Stockholms läns landstings projektmodell. PROJEKTiL. Projekt modell 2.0

Transkript

1 Stockholms läns landstings projektmodell PROJEKTiL 2.0

2 Innehåll 1 Inledning Vad är projekt? Syftet med projektmodellen Målgrupp SLLs projektmodell Ansvar SLLs projektmodell Projektriktlinjer Projektets livscykel Kvalitetssäkring: Projektgranskningar och revisioner Syfte Riskanalys Syfte Vem och vilka När Projektdokumentation Syfte Riktlinjer dokumentation Intressentanalys Syfte Vem och vilka När Kommunikationsplan Syfte Vem och vilka När SLL Projektmodell Beslutspunkt Faser Roller i projektorganisation Dokumentmallar...16

3 Datum Dnr 1 (23) Dokumenthantering Ansvar Roll Namn Ägare Informeras Referenser Ref [1] [2] Dokument ID Dokument Definitioner och kortningar Begrepp/kortning Förklaring Revisionshantering Version Datum Summering av ändringar i hållande till egående version Ändringar markerade (j/n)

4 Datum Dnr 2 (23) 1 Inledning Syftet med SLLs projektmodell PROJEKTiL är att ge riktlinjer och anvisningar projektarbete inom Stockholms läns landsting. Projektmodellen består av följande delar: Beskrivning av projektmodellen ( flöde med faser, beslut, roller, mallar och termer). Beskrivningen är detta dokument Checklistor projektarbete och beslut i projekt Dokumentmallar: bl. a idébeskrivning, projektdirektiv, projektplan, beslutsmall, statusrapport, slutrapport, resurskontrakt, uppdragsbeskrivning, nyttokalkyl och överenskommelse realisering av nytta m.m. 1.1 Vad är projekt? Projekt är ett sätt att bedriva ett målinriktat arbete i en temporär organisation och ett arbetssätt som utmärker sig av bl.a. följande: Projekt leder fram till ett bestämt mål Projekt kräver olika resurstyper och kompetenser Projekt är tidsbegränsat Projektarbete är av engångskaraktär 1.2 Syftet med projektmodellen Projekten blir jämbara om vi alla arbetar med samma projektmodell. En projektmodell ger gemensamma spelregler, riktlinjer och anvisningar hur projektarbete bör bedrivas. Den beskriver beslut, faser, roller, dokument samt specifika projekttermer. Projektmodellen ska även finnas till att: säkerställa att ett långsiktigt, strategiskt affärs- och nyttoperspektiv alltid finns med under gång samt att resultat är kopplat till organisationens strategiska inriktning projektmedlemmarna lättare ska komma in i projektet vi enklare ska kunna ta del av erfarenheter från tidigare projekt underlätta kommunikationen mellan alla som jobbar med projekt tydliggöra ansvar och befogenheter de olika projektrollerna beskriva projektflöde på ett enkelt överskådligt sätt 1.3 Målgrupp SLLs projektmodell Tillämpning av PROJEKTiL är obligatorisk IT-relaterade projekt inom LSF och inom SLL-verksamheter som drivs i valtningsform. Landstingsledningen har rekommenderat övriga verksamheter inom SLL att besluta om att tillämpa modellen alla typer av projekt.

5 Datum Dnr 3 (23) 1.4 Ansvar SLLs projektmodell Projektmodellen kommer att utvecklas och distribueras via SLLs intranät och Projectplace.com. Kommentarer och frågor gällande projektmodellen skickas till ansvarig inom SLL IT, Patrik Hansson (patrik.n.hansson@sll.se)

