Projektdirektiv. Kravspecifikation för en högskolegemensam virtuell lärandemiljö

Transkript

1 Projektdirektiv Kravspecifikation för en högskolegemensam virtuell lärandemiljö

2 Revisionsinformation Utgåva Datum Kommentar Projektdirektiv Ursprunglig version Projektdirektiv Möte styrgrupp Projektdirektiv Möte styrgrupp Projektdirektiv Möte styrgrupp Projektdirektiv Möte styrgrupp och projektledare Projektdirektiv Möte Gunilla Lilie Bauer och projektledare Projektdirektiv Möte Cecilia Christersson och projektledare Projektdirektiv Gunilla Lilie Bauer Målbeskrivning Bakgrund och syfte Under har prorektor Cecilia Christersson drivit två projekt; EATit och Virtuell lärandemiljö (VLM), vars resultat ligger till grund för fortsatta projekt som under våren 2014 ska ta fram ett förslag till organisatorisk struktur och kravspecifikation för en högskolegemensam virtuell lärandemiljö. EATit projektet avsåg att utifrån ett studentperspektiv synliggöra hur Malmö högskola stödjer lärandeprocesser med hjälp av vardags IT. Projektet identifierade också ett antal utmaningar utifrån studenters och personals erfarenheter av nuvarande lärplattform, It`s Learning, Som ett resultat av projektet formulerades fyra strategiska val för Malmö högskola: Studenten ska vara medskapare i sin utbildning; Utbildningarna ska präglas av öppenhet såväl digitalt som fysiskt; Pedagogik och arbetsformer ska präglas av öppenhet, tillgänglighet och kvalitet; Malmö högskola ska bidra till det lärande samhället. I projektet Virtuell lärandemiljö fokuserade deltagarna på att arbeta fram en modell för en virtuell lärandemiljö, vlm. I rapporten, Modell för virtuell lärandemiljö (REF), definieras fyra förutsättningar som syftar till att skapa en bästa lärandemiljö: En stabil teknisk infrastruktur; Effektiv administration; Fokuserade resurser (människorna, kontinuerlig utbildning, utveckling och utvärdering av personal och studenter) och Förädlat lärande där tekniken stödjer lärande, delaktighet, öppenhet som möjliggör kollaborativt lärande och kunskapsproduktion. I september 2013 gav rektor klartecken till att genomföra vlm-projektets förslag till två fortsättningsprojekt: Organisation för en högskolegemensam virtuell lärandemiljö och Kravspecifikation för en högskolegemensam virtuell lärandemiljö Utgångspunkter Följande beaktas Kultur och förhållningssätt inom Malmö högskola Strategiska plattform, Strategi 2020 Resultat av E.A.T it- och VLM-projekten Studentperspektiv Lärarperspektiv Pedagogisk support

3 Administrativt perspektiv Kommunikationsperspektiv Teknisk support Drift och förvaltning av systemet Möjlighet till vidareutveckling och anpassning av en virtuell lärandemiljö Kontinuerlig uppföljning av kvalitet och nöjdhet Parallellprojektet Organisation för en högskolegemensam virtuell lärandemiljö har många beröringspunkter med detta projekt varför en tät kommunikation mellan projektledarna är nödvändig för att uppnå synergieffekter samt undvika dubbelarbete. Projektet ska arbeta högskoleövergripande och förankra förslag och idéer på ett sätt som gör många studenter, lärare och andra högskoleanställda delaktiga i processen samt involvera central samverkan och personalspecialister på ett tidigt stadium. En kommunikationsplan som identifierar intressenter och målgrupper ska tas fram i samband med att projektplanen utarbetas. Projektplanen ska också innehålla en riskanalys. Uppdraget Projektet ska ta fram en kravspecifikation för ett kärnsystem i en virtuell lärandemiljö. Kärnsystemet ska utgå från beskrivningen av verksamhetens behov i bilaga Modell för virtuell lärandemiljö och ska präglas av flexibilitet, öppenhet samt möjlighet till vidareutveckling över tid. Kravspecifikationen ska kunna ligga till grund för en kommande upphandlingsprocess. I uppdraget ingår att uppskatta direkta och indirekta kostnader för att införa en ny VLM. Avgränsningar Inga speciella avgränsningar finns i inledningsskedet, däremot ingår i projektets uppdrag att identifiera och beskriva eventuella avgränsningar. Tidplan Projektet löper mellan januari och juni Projektledaren och projektgruppen ansvarar för att ta fram en detaljerad tidplan där aktiviteter, milstolpar och avstämningsmöten med styrgrupp och rektors ledningsgrupp framgår. Projektorganisation Styrgrupp: Ordförande: Cecilia Christersson, prorektor Patricia Staaf, föreståndare för Centrum för akademiskt lärarskap, AKL Gunilla Lilie Bauer, chef för Bibliotek och IT, BIT Andreas Svenning, IT-strateg Björn Lundgren, systemförvaltare för It s Learning

4 Projektgrupp: Resurspersoner för projektet: Referensgrupp: Projektledare: Hanna Wilhelmsson, BIT Mikael Björk, AKL/LS Christian Andersson, BIT Emma Norrbin, Studieadministrativa avdelningen Gustaf Leissner, Studentkåren Malmö Systemförvaltare för de system som kan komma att bli föremål för systemintegration, arkivarie, jurist, upphandlingsspecialist, kommunikatör och alumnkoordinator. 1 lärarrepresentant, 1 administratör, studentrepresentanter från varje fakultet. Tillsätts efter diskussion i styr- och ledningsgrupp. Budget Projektets budget uppgår till ca SEK där huvuddelen av kostnaderna utgörs av personalkostnader för projektledare och projektdeltagare. Ansvarsfördelning och beslutsprocess Ansvarsfördelning Styrgrupp Ansvarar för att Förse projektet med direktiv Projektets resultat är i linje med uppdraget Skapa de resurser som krävs för att driva projektet Säkerställa att projektet har ändamålsenliga metoder och hjälpmedel Vid behov rekommendera förändringar i organisation och arbetssätt Befogenheter Starta och stoppa projektet Godkänna kommunikationsplan Godkänna och ändra projektdirektivet Godkänna och ändra projektplanen Vid behov ändra projektets organisation Initiera projektgranskningar Föreslå organisationsförändringar

5 Projektledaren Ansvarar för att Genomföra projektet enligt projektdirektivet Se till att överenskomna metoder och hjälpmedel används Planera, leda, följa upp och styra projektet Tillse att rapporter och dokumentation har korrekt innehåll och sammansättning Identifiera, dokumentera och rapportera avvikelser till styrgruppen Samla in information från projektet för att sammanställa projektstatus Tillsammans med representant från kommunikationsavdelningen utforma en kommunikationsplan Befogenheter Besluta om arbetsmetoder för projektet Leda processer inom projektet Använda och styra tilldelade resurser enligt projektdirektivet Dokumentation och kvalitetssäkring Dokumenten identifieras av dokumentnamn, datum och revisionsnummer. Projektgranskning och måluppfyllelse genomförs av projektets styrgrupp enligt fastställd plan Projektavslut Projektet är avslutat när Projektets resultat är redovisat för styrgrupp och ledningsgrupp Slutrapporten är godkänd av styrgruppen All projektdokumentation är arkiverad Avslutande styrgruppsmöte har förklarat projektet avslutat.