IT-enhetens projektmodell. Orion

Transkript

1 s projektmodell

2

3 rojektmodell Sidan 1 av (18) INNEHÅLL 1 BAKGRUND FÖRSTUDIEN SYFTE INNEHÅLL DOKUMENTATION DOKUMENTATIONSANSVARIG ROJEKTSTART SYFTE INNEHÅLL DOKUMENTATION DOKUMENTATIONSANSVARIG ROJEKTGENOMFÖRANDE SYFTE INNEHÅLL DOKUMENTATION DOKUMENTATIONSANSVARIG ROJEKTAVSLUT SYFTE INNEHÅLL DOKUMENTATION DOKUMENTATIONSANSVARIG DOKUMENTSTANDARD SIDHUVUD BRÖDTEXT SIDFOT FÖRSÄTTSBLAD...FEL! BOKMÄRKET ÄR INTE DEFINIERAT. 7 ORDLISTA TERM/FÖRKORTNINGBEGRE ROLLER OCH ANSVAR...13 Bilagor: Mallar Förstudierapport rojektbeskrivning Delprojektbeskrivning Kallelse rojektprotokoll med åtgärdslista Felrapport Ändringsrapport rojektrapport Leveransrapport Delleveransrapport Slutrapport Filnamn: rojektmodell

4 rojektmodell Sidan 2 av (18) 1 Bakgrund IT-enheterna i Skara, Lidköping och Götene kommuner använder sig av följande mall för projektarbete. Modellens ursprung är ITO-modellen, framtagen av Lars-Göran Skårbratt. För att underlätta projektarbete vid ovan nämnda IT-enheter har vidare bearbetning gjorts. Modellen omfattar arbetssätt, rutiner samt dokumentation. Schematisk bild över projektets olika faser (källa: ITO) Idé Förstudie FR Leverans rojekt start B Genomförande Avslutning SR Filnamn: rojektmodell

5 rojektmodell Sidan 3 av (18) 2. Förstudien Som underlag till förstudien ska finnas ett direktiv (uppdragshandling). Beställaren ska ha utsett ledaren av förstudien och en eventuell arbetsgrupp. Det är viktigt att man under hela förstudien har en god dialog med beställaren. Förstudiefasen resulterar i en förstudierapport som utgör ett beslutsunderlag för beställaren Syfte Att testa projektidén. Att ta fram ett beslutsunderlag (förstudierapporten). Att skapa och förankra effektmål och projektmål Innehåll Bakgrund/nuläge Beskriv bakgrunden till projektidén och eventuellt nulägessituationen i organisationen. rojektmål En beskrivning av vad projektet ska leverera utifrån beställarnas och intressenternas krav. För att komma rätt i målformuleringen kan man arbeta efter trattmodellen d.v.s. att i början ha alla dörrar öppna (kaos) för att efterhand stänga de dörrar som ej är aktuella och bringa ordning (avgränsning). Dessa kan behöva revideras och kompletteras efter utförd intressent- och omvärldsanalys. Effektmål Klarlägg den förväntade nyttan av projektet. Fråga intressenterna. Denna nytta bryts ner i nyttoanalysen (penganalysen). Avgränsning Syftet är att avgränsa projektmålet så att det är i balans med tidsplan och tillgängliga resurser. Det kan vara bra att också beskriva vad projektet inte ska leverera. Se det som en första avgränsning. En ny avgränsning kan bli aktuell i projektstartfasen då vi har mer kunskap om projektet. Intressentanalys Identifiera viktiga intressenter och klarlägg deras behov och önskemål. Omvärldsanalys Dra lärdom av andra organisationer som har drivit liknande projekt. Har de förväntade effekterna uppnåtts? Informationen kan sökas på många sätt (tex. besök, experter, seminarium, kurser, tidningar och internet). Filnamn: rojektmodell

6 rojektmodell Sidan 4 av (18) Lönsamhetsanalys (bygger på effektmålen) Klarlägg alla nyttor som projektet kan ge och dela in dom i direkta, indirekta och svårvärderade nyttor. Dessa bruttonyttor ska sedan i projektstarten jämföras med beräknade kostnader för projektet, för att kunna beskriva projektets nettonytta (lönsamhet). Lönsamhetsanalysen utförd på detta sätt kallas penganalys. Riskanalys Identifiera möjliga fallgropar för projektets genomförande och avslut, samt skapa en åtgärdsplan för högrisk fallgropar. Samband med andra projekt/aktiviteter (beroendekedja) Identifiera andra projekt/aktiviteter som kan påverka projektet och beskriv hur sambanden ser ut. Tidsplan Gör en grov tidsuppskattning för projektet. Denna tidsplan kommer att klarläggas mer under projektstartfasen. Förutsättningar Syftet är att i förväg se vilka specifika förutsättningar som behöver finnas på plats när projektet är klart och leveransen ska tas emot. Det kan gälla förutsättningar i organisationen, hos människorna och tekniken. rojektorganisation Ge förslag till lämplig organisation för projektstartfasen med tydliga roller och ansvar. Rekommendation Ledaren av förstudien ger en rekommendation och motivering till om projektet ska starta eller inte. Beslutet ligger hos beställaren Dokumentation Se mall Förstudierapport Dokumentationsansvarig Ansvarig för rapporten är förstudiegruppen. Filnamn: rojektmodell

7 rojektmodell Sidan 5 av (18) 3. rojektstart Som underlag till projektstarten ska finnas ett direktiv (uppdragshandling, godkännande av förstudierapporten). Beställaren har utsett projektledare och styrgrupp. Det är viktigt att som utsedd projektledare fundera över om projektet passar mig och om styrgruppen är rätt sammansatt. rojektledaren är med och bemannar arbetsgruppen för denna fasen, som gärna inleds med en mindre kick-off. Glöm inte att ha en dialog med beställaren/styrgruppen och andra intressenter. rojektstart genererar ett dokument (direktiv) som ska styra genomförandet och avslutningen av projektet Syfte Att förtydliga och förankra projektmålet. Att skapa en handlingsplan med milstolpar, aktiviteter, resurser och kommunikation. Att skapa förutsättningar för en inspirerad och kreativ arbetsgrupp Innehåll rojektmål rojektmålet ska vara SMART (Specificerat, Mätbart, Accepterat, Realistiskt, Tidsatt). Här beskrivs uppdragets omfattning i form av resultat och/eller arbetsuppgifter. rojektmålen bryts ner på delprojektsnivå i de fall delprojekt finns. Nulägesanalys Beskriv nuläget i organisationen i förhållande till projektmålet. Skapa milstolpeplan Hitta viktiga beslutspunkter (milstolpar) som beskriver resan från nuläget till projektmålet. Utnyttja den kreativa spänningen som finns här och ha inte får bråttom till aktiviteterna. Det finns många vägar till målet men det gäller att hitta den bästa. Skapa aktivitetsplan lanera i detalj de närmsta milstolparna. Närzonsplanering. Rita gärna logiska nät. Varje aktivitet ska tidsplaneras och den kritiska linjen ska identifieras. Kommunikationsplan Gör en målgruppsanpassad kommunikationsplan med utgångspunkt från de intressenter som identifierades och prioriterades i förstudien. Utgå från milstolpe- och aktivitetsplanen. Filnamn: rojektmodell

8 rojektmodell Sidan 6 av (18) Leveransplan Leveransplanen beskriver vad projektet/delprojektet ska leverera. Riskanalys Identifiera möjliga fallgropar för projektets genomförande och avslut samt skapa en åtgärdsplan för högrisk fallgropar. Utgå från milstolpe- och aktivitetsplanen. rojektbudget Beskriv projektets alla kostnader, hur uppföljning sker och frekvens. Lönsamhetsanalys Jämför bruttonyttan (från förstudien) med kostnaderna för projektet plus de beräknade kommande löpande kostnaderna, för att därmed kunna visa på projektets nettonytta. Här kan användas olika metoder, t ex. nuvärde, internränta eller pay-off. Fördelning av roller och uppgifter Rätt man/kvinna på rätt plats. Arbetsledning Delprojektarbetet leds av DL med ansvar och befogenheter enligt förstudierapporten. Tidsperiod och tillgänglighet Här redovisas under vilken tid uppdraget skall utföras och hur anslagen tid är f i tiden. Ange också planerad ledighet eller annan frånvaro. ördelad Utrymmen och lokalisering Här beskrivs den utrustning och de lokaler som uppdraget behöver. rojektslut lanera för hur projektet ska avslutas. Rekommendation rojektledaren ska ge en rekommendation och motivering till om projektet ska fortsätta till genomförandefasen eller inte. Beslutet ligger hos beställaren Dokumentation 1 Se mall rojektbeskrivning. 2 Se mall Delprojektbeskrivning. Filnamn: rojektmodell

9 rojektmodell Sidan 7 av (18) 3.4. Dokumentationsansvarig Ansvarig för projektbeskrivningen är L. Ansvarig för delprojektbeskrivningen är DL. Filnamn: rojektmodell

10 rojektmodell Sidan 8 av (18) 4. rojektgenomförande Denna fas är unik beroende på vilken typ av projekt det är. Några aktiviteter är dock gemensamma. Fasen inleds med en officiell kick-off. Närvarande bör vara beställare, styrgrupp, projektledaren, arbetsgrupp(er) och eventuellt vissa andra intressenter Syfte Att genomföra projektet enligt handlingsplan och leverera utlovat resultat Innehåll Styrgrupps- och projektarbetsgruppsmöten Ha alltid klart för dig syftet (målet) med mötet och skicka ut agendan i god tid före mötet. En framgångsfaktor till lyckade projekt är mötestekniken. Delprojekt- och/eller arbetsgruppsmöten Delprojektledaren leder arbetet i den mindre gruppen. Närzonsplanering lanera rullande de nästkommande milstolparna i detalj. Riskanalys Gör en riskanalys inför varje stor aktivitet (milstolpe). Ändringshantering Se till att ni har en rutin för hur ni ska hantera oförutsedda händelser. Inträffar dessa genererar de en felrapport. Utvärdering/dokumentation Dokumentera och utvärdera projektet löpande. Gäller milstolpar och större aktiviteter. Både resultat och process. Kommunikation med intressenterna. Se till att hålla intressenterna ajour under projektet så att deras förväntningar stämmer med projektets verklighet (jämvikt). Kommunikationen bygger på intressentanalysen som gjordes i förstudien. Leverans, delleveranser Filnamn: rojektmodell

11 rojektmodell Sidan 9 av (18) Leveransen sker antingen i form av en slutleverans eller i form av ett antal delleveranser. Beställaren ska godkänna alla leveranser. Hur leveransen ska gå till planeras i projektstarten. Momentet genererar en leveransrapport/delleveransrapport Dokumentation Se mall Kallelse Se mall rojektprotokoll ev kompletterad med bilagorna felrapport eller ändringsrapport. Se mall rojektrapport. Denna göres löpande utmed projektets gång. Se mall Leveransrapport. Se mall Delleveransrapport Dokumentationsansvarig För kallelse ansvarar ansvarar L. I de fall då delprojekt finns, ansvarar DL. För projektprotokoll ansvarar L. I de fall då delprojekt finns, ansvarar DL. För projektrapporten ansvarar L. För leveransrapporten ansvarar L. För delleveransrapporten ansvarar DL. Filnamn: rojektmodell

12 rojektmodell Sidan 10 av (18) 5. rojektavslut Denna fas är ofta oprioriterad och drar gärna ut på tiden. Det är viktigt för alla intressenterna att projektet blir avslutat enligt tidsplanen Syfte Att utvärdera utlovat resultat och att dra lärdomar av projektet. Att stänga projektet och planera för framtiden Innehåll Utvärdering av leverans och handlingsplan Syftet är att göra en utvärdering av de överrenskommelser som gjordes i projektbeskrivningen kopplat till ändringshanteringen? Här har vi nytta av den löpande utvärdering som har dokumenterats i genomförandefasen. Beställaren ska godkänna leveransen. Vilka lärdomar har projektet gett? Utvärdera även gärna metodiken, kommunikationen, ledarskapet och gruppens utveckling. Kommunikation Förankra projektets resultat med de berörda intressenterna. Restpunktlista ska upprättas Uppföljning lanera uppföljningen av lönsamhetsanalysen (nyttan). Uppföljningen bör göras 6 till 12 månader efter projektslut. Slutrapport Slutrapporten ska godkännas av beställaren.. Ett tack till alla involverade och officiellt avsluta projektet. rojektorganisationen ska upplösas och konton stängas 5.3. Dokumentation Se mall för Slutrapport 5.4. Dokumentationsansvarig Ansvarig för slutrapporten är L. Filnamn: rojektmodell

13 rojektmodell Sidan 11 av (18) 6. Åtkomst och dokumentstandard 6.1. Åtkomst Samtlig dokumentation inom projektet skrivs enligt en gemensam standard. För dokumentation finns mallar under k:/it/göliska IT-enheterna/dokumentmallar Generella anvisningar Sidhuvud och innehållsförteckning måste uppdateras före varje utskrift av dokumenten. Detta göres enklast genom att markera det som ska uppdateras och trycka på F9. Vad gäller innehållsförteckningen kommer då en dialogruta där alternativet uppdatera hela tabellen väljes Sidhuvud I Sidhuvudet anges dokumentnamn, ansvarig uppgiftslämnare, datum, projektets logotyp, dokumentbeteckning, utgåva samt siduppgift enligt nedan. Format: Times New Roman 10. Dokumentnamn Ansvarig uppgiftslämnare Datum Dok.beteckning (=rel, R=Slutlig) Sidan: 11 (1) Brödtext Format: DOKUMENTRUBRIK Rubrik 1 Arial 16 fet versaler onumrerad Arial 14 fet numreras enligt rubriksättning Rubrik 2 Arial 12 fet numreras enligt rubriksättning Förklarande avsnittsinledning Times New Roman 12 kursiv Löptext Times New Roman Sidfot I sidfoten anges Filnamn: xxxxx Filnamn: rojektmodell

14 rojektmodell Sidan 12 av (18) Format: Times New Roman Förklaring av termer och begrepp i projektmodellen 7.1. Ordlista Term/FörkortningBegrepp Avgränsning Beställare Delleveransrapport Delprojektbeskrivning DL Effektmål Felrapport Förstudie Förstudierapport Genomförande (-fas) Handlingsplan Intressent Intressentanalys ITO-modellen Kallelse Kick-off Leveransrapport Lönsamhetsanalys Milstolpe Nyttoanalys Närzonsplanering Omvärldsanalys enganalys L rojekt Förklaring En beskrivning av projektets och projektmålens begränsning. Initierar projektet och godkänner varje fas i projektet. Dokument som beskriver delprojektets resultat, dvs det som levereras till beställaren. Ett dokument som styr genomförandet och avslutningen av delprojektet. Delprojektledare. Härleds ur projektmålet/n. Beskriver nyttan med projektet. Rapport som beskriver ev förekommande fel i leveransen, bifogas projektprotokollet (se även ändringsrapport). En kartläggning av projektets mål, förutsättningar och praktisk organisation som ligger till grund för beställarnas beslut om att starta projektet eller inte. Rapporten som beskriver förstudiens resultat. Den fas i projektet där det projektmålen översätts från ord till handling och avslutas med någon form av leverans. lanering av hur projektmålet ska nås. Den person eller organisation som har ett intresse av, inflytande i eller nytta av projektet och dess resultat. En kartläggning av intressenterna och deras krav och förväntningar på projektets och dess målsättning. rojektmodell, utarbetad av Lars-Göran Skårbratt. Dokument med syfte att informera deltagarna om förväntat resultat och arbetsform för kommande möte. Trevlig tillställning vid projektstart för att motivera projektets medarbetare. Dokument som beskriver projektets resultat, dvs det som levereras till beställaren. Se penganalys. En beslutspunkt på vägen från nuläge till projektmål, där vissa kriterier ska vara uppfyllda. (Se penganalys) lanering av den närmsta framtiden i projektet/delprojektet. En beskrivning av faktorer som kan påverka projektet. En ekonomisk modell som görs för att omsätta projektets resultat i kronor. rojektledare. Ett tidsbegränsat arbete med ett konkret mål och särskild organisation. Filnamn: rojektmodell

15 rojektmodell Sidan 13 av (18) rojektbeskrivning rojektbudget rojektmål rojektmodell rojektprotokoll rojektrapport rojektslut rojektstart Referensgrupp Restpunktlista Riskanalys Slutrapport Styrgrupp Ändringsrapport Ett dokument som styr genomförandet och avslutningen av projektet. Visar projektets kostnader. Beskriver resultatet av projektet. En modell över arbetets organisation i projektet. Ett protokoll som skrivs efter varje projektmöte/delprojektmöte. Ett dokument som beskriver aktuell status och prognos för projektet/uppdraget i projektet. En planering för hur projektet ska avslutas. Fasen mellan förstudie och genomförande, där projektet planeras. ersoner som kan stödja och ge råd till projektet. Det som återstår att utföra efter projektets avslutande. En beskrivning av projektets fallgropar och åtgärder för att förhindra att riskerna. En beskrivning av projektets resultat, ska godkännas av beställaren. ersoner som har direkt eller indirekt intresse av och/eller kunskaper om verksamheten. Rapport som beskriver avvikelser i leveransen, bifogas projektprotokollet (se även felrapport) Roller och ansvar Beställaren Beskriver bakgrund, effekt- och projektmål Utser projektledare Utser styrgrupp Tillsätter nödvändiga resurser Beslutar om tid- och kostnadsramar Beslutar om eventuell nedläggning Godkänner projektorganisationen Godkänner mål och planer Godkänner slutresultat Styrgruppen Stödjer beställaren och projektledaren Följer upp projektet genom avstämning med projektledaren Godkänner milstolpe resultat och fortsättning Bevakar samordning med andra förändringar i verksamheten Filnamn: rojektmodell

16 rojektmodell Sidan 14 av (18) Informerar sin verksamhet Filnamn: rojektmodell

17 rojektmodell Sidan 15 av (18) rojektledaren Tillfälligt ledarskap Driver/styr projektet mot mål roducera, leverera och överlämna rätt resultat Beslutar inom projektets ramar Ansvarig för kommunikationen med intressenterna Avstämning med styrgrupp lanerar möten Leder möten Motiverar och inspirerar delprojektledare och arbetsgrupper Utarbetar planer och rutiner Ansvarig för löpande dokumentation Ansvarig för kvalitetskontroller Hanterar störningar Överrenskommer om arbetsinsatser Godkänner inleveranser Förfogar över projektbudgeten Ansvarig för slutrapport Referensgruppen Förankring- och informationskanal Experter för rådgivning rojektarbetsgrupp Består av alla delprojektledare och projektledaren. Fungerar som en sammanhållande länk mellan de olika delprojekten. Delprojektledaren roducera, leverera och överlämna rätt resultat Säkerställa att överenskomna metoder och hjälpmedel används lanera, leda, följa upp, sammanställa och styra arbetet Rapportera eventuella avvikelser till projektledaren Föreslå eventuellt nya aktiviteter att genomföra i delprojektet Förfogar över delprojektbudgeten Motiverar och inspirerar sin arbetsgrupp Arbetsgruppen Avsätter överenskommen tid för projektarbetet Kommer förberedda till möten Medverkar vid planering Ha förmågan att fatta beslut och genomföra dem Har en positiv inställning till arbetet Filnamn: rojektmodell

18 rojektmodell Sidan 16 av (18) Bli accepterad av organisationen Filnamn: rojektmodell