ingå som ett delprojekt i kommunstyrelsens målprojekt angående det övergripande utvecklingsmålet att Falkenberg ska bli mer inkluderande. Projektet genomförs i två faser och dokumentationen presenteras i två delar med gemensamt projektdirektiv, men med separata projektplaner, genomförandebeskrivningar och slutrapporter för respektive fas Syfte Projektet ska föreslå åtgärder som syftar till att förbättra integrationen samt en samverkansmodell (Falkenbergsmodell för integration) för det kommunala arbetet med integration av asylsökande barn/ ungdomar och nyanlända vuxna i kommunen Mål Fas 1 a. Ta fram förslag på samordnade generella och individanpassade åtgärder för en förbättrad integration av asylsökande och nyanlända. b. Ta fram förslag på hur intern samordning och samverkan ska utformas för att nå framgång i integrationsarbetet. c. Klargöra roller och ansvarsfördelning för de interna aktörer som på olika sätt är inblandade i mottagandet av asylsökande och nyanlända. Fas 2 d. Föreslå hur samverkan med frivilligorganisationerna kan utvecklas i syfte att öka nyanländas delaktighet i samhällslivet. e. Föreslå hur samverkan med externa aktörer kan utvecklas i syfte att underlätta för nyanlända som lämnat etableringsuppdraget att komma i arbete och/eller påbörja studier.

19 4(13) Falkenbergsmodell för integration, Fas f. Klargöra förutsättningar för samlokalisering av myndigheter som ansvarar för mottagandet av nyanlända Effektmål Projektets resultat förväntas leda till att integrationen av målgrupperna i kommunen har förbättrats genom: Ökad tydlighet för asylsökande barn/ungdomar och nyanlända vuxna i mötet med kommunen och övriga aktörer Ökad individanpassning av insatser utifrån den enskildes behov och förutsättningar. Ökad intern samordning och samverkan av integration, där samtliga aktörers roller och ansvar gällande integrationsarbetet har tydliggjorts. Ökad samverkan med externa aktörer, främst Arbetsförmedlingen, det lokala näringslivet och frivilligorganisationerna Avgränsningar Integrationsprojektet ska inte implementera de åtgärder som föreslås för att uppnå en förbättrad integration av asylsökande. Ansvaret för genomförandet av föreslagna åtgärder ligger på berörda interna aktörer vars roller och ansvar för integrationsarbetet har klargjorts i projektet. När det gäller frågan om samlokalisering ingår det inte i projektet att föreslå lokaler för en eventuell lokalsamordning Förutsättningar Tidsram Projektet startar och avslutas Ram för personella resurser Utgångspunkten är att styrgruppens, projektledarens, referensgruppens och projektgruppens arbete finansieras inom ramen för befintlig budget. Under projektets gång kan det dock bli aktuellt att begära tillskott från förvaltningsgemensamma medel Total budget Ingen specifik budget har upprättats för projektet utan de resurser i form av nerlagd tid som deltagarna i projektgruppen och representanter för styrgrupp och referensgrupp avsätter förutsätts ske inom befintliga budgetramar.

20 5(13) Falkenbergsmodell för integration, Fas Fastställande Undertecknas av beställare. Beställare [Namn] [Titel] [Förvaltning/Avdelning] [Ort] [] Tagit emot beställningen. Undertecknas av projektledare. [Namn] [Titel] [Förvaltning/Avdelning] [Ort] []

21 6(13) Falkenbergsmodell för integration, Fas Projektplan Med nedanstående punkter beskrivs hur projektet ska genomföras Projektorganisation Fas Beställare Tor Jacobsen, verksamhetschef, Flykting och integration, Socialförvaltningen Anneli Ask, utredningssekreterare, Socialförvaltningen Styrgrupp Beställare Förvaltningschef Socialförvaltningen Förvaltningschef Barn- och utbildningsförvaltningen Förvaltningschef Kultur- och fritidsförvaltningen Arbetsmarknadschef FAMI Chef SBK VD FaBo Chef Migrationsverket Chef Arbetsförmedlingen Chef Försäkringskassan Chef Länsstyrelsen Projektgrupp Representant för Socialförvaltningen Representant för Barn- och utbildningsförvaltningen Representant för Kultur- och fritidsförvaltningen Representant för FAMI Representant FaBo Representant SBK Falkenbergs Näringsliv AB Representant för Migrationsverket Representant för Arbetsförmedlingen Representant för Försäkringskassan Representant för Länsstyrelsen Referensgrupp Integrationsberedningen Samordningsgruppen Gode män Frivilligorganisationer

