Motion: Rusta personal inom omsorg och skola med kulturkompetens för integration

Transkript

1 Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsens arbetsgivarutskott i Falkenberg Motion: Rusta personal inom omsorg och skola med kulturkompetens för integration Beslut Arbetsgivarutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta 1 Därmed anse motionen bifallen. 2 Ge uppdrag till personalavdelningen att under 2017 samordna kompetensförsörjning med fokus på kultur- och integrationskompetens för Falkenbergs kommuns medarbetare. Beslutsunderlag Socialdemokraternas motion: Rusta personal inom omsorg och skola med kulturkompetens för integration, (Bilaga 34/2016) Falkenbergsmodell för integration, Sammanfattning av ärendet Ärendet initierades av socialdemokraternas motion där syftet är att Falkenbergs kommun ska säkerställa att medarbetare inom barn och omsorg har rätt kompetens för att kunna bemöta nyanlända invandrare och flyktingar efter deras förutsättningar. Motionen berör det kommunövergripande projektet Falkenbergsmodellen för integration vars syfte är en förbättrad integration av asylsökande barn/ungdomar och nyanlända vuxna, som ska genomföras på uppdrag av Integrationsberedningen och socialnämnden. Projektet är också en del av arbetet med kommunens övergripande utvecklingsmål 1, Falkenberg ska bli mer inkluderande. Det är därför viktigt att motionen integreras i arbetet med redan påbörjat arbete. Ekonomi Förslaget kan innebära påverkan på kommunens kostnader beroende på valet av kompetensinsatser. Falkenbergs kommun Falkenberg. Telefon växel: Fax: e-post: kontaktcenter@falkenberg.se

2 Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsens arbetsgivarutskott i Falkenberg Vid protokollet Eva Otterdahl Protokollet justerat och anslaget Utdragsbestyrkande Eva Otterdahl Beslutet expedieras till: KS Falkenbergs kommun Falkenberg. Telefon växel: Fax: e-post: kontaktcenter@falkenberg.se

3 Till kommunfullmaktige i Falkenbergs kommun FftA'MTtDSPAftTlfT I FAIKENBE ft 15 KOMMUN Motion: Rusta poraonol loom omsorg och skolo med kulturkompetens fffir Integration Integrationen av invandrare och flyktingar som kommer till Sverige har blivit en central fraga i samhallet. Bristande integration i samhallet ar riskfaktor som kan leda till psykisk ohalsa och asocialt beteende. For att lyckas med integrationen av stora grupper av invandrare kravs att verksamheter som kommer i kontakt med nyanlanda invandrare att de har kunskaper om och erfarenheter av andra kulturer och integrationsprocessen. Kommunen skall kunna forebygga att nyanlanda invandrare och flyktingar hamnar i en ond cirkel och framjar i stallet den psykiska halsan. Personal i dessa verksamheter ska kunna se och ta hansyn till individens helhet. Jag yrkar: Att kommunstyrelsen ges i uppdrag att ta fram en handlingsplan med fokus pa kultur och integrationskompetens som ger kommunens anstallda utvecklingsmojlighet till en vidare utbildning inom detta omrade. Falkenberg Ma reel le Farjajlah I Fdkenbe 5rgs kommun I Kommunstyr 31 ssf 6rva sin i naen Kans lien listen Dnr [ ife> ^O l - Dpi

4 1(13) Planerat startdatum: Planerat slutdatum: Beställare: Tor Jacobsen, Verksamhetschef, Flykting och integration Projektledare: Anneli Ask, Utredningssekreterare, Kvalitets- och utredningsavdelningen Projekt: Falkenbergsmodell för integration, Fas 1

5 2(13) Innehållsförteckning 1. Uppdrag - Direktiv Bakgrund Syfte Mål Effektmål Avgränsningar Förutsättningar Fastställande Projektplan Projektorganisation Fas Intressentanalys (Fas 1) Aktivitets- och tidsplan Kommunikation Riskanalys Ramarna Fastställande av projektplan Genomförande Viktiga aktiviteter Avvikelser Grindbeslut Avslut Slutrapport Måluppfyllnad Redovisning - aktivitets- och tidsplan Redovisning - resurser Redovisning - kommunikation Redovisning - riskanalys Redovisning - resultatet Restpunktlista Framtida idéer Lärdomar från projektarbetet Slutsats Rekommendation Fastställande... 13

6 3(13) 1. Uppdrag - Direktiv 1.1. Bakgrund På uppdrag av integrationsberedningen genomfördes under oktober 2015 en förstudie med syfte att föreslå inriktning på ett kommande förändrings/utvecklingsprojekt som ska leda till en förbättrad integration av asylsökande och nyanlända i kommunen. Förstudien pekade på några områden som är angelägna att utveckla för att skapa goda förutsättningar för kommunen att nå framgång i sitt integrationsarbete. Bland annat betonades att det behövs ett helhetsgrepp på kommunens olika insatser för dessa målgrupper med tonvikt på samordning och samverkan internt men också att samverkan med externa aktörer behöver utvecklas. Förstudiens iakttagelser och slutsatser har därefter beaktats i socialnämndens målprojekt avseende målområdet integration. Nämnden beslutade sedermera att under 2016 ta fram en Falkenbergsmodell för integration som innefattar de slutsatser som dragits i såväl integrationsberedningens förstudie som socialnämndens målprojekt. Beredningens och nämndens gemensamma intentioner att ta fram åtgärder för en förbättrad integration kommer därför att samordnas i det integrationsprojekt som ska utföras under 2016 och första halvåret Projektet som får arbetsnamnet Falkenbergsmodell för integration kommer dessutom att ingå som ett delprojekt i kommunstyrelsens målprojekt angående det övergripande utvecklingsmålet att Falkenberg ska bli mer inkluderande. Projektet genomförs i två faser och dokumentationen presenteras i två delar med gemensamt projektdirektiv, men med separata projektplaner, genomförandebeskrivningar och slutrapporter för respektive fas Syfte Projektet ska föreslå åtgärder som syftar till att förbättra integrationen samt en samverkansmodell (Falkenbergsmodell för integration) för det kommunala arbetet med integration av asylsökande barn/ ungdomar och nyanlända vuxna i kommunen Mål Fas 1 a. Ta fram förslag på samordnade generella och individanpassade åtgärder för en förbättrad integration av asylsökande och nyanlända. b. Ta fram förslag på hur intern samordning och samverkan ska utformas för att nå framgång i integrationsarbetet. c. Klargöra roller och ansvarsfördelning för de interna aktörer som på olika sätt är inblandade i mottagandet av asylsökande och nyanlända. Fas 2 d. Föreslå hur samverkan med frivilligorganisationerna kan utvecklas i syfte att öka nyanländas delaktighet i samhällslivet. e. Föreslå hur samverkan med externa aktörer kan utvecklas i syfte att underlätta för nyanlända som lämnat etableringsuppdraget att komma i arbete och/eller påbörja studier.

7 4(13) f. Klargöra förutsättningar för samlokalisering av myndigheter som ansvarar för mottagandet av nyanlända Effektmål Projektets resultat förväntas leda till att integrationen av målgrupperna i kommunen har förbättrats genom: Ökad tydlighet för asylsökande barn/ungdomar och nyanlända vuxna i mötet med kommunen och övriga aktörer Ökad individanpassning av insatser utifrån den enskildes behov och förutsättningar Ökad intern samordning och samverkan av integration, där samtliga aktörers roller och ansvar gällande integrationsarbetet har tydliggjorts Ökad samverkan med externa aktörer, främst Arbetsförmedlingen, det lokala näringslivet och frivilligorganisationerna Avgränsningar Integrationsprojektet ska inte implementera de åtgärder som föreslås för att uppnå en förbättrad integration av asylsökande. Ansvaret för genomförandet av föreslagna åtgärder ligger på berörda interna aktörer vars roller och ansvar för integrationsarbetet har klargjorts i projektet. När det gäller frågan om samlokalisering ingår det inte i projektet att föreslå lokaler för en eventuell lokalsamordning Förutsättningar Tidsram Projektet startar och avslutas Ram för personella resurser Utgångspunkten är att styrgruppens, projektledarens, referensgruppens och projektgruppens arbete finansieras inom ramen för befintlig budget. Under projektets gång kan det dock bli aktuellt att begära tillskott från förvaltningsgemensamma medel Total budget Ingen specifik budget har upprättats för projektet utan de resurser i form av nerlagd tid som deltagarna i projektgruppen och representanter för styrgrupp och referensgrupp avsätter förutsätts ske inom befintliga budgetramar.

8 5(13) 1.7. Fastställande Undertecknas av beställare. Beställare [Namn] [Titel] [Förvaltning/Avdelning] [Ort] [] Tagit emot beställningen. Undertecknas av projektledare. Projektledare [Namn] [Titel] [Förvaltning/Avdelning] [Ort] []

9 6(13) 2. Projektplan 2.1. Projektorganisation Fas Beställare Tor Jacobsen, verksamhetschef, Flykting och integration, Socialförvaltningen Projektledare Anneli Ask, utredningssekreterare, Socialförvaltningen Styrgrupp Beställare Förvaltningschef Socialförvaltningen Förvaltningschef Barn- och utbildningsförvaltningen Förvaltningschef Kultur- och fritidsförvaltningen Arbetsmarknadschef FAMI Chef SBK VD FaBo Projektgrupp Representant för Socialförvaltningen Representant för Barn- och utbildningsförvaltningen Representant för Kultur- och fritidsförvaltningen Representant för FAMI Representant SBK Representant FaBo Representant Arbetsgivarenheten (praktikplatser och arbete i kommunen) Representant Falkenbergs Näringslivs AB (kontakter med näringslivet) Representant Serviceförvaltningen (Kontaktcenter) Referensgrupp Integrationsberedningen Styrgruppen utvecklingsmål no 1 Samordningsgruppen Gode män Frivilligorganisationer