6 Datum Dnr 4 (23) 2 Projektriktlinjer 2.1 Projektets livscykel En lång kalendarisk genomande tid ett projekt kan meda en projektrisk, eftersom omvärldsändringar under tiden kan ändra utsättningar. En lång genomande tid kan också innebära att nyttoeffekter kommer sent och/eller inte är relevanta vilket med att nyttoeffekter blir svåra att styra och följa upp. Om ett projekt beräknas bli längre än ett år bör projektet delas in i tydliga faser. Varje fas bör vara kortare än ett år och leverera ett tydligt och användbart resultat. Om projektet senas och därigenom blir längre än ett år ska en grundlig avrapportering göras till projektägare/beställare som då får ett bra underlag att besluta om fortsättning. 2.2 Kvalitetssäkring: Projektgranskningar och revisioner Kvalitetssäkring projektet sker genom: löpande åtgärder som statusrapporter, checklistor och tester projektgranskning projektrevision Styrgruppen beslutar vid BP2 ( start) med hänsyn till art och omfattning vilken grad av kvalitetssäkring som varje projekt ska omfattas av Syfte Regelbundna projektgranskningar bör genomas under livscykel, att på ett så tidigt stadium som möjligt undvika risker och hot mot projektet och säkerställa arbetsprocess och resultat. Om kvalitetssäkrande åtgärder bises ökar risken att projektet misslyckas. Resultatet av en projektgranskning/revision ger underlag beslut om åtgärder att säkerställa det fortsatta genomande mot fastställda mål. Initiativtagare till projektgranskning/revision kan vara: Styrgrupp eller projektägare/beställare att t ex stärka kontrollen över strategiskt viktiga projekt Projektägare/beställare eller projektledare som tar över ansvaret ett pågående projekt och önskar verifiera status som vill ha sitt projekt genomlyst t ex bedömning av möjligheterna att lyckas Beslut om att genoma projektgranskning/revision av projekt tas av projektägare/beställare eller styrgrupp och genoms av oberoende person.

7 Datum Dnr 5 (23) ansvarar att beslutad projektgranskning/revision genoms enligt beslut. Projektgranskning/revision kan göras både under gång och i efterhand. 2.3 Riskanalys Syfte Syftet med en riskanalys är att identifiera och värdera projektrisker samt eslå och planera in åtgärder Vem och vilka En riskanalys ska göras samtliga nya projekt och genoms av projektledaren tillsammans med projektgruppen och projektägaren/beställaren När Riskanalysen bör genomas innan projektet startar, så att resultatet från riskanalysen kan vara en del av startbeslutsunderlaget. Den bör göras regelbundet pågående projekt. Analysen med slag till åtgärder ska sedan löpande revideras och presenteras på styrgruppsmöten. 2.4 Projektdokumentation Syfte Alla projekt bör dokumenteras noggrant, både att underlätta kommunikationen inom och utom projektet samt att verka erfarenhetsöveringar till senare projekt Riktlinjer dokumentation Varje projekt bör som minimum skriva de dokument som efterfrågas i SLLs projektmodell och som har tydliga mallar. Det är inte nödvändigt att skriva under varje rubrik i mallarna, men om viss rubrik inte är aktuell projektet ska inte rubriken tas bort utan bara noteras som Inte tillämpligt. All projektdokumentation skall diarieas enligt gällande SLL riktlinjer, Föreskrift hantering av allmänna handlingar i projekt inom SLL (LA Version 2.0.) All projektdokumentation kan under gång lagras i Projectplace.com eller annan gemensam lagringsyta. När projektet avslutas lagras och diaries dokumentationen enligt SLLs gällande bestämmelser och riktlinjer.

8 Datum Dnr 6 (23) 2.5 Intressentanalys Syfte Syftet med en intressentanalys är att få fram vilka som är intressenter samt vilket behov de har av projektinformationen. Exempelvis kan mottagaren önska viss typ av information från projektet och marknadsavdelningen samt andra stödenheter en annan Vem och vilka En intressentanalys bör göras samtliga nya projekt och genoms av projektledaren tillsammans med projektgruppen och projektägaren/beställaren När Intressentanalysen upprättas in BP2 och ingår i Projektplanen. 2.6 Kommunikationsplan Syfte Syftet med kommunikationsplanen är att rätt person och verksamhet ska bli informerad vid rätt tillfälle, via lämplig informationskanal med önskad informationsmängd att få bästa möjliga engagemang projektet Vem och vilka En kommunikationsplan ska göras samtliga nya projekt och genoms av projektledaren tillsammans med projektgruppen och projektägaren/beställaren När Kommunikationsplanen grundar sig på intressentanalysen. Därmed bör kommunikationsplanen göras i samband med BP2 efter genomd intressentanalys. Intressentanalysen ingår oftast i Projektplanen.

