Beslutsdatum: Beslutande: Dokumentansvarig:

Transkript

1 DNR] 1 (av 7) Projektplan Beslutsdatum: Beslutande: Dokumentansvarig: Styrgruppen Copy/print Niagara Revisionsinformation Version Datum Kommentar Första utkast av projektplanen Datumkorrigeringar i tidplanen Uppdatering av aktiviteter och tidplan Projektplan godkänd av styrgruppen Copy/print Niagara Projektmål Utrusta Niagara med samma utskriftssystem som används i övriga delar av högskolan, det vill säga Ricoh skrivare med Pcounter som debiteringssystem. Avveckling av befintliga skrivare och kopiatorer från KS och TS ska genomföras under sommaren Intressentanalys Intressenter med beslutande ställning i projektet: Projektägare Styrgruppen Projektgruppen Intressenter med direkt anknytning till projektets resultat och därför vill påverka projektet: KS/TS fakulteter FS (Facility Service) Intressenter med låg anknytning till projektets resultat som troligen inte aktivt kommer att påverka projektet: Projektsamordnare Ricoh BIT Nätansvariga Skyddsombud Datasalsprojektet Postadress Besöksadress Telefon E-post Malmö högskola Fax Webb

2 DNR] 2 (av 7) Övriga fakulteter Styrgruppen Niagara Kommunikationsplan Kommunikation inom projektet kommer att ske i projektplatsen och projektmöten. Under projektet föreslås att projektmöte hålls en gång i veckan förslagsvis varje måndag kl Kommunikation med intressenter föreslås enligt följande: Styrgruppen: Via projektplatsen, möten och mail från projektledaren. Projektsamordnare/Nätansvariga: Via projektplatsen, eventuella möten och mail från projektledaren. KS/TS fakulteter: Via flyttansvarig och projektkontorets webbplats. Projektgruppen: Via projektplatsen, möten, telefonsamtal. Ricoh/Skyddsombud: Via projektgruppensrepresentant, projektkontorets webbplats. BIT/FS: Via projektgruppensrepresentant, APT, projektkontorets webbplats. Styrgruppen Niagara: Via projektägaren Riskanalys Beskrivning av risk Sannolikhet Konsekvens Risk Åtgärder för att minska/få bort risken Licensen i servern ej giltigt Kontroll av licensen i god tid innan implementering Licens för SLNX tjänsten ej giltigt Bristande Identifiering av antal skrivare Kort avvecklingstid av kranarna Beställningar, orderprocess blir fel Kontroll av licensen i god tid innan implementering Noggrann identifiering innan beställning Ta reda på exakt hur lång tid vi har tills huset ska vara tomt Tydligt beställningsunderl ag Åtgärder om risken blir en realitet Lägg in den gamla licensen. Beställa ny licens till den specifika maskinen Återlämna alt. Beställa nya Kalla in extra resurser så vi kan tömma huset i tid Säkra upp med greenline maskiner. Sjukfrånvaro i Dokumentera allt Att en annan

3 DNR] 3 (av 7) projektgruppen man jobbar med så en annan gruppmedlem kan ta över uppgiften projektmedlem tar över den sjukes uppgifter. Försenad leverans av copy/print Beroende av andra projekt och mål. Dubbelbokning av projektmedlemmarna Hålla koll på leveransprocessen Var tydlig med våra behov i projektet. Hålla sig uppdaterad kring de projekt som påverkar oss Vara tydlig med prioritering. Att närmaste chef är informerad om projektet omfattning Motarbetning från personal Klara riktlinjer från styrgruppen. Tydlig kommunikation med alla intressenter. Informera! Semester Planera semester i god tid Begränsningar i de nya lokalerna Kontrollera lokalerna i god tid. Identifiera eventuella problem tidigt Säkra upp med greenline maskiner Hjälpa de andra projekten så mycket vi kan. Styrgruppen måste godkänna att ta in extra resurser. Allt godkänna helgjobb. Hänvisa till besluten i projektdirektivet. Styrgruppen måste godkänna att ta in extra resurser Koppla bara de maskiner som får plats. Låg risk = 1-8 Medelrisk = 9-15 Hög risk = 16-25

4 DNR] 4 (av 7) Projektets genomförande Metod Steg 1 Behovsanalys Steg 2 Avveckling av befintliga skrivare Steg 3 Leverans, installation och konfiguration av nya copy/print Steg 4 Utbildning/Information för KS/TS personal

