Projektplan Facility Management inom Medicinska fakulteten

Transkript

1 Projektplan Facility Management inom Medicinska fakulteten BASINFORMATION Dnr/projektnummer: DFS STYR 2019/412 Projektägare: Erik Renström, Dekan, Medicinska fakulteten Projektansvarig: Mattias Brattström, Kanslichef Medicinska fakulteten Projektledare: Ulrika Verngren, Sektionschef LU Service Projekttid: Takbudget: 1 mnkr Underskrift av projektägare Underskrift av projektansvarig Underskrift av projektledare

2 BAKGRUND Fakultetens två pågående byggprojekt, CMU och Forum Medicum, förväntas vara avslutade 2022 respektive Vidare pågår stora lokalförändringar i fakultetens direkta omgivning genom utvecklingen av sjukhusområdet i Malmö och, i ett längre tidsperspektiv, även i Lund. Sammantaget står fakulteten inför stora, direkta och indirekta lokalförändringar varför det finns ett behov att se över fakultetens struktur för ledning och styrning av fastighets- och arbetsplatsanknutna tjänster. Syftet är dels att säkerställa att fakulteten även i framtiden ska kunna ge bästa service och drift av såväl äldre som nya lokaler. Syftet är också att göra det möjligt för dekanus att ha överblick och kontroll över verksamheten och därmed förenkla hantering och uppföljning av regelverk gällande t.ex. arbetsmiljö, miljö och säkerhet. SYFTE Vad? en genomlysning av fakultetens ledning och drift av fakultetens fastighets- och arbetsplatsanknutna tjänster på BMC, CRC och HSC. med fastighetsanknutna tjänster avses hårda tjänster, exempelvis fastighetsskötsel, energioptimering, säkerhet mm med arbetsplatsanknutna tjänster avses mjuka tjänster, exempelvis lokalvård, reception, post- och pakethantering mm Varför? förberedelse inför etablering av Forum Medicum förberedelse inför etablering av CMU anpassning till ökande kostnader för hyror och investeringar möjligheter till ökat samarbete och samhörighet inom fakulteten skapa förutsättningar för optimering av lokalutnyttjandet behov av att tydliggöra fakulteten som kravställare mot parter utanför fakulteten behov av att utveckla stödet i det dagliga arbetet för kärnverksamheten behov av förenklad hantering och uppföljning av regelverk behov av gemensamma arbetssätt minskad sårbarhet i organisationen t.ex. vid pensionsavgångar eller andra personalförändringar.

3 MÅL Effektmål Möjliggöra för fakultetsledningen att, utifrån ett utförligt underlag, kunna ta ställning till om och hur fakultetens ledning och drift av fastighets- och arbetsplatsanknutna tjänster ska förändras. Leveransmål Leveransmål 1: sammanställa en nulägesbeskrivning med styrkor och svagheter i den befintliga organisationen BMC, CRC och HSC (tre husstyrelser och driftenheter) Leveransmål 2: ta fram två förslag för ledning och drift av fastighets- och arbetsplatsanknutna tjänster. Leveransmål 3: föreslå fakultetsledningen ett förslag för ledning och drift av fastighets- och arbetsplatsanknutna tjänster. AVGRÄNSNINGAR projektet ska inte implementera slutgiltigt beslut projektet ska inte planera eller genomföra lokaloptimering projektet ska inte utvärdera enskilda medarbetares kompetenser eller prestationer projektet ska beakta men inte på annat sätt hantera pågående organisationsförändringar, projekt eller verksamhetsprocesser inom HSC, BMC, CRC RISKER att nyckelpersoner slutar under projekttiden att projektet växer på grund av nya önskemål och förslag från styrgruppen under projektets gång att andra projekt eller processer påverkar projektet att det inte finns tillräcklig tid och engagemang hos referensgrupperna att medarbetare ifrågasätter och motarbetar projektet att det uppstår ogrundad ryktesspridning utanför projektet Riskanalys färdigställs först efter att projektplanen är godkänd.

4 ORGANISATION Projektägare Professor Erik Renström, dekan Styrgrupp Professor Erik Renström, dekan Kanslichef Mattias Brattström Universitetslektor Jimmie Kristensson, vicedekan Professor Maria Björkqvist, vicedekan Forskningschef Hannie Lundgren, Region Skåne Studeranderepresentant Projektledare Sektionschef LU Service Ulrika Verngren Projektgrupp Åsa Söderberg, Ekonomichef, Medicinska Fakulteten Linda Petersson, projektadministration Stefan Andersson, projektinformation Lena Thiman, Forskningsingenjör och representant personalorganisation, Medicinska Fakulteten Referensgrupper Ordförande i husstyrelserna Driftchefer och föreståndare Medarbetare inom HSC, BMC och CRC Prefekter Programnämndsordförande Doktorandkåren Forskargruppschefer Future Faculty Studentkåren Administration Biomedicinskservice B/IKