[Titel] Redovisande dokument Rapport. Sida 1 (6) [Publiceringsdatum Quickpart] [AnsvarigQuickpart] [Upprättad av Quickpart]

Transkript

1 Redovisande dokument Rapport PROJEKTiL Sida 1 (6) [Titel]

2 Sida 2 (6) Innehållsförteckning 1 Grundläggande information Bakgrund Effekterna av projektets resultat/verksamhetsnytta Projektorganisation Organisationsplan Historik Processer och metoder Projektresultat jämfört med projektmål Målen Utfall projektmål Utfall tidplan Utfall kostnader, inklusive resurser Uppföljning effektmål/nyttoeffekt Överlämning/leverans av projekt Fortsatt arbete Erfarenheter och observationer Förslag till förbättringar Kommentarer från projektet Referenser... 6

3 Sida 3 (6) Checklista inför BP5 Beslutspunkt 5 innebär beslut om att godkänna projektet och dess resultat eller ej, samt att arkivera dokument om resultatet godkänts. Samtidigt beslutar projektägaren om godkännande av projektets slutrapport eller inte, vilket sker via godkännandeflöde i VIS. Checklista inför beslut BP5 JA NEJ Kommentar Alla ärenden och projekthandlingar är omhändertagna och arkiverade Alla erfarenheter och observationer dokumenterade och avrapporterade Projektdokument är dokumenterade och sparade Relevanta dokument är uppdaterade och överlämnade till mottagarorganisationen Avvikelser från planerade mål är dokumenterade Effektmålen är dokumenterade i nyttokalkylen Ansvarig för uppföljningen av nyttoeffekterna är utsedd Nyttouppföljningsmetod är dokumenterad i överenskommelsen för realisering av nytta. Ekonomisystemet är uppdaterat och projektet formellt avslutat 1 Grundläggande information (Text kan kopieras från Projektdirektiv och Projektplan till avsnitten 1.1 till 1.3) 1.1 Bakgrund Ge en kort beskrivning av bakgrunden till hur projektidén uppstod. 1.2 Effekterna av projektets resultat/verksamhetsnytta Beskriv förväntade effekter av projektet. Exempelvis effektivisering, minskade kostnader, förbättring av verksamheten eller annan nyttoeffekt. Ange vilka av verksamhetens mål som nyttoeffekterna stödjer och vad man ville uppnå med projektet i förhållande till verksamhetens övergripande mål och visioner.

4 Sida 4 (6) Redovisa resultatet av genomförd nyttoanalys (exempelvis genom att genomföra en kostnads/intäktsanalys eller en nyttovärdering för projektet, t.ex. PENG-analys) Gör även en uppskattning över hur mycket driften kommer att kosta per år efter överlämnandet till projektmottagaren. 1.3 Projektorganisation Organisationsplan Redogör för hur organisationsplanen för projektet har sett ut. 1.4 Historik Ge en kort sammanfattning av händelser i projektet, ändringar av mål och ramar, viktiga beslut etc. i kronologisk ordning. Var kortfattad och fokusera på viktiga händelser. 1.5 Processer och metoder Lista alla arbetsmodeller, metoder, processer och verktyg som användes i projektet. 2 Projektresultat jämfört med projektmål 2.1 Målen Beskriv kortfattat de övergripande projektmålen (tid, kostnad och resultat) som var satta i projektplanen. Redogör också för om målen har ändrats under projektets gång. 2.2 Utfall projektmål Jämför det slutliga projektmålet med den tidiga förväntade resultatet i projektdirektivet. Beskriv och kommentera alla skillnader. 2.3 Utfall tidplan Redogör för originaltidplanen och de faktorer som den var baserad på (resurser, svårighetsgrad, risker prioriteringar etc.) Gör en jämförelse mellan utfall av tidplanen och originaltidplanen. Kommentera alla skillnader, speciellt gällande resurser, svårighetsgrad, risker och prioriteringar. Var bedömningarna korrekta och om inte, vad hade man missbedömt. 2.4 Utfall kostnader, inklusive resurser Redogör för resurser i antal arbetstimmar som var planerade jämfört med antal timmar som projektet förbrukade. Ta gärna med en efterkalkyl som redovisar planerad budget och utfall. Redogör för orsakerna till eventuella skillnader mellan planerat och utfall. 2.5 Uppföljning effektmål/nyttoeffekt Vilka undersökningar måste göras och när, för att veta om projektet når effektmålen. Beskriv även vem som ansvarar för att följa upp effektmålen.

5 Sida 5 (6) 3 Överlämning/leverans av projekt Beskriv hur överlämningen av projektresultatet har gått till. Vem ansvarar exempelvis för drift, underhåll, implementering, förvaltning och realisering av effekten? Har överlämningen skett i enlighet med fastslagna rutiner för överlämning? Se överlämningsdokument på Insidan under Projektkontoret och projektmodell PROJEKTil. För överlämning till TA support kontrollera rutinbeskrivning Rutin arbetsgång vid Överlämning av supportobjekt till TA Support Vart är projektdokumentationen lagrad och vem ansvarar för dokumentationen? 4 Fortsatt arbete Beskriv vidare hantering av eventuell restlista i projektet. 5 Erfarenheter och observationer Beskriv de erfarenheter, både positiva och negativa, som projektet har dragit och lista även alla andra observationer. Beskriv problem och andra svårigheter som har uppstått och hur man löste dem.. Ge gärna råd till hur liknade saker kan hanteras i framtiden. Exempel på vad som bör vara med: projektmodell arbetsprocesser kvalitetsförbättringar projektplaner säkerhetsfrågor organisation koordinering och administration motivation projektmiljö rutiner för information och rapportering samarbete projekt/linje/kund/leverantör/internt riskanalys styrgrupp projektägare referensgrupp mottagare projektdirektivet resursallokering

6 Sida 6 (6) 6 Förslag till förbättringar Ge förslag på hur man skulle kunna förbättra projektprocessen, arbetsmiljön i projekt eller andra arbetsprocesser som finns i organisationen som samverkat i projektet. Ge även förslag på förbättringar som riktar sig till projektgruppen, styrgruppen och mottagaren. 7 Kommentarer från projektet Skriv gärna kommentarer från projektledningen, projektgruppen och mottagaren. Hur har man upplevt projektet i sin helhet, motivation, gruppsammanhållning, överlämning av projektet samt hur slutmålet stämmer överens med förväntan? 8 Referenser Specificera alla dokument som det hänvisas till i Slutrapporten.