Ny E-tjänst för Nyps. Projektplan. Tillväxtverket. Utfärdare: Ulrica Morelid, Central Nypsförvaltning. Version 0.9 1(10)

Transkript

1 Ny E-tjänst för Nyps Tillväxtverket Projektplan Utfärdare: Ulrica Morelid, Central Nypsförvaltning Version 0.9 1(10)

2 INNEHÅLL 1 Basfakta Godkännande Revisionsinformation Bilagor 3 2 Syfte och mål Bakgrund och kundnytta Syfte med projektet Projektmål Prioriteringar Avgränsningar och beroenden 4 3 Leverans och överlämning Leveransobjekt Förvaltning av resultat Uppföljning och utvärdering av resultat 5 4 Organisation 6 5 Tidplan och resursbehov Tidsplan Beslutspunkter och milstolpar Resursbehov 8 6 Arbetsformer Övergripande tillvägagångssätt Förankring samt avvikelse- och ändringshantering Informationsspridning och dokumentstyrning 9 7 Kommunikation av projekt och resultat 9 8 Riskhantering 10 9 Ekonomi Referenser 10 2(10)

3 1 Basfakta 1.1 Godkännande Projektplanen godkänd av: Styrgruppens ordförande: Projektledare: Ingela Blixt Magnus Lövgren Projektägare:... Ulrica Morelid 1.2 Revisionsinformation Utgåva Datum Kommentar Första version Till styrgruppen för godkännande x-xx-xx Godkänd version 1.3 Bilagor Bilaga Dokumentets namn 1 Webbansökan JIRA Uppsamlade ändringsärenden som rör förbättringar av webbansökan. 2 Webbansökan imorgon enkel och offensiv Uvecklingsbehov kring webbansökan, identifierat i Tillväxtverkets hantering av projektfinansiering. 3 Referenser till andra offentliga e-tjänster Länkar till webbplatser som bör besökas 4 Nyps webb Proof Of Concept - Rapport 5 Andra önskemål 6 Minnesanteckningar från intressegruppen för webbansökan, 23 mars (10)

4 2 Syfte och mål 2.1 Bakgrund och kundnytta Den befintliga lösningen för att söka stöd på webben mot Nyps är i jämförelse med andra offentliga e-tjänster föråldrad sett ur en rad tillgänglighetsaspekter så som svarstider i systemet, ej anpassningsbart för de olika organisationerna, ointuitivt gränssnitt och bristande information och hjälp till den stödsökande. Konceptet med elektronisk ansökan är bra och den befintliga lösningen uppfyller stor kundnytta för de sökande som tagit sig över den tekniska tröskeln. Den svagaste delen i nuvarande e-tjänst är inloggningsproceduren som kräver en tilläggstjänst från tredje part, vilket många sökande upplever som ett stort första hinder. Dock ska nämnas att denna lösning fungerar smidigt när den sökande väl kommit igång med tilläggstjänsten. Instabiliteten i den befintliga lösningen är ett problem och tekniken stödjer inte helt fullt de olika webbläsarna i dess versioner. Detta måste säkerställas i en ny e-tjänst. Tillgänglighet är som sagt en viktig punkt i en e-tjänst och där tillhandahåller W3C 1 bra riktlinjer för att kunna uppfylla detta vilket ska vara en del i den nya e-tjänsten. I januari 2010 genomfördes ett proof of concept vars resultat säger att det går att bygga en ny (extern) e-tjänst för ansökningar som skickas in i Nyps. 2.2 Syfte med projektet Genom att omarbeta den befintliga e-tjänsten till en e-tjänst som följer normen för offentliga e- tjänster bidrar detta till en ökad kundnytta hos de stödsökande exempelvis genom snabbare handläggningstider, ett verktyg för framtagande av ansökan istället för en ren inmatningstjänst (och inga problem med försvunna ansökningar hos posten). 2.3 Projektmål En stödsökande kan enkelt och rättssäkert kan med hjälp av den nya e-tjänsten genomföra ansökningar. 2.4 Prioriteringar Att konstruera en offentlig e-tjänst ställer höga krav i fråga om tillgänglighet vilket medför en del säkerställande av olika tillgänglighetsaspekter. Tidpunkten för när en ny e-tjänst levereras ska vara anpassad till de olika organisationernas program och insatser med särskilt fokus på eventuella ansökningsomgångar eller utbetalningar. Kostnaden för projektet ska ställas i jämförelse med den kundnytta som en ny e-tjänst innebär. Resultat: 0.5 Tidpunkt: 0.3 Kostnad: Avgränsningar och beroenden Avgränsningar Projektet omfattar en e-tjänst där ansökningar om stöd och ansökningar om utbetalning kan göras för de stödtyper som för närvarande finns upplagda i Nyps ärendehanteringssystem. Beroenden Vad gäller inloggning är den befintliga e-tjänsten beroende av en infratjänstleverantör. Detsamma gäller den också nya e-tjänsten. Den nya e-tjänsten kommer även vara beroende av datakommunikation med Nyps främst avseende inhämtning av databasuppgifter och att skicka information. 1 World Wide Web Consortium är ett standardiseringsorgan för webben. 4(10)

5 3 Leverans och överlämning 3.1 Leveransobjekt Lev. nr Beskrivning Mottagare Godkännadekriterier Datum 1 Prototyp av e-tjänst Referensgrupp Prototyp av e-tjänst Styrgruppen BP En fullt funktionsduglig e- tjänst för ansökan om ett specifikt stöd alternativt ansökan om utbetalning. 4 e-tjänst för ansökan om stöd och ansökan om utbetalning för de stödtyper som för närvarande finns upplagda i Nyps. Styrgruppen BP Styrgruppen BP Slutrapport Styrgruppen BP7/ Överlämning till förvaltning NypsCentralen BP7/ Förvaltning av resultat Förvaltningen av den nya e-tjänsten föreslås ligga hos NypsCentralen på samma sätt som nuvarande e-tjänst gör. Då den nya e-tjänsten blir mer anpassningsbar i realtid bör en särskild förvaltningsplan för den nya e-tjänsten upprättas. 3.3 Uppföljning och utvärdering av resultat Utvärdering av projektet kommer ske genom enkäter som skickas till de som söker stöd men även till de som handlägger ärenden i Nyps så det blir en utvärdering av hela kedjan. 5(10)

6 4 Organisation Roll Bemanning Organisatorisk tillhörighet Beställare Ingela blixt Tillväxtverket Projektägare Ulrica Morelid Tillväxtverket (NypsCentralen) Styrgrupp Ingela blixt (ordförande) Tillväxtverket Göran Theolin Göran Olsson Ida Dübeck Magnus Karlsson Erik Boo Tillväxtverket Tillväxtverket Region Värmland Länsstyrelsen Västernorrland Region Dalarna Projektledare Magnus Lövgren Tillväxtverket (NypsCentralen) Teknisk projektledare < Namn > < Organisation > Projektmedarbetare < Namn > < Organisation > Referensgrupp förvaltning < Namn > < Organisation > NypsCentralen Tillväxtverket (NypsCentralen) Referensgrupp användning Jan Johansson Eleonor Modigh Katarina Ahlin Lena Johansson Skeri Mikael Johansson Åsa Lövelius Kebert Region Värmland Tillväxtverket Västra Götalandsregionen Region Gävleborg Region Västerbotten Tillväxtverket 6(10)

7 5 Tidplan och resursbehov 5.1 Tidsplan 2010 Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec 2011 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Milstolpe MS1 MS2 MS3 Beslutspunkt BP3 BP3/4 BP5 BP6 BP6 BP/78 Arbetspaket Projektplan Kravställning Demo av andra e-tjänster Demo av prototyp Teknisk utveckling Verksamhetstester Delleverans av enskild tjänst Leverans till användarna Överlämning till förvaltning 7(10)