10 7(13) 2.2. Intressentanalys (Fas 1) Direkt berörda Socialförvaltningen Barn- och utbildningsförv. Kultur- och fritid FAMI SBK FaBo integrationsberedningen socialnämnden barn- och utbildningsnämnden kultur- och fritidsnämnden kommunstyrelsen Arbetsgivarenheten Falkenbergs Näringsliv AB Indirekt berörda Nyanlända Ensamkommande barn Gode män Företag/organisationer som arbetsgivare Frivilligorganisationer Studieförbund Privata skolor Migrationsverket Arbetsförmedlingen Försäkringskassan Länsstyrelsen Miljö och Hälsa Privata hyresvärdar Skatteverket 2.3. Aktivitets- och tidsplan Aktiviteter 2016 Juni Juli Aug Sep Okt Dec Inventering av befintliga åtgärder generella/individuella roller och ansvar åtgärder samordning av åtgärder/övrig samverkan roller och ansvar samordning/övrig samverkan inom kommunen Kartläggning av idéer till förändrade och/eller nya åtgärder generella/individuella roller och ansvar åtgärder samordning av åtgärder/övrig samverkan roller och ansvar samordning/övrig samverkan inom kommunen Omvärldsanalys t ex Trelleborg, Solna m fl kommuner Kartläggning av metoder och lämpliga indikatorer/faktorer för uppföljning av integration Ta fram förslag till förändrade och/eller nya åtgärder generella/individuella roller och ansvar åtgärder samordning av åtgärder/övrig samverkan roller och ansvar samordning/övrig samverkan inom kommunen Ta fram förslag metoder och lämpliga indikatorer/faktorer för uppföljning av integration inkl roller/ansvar

11 8(13) 2.4. Kommunikation Målgrupper budskap De målgrupper som direkt berörs och som projektet behöver kommunicera med är initialt de förvaltningschefer vars verksamheter berörs och ska medverka i genomförandet av projektet, dvs. cheferna för barn- och utbildningsförvaltningen, kultur- och fritidsförvaltningen och socialförvaltningen samt de nämnder som ansvarar för dessa verksamheter. Vidare behöver kommunicering ske med FAMI och FABO. Indirekt berörda målgrupper är nyanlända, ensamkommande barn/ungdomar, det lokala näringslivet, frivilligorganisationer, Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Länsstyrelsen och Migrationsverket. Budskapet i kommunikationen är att projektet ska föreslå åtgärder för att förbättra integrationen av nyanlända, där huvudfokus ligger på intern samordning och samverkan av insatser samt en utvecklad samverkan med externa aktörer. Målet för kommunikationsinsatserna är att målgrupperna innan projektet startar ska bli införstådd med projektets syfte och mål, hur projektet genomförs samt förväntat resultat/nytta. Förvaltningscheferna har sedan en viktig uppgift att förmedla denna information till chefer och berörda medarbetare och därmed bidra till projektets förankring i organisationen. Cheferna har även en nyckelroll vad gäller implementeringen av projektets resultat i berörda verksamheter. Viktiga målgrupper med vilka projektet behöver ha en löpande kommunikation under projekttiden är också politikerna i integrationsberedningen och socialnämnden, där återkommande avstämningar sker allt eftersom projektarbetet fortskrider. När projektets resultat föreligger vad avser vilka åtgärder som behöver vidtas för att förbättra integrationen, kommer de interna och externa aktörer som berörs att bli en viktig målgrupp för kommunikationsinsatser Mötesrutiner Projektgruppen träffas en förmiddag eller eftermiddag i veckan under projektperioden. Vid varje möte sker avrapportering och avstämning mot projektets aktivitetsplan och om avsteg, justeringar eller kompletteringar i planen behöver göras. Beslut rörande förändringar i projektets inriktning och genomförande dokumenteras. Projektledaren eller den som denne utser för anteckningar från mötet i enlighet med projektstyrningsmodellens mall. Projektledaren svarar för att anteckningar förs vi möten med beställare, styrgrupp och referensgrupp Minnesanteckningar förs vid arbetsmöten och möten med beställare, styrgrupp och referensgrupp enligt ovan. Anteckningarna utgör en del av underlaget till projektets slutrapport. Kommunikationsplan fas 1 I nedanstående tabell redovisas aktiviteter som ska genomföras, när det ska ske samt vem/ vilka som ansvarar för respektive aktivitet.

12 9(13) Aktivitet Vem? När? Information och förankring hos förvaltningschefer/motsv hos berörda interna aktörer avs. projektplan; syfte, mål och genomförande Projektledare Mars 2016 Information om projektets syfte, mål och genomförande till berörda verksamhetschefer och enhetschefer Löpande avrapportering till beställare/styrgrupp avs. projektets status och hur arbetet fortskrider Möten med referensgrupperna styrgrupp utvecklingsmål 1 resp. samordningsgrupp Möten med referensgrupp frivilligorganisationer Förvaltningschefer Projektledare Projektledare Projektledare Inför projektstart, maj 2016 En gång i månaden under projekttiden En gång i månaden Vid behov Möten med referensgrupp gode män Projektledare Vid behov Avrapportering till integrationsberedningen Projektledare En gång i månaden Avrapportering till socialnämnden enligt ök ordf. SN Projektledare En gång i månaden Slutrapport, överlämning av projektets resultat till beställaren Projektledare Kommunicera resultat till integrationsberedningen och socialnämnden Styrgrupp/ projektledare Efter projektavslut Kommunicera resultat till enhetschefer, Verksamhetschef/ projektledare verksamhetsledare och medarbetare Efter projektavslut Kommunicera projektets resultat externt i kommunen jektledare Förvaltningschefer/ pro- Efter projektavslut 2.5. Riskanalys Se Bilaga Riskanalys Falkenbergsmodell för integration Ramarna Tidsram Projektet Fas 1 startar och avslutas Fas 2 avslutas och därmed hela projektet.

13 10(13) Ram för personella resurser Utgångspunkten är att styrgruppens, projektledarens, referensgruppens och projektgruppens arbete finansieras inom ramen för befintlig budget. Under projektets gång kan det dock bli aktuellt att begära tillskott från förvaltningsgemensamma medel Total budget Ingen specifik budget har upprättats för projektet utan de resurser i form av nerlagd tid som deltagarna i projektgruppen och representanter för styrgrupp och referensgrupp avsätter förutsätts ske inom befintliga budgetramar Fastställande av projektplan Undertecknas av beställare och projektledare att båda parter är överens om hur projektet ska genomföras. Beställare [Namn] [Titel] [Förvaltning/Avdelning] [Ort] [] Projektledare [Namn] [Titel] [Förvaltning/Avdelning] [Ort] []

14 11(13) 3. Genomförande 3.1. Viktiga aktiviteter Under genomförandet kan de viktigaste aktiviteterna dokumenteras här Avvikelser Om större avvikelser inträffar jämfört med ursprunglig plan eller beslutade ramar, dokumenteras detta här Grindbeslut Viktiga avstämningar och grindbeslut dokumenteras här. Om projektet har av beställare/styrgrupp fått förändrade förutsättningar eller ändrad inriktning beskrivs det här.

15 12(13) 4. Avslut Slutrapport I detta avsnitt beskrivs överlämning, avslut och summering i slutrapport Måluppfyllnad Beskriv hur projektets resultat svarar mot de uppsatta målen Redovisning - aktivitets- och tidsplan Redogör för hur de olika aktiviteterna svarar mot den beskrivning och tidsplan som finns i projektplanen Redovisning - resurser Sammanfatta hur kostnaderna i projektet har fördelats, vilka personella resurser som varit kopplade till projektet och andra resurser Redovisning - kommunikation Redogör för hur kommunikationsplanen har använts och vad som fungerat bra respektive mindre bra Redovisning - riskanalys Redogör för hur riskanalysen har använts. Kunde några risker undvikas? Identifierades nya risker efterhand? 4.6. Redovisning - resultatet Beskriv hur införande/tillämpning av resultatet har skett och vilka konsekvenser arbetet med projektet har inneburit i organisationen Restpunktlista Lista och beskriv kortfattat de aktiviteter och behov som inte har genomförts. Aktiviteterna bör kostnadsuppskattas Framtida idéer Lista framtida idéer och förbättringar som ligger utanför projektet. Dessa aktiviteter bör kostnadsuppskattas Lärdomar från projektarbetet Vad tyckte ni gick bra och mindre bra? Lärdomar för framtida projekt? Slutsats Vilka slutsatser kan man dra från detta projekt?

16 13(13) Rekommendation Beskriv hur projektets resultat bör förvaltas. Beskriv hur nyttan och effektmålen ska följas upp på längre sikt. Beskriv hur beställaren bör gå vidare med restpunktlistan. 5. Fastställande Slutrapport skapas av projektledaren och överlämnas till beställaren. [Ort] [ÅÅÅÅ-MM-DD] Slutrapport undertecknas av projektledare. Projektledare [Namn] [Titel] [Förvaltning/Avdelning] [Ort] [] Slutrapport godkänd av beställare. Beställare [Namn] [Titel] [Förvaltning/Avdelning] [Ort] []