22 7(13) Falkenbergsmodell för integration, Fas Intressentanalys (Fas 2) Direkt berörda Socialförvaltningen FoI Barn- och utbildningsförv. Kultur- och fritidsförvaltningen FAMI SBK FaBo Integrationsberedningen socialnämnden barn- och utbildningsnämnden kultur- och fritidsnämnden kommunstyrelsen Arbetsgivarenheten Falkenbergs Näringsliv AB Företag/organisationer som arbetsgivare Frivilligorganisationer Migrationsverket Arbetsförmedlingen Länsstyrelsen Indirekt berörda Nyanlända Ensamkommande barn Gode män Privata skolor Studieförbund Försäkringskassan Privata hyresvärdar Skatteverket 2.3. Aktivitets- och tidsplan Aktiviteter 2017 Jan Feb Mars April Maj Juni Kartläggning av befintliga externa aktörer (inkl frivilligorganisationer) externa aktörers roller och ansvar samverkansformer kommun/externa aktörer roller och ansvar samverkan kommun/externa aktörer Kartläggning av idéer till förändrade och/eller nya externa aktörer (inkl frivilligorganisationer) externa aktörers roller och ansvar samverkansformer kommun/externa aktörer roller och ansvar samverkan kommun/externa aktörer Ta fram förslag till eventuellt förändrade och/eller nya externa aktörer (inkl frivilligorganisationer) externa aktörers roller och ansvar samverkansformer kommun/externa aktörer roller och ansvar samverkan kommun/externa aktörer Kartläggning av idéer till olika lösningar för samlokalisering Omvärldsanalys - samlokalisering i andra kommuner Utredning av möjligheter till samlokalisering avseende intresse från aktörer, vinster ur servicesynpunkt, ekonomi mm. Ta fram förslag samlokalisering eller ej

23 8(13) Falkenbergsmodell för integration, Fas Kommunikation Målgrupper budskap De målgrupper som direkt berörs och som projektet behöver kommunicera med är initialt de förvaltningschefer hos kommunen vars verksamheter berörs och de nämnder som ansvarar för dessa verksamheter samt ansvariga chefer hos de externa aktörer som berörs, t ex Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Länsstyrelsen och Migrationsverket. Vidare behöver kommunicering ske med FAMI och FABO. Indirekt berörda målgrupper är nyanlända, ensamkommande barn/ungdomar, det lokala näringslivet, frivilligorganisationer. Budskapet i kommunikationen är att projektet ska föreslå åtgärder för att förbättra integrationen av nyanlända, där huvudfokus ligger på intern samordning och samverkan av insatser samt en utvecklad samverkan med externa aktörer. Målet för kommunikationsinsatserna är att målgrupperna innan projektet startar ska bli införstådd med projektets syfte och mål, hur projektet genomförs samt förväntat resultat/nytta. Förvaltningscheferna har sedan en viktig uppgift att förmedla denna information till chefer och berörda medarbetare och därmed bidra till projektets förankring i organisationen. Cheferna har även en nyckelroll vad gäller implementeringen av projektets resultat i berörda verksamheter. Viktiga målgrupper med vilka projektet behöver ha en löpande kommunikation under projekttiden är också politikerna i integrationsberedningen och socialnämnden, där återkommande avstämningar sker allt eftersom projektarbetet fortskrider. När projektets resultat föreligger vad avser vilka åtgärder som behöver vidtas för att förbättra integrationen, kommer de interna och externa aktörer som berörs att bli en viktig målgrupp för kommunikationsinsatser Mötesrutiner Projektgruppen träffas en förmiddag eller eftermiddag i veckan under projektperioden. Vid varje möte sker avrapportering och avstämning mot projektets aktivitetsplan och om avsteg, justeringar eller kompletteringar i planen behöver göras. Beslut rörande förändringar i projektets inriktning och genomförande dokumenteras. n eller den som denne utser för anteckningar från mötet i enlighet med projektstyrningsmodellens mall. n svarar för att anteckningar förs vi möten med beställare, styrgrupp och referensgrupp Minnesanteckningar förs vid arbetsmöten och möten med beställare, styrgrupp och referensgrupp enligt ovan. Anteckningarna utgör en del av underlaget till projektets slutrapport Kommunikationsplan fas 2 I nedanstående tabell redovisas aktiviteter som ska genomföras och när det ska ske samt vem/ vilka som ansvarar för respektive aktivitet.

24 9(13) Falkenbergsmodell för integration, Fas Aktivitet Vem? När? Information och förankring till förvaltningschefer/motsvarande hos berörda interna och externa aktörer avs. projektplan; syfte, mål och genomförande December 2016 Information om projektets syfte, mål och genomförande till berörda verksamhetschefer och enhetschefer Information om projektets syfte, mål och genomförande till företrädare för det loka näringslivet Löpande avrapportering till beställare/styrgrupp avs. projektets status och hur arbetet fortskrider Möten med referensgrupperna styrgrupp utvecklingsmål 1 resp. samordningsgrupp Möten med referensgrupp frivilligorganisationer Förvaltningschefer Falkenbergs Näringsliv AB Inför projektstart januari 2017 Inför projektstart januari 2017 En gång i månaden under projekttiden En gång i månaden Vid behov Möten med referensgrupp gode män Vid behov Avrapportering till integrationsberedningen En gång i månaden Avrapportering till socialnämnden enligt ök ordf. SN En gång i månaden Slutrapport, överlämning av projektets resultat till beställaren Kommunicera resultat till integrationsberedningen och socialnämnden Styrgrupp/ projektledare Efter projektavslut Kommunicera resultat till enhetschefer, Verksamhetschef/ projektledare verksamhetsledare och medarbetare Efter projektavslut Kommunicera resultat till berörda externa aktörer Styrgrupp/ projektledare Efter projektavslut Kommunicera projektets resultat externt i kommunen jektledare Förvaltningschefer/ pro- Efter projektavslut 2.5. Riskanalys Se Bilaga Riskanalys Falkenbergsmodell för integration.

25 10(13) Falkenbergsmodell för integration, Fas Ramarna Tidsram Projektets fas 1 startar och fas 2 inleds och avslutas Ram för personella resurser Utgångspunkten är att styrgruppens, projektledarens, referensgruppens och projektgruppens arbete finansieras inom ramen för befintlig budget. Under projektets gång kan det dock bli aktuellt att begära tillskott från förvaltningsgemensamma medel Total budget Ingen specifik budget har upprättats för projektet utan de resurser i form av nerlagd tid som deltagarna i projektgruppen och representanter för styrgrupp och referensgrupp avsätter förutsätts ske inom befintliga budgetramar Fastställande av projektplan Undertecknas av beställare och projektledare att båda parter är överens om hur projektet ska genomföras. Beställare [Namn] [Titel] [Förvaltning/Avdelning] [Ort] [] [Namn] [Titel] [Förvaltning/Avdelning] [Ort] []

26 11(13) Falkenbergsmodell för integration, Fas Genomförande 3.1. Viktiga aktiviteter Under genomförandet kan de viktigaste aktiviteterna dokumenteras här Avvikelser Om större avvikelser inträffar jämfört med ursprunglig plan eller beslutade ramar, dokumenteras detta här Grindbeslut Viktiga avstämningar och grindbeslut dokumenteras här. Om projektet har av beställare/styrgrupp fått förändrade förutsättningar eller ändrad inriktning beskrivs det här.