8 5.2 Beslutspunkter och milstolpar Datum BP MS Beskrivning BP3 Styrgruppen beslutar om förslag till projektplan BP3/4 Beslut om detaljerad projektplan MS1 Kravställning avslutad MS1 Demo av andra e-tjänster genomförda (Se bilaga 3) MS2 Prototyp färdig, Demo för referensgrupp BP5 Färdig prototyp, Demo för styrgrupp och beslut om fortsatt arbete MS3 Teknisk utveckling färdig MS3 Verksamhetstester genomförda BP6 Delleverans av enskild ansökningstyp, driftsatt i produktionsmiljö BP6 Leverans av färdig e-tjänst till användarna BP7/8 Överlämning till förvaltning/projektet avslutas 5.3 Resursbehov Behövd kompetens Beskrivning Tid (tim) Projektledare Kommunicera/följa upp projektplan och arbetets gång mellan projektdeltagare, styrgrupp samt andra intressenter. Teknisk projektledare Bistå projektledaren i arbetet som rör de tekniska delarna 150 Kravställare Översätta användarens behov och önskemål till specifikationer av funktioner. (User story) Utvecklare, webb Utformning av logik, navigering mm 700 Utvecklare, funktion Kommunikation med Nyps databas/broker mm Total tid: (10)

9 6 Arbetsformer 6.1 Övergripande tillvägagångssätt Projektplan och dokumentation i projektet följer PPS-modellen. Utvecklingsarbetet av e- tjänsten kommer att följa SCRUM-metoden(en metodik för systemutveckling) och till hjälp där kommer verktyget Pivotal tracker att användas. För att säkerställa att den nya e-tjänsten ligger rätt vad gäller teknik och utseende kommer projektet att titta på demonstrationer av andra e-tjänster. Dessa demonstrationer kommer ske i samband med kravställningsperioden. Så långt det är möjligt kommer kod från befintlig e-tjänst att användas för att minimera projekttiden och projektkostnaden. 6.2 Förankring samt avvikelse- och ändringshantering Förankring av projektet sker genom intressegruppen för webbansökan. Intressegruppen kommer också att bjudas in att följa utvecklingen av den nya e-tjänsten i Pivotal Tracker. Förslag till ändringar i projektet ska rapporteras skriftligt. Beslut om ändringar som inte påverkar projektets tid- och kostnadsramar fattas av projektledaren. Ändringar som ökar kostnaderna eller förlänger tidsplanen beslutas av styrgrupp. 6.3 Informationsspridning och dokumentstyrning Rapportering sker varannan vecka till styrgruppen genom statusrapporter. Statusrapporten tar upp vad som har hänt sen sist, vad som händer närmast och huruvida projektet följer tid- och kostandsplan. Avstämningsmöte sker inom projektet en gång per vecka och när behov uppstår. Projektledaren är sammankallande för avstämningsmötena. Projektledaren är också ansvarig för att sammankalla styrgruppen till möten. Dokument tillhörande projektet kommer att arkiveras på följande plats: G:\Gemensamt\Nyps Förvalt\4.Ändringshantering\Utredningar_Utvärderingar\Ny e-tjänst Arbetet i projektet kommer även att dokumenteras i verktyget Pivotal Tracker (ett verktyg för IT-Utvecklingsprojekt). Versionshanteringen i projektet ser ut enligt följande exempel: dokumentnamn_ny e- tjänst_vx.x 7 Kommunikation av projekt och resultat Information om projektet kommer att läggas ut på NypsCentralens hemsida. Information om projektet kommer även att förmedlas på användarmötet för Nyps som NypsCentralen kommer att hålla under oktober månad (10)

10 8 Riskhantering Risk nr Riskbeskrivning Risk typ Sannolikhet Påverkan Prio Föreslagen eller genomförd åtgärd Status Ansvarig 1 Otillräckliga resurser P M H 2 Styrgrupp säkerställer att utlovade resurser finns att tillgå 2 Resultat motsvarar inte förväntningar R L H 3 Gå tillbaka till kravställning, se hur andra gjort 3 Infratjänst ej kompatibel P M H 2 Krav på leverantör, alt. Byta leverantör 5 Datakommunikation R L M 6 Förbättrad datakavalitet Ö PL 6 Kontinuitet i projektmedlemmarnas deltagande P M H 2 Säkerställande av medlemmarnas kopntinuerliga arbeta med projektet Ö Ö Ö Ö Styrgrupp PL Nyps Systemägare Nyps systemägare 9 Ekonomi Arbetspaket / aktivitet Kostnad Arbetstimmar, intern verksamhet Arbetstimmar, inköpta tjänster Sammankallade möten med projektgrupp Summa: (600 h * 500 SEK) = SEK (1 400 h * SEK) = SEK (3 ggr * SEK) = SEK SEK 10 Referenser Se bilagorna. 10(10)