9 Datum Dnr 7 (23) 3 SLLs Projektmodell 3.1 Beslutspunkt En beslutspunkt är ett bestämt och i projektplanen inplanerat tillfälle när man fattar beslut om fortsatta genomande. Ett beslut kan innebära ett av tre alternativ: 1. Fortsättning av projektet 2. Avveckling av projektet 3. Bordläggning; att beslut inte tas rän ytterligare information har presenterats Innan ett BP-beslut tas, ska projektet utvärderas avseende möjligheter att nå sina mål samt utsikterna leverans. Projektet ska utvärderas med avseende på följande aspekter: Leverans och progress Har projektet uppnått och levererat vad som planerats? Finns utsättningar att projektet även i fortsättningen ska kunna leverera enligt plan? Förbrukning av resurser Har projektet hållit sig inom tilldelade resurser enligt plan? Finns utsättningar att projektet även i fortsättningen ska kunna hålla sig inom uppsatta resursramar? Omvärldssituation Har det hänt något i omgivning som ändrat utsättningarna projektet eller dess leverans? Motiveras kostnader fortfarande av den väntade nyttan? Har detta projekts prioritet jäm med andra projekt ändrats?

10 Datum Dnr 8 (23) Besluts punkt BP0 BP1 Beskrivning Innebär att påbörja initieringsfasen, d v s undersöka utsättningarna ett projekt. BP0 ligger utan projektet Beslut om etableringsfas genom specificering och planering av genomandet ska startas eller inte. Utsedda roller vid beslut Ansvarig initiering Styrgrupp Mottagare Beslutsfattare Beslutsfattare på rätt nivå Projektägare/ beställare Besluts dokument Idébeskrivning, annat beslutsunderlag från verksamheten eller politiskt beslut Projektdirektiv BP2 BP3:o Projektet startar/startar inte Beslut att starta/ej starta genomandet av projektet. Genomandefasen startar/startar inte BP3 beslut kan fattas vid ett flertal utbestämda tillfällen under gång. Varje BP3 kan även vara beslut om en delleverans av slutresultat. Beslut om fortsatt genomande enligt plan eller enligt uppdaterad plan eller ej. Projektmedlemmar Referensgrupp Projektägare/best ällare i samråd med styrgrupp Projektägare/best ällare beslutar ensam om fortsättning. Styrgruppen tar gemensamt övriga beslut. Projektplan med Nyttokalkyl och Överenskommelse realisering av nytta Statusrapporter

11 Datum Dnr 9 (23) Besluts punkt BP4 BP5 Beskrivning Beslut att godkänna resultat leverans till mottagaren eller ej. Beslut att starta avvecklingsfasen, stoppa projektet eller komplettera genomandefasen. Beslut att godkänna slutrapport eller ej. Utsedda roller vid beslut Beslutsfattare Styrgrupp beslutar om godkännande av resultat. Projektägare/be ställare beslutar om att starta avvecklingsfasen eller ej Projektägare/best ällare Besluts dokument Uppföljningsrapport Slutrapport BP6 Beslut att godkänna projektet och dess resultat eller ej, samt att arkivera dokument om resultatet godkänts. Projektets resultat är realiserat i linjen och dess nytta har följts upp. Effekterna kan komma att få betydelse kommande strategiformulering, verksamhetsplanering, budgetering, uppföljning och prognostisering samt resultatredovisning Realiseringsansva rig, kan vara verksamhetschef eller dylikt Enligt mottagarens riktlinjer BP6 ligger utan projektet

12 Datum Dnr 10 (23) 3.2 Faser Fas Initieringsfas Etableringsfas Fas beskrivning Under fasen undersöker man möjligheterna att genoma en idé, ur såväl teknisk, som resursmässigt perspektiv. Man ska även kontrollera att idén är i linje med verksamhetsplanen. Under denna fas definieras uppdragets omfattning och mål projektet och dess effektmål, grov tidplan görs, intressenter identifieras, slag på projektorganisation tas fram samt en kostnads/nyttoanalys görs. Ett slag till projektdirektiv tas fram. Under fasen specificeras målet i detalj, en kalkyl över projektkostnader tas fram, en riskanalys görs, bestämmer projektorganisation samt planerar hur arbetet att nå målet ska genomas inom ramen projektet. Det är lämpligt att samråda med önskade resurser och preliminärt boka dessa. En djupad nyttokalkyl och en överenskommelse realisering av nyttan tas fram och ankras hos mottagaren. Det ska här tydligt framgå vem som är ansvarig realisering av nyttan samt hur denna ska realiseras och följas upp. Mottagaren av resultat ska kontaktas att bestämma hur överlämnandet ska genomas samt hur mottagaren ska delta i genomande. Ett slag till projektplan tas fram.