5 DNR] 5 (av 7) Aktiviteter Steg 1 Ta fram antal copy/print som behövs för att täcka behovet i det nya huset Om möjligt, identifiera behovet av speciella skrivare (3410) Beställning av nya copy/print och eventuella specialskrivare Identifiera placering av copy/print Dokumentera nätuttag där copy/print kommer att kopplas Säkerställa att befintligt system kan hantera nya skrivarköer och terminaler Steg 2 Ta fram vilka avtal som är aktuella och eventuell säga upp alla dessa Identifiera vilka Ricoh copy/print som finns i kranarna Inventera övriga skrivare och bestämma vilka som ska skrotas/flyttas Koordinera återlämning av Xerox copy/print med Dokusyd Flytta alla skrivare som ska sparas samt eventuell Ricoh copy/print som ska flyttas till Niagara och Plotter skrivare (ska flyttas till orkanen) Avveckling av befintliga skrivarköer från kranarna/ubåtshallen Steg 3 Koordinera leveransen av nya copy/print Patchning och nätkonfiguration Ta fram konfigurationsdokument Sätta upp nya skrivarköer Konfigurera AD-grupper för de nya skrivarköer Koppla terminaler och skrivarköer i systemet Uppdatering av övervakningssystem Test av lösningen Överlämning till förvaltning Steg 4 Utbilda/Informera personal kring den nya utskriftmiljön Sätta upp och uppdatera info-mallar

6 DNR] 6 (av 7) Tidplan Startdatum Slutdatum Aktivitet Ta fram antal copy/print som behövs för att täcka behovet i det nya huset Om möjligt, identifiera behovet av speciella skrivare (3410) Beställning av nya copy/print och eventuella specialskrivare Identifiera placering av copy/print Dokumentera nätuttag där copy/print kommer att kopplas Säkerställa att befintligt system kan hantera nya skrivarköer och terminaler Ta fram vilka avtal som är aktuella och eventuell säga upp alla dessa Identifiera vilka Ricoh maskiner som finns i kranarna och flytta dem Inventera övriga skrivare och bestämma vilka som ska skrotas/flyttas Leverans av copy/ print till Niagara Koordinera återlämning av Xerox copy/printers med Dokusyd Flytta alla skrivare som ska sparas samt eventuell Ricoh skrivare som ska flyttas till Niagara och Plotter skrivare Avveckling av befintliga skrivarköer från kranarna/ubåtshallen Koordinera leveransen av nya copy/print Patchning och nätkonfiguration Ta fram konfigurationsdokument Sätta upp nya skrivarköer Konfigurera AD-grupper för de nya skrivarköer Koppla terminaler och skrivarköer i systemet Uppdatering av övervakningssystem Test av lösningen Överlämning till förvaltning Sätta upp och uppdatera info-mallar Utbilda/Informera personal kring den nya

7 DNR] 7 (av 7) utskriftmiljön Resurser Resurs Uppskattad tid kommentar Projektledning Ca 3 Deltagare i projektet 1-3 Planering av projektmöten, dialog med intressenter, informationsuppdatering av projektplatsen och övriga informations kanaler. Deltagande i projektmöten, lösa arbetsuppgifter i projektet, dialog med intressenter, informationsuppdatering av projektplatsen. Alla projektmedlemmar kommer att delta i alla steg under hela projektet. Varje steg kommer att kräva att projektmedlemmarna lägger olika tidsresurser beroende på aktiviteter och arbetsuppgifter som varje projektmedlem ansvarar för. Budget Resurs kostnad kommentar Projektledning Ca 3 Ca 50 % av arbetstiden Deltagare i projektet 1-3 Lokaler Ca 20 % till 50 % av arbetstiden, beroende på vilken aktiviteter och arbetsuppgifter. Möteslokaler kommer att bokas i orkanen, kranarna och Niagara (om det går). Övrigt 1000 kr Uppstartsmöte den 23 mars 2015 Övrigt 1000 kr Kick-out i augusti månad Transport 1000 kr Hyra en lastbil för att flytta alla små skrivare som ska sparas Informationsmaterial Ca 1000 kr Informationsmaterial som kommer att sättas upp vid varje copy/print Extra personal/ eventuellt helgjobb Om i fall flera projektdeltagare är på semester under juni/juli och flera kritiska arbetsuppgifter måste lösas.