RESULTAT, AVSLUT OCH UPPFÖLJNING INFÖRANDET BYTE AV PROJEKTGRUPP/MEDLEMMAR? PLANERING INFÖR INFÖRANDET

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "RESULTAT, AVSLUT OCH UPPFÖLJNING INFÖRANDET BYTE AV PROJEKTGRUPP/MEDLEMMAR? PLANERING INFÖR INFÖRANDET"

Margareta Nyström
för 7 år sedan
Visningar:

Inledande del av projektavslutet? -Viktigt att detta planeras!

1 Projektet närmar sig sitt slut men vad händer sedan? RESULTAT, AVSLUT OCH UPPFÖLJNING Stefan Berglund INFÖRANDET Avslutande del av genomförandefasen? Egen fas? Inledande del av projektavslutet? -Viktigt att detta planeras! Införandet specificeras i en kravspecifikation PLANERING INFÖR INFÖRANDET BYTE AV PROJEKTGRUPP/MEDLEMMAR? - Vem är mottagare? Ansvarig för införandet? - Vilka var intressenterna? - Vilka krav ställdes i kravspecifikationen? - Störningsminimering? - Budget för drift? - mm Behov av andra kompetenser! Behov av annan styrning! 1

2 ÄNDRINGSKOSTNADER REFERENSGRUPP Nyckelpersoner för lyckat införande -En positiv, delaktig, representativ referensgrupp och införandet går som en dans! Rationaliseringsprojekt extra känsliga vad gäller referensgrupp AVSLUTA PROJEKTET AVSLUTA PROJEKTET Exempel på aktiviteter: 1) Överlämna projektets resultat Efterkalkyl 2) Uppföljning av tidplan 3) Uppföljning av förbrukade resurser 4) Utvärdera projektmetoder och samarbete 5) Utvärdera individers insatser Ge feedback! 6) Avveckla projektgruppen KickOut! 7) Avsluta projektkonton 8) Dokumentera och arkivera Punkt 2, 3 och 4 ger värdefulla erfarenheter! ÖVERLÄMNANDET EXEMPEL PÅ DELLEVERANSER En leverans eller flera delleveranser? Leveransrapport - Leveransgodkännande Bedömning av resultat Förstudie Planering Uppdragsbeskrivning, Förstudierapport, Lösningsförslag, Pilotprojekt, Kravspecifikation Projektplan, Budget, Underlag för resursanskaffning 2

3 EXEMPEL PÅ LEVERANSER SLUTRAPPORTERING Genomförande Avslut Uppdaterad projektplan, Prototyp, Statusrapporter, Produkt, Dokumentation, Införd produkt, Testprotokoll, Leveransgodkännande Slutrapport Skilj på följande dokument: Leveransgodkännande - Rapport till beställaren, för underskrift Slutrapport - internt dokument med erfarenheter från projektarbetet SLUTRAPPORT UTVÄRDERING AV MÅL Bakgrund, syfte och effektmål Projektmål och avgränsningar Beställare och projektledare Utvärdering om av mål * Analys av projektförlopp * Kvalitetsuppföljning * Har vi tillfredställt beställaren? - Projektmål - Pris (efterkalkyl kontra förkalkyl) - Leveranstid (verklig kontra uppskattad) - Effektmål??? * Förklaras ytterligare ANALYS AV PROJEKTFÖRLOPP PROJEKTORGANISATION Milstolpar och beslutspunkter Tidsplan Resurser Riskhantering Verifiering av beslut Kommunikation och rutiner Projektorganisation Projektmodell Styrgrupp Referensgrupp Linjeorganisationen Lokalisering Reflektera över: Gruppsammansättning Beslutsprocesser Gruppens utveckling 3

4 PROJEKT-, STYR- OCH REFERENSGRUPP KVALITETSUPPFÖLJNING Bemanning Samarbete Kommentarer Rekommendationer Resultat - Produktkrav - Kundens upplevelse Projektet - Projektkrav - Utvärdera metodik - Utvärdera strategier AVVECKLA PROJEKTGRUPPEN KÄNSLOMÄSSIGT VAKUUM Förbered projektgruppen Återlämna interna resurser Avskaffa externa resurser Avveckla dig själv!? Viktigt att förbereda projektdeltagare - Upplevelse av förlust - Personligt misslyckande - Dåligt självförtroende Vid nedläggning av projekt, synliggör motiv! FÖRVALTNING UPPFÖLJNING Förvaltningsarbetet ej en del av projektet Planeringsarbete inför förvaltning? Processer Roller och ansvar Dokument och mallar Undervisning Budget för förvaltning! Effektmätning sker en tid efter avslutat projekt När? Vem? Hur? Projektledaren eller beställaren? Referensmätning - Fungerar projektet? - Är rätt projekt beställt? 4

5 DOLDA BRISTER EKONOMI Slarvigt utförda moment görs om Garantibesiktning avslöjar fel som ska åtgärdas Användning och slitage kan ge fel Tids- och kostnadsjakt kan ge problem - Kvalitet kostar! LÄGGA NER PROJEKT HINDER ATT LÄGGA NER PROJEKT Det läggs ner för få! Bristfälliga projekt Orealistiska projekt Omprioriteringar Omvärldsfaktorer Dokumentera även misslyckade projekt!!! Prestige Dålig uppföljning av kostnader och mål Beställare, Projektledare och/eller Styrgrupp vågar ej fatta beslut Projektdeltagare förälskade i projektet MERFÖRSÄLJNINGSSTRATEGI NYA PROJEKT Detta ska finnas med från första början! Ett lyckat projekt kommer sällan ensamt - Går det att sälja något mer till beställaren efter projektet? - Går det att sälja samma produkt till någon annan? - Behöver de hjälp även med förvaltningen? - Lycka till! 5

Relevanta dokument

RESULTAT, AVSLUT OCH UPPFÖLJNING. Stefan Berglund

RESULTAT, AVSLUT OCH UPPFÖLJNING Stefan Berglund Projektet närmar sig sitt slut men vad händer då? och sedan? INFÖRANDET Avslutande del av genomförandefasen? Egen fas? Inledande del av projektavslutet?