Slutrapport. Socialförvaltningen Kvalitets och utvecklingsenheten. Förebyggande verksamhet inom Äldreomsorgen, projektnr 46347, ansvar 4990

Transkript

1 Kvalitets och utvecklingsenheten Projekt Förebyggande verksamhet inom Äldreomsorgen, projektnr 46347, ansvar 4990 Projektägare Mariann Godin Luthman, Kvalitetschef Projektledare Christine Färnskog Bakgrund och syfte Från projektdirektivet: Bakgrund: Inom äldreomsorgen finns öppna dagcentraler och en frivilligverksamhet. På Åkermanska och Gråbo finns måltidsverksamheter och på Åkermanska har man även en verksamhet för sociala aktiviteter. Anhörigstödet organiseras inom Beställaravdelningen och bedriver förebyggande arbete för anhöriga och har ett nära och utvecklat samarbete med frivilligorganisationer. Fixartjänst har lagts ut på entreprenad. Ett flertal projekt har genomförts som har handlat om förebyggande hembesök, förebygga fall och sociala innehållet på dagcentralerna. Ett stort arbete har genomförts inom ramen för Bättre liv för sjuka äldre med bland annat kvalitetsregistret Senior alert där man arbetar förebyggande med fall, undernäring, trycksår och munhälsa. Man har även en kampanj för att förebygga fall Trill int ikull Socialnämnden beslutade 23 augusti 2013 följande uppdrag/syfte: Inriktningen är att förvaltningen skapar en ny gemensam organisation för det förebyggande arbetet i nära samverkan med frivilligorganisationerna. Syftet är att skapa nya former och innehåll med fokus på brukarnas behov. Avveckling av nuvarande dagcentraler påbörjas. Nuvarande anslag minskas under 2014 och Under projektet har det tillkommit uppdateringar/tillägg till bakgrunden: Måltidsverksamheten på Gråbo och Åkermanska löstes på annat sätt och har därför inte ingått i projektets kartläggning etc. De sociala aktiviteterna på Åkermanska avslutades under våren-15 utan projektets inblandning. Avvecklingen av nuvarande dagcentraler innebar en sedan tidigare beslutad minskning av budget/personal. Detta hanterades av enhetschefen för dagcentralen och det skedde utanför projektets uppdrag. Kvalitets och utvecklingsenheten Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) vxl E-post regiongotland@gotland.se Org nr Webbplats

2 Projektmål Projektmål: Skapa ett skriftligt beslutsunderlag till SON. Delmål 1. Kartläggning klar över forskning på området, behoven hos äldre samt erfarenheter från andra kommuner. 2. Kartläggning klar över befintliga verksamheter som bedrivs av frivilligorganisationer (info finns bl.a. hos intresseföreningar/sockenföreningar t.ex. på Facebook) som drivs inom (t.ex. måltidsverksamheter, Trill int ikull, anhörigstödet, dagcentraler, frivilligsamordning) fixartjänst på entreprenad vad som görs inom primärvården/hsf vilka lokaler som finns idag och hur de används. 3. Ta fram ett förslag på hur den förebyggande verksamheten kan organiseras och vilket innehåll den ska ha utifrån tidigare delmål. Tillvägagångssätt Projektet delades tidigt upp i tre delmål som skulle följa en tidsplan. Tidsplan Delmål 1: Projektledaren gjorde en omvärldsbevakning genom att gå igenom forskning och ha kontakt med andra kommuner. Syftet vara att få fram vilka insatser som fungerar och har belägg enligt forskningen. I kontakten med andra kommuner har bl.a. Östersund, Bromma, Halmstad varit intressanta. Dessa kontakter har använts även senare i projektet. Projektgrupp (bestående av enhetschefer dagcentral och frivilligverksamhet, utvecklingsledare, anhörigkonsulent, biståndshandläggare) har använts som referensgrupp, men även läst viss forskning själva för att ha samma grund samt till viss del kollat andra kommuner. Resultatet av forskning har sammanställts i bilaga för rapportering till SON dec- 14. (SON 2014/477) Delmål 2: Kartläggning av befintlig verksamhet har tagits fram genom besök på befintliga dagcentraler Slite och Hemse, samt besök på Mötesplats Gråbo (Frivilliggruppens aktiviteter) och inom Anhörigstödets verksamhet. Fakta om t.ex. antal besökare, aktiviteter etc har tagits fram av personal och sammanställts i projektet. Uträkningar på kostnad per aktivitet har tagits fram. Projektet har även gått igenom tidigare enkäter och intervjuer med äldre om önskemål på aktiviteter. En genomgång av befintliga lokaler har gjorts. Kontakter har tagits med de större 2 (5)

3 organisationerna för att fånga upp deras aktiviteter t.ex. Röda korset, Gotlands Föreningsråd, studieförbund m.fl. Kartläggning och jämförelse av frivilligverksamheten inom anhörigstödet och frivilliggruppens har gjorts. Möten med HSF och LK har skett för att få kunskap om deras förebyggande arbete. Delmål 3: För att ta fram beslutsunderlag har kunskap och fakta från tidigare delmål samlats ihop. En workshop med ca 60 deltagare från politiker, medarbetare, organisationer, företag etc har varit med och tagit fram förslag och visioner. Förslaget har arbetats igenom bla..a i projektgruppen och bollats i styrgruppen. Förslaget har även under bearbetningen jämförts med andra kommuners upplägg. Kommunikationsplan och intressentanalys har funnits för att informera om förslaget. Ekonomi (tkr och timmar) TKR Tid (tim) Kommentar Budget kr (projektledarlön: 1 år 80% inkl PO) Projektgrupp: 4 personer, 2 timmar/vecka i ca 40 veckor (4*2*40). Totalt ca 320 timmar. Projektledare: (31 h/v i 1 år) ca 1600 timmar Budgeten består av projektledarens lön. (Projektnr "Förebyggande". Projektet är kopplat till ansvaret 4990 projekt förebyggande".) Projektgruppen har också lagt arbetstid, men inga pengar har flyttats internt för projektgruppens tid eftersom det anses vara en del i ordinarie arbetsuppgifter att delta i projekt. Utfall kr (projektledarlön: 1 år 80% inkl PO) Projektgrupp: 4 personer, 3 timmar/gång vid 7 tillfällen. (4*3*7). Totalt ca 84 timmar Projektgruppen har lagt ner färre timmar än förväntat. Projektledare: (31 h/v i 1 år) ca 1600 timmar Resultat och analys Måluppfyllelse Projektet har uppnått resultat i tid och nått de uppsatta målen inom befintlig budget och med kvalitet. Tid Implementationsfasen var inte en del i projektbeställningen, men hade varit önskvärt att få med inom projektets ram. Tyvärr blev beslut fördröjt 3 (5)

4 till juni-15 och start av enheten beslutades till årsskiftet 15/16 då projektet är avslutat (avslutas aug-15). Ingen implementering kan därför ingå i projektet. Analys av avvikelser Arbetssättet har varit strukturerat och inblandade har varit engagerade i frågan. Rapportering och beslutsunderlag är bra, men det visade sig finnas ett behov av informationen om förslaget innan beslut togs av SON. En viss otydlighet i beslutsprocessen finns om huruvida information till medborgare ska ut innan beslut av SON eller ej. Detta är något man bör jobba vidare på att utveckla och förtydliga. Rekommendationer framåt från projektledaren Att visa ett snabbt resultat, en bra uppstart och snabba förbättringar är viktigt för den nystartade enheten pga det finns en viss tveksamhet till förändringen av bl.a. besökare. Ett sätt kan vara att i början utgå ifrån befintliga aktiviteter. Samverkan och dialogen med organisationer måste påbörjas tidigt, gärna redan hösten-15, för att få med dem. Risken att org inte vill vara delaktiga ökar om det blir en period (hösten-15) av tystnad från regionen. Idéer och kontaktpersoner finns att läsa i Implementationsdokumentet samt hos Kvalitetschefen. Överlämning Hantering av dokumentation Punkter som återstår att göra Implementationsdokument inkl bilagor. Mottagare Enhetschef förebyggande och Kvalitetschef Riskanalys av ny enhet. Mottagare Enhetschef förebyggande och Kvalitetschef Projektsida på Vidare kontakt är Kvalitetschef Implementering av ny enhet Risker för nya enheten att följa upp Lokaler (genomgång av behov ansvaras av nya enheten) Ändra kontaktperson projektsida till Kvalitetschef Uppföljningar som ska genomföras Mätningar av verksamheten enligt önskemål från SON. (Se implementeringsdokument). Uppföljning efter 6 mån från start. Övrigt Framgång: - Projektet har haft en engagerad styrgrupp och beställare och detta är en del i framgångsfaktorerna av projektet. Detta är något man framöver alltid bör säkerställa att det finns för lyckade projektresultat. 4 (5)

5 - Arbetet har genomförts strukturerat. - Grunden har lagts i forskning, andra kommuner och egna erfarenheter vilket har gett bra belägg för förslaget när resultat etc ifrågasätts. Mycket kött på benen har funnits för lösningen. Kunde varit bättre: - Dagens besökare och befintlig personal anser sig inte fått vara delaktig. Tydligare kommunikation och förtydligande av förväntningar på projektresultatet i tidigare skede kanske hade avhjälpt detta. - Få mer engagemang i projektgruppen. Projektgrupp anser sig inte ha tiden och då uppstår en risk att projektledaren blir den enda experten inom området och därför behöver utforma för mycket själv. - Tid för implementeringen i projektet. godkänd Datum Mariann Godin Luthman (5)