27 12(13) Falkenbergsmodell för integration, Fas Avslut Slutrapport I detta avsnitt beskrivs överlämning, avslut och summering i slutrapport Måluppfyllnad Beskriv hur projektets resultat svarar mot de uppsatta målen Redovisning - aktivitets- och tidsplan Redogör för hur de olika aktiviteterna svarar mot den beskrivning och tidsplan som finns i projektplanen Redovisning - resurser Sammanfatta hur kostnaderna i projektet har fördelats, vilka personella resurser som varit kopplade till projektet och andra resurser Redovisning - kommunikation Redogör för hur kommunikationsplanen har använts och vad som fungerat bra respektive mindre bra Redovisning - riskanalys Redogör för hur riskanalysen har använts. Kunde några risker undvikas? Identifierades nya risker efterhand? 4.6. Redovisning - resultatet Beskriv hur införande/tillämpning av resultatet har skett och vilka konsekvenser arbetet med projektet har inneburit i organisationen Restpunktlista Lista och beskriv kortfattat de aktiviteter och behov som inte har genomförts. Aktiviteterna bör kostnadsuppskattas Framtida idéer Lista framtida idéer och förbättringar som ligger utanför projektet. Dessa aktiviteter bör kostnadsuppskattas Lärdomar från projektarbetet Vad tyckte ni gick bra och mindre bra? Lärdomar för framtida projekt? Slutsats Vilka slutsatser kan man dra från detta projekt?

28 13(13) Falkenbergsmodell för integration, Fas Rekommendation Beskriv hur projektets resultat bör förvaltas. Beskriv hur nyttan och effektmålen ska följas upp på längre sikt. Beskriv hur beställaren bör gå vidare med restpunktlistan. 5. Fastställande Slutrapport skapas av projektledaren och överlämnas till beställaren. [Ort] [ÅÅÅÅ-MM-DD] Slutrapport undertecknas av projektledare. [Namn] [Titel] [Förvaltning/Avdelning] [Ort] [] Slutrapport godkänd av beställare. Beställare [Namn] [Titel] [Förvaltning/Avdelning] [Ort] []

29 Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med socialnämnden i Falkenberg Återrapportering mål för socialnämnden integration. Dnr SN Beslut Socialnämnden beslutar enligt arbetsutskottets förslag. Arbetsutskottets förslag Arbetsutskottet föreslår socialnämnden föreslå integrationsberedningen tillstyrka kommunstyrelsen besluta 1 Ställa sig bakom det föreslagna kommunövergripande projektet Falkenbergsmodell för integration och att kommunens nämnder och bolag ska arbeta efter den inriktning som finns i projektdirektivet. Beslutsunderlag Förslag projektdirektiv och projektplan Falkenbergsmodell för integration. Sammanfattning av ärendet Socialnämnden beslutade att anta mål för 2016 och uppdrog till förvaltningen att ta fram projektplan. Ett av de antagna målen innebär att ta fram förslag till Falkenbergsmodell gällande integration. Modellen ska redovisa varje aktörs roll och ansvar. Förvaltningen har tagit fram förslag till en kommunövergripande projektplan för hur arbetet med att ta fram modellen ska genomföras, projekt Falkenbergsmodell för integration. Projektet är uppdelat i två faser och presenteras i två delar med gemensamt projektdirektiv men med separata projektplaner, genomförandebeskrivningar och slutrapporter för respektive del. Fas 1 omfattar huvudsakligen berörda kommunala aktörer, medan fas 2 även inbegriper externa aktörer. Projektplanen har tagits fram i samverkan med kommunstyrelsens integrationsberedning som bl a har uppdraget att ta fram förslag på riktlinjer i utvecklingsarbetet för förbättrad integration. Samverkan har också skett med styrgruppen för det kommunövergripande inriktningsmålet Mål 1 Falkenberg ska bli mer inkluderande och projektet kommer att utgöra ett delprojekt i detta målarbete. Falkenbergs kommun Falkenberg. Telefon växel: Fax: e-post: kontaktcenter@falkenberg.se

30 Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med socialnämnden i Falkenberg Ekonomi Utgångspunkten för projekt Falkenbergsmodell för integration är att projektet genomförs inom ramen för befintlig budget. Under projektets gång kan det dock bli aktuellt att begära tillskott från förvaltningsgemensamma medel avseende integration. Vid protokollet Lisa Lindskog Protokollet justerat och anslaget samma dag. Beslutet expedieras till: Integrationsberedningen Falkenbergs kommun Falkenberg. Telefon växel: Fax: e-post: kontaktcenter@falkenberg.se