13 Datum Dnr 11 (23) Genomandefas Syftet med genomandefasen är att genoma och följa upp planerade aktiviteter, enligt projektplanen. Viktiga moment under fasen är att: Uta projektarbetet, följa upp resurser, tid, kostnad, prestanda och kvalitet. Uppdatera planer och ta fram prognoser. Bevaka risker och möjligheter, och vidta åtgärder. Bedöma projektet mot effektmålen och vid behov ändra inriktning. Rapportera, kommunicera och informera. Skapa utsättningar delaktighet. Projektet djupar detaljplanerna och genom fortsatta riskanalyser med alla deltagare. Möten ska hållas regelbundet. Rapportering styrgrupp och projektägare/ beställare styrning och uppföljning av projektet ska göras kontinuerligt. Avvecklingsfa s Under genomandefasen kan projektet leverera delleveranser av slutprodukten. Slutleverans sker vid slutet av fasen. Projektets intressenter utvärderar projektet och dokumenterar erfarenheter och observationer. Alla eventuella slag till bättringar av både projektarbetet samt övriga organisationen dokumenteras och delges alla intressenter. Projektet avvecklas och arkivering av dokument görs. Slutrapport tas fram.

14 Datum Dnr 12 (23) 3.3 Roller i projektorganisation Roll Ansvarsområde: Uppdrag och/eller Utsedd av mandat Projektägare / beställare Är den som ansvarar finansiering. Oftast den chef som ansvarar genomande och att nyttorealisering görs. Styrgrupp Bör bestå av personer, med befogenheter och kunskap de projekten nödvändiga besluten. Projektledar e Ansvar budget och finansiering. Upprätta projektdirektiv. Godkänna slutrapport. Ansvara att effektmålen både mäts och nås eller att någon annan ansvarig utses detta. Säkerställa att resultat är i linje med projektdirektiven. Säkerställa att projektet följer projektplanen och aktivt stödja projektledaren Hålla sig informerade om projektet och omvärlden att få ett bra beslutsfattande. Projektets genomande i enlighet med projektplanen. Att projektet når sina mål. Tillgodose mottagarens krav inom ramar. Ansvara resultat till och med BP 5. Rapporterar genomandet och ändringar gentemot Är ordande i styrgruppen Initierar granskningar och revisioner av projektet. Utser styrgruppen Föreslår projektledare. Stödjer projektledaren. Fattar BP1 och BP5- beslut samt BP2, BP3, BP4-beslut avseende fortsättning. Tilla projektet de resurser som behövs. Säkerställa att projektledningen har kontroll och att projektet kommer att nå uppsatta mål. Fattar beslut inom ramar (BP2, BP3, BP4) tillsammans med projektägaren/beställar en. Stödjer aktivt projektledaren. Planerar, leder, delar samt följer upp arbetet inom projektet Leder de personer som tilldelats projektet. Förfogar över de medel som tilldelats projektet. Beslutar om omdelning av - Projektägare Styrgrupp i samråd med berörd linjechef och projektägare

15 Datum Dnr 13 (23) Roll Ansvarsområde: Uppdrag och/eller Utsedd av mandat Forts plan i projektet. Projektdokumentationen. Knyta rätt kompetenser till projektet Kontrollera, kontera och godkänna fakturor innan attestansvarig attesterar. Följa upp och ansvara budget och rapportera till styrgrupp. Ta del av och stå underlagen från ekonomisystemet. För sitt projekt ta fram en budget över väntat utfall delat över tiden att kunna följa upp hur arbetet fortskrider i ekonomisk mening. Förankra projektbudget och ekonomirutiner projektet i projektgruppen. Genoma och löpande revidera riskanalys. Se till att beslutad revision och granskning genoms. Informera alla intressenter. kostnader inom budgetram

