Närvarande Ledamöter: Cecilia Christersson Ordförande. Andreas Svenning Ledamot GV

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Närvarande Ledamöter: Cecilia Christersson Ordförande. Andreas Svenning Ledamot GV"

Alexander Åkesson
för 4 år sedan
Visningar:

1 (Dnr. ) 1 (av 5) Malmö högskola, Bibliotek och IT, Peter Nilsson, Administrativ assistent Minnesanteckningar Från möte BIT-råd BIT-råd Närvarande Ledamöter: Cecilia Christersson Ordförande Agneta Bjuväng Ledamot HS Andreas Svenning Ledamot GV Dan Ericson Ledamot OD Ewa Giniewska Ledamot BIT-Bibl Fredrik Ernstson Studeranderepresentant Magnus Carlsson Extern ledamot, Blekinge tekniska högskola Nils Johnn Ledamot BIT-IT Övriga: Gunilla Lilie Bauer Chef Bibliotek & IT, BIT Per Egevad Facklig representant OFR/S Peter Nilén Funktionsansvarig, DIT Peter Nilsson Sekreterare Tobias Johansson Facklig representant SACO Åke Jansson IT-chef, BIT Frånvarande: Ledamöter Vakant Doktorand Anders Wigerfelt Ledamot KS Bengt J Nilsson Ledamot TS Karin Grönvall Extern ledamot, Södertörns högskola Lena Petersson Studeranderepresentant Marie Leijon Ledamot LS Ärende Beslut eller annan åtgärd 1 Mötet öppnas Ordförande hälsar deltagarna välkomna till rådets 2:a möte. Speciellt välkommen hälsas nytillträdd chef för Bibliotek & IT, Gunilla Lilie Bauer. Postadress Malmö högskola Bibliotek och IT Malmö Besöksadress Nordenskiöldsgatan 10 Telefon Fax E-post peter.nilsson@mah.se Webb

2 (Dnr. ) 2 (av 5) 2 Presentation av mötesdeltagarna Deltagarna presenterar sig själva. 3 Föregående mötesanteckningar Vissa av ledamöterna har inte fått åtkomst till Box. Peter undersöker status och ser till att ge access. 4 Förväntningar på BIT-rådet som forum för BIT:s utveckling I Mah:s arbetsordning finns bl.a. att läsa Chefen för BIT är direkt underställd rektor. Vid BIT finns ett BIT-råd med uppgift att vara ett rådgivande och beredande organ till BIT-chefen. Gunilla Lilie Bauer beskrev sina förväntningar på rådet och tryckte särskilt på rollen för rådet att bidra med synpunkter och förslag inför beslut i strategiska och övergripande frågor. Efter diskussion uppdrogs åt rådet att göra de publika webbsidorna rörande rådet mer informativa och interaktiva, delge exempel på vad som behandlas i rådet, tillhandahålla en tidslinje över verksamhetscykeln, viktiga milstolpar rörande dialogmöten med ledningen, samt eventuellt göra en interaktiv sida för kommunikation till rådet. Rådet beslöt att eventuella ärenden ska vara sekreteraren tillhanda senast 1 vecka innan nästkommande mötestid. 5 Några aktuella frågor Gemensam IT-verksamhet IT-chefen informerade om projektet som påbörjades hösten 2012 med anledning av rektorsbeslut som innebar att en projektgrupp under ledning av ITstrateg skulle tillsättas med syfte att kartlägga hur en övergång till gemensam IT skulle kunna genomföras. Rektor fattade beslut om fortsatt uppdrag för projektgruppen genom att ta fram ett projektdirektiv för genomförande av hela projektet gemensam IT beslöt rektor att uppdra åt IT-strateg att genomföra

3 (Dnr. ) 3 (av 5) projektet enligt upprättat projektdirektiv. I projektdirektivet finns förslag till inrättande av 5 delprojekt: Servicedesk för personal (SPOC); Gemensamma inköpsrutiner och samma inköpsavtal; Gemensam drift av nät och servrar; Klienthantering; Behov, organisation, ekonomi och kompetens. Samtliga delprojekt har utsedda projektledare och har erhållit projektdirektiv. Samtliga delprojekt samt huvudprojektet beräknas avlämna slutrapport Magnus Carlsson berättade att BTH sedan en tid tillbaka har genomfört en liknande förändring med positivt resultat både vad gäller kvalitet och effektivitet och att många högskolor nu går mot liknande gemensamma lösningar. Omflyttningar i lokalerna IT-avdelningen i Orkanen kommer under 2014 att omlokaliseras. BIT vill använda den situationen till att samtidigt se över arbetssätt och samarbete mellan bibliotek och IT i syfte att hitta nya samarbetsområden och därigenom öka nyttan med den gemensamma organisationen. För ändamålet har ett projekt inrättats med medarbetare från IT och bibliotek samt från Centrum för akademiskt lärarskap (AKL). Även Studieverkstaden berörs i projektet. Arbetsgruppen har haft några möten och för att skapa möjlighet till delaktighet från alla medarbetare planeras två workshops. Projektet arbetar efter en kommunikationsplan i syfte att alla involverade ska känna sig informerade om vad som händer och kan påverka. Organisationsöversyn I anslutning till projektet Omflyttning i lokalerna kommer synpunkter och förslag att komma upp som har

4 (Dnr. ) 4 (av 5) organisatoriska aspekter. Det ingår inte i omflyttningsprojektet, men resultaten kommer att användas i den översyn av BIT:s nuvarande organisation som är planerad att påbörjas under hösten. Projektet Virtuell Lärandemijlö Cecilia Christersson informerade om projektet Virtuell LärandeMiljö, VLM, med uppdrag att ta fram en modell för utformning av en ny virtuell lärandemiljö. Bakgrunden är att nuvarande system, IT s Learning, inte längre är funktionellt. Fyra arbetsgrupper för Pedagogik, Kommunikation, Administration och Teknik har tagit fram underlag till ett förslag som kommer att läggas fram för rektor och ledningsråd i mitten av september. BIT kommer att ingå i den organisation som enligt förslaget ska skapas för att leda och utveckla VLM. 6 Strategisk utvecklingsplan - utkast Rådet anser generellt att planen kan komprimeras och kortas ned. Övriga synpunkter som framkom: Arbeta in högskolans kärnvärden Precisering av begreppet livslångt lärande Vem skrivs dokumentet för? Balans mellan internt/externt Under mål 1, mening 1: Omformulera genom översyn av de fysiska fakultetsbiblioteken HS/OD Under mål 1, mening 3: Arbeta t.ex. in ta fram litteratur, hur man jobbar med forskningsdata, publiceringsmöjligheter. Punkten behöver konkretiseras Arbetet försvåras av att de tre beredningarna för forskning, utbildning och samverkan, som ska presentera en gemensam strategisk utvecklingsplan

5 (Dnr. ) 5 (av 5) följer samma tidslinje som övriga. BIT, liksom övriga gemensamma funktioner, behöver se prioriteringarna för kärnverksamheterna för att i sin tur kunna prioritera rätt. Dokumentet omarbetas och ett reviderat förslag avhandlas på rådets nästa möte. 7 Ekonomi inklusive besparingskrav 8 Datum för kommande möten hösten 2013 Vid pennan Rektor har medgett att det för BIT förväntade överskottet för 2013 kan föras över till 2014 vilket innebär att stora delar av det besparingskrav som BIT har kan täckas upp. Formellt beslut fattas denna vecka. Detta innebär att BIT ges andrum för 2014 men det finns ett fortsatt besparingskrav som måste hanteras. För att rådet ska kunna arbeta på önskvärt sätt bör mötena fasas in så att de passar in i högskolans årscykel. Höstens möten blir: kl 13: kl 09:15-12:00 (avslutas med gemensam lunch) Justeras Peter Nilsson Cecilia Christersson

Relevanta dokument

Dnr Mahr 19-2014/121. Projektplan. Organisation för virtuell lärandemiljö (vlm) på Malmö högskola

Dnr Mahr 19-2014/121. Projektplan. Organisation för virtuell lärandemiljö (vlm) på Malmö högskola Projektplan Organisation för virtuell lärandemiljö (vlm) på Malmö högskola Revisionsinformation Utgåva Datum Kommentar Projektplan 1.0 140123 Ursprunglig version Projektplan 1.1 140124 Möte projektgrupp