PROJEKTPLAN NY SIMHALL

Transkript

1 ENKÖPINGS KOMMUN Vilhelm Backman/ PROJEKTPLAN NY SIMHALL Ort och datum Ort och datum Enköping Enköping Beställare Beställarens ombud - Ansvarig

2 NY SIMHALL Inledning... 2 Regler för projektplanen... 2 Versionsbeteckning... 2 Bakgrund... 2 Beslutspunkter... 3 Mål och avgränsningar... 3 Projektmål... 3 Projektbeskrivning... 4 Avgränsning... 4 Aktivitets- och tidsplan... 4 Milstolpar... 4 Tidsplan... 4 Projektgodkännande och projektavslut... 5 Total projektbudget... 5 Intern tidsåtgång och resursplanering... 5 Projektkostnad... 5 Projektorganisation... 6 Roller... 6 Bemanning... 6 Politisk arbetsgrupp... 7 Resursplanering... 7 Löpande uppföljning, styrning och planering... 8 Möten och rapportering... 8 Dokumenthantering... 8 Diarieföring

3 Inledning Regler för projektplanen Projektplanen ska undertecknas av beställare och beställarens ombud. Ändringar i dokumentet sker endast efter beslut i styrgruppen och ska då protokollföras. Om förändring av projektplanen ändå behöver göras ska den skrivas under av beställare och beställarens ombud på nytt. Versionsbeteckning Versioner hanteras genom att Slutversioner får heltalsnummer. (1.0, 2.0, 3.0 etc.) och versioner under bearbetning har ett löpnummer efter decimalpunkten. Vid varje förändring sparas dokumentet med ett nytt ökande löpnummer. I samband med detta skrivs förändringen in i versionstabellen nedan. Version Rev 0.1 Rev 0.2 Rev 0.3 Rev 0.4 Rev 1.0 Rev 2.0 Kommentar Dokumentet skapas Första avstämning beställare och beställarens ombud Presentationsversion uppstartsmöte Uppdaterat versionshantering, projektbudget, layoutförändring Projektplan godkänns. Uppdaterat datum samt bemanningstabell, ändrat versionsnotation för att stämma med versionshanteringssystem. Beställning från KSAU är överlämnad och införd i projektplanen. Styrgruppen har accepterat den nya planen och projektplan godkänns. Bakgrund Simhallen i Enköpings har en begränsad livslängd. Simhallen är idag i mycket dåligt tekniskt skick och måste snart stängas. Kommunen har tidigare beslutat att rusta upp och bygga ut nuvarande simhall. En dialog har pågått för att utreda olika alternativ och ekonomiska konsekvenser för en om- och tillbyggnad. Inför vidare beslut så har allt utfört arbete sammanställts och delgetts den politiska arbetsgruppen. Denna projektplan beskriver ansvar, roller och organisation för leda projektet mot beslutsunderlag, upphandling och genomförande. Förslag till beslut har sammanställts till KSAU som har att besluta om att fastställa denna projektplan. 2

4 Beslutspunkter Beslutspunkt Beskrivning Beslutas av/ansvar B1 Projektbeställning. KSAU Projektplanen påbörjas B2 Projektplanen Beställaren godkänns, ombud projektet börjar genomföras B3 Delrapport till Projektledare beställarens ombud och styrgrupp B4 Resultatet stäms Styrgrupp av mot projektets mål B5 Delrapport 2 till Projektledare B6 B7 B8 Beställares ombud Resultatet stäms av mot projektmål. Projektet godkänns Slutrapport till beställaren Slutrapporten godkänns. Projektet stängs. Beställaren och beställarens ombud Beställarens ombud och Projektledare KSAU Planerat Beslutsdatum Mål och avgränsningar Målet med projektet är att kunna tillhandahålla en simhall som uppfyller kommunens krav och behov utifrån kommunfullmäktiges beslut. Projektmål Målet är att: Uppföra en simhall inom fastställd ekonomisk ram. Utredningsuppdraget är tills vidare LCC-kalkyl, miljoner kronor per år, beräknat på 40 år. Uppföra en simhall med fastställda kvalitets krav och funktioner inom bestämd tidsram. Renovera idrottshuset. Utomhusbad Energieffektivisering av hela anläggningen inkl ishall. Iordningställa och förbättra utemiljö och logistik. 3

5 Projektbeskrivning Grundläggande dokument och/eller beslutade krav som gäller för projektet - LOU - PBL - Miljöbyggnad - Processatlas (se bilaga) Nulägesbeskrivningar Projektet ska ta fram förslag till beslut utifrån slutförande av omvärldsbevakning och förstudie. Projektet har projektnummer?????? och benämningen Ny simhall i ekonomisystemet. Projektet skall diarieföras under rubriken Ny simhall. Information skall ske externt via kommunens informationschef. Avgränsning Avgränsningar sker i KSAU:s beställning till beställarens ombud och projektet. Aktivitets- och tidsplan Milstolpar Följande milstolpar är inplanerade i projektplanen: Milstolpe 1 Projektplan godkänns av beställaren 2012-? Milstolpe 2 Beställda undersökningar av befintlig simhallsfastighet är klara. Milstolpe 3 Information och analys sammanställs i dialog med upplevelse-, teknikförvaltning och politisk referensgrupp Milstolpe 4 Avstämning av resultat mot projektets mål Milstolpe 5 Projektet börjas efter beställning från KSAU. Milstolpe 6 Slutrapport Tidsplan Projektet pågår mellan 2012 och

6 Projektgodkännande och projektavslut Projektgodkännande kan ges när: projektmålen är uppnådda projektresultatet har överlämnats till beställaren Total projektbudget Den totala beräknade kostnaden för hela projektet utgörs av den ram som kommunfullmäktige beslutar. Intern tidsåtgång och resursplanering Tidsåtgången kommer att justeras efter beslut om hela projektet har tagits. Projektkostnad Utredningskostnader för befintlig grundkonstruktion uppgår till kr. 5

7 Projektorganisation Roller Följande roller finns i projektet. Beställare Beställarens ombud Styrgrupp Tar ansvar och beslut i projektet om omfattning, tidsplaner och ekonomi, utifrån beslutade ramar. Ger direktiv till beställarens ombud och projektledare om ärendens som måste förberedas till beställaren (KSAU). Projektledare Har ansvar, befogenheter och resurser att leda och sköta hela projektet inom ramen för denna projektplan. Projektledningsgrupp Projektgrupp Arbetsgrupper Politisk referensgrupp Den politiska referensgruppen utses av Upplevelsenämnden och följer projektet inom ramen för kommunfullmäktiges beslut. Upplevelsenämnden ansvarar för att medborgardialogen utförs när behovet anses nödvändigt. Bemanning Efter beställning tillsätter beställarens ombud och styrgrupp övrig organisation, roller och bemanning Roll Namn Avdelning Telefon E-post Beställare - KSAU Politisk referensgrupp Beslut Upplevelsenämnd Beställares ombud Styrgrupp Vilhelm Backman Synnöve Fridén Tapio Hovebro Ekonomichef Kent Gullberg Vilhelm Backman Projektledare Projektledningsgrupp 6

8 Projektgrupp Arbetsgrupp 1 Arbetsgrupp 2 Politisk arbetsgrupp Ingår ej i projektorganisationen Hanterar övergripande synpunkter och följer projektet för KSAU:s räkning. Politisk arbetsgrupp Urban Wahlberg Helena Proos Monica Landén Magnus Ahlqvist Bengt-Åke Gelin Tomas Rådkvist Magnus Westerlund Resursplanering Namn Aktiviteter From datum Tom datum Antal tim Proc av arbetstid 7

9 Löpande uppföljning, styrning och planering Möten och rapportering Möte eller Dokument Projektgruppsmöte Statusrapport till beställare/styrgrupp Uppdatering av aktivitetsplan Ändringsbegäran Frekvens När Ansvar Vid behov Vid behov Vid behov Vid behov Dokumenthantering Alla dokument i projektet sparas och finns tillgängliga för projekt- och styrgruppsmedlemmar. Diarieföring Projektplanen diarieförs, uppdateras successivt och arkiveras när projektet är avslutat och stängt och en slutrapport levererats. 8