16 Datum Dnr 14 (23) Roll Ansvarsområde: Uppdrag och/eller Utsedd av mandat Projektmedlem Ansvara att genoma överenskomna åtaganden i projektet Rapportera resultat och avvikelser i projektet. Rapportera arbetad tid i projektet. Förankra projekt i hemmaorganisationen och fungera som ambassadör projektet hos mottagaren. Arbeta i projektet enligt överenskommelse. Delta i projektmöten. enligt överenskommelse med berörda linjechefer, resursägare Ta del av projektinformation Resursägare Resurser utlånade till projektet. Är oftast den som tillsätter resurs efter frågan från projektledare. Ansvarar att tilldelad personal har rätt kompetens och avsatt tid enligt överenskommelse. Mottagare Ansvara projektresultatet efter överlämnandet vid BP4 och att nytta realiseras och följs upp hos mottagaren. Se till att resurser finns tillgängliga enligt de beslut som finns tagna projektet. Kan ingå i styrgrupp. Ansvarig att resursöverenskommelse r med projektet hålls. Ska ingå i styrgrupp eller referensgrupp. - Projektadministratö r Varierar från projekt till projekt. Avlasta projektledaren vad gäller administrativa arbetsuppgifter i projektet som t.ex. arbetsledning, mötesplanering, uppföljning, dokumentation, information och kommunikation till olika intressenter. n i samråd med styrgruppen

17 Datum Dnr 15 (23) Representanter enheter som berörs eller innehar viktiga kunskaper om projektet. Kan också kompletteras med representanter fack och patienteningar Expert Kompetenstillskott att lösa enskilda problem Finnas tillgänglig enligt definierade kriterier. Varierar från projekt till projekt. Fungera som bollplank och eventuell testgrupp projektgruppen. Varierar från projekt till projekt, men ska vara väl definierat till tid och arbetsinsats. Referensgrupp

18 Datum Dnr 16 (23) 3.4 Dokumentmallar Dokumentmallarna är stöd i styrning av projekt. Korrekt ifyllda fungerar de som beslutsunderlag vid varje BP. Dokumentmallarna är också ett stöd projektarbetet. Rubrikerna är påminnelser om arbetsuppgifter som behöver beaktas i projektet. Det är inte meningen att man ska skriva text under varje rubrik, utan bara där det till något till projektet. Rekommendationen är att alla rubriker från mallarna bibehålls, men utan text under (eller med kommentar att rubriken inte behövs i det aktuella projektet). Då har man beaktat frågan och tagit ett medvetet beslut. Mall Beskriver Syfte Beslu tsunder lag Idébeskrivning Idén med projektet Syfte Bakgrund Projektägare/ beställare Finansiering Förväntat resultat Önskade resurser Grov tidplan projektet. Plan Initieringsfas Att beskriva bakgrund, syfte och nytta med idén och hur den kan vara möjlig att genoma. Att vara underlag att starta initieringen av genomande Skriven av Skriven BP0 Idégivare Projektägare/ beställar e, övriga intressen ter Förväntat resultat fas och projekt Projektets mål Ramar Tid & Kostnad fas och projekt Effektmål Finansiering Förutsättninga r Att från projektägarens/bes tällarens sida beskriva och avgränsa uppdraget med avseende på väntade resultat tids- och kostnadsramar övriga restriktioner BP1 Projektägare/ beställare Styrgrup p Projektdirektiv Mottagar e Ev. andra intressen -ter

19 Datum Dnr 17 (23) Mall Beskriver Syfte Beslu tsunder lag Avgränsningar Projektägare/b eställare och styrgrupp Länkar till andra projekt och uppdrag. Plan Etableringsfas Projektplan Mål och delmål Förväntat resultat Ramar i detalj (Tidplan, Budget, Resursbehov) Avgränsningar Förutsättninga r Beslutspunkte r Genomande plan Projektorganisation Riskanalys Länkar till andra aktiviteter, projekt och uppdrag. Kommunikatio nsplan. Kvalitetsplan. och handlingsramar. Att informera om bakgrund och väntade nytta. Att vara underlag att starta etableringen av projektet. Att ge en beskrivning på hur uppdraget ska genomas inom dess ramar och utsättningar som beskrivs i projektdirektivet uppfylla mål. Att projektägaren/ beställaren beskriva konsekvensern a av lämnat direktiv Att definiera och avgränsa åtagandet i projektet Att påvisa risker Att vara en överenskommelse mellan projektledaren BP2 Skriven av Skriven Styrgrup p i samråd med projektgruppen Projektägare Projektgrupp Resursägare Mottagar e Ev. andra intressen -ter

20 Datum Dnr 18 (23) Mall Beskriver Syfte Beslu tsunder lag Kommunikatio nsplan Bakgrund Intressentanal ys Kommunikatio ns-aktiviteter Riskanalys Identifierade risker och hot Riskorsaker Åtgärder Ansvarig att hantera åtgärder och projektägaren/ beställaren Att ge stöd i planeringen av kommunikatio nsaktiviteter identifierade intressenter. Syftet med en riskanalys är att identifiera och värdera projektrisker samt eslå och planera in åtgärder BP2 BP2 Skriven av Projektled are eller kommuni katör Projektled are och projektgr upp Skriven Samtliga intressen -ter Projektä gare/ beställar e Styrgrup p Projektgr upp Kostnads-och nytto-kalkyl Överenskomm else realisering av nytta Anger kostnader och nytta i relation till verksamhetens mål och anger när i tiden kostnader och nytta uppstår Hur, var och när resultat ska tas tillvara att den kalkylerade nyttan ska realiseras Visa att de nyttoeffekter som projektet ger upphov till ligger i linje med verksamhetens mål och motiverar kostnader. Säkerställa att det finns en överenskommelse mellan projektägare/ beställare och mottagare om hur och när leverans ska tas BP2 BP2 Mottagar e Projektägare Styrgrup p Mottagar e Mottagare Projektägare/ beställar e Styrgrup p Mottagar e

21 Datum Dnr 19 (23) Mall Beskriver Syfte Beslu tsunder lag Allmän projektinfo Beskrivning av uppdraget. Tidsramar Kostnad Rapportering omhand. Att projektledaren kan säkerställa att lånad resurs finns tillgänglig under gång inom avtalad tidsram och kostnad samt att informera resurs och resursägare om uppdragets utformning. BP2 Skriven av Skriven Resurskontrakt Resursägare Resurs Status-rapport Sammanfattan de nulägesstatus på projektet, vilket innebär uppföljning av plan samt avvikelser gentemot plan Förslag till åtgärder avvikelser från plan Beskriv beroenden som behöver beaktas samt slag till åtgärder Att ge löpande lägesrapporteri ng till styrgrupp och på sammanfattan de nivå till projektägare/ beställare Att vara ett beslutsunderla g styrgruppen in planlagda beslutspunkter BP3 och BP4 Styrgrup p Projektägare/ beställar e Projektgrupp Resursägare Ev. andra intressen -ter Beskriv risker/hinder samt slag till åtgärder Behov av eventuella beslut

22 Datum Dnr 20 (23) Mall Beskriver Syfte Beslu tsunder lag Ändringsbegäran beslut Beskriver behov av ändring Förslag till ändring Konsekvenser av ändring Beslut Slutrapport Utfall gentemot plan mål och ramar Erfarenheter och observationer Förslag på bättringar i processer och framtida projekt Restlista med kvarstående aktiviteter och utsett ansvar Beslut Förslag till beslut Avstämning mot verksamheten Konsekvenser Att säkerställa att ändringar och problem i projektet hanteras och godkänns på ett kontrollerat sätt Att ge slutlig avrapportering av projektet. Att vara underlag godkännande och avslut av projektarbetet. Att beskriva nyttiga erfarenheter till kommande projekt. Att eslå fortsatt arbete, som ska säkerställa att resultat tas om hand. Att tydliga innehåll i en beslutspunkt. Att beskriva konsekvenser av ett ickebeslut eller ett avvecklingsbesl ut. Att dokumentera beslut. BP3 och BP4 BP5 Alla BP Skriven av Skriven Styrgrup p Styrgrup p Ev. andra intressen -ter Styrgrup p Projektägare Projektgrupp Resursägare Projektägare

23 Datum Dnr 21 (23)