SP:s projektrutiner Magnus Holmgren

Transkript

1 SP:s projektrutiner Magnus Holmgren

2 Styrande dokument Vision, affärsidé, strategi, etc. SP:s huvudprocess Projekt

3 Huvudprocess projekt Försäljning Projektstart Genomförande Rapportering Projektslut

4 Projekt bakgrund Rutinen bör tillämpas (skall tillämpas för SP-projekt) Större och mer komplicerad projekt Projekt Projekt är tillfälligt sammansatt grupp Definierat mål Avgränsning i tid och resurser Definierade ansvarsområden Viktiga faktorer är målstyrning och kommunikation Projektbeskrivning Krav Mål Organisation Metoder Tids- och kostnadsramar

5 FÖRSÄLJNING Idé Plocka upp idéer till projekt från olika källor ex. arbetsprogram, forskningsstrategier, utlysningar, möten, konferenser, diskussioner mm. Kontrollera kontinuerligt olika utlysningar etc. där idén kan vara lämplig att använda. Pröva idén i diskussioner med kollegor, chefer, finansiärer och eventuella användare av resultaten. Undersök nyhetsvärdet av idén exempelvis genom litteraturstudie. Formulera idén kort och koncist i skriftlig form (max 1 A4-sida). Ta med syfte, mål, deltagare, tidsplan och budget. Gör en bedömning om chanserna att få finansiering och storleken av densamma samt kostnaden för att göra en ansökning. Diskutera med behörig chef om ni ska påbörja arbetet med en ansökning. Dokumentera beslutet. Ta ut projektnummer för ansökning.

6 Försäljning forts Ansökan Använd, om sådana finns, finansiärens riktlinjer, blanketter etc. för ansökan. Läs utlysningen noga och besvara de frågor samt försök att lösa de problem som tas upp i utlysningen. Ta fram det underlag, exempelvis i form av dokument, som efterfrågas. Utforma ansökning så att den innehåller det saker som en projektplan/projektbeskrivning behöver innehålla:

7 Projektplan bakgrund och motiv till projektet målet med projektet och nedbrytning på delmål en översiktlig aktivitetsplan tidsplan organisation och ansvarsförhållande budget med underliggande resursplanering (personer, utrustning mm) faktureringstidpunkter former och tidpunkter för del- respektive slutrapportering

8 Försäljning forts Försök att få ansökningen klar i tid så att den kan läsas och kommenteras av flera personer innan den skickas in. Skicka in ansökningen i tid. Om det finns möjlighet och är lämpligt, kontakta finansiären och eventuellt också medlemmar i beslutande råd för att lobba för din ansökan.

9 PROJEKTSTART Skriv, om så krävs, avtal med finansiären och eventuellt med övriga projektdeltagare. Registrera projektet och eventuella avtal i affärssystemet. Tag ut projektnummer och uppdragsmapp. Komplettera ansökningen med de ändringar som resulterar från finansiärens beslut så att ansökningen blir en projektplan/projektbeskrivning. Informera om projektet till berörda parter såväl internt som externt. Samla de som skall arbeta i projektet till ett inledande möte.

10 GENOMFÖRANDE Genomför projektet enligt plan. Det innefattar att genomför möten och delrapportera enligt vad som bestämts i projektplanen samt informera och uppdatera intressenter, kunder, styrgrupp, referensgrupp etc. om hur projektet går. Dokumentera kontinuerligt vad som sker i projektet exempelvis i statusrapporter, projektdagbok eller protokoll från projektgruppsmöten. Följ kontinuerligt upp resultat, tid och kostnader i projektet. Stäm av delmål och milstolpar. Hantera avvikelser/ändringar i projektet och rapportera till berörd chef. Revidera vid behov planer. Omvärdera eventuellt hela projektet.

11 RAPPORTERING Slutrapportering skall ske enligt vad som överenskommits med beställaren i projektbeskriv ningen. Här kan olika former förekomma som t.ex. SP-rapport, artikel i teknisk-vetenskaplig tidskrift eller presentation vid seminarium med mera. Publikation i skrifter med granskningsförfarande bör eftersträvas. Tänk även på behovet av information/rapportering internt. Respektive enhet ansvarar för att publikationer mm. förtecknas i publikationsdatabasen. Rapporter och publikationer bör också om det är lämpligt ges uppmärksamhet och spridning på Internet. Om projektledaren bedömer att projektet bör presenteras och marknadsföras i större omfatt ning än vad som fastlagts i projektplanen skall förslag om detta diskuteras på enheten och med beställaren.

12 PROJEKTSLUT I avslutningsfasen av projektet ingår att leverera projektet till beställaren (rapportering se ovan), avsluta de administrativa delarna, lämna förslag till eventuella fortsättningsprojekt samt återföra erfarenheter från projektarbetet. Projektledaren skall göra en sammanställning av projektets totala kostnader och tidigare delfaktureringar samt översända denna till beställaren tillsammans med slutfakturan om inget annat överenskommits. Projektet skall godkännas av beställaren innan det kan avslutas. Kontrollera att beställaren är nöjd och att allting som överenskommits har genomförts. Hur godkännandet dokumenteras kan variera, ett exempel är betalad slutfaktura. Därefter ska projektledaren avsluta projektet i ekonomisystemet och att arkivera den projektdokumentation som skall sparas (åtminstone slutrapport, ansökan, beställning samt information om hur eventuell annan information hittas).

13 Projektslut forts För att hela tiden kunna förbättra genomförandet av projekt behövs erfarenhetsåterföring från alla avslutade projekt. Det är projektledarens uppgift att sammanställa synpunkter från projektdeltagarna m.fl. Sammanställning, som ska diskuteras i lämpligt forum ex. med enhetsledning, bör ta upp följande frågor: Var projektgruppen lämpligt sammansatt? Vad var bra resp. dåligt med projektets organisation? Fungerade planerad resurstilldelning, t.ex. vad gäller personal från linjen? Samarbetet med linjeorganisationen i övrigt? Kontakterna med beställaren? Kan de generella projektrutinerna förbättras?

14 Mall för projektförslag 1 Projekttitel Ange preliminär benämning. 2 Målsättning Ge en kort beskrivning av bakgrund, behov och vilka problem som skall lösas. Formulera syfte och mål med projektet så klart som möjligt. Måluppfyllnaden bör helst vara mätbar och ge vägledning under projektarbetet. 3 Tidplan Ange önskad starttidpunkt och färdigtidpunkt, samt tider för ev. delrapporter. Ange också tidpunkt när förslag till projektbeskrivning (enligt avsnitt 5 i SP-QD 9.4) önskas. 4 Rapportering Ange preliminärt kraven på i vilka former projektet skall del- och slutrapporteras, t ex muntliga och skriftliga rapporter, temadag, seminarium, konferens etc. 5 Ekonomisk ram Ange preliminär ekonomisk ram och ev. förutsättningar om annan extern/intern delfinansiering. 6 Organisation Ange ev. riktlinjer för utformning av projektorganisationen, tex vilka enheter/personer som bör engageras i projektet, medverkan av externa personer, önskemål om inrättande av ev. referensgrupp eller styrgrupp. 7 Projektledare Ange namn på projektledaren, samt att samråd skett med berörda enheter. Ange vilka. 8 Övrigt Ange att projektet skall genomföras enligt instruktionerna i SP-QD (Beställare/SP-ledning eller enhetsledning)

15 Kunskapsöverföring Rapporter och distribution av rapporter Avslutade projekt skall rapporteras Enheterna ansvar Skall förtecknas Spridas: webplats, provning forskning etc. Årlig lista Seminarier, temadagar och utbildningar Prioriterat Förtecknas SP arrangera själv Webben

16 Mall för projektbeskrivning 1 Projekttitel Ange benämning. 2 Bakgrund Ge en kort beskrivning av bakgrund, behov, problemställning och ev. förarbeten.redovisa beställare, övriga intressenter och ev. samarbetspartners. 3 Målsättning Formulera projektets målsättning i så konkreta termer som möjligt. Ange även nedbrytning på delmål. Måluppfyllnaden bör helst vara mätbar och ge vägledning under projektarbetet. 4 Översiktlig aktivitetsplan Beskriv översiktligt vad som skall göras i form av aktiviteter/arbetspaket. Ange en preliminär plan för vilka resurser i form av personal och tekniska resurser (interna och externa) som erfordras för att genomföra projektet. 5 Rapportering Ange, utgående från beställarens krav, hur projektet skall del- och slutrapporteras, tex muntliga och skriftliga delrapporter, slutrapport i form av SP-Rapport, SP-Arbetsrapport eller annan publikation samt om projektet även skall presenteras vid temadag, seminarium, konferens etc.

17 Mall projektbeskrivning forts 6 Tidplan Ange starttidpunkt och färdigtidpunkt för projektet, samt tidpunkter för delrapporter. 7 Projektorganisation Beskriv utformningen av projektorganisationen, med projektledare, deltagare i projektgrupp och vilka personer som i övrigt planeras bli engagerade i projektet. Redovisa om referensgrupp eller styrgrupp skall inrättas, vilket ansvar denna grupp då har och vilka som skall ingå i gruppen. Ange formen för kontakter medbeställaren under projektets gång (tex vad gäller delrapporter, information om projektstatus, beslut om ändringar och tillägg i beställningen ). 8 Budget Redovisa en projektbudget med kostnader för persontid, utrustning och övriga kostnader. Av budgeten skall framgå de olika projektdeltagarnas tidsmässiga engagemang (timmar/veckor/på). Av budgeten skall även framgå projektets intäkter (från SP-ledning och ev. andra finansiärer) och hur dessa är tänkta att fördelas på deltagarna. Ange även vilka kalkylprinciper som använts, vad gäller tex persontid och utrustningstaxor. Ange hur beställaren skall faktureras, tex vid större projekt delfakturor månads- eller kvartalsvis och vid mindre projekt enbart en faktura vid projektets slut. 9 Övrigt Instruktion SP-QD 9.4 skall tillämpas för detta projekt. Åtagande enligt ovanstående projekt- Åtagandet godkännes beskrivning bekräftas (Projektledare, enhet x) (Linjechef, enhet x) (Projektdeltagare, enhet y) (Linjechef, enhet y) (Projektdeltagare, enhet z) (Linjechef, enhet z) Ovanstående projektbeskrivning godkännes Borås (Beställare/SP-ledning eller enhetsledning)

18 Roller i SP:s projektmodell Projektledare Projektdeltagare Beställare Andra Administration Linjechefer FoU-chef

19 Till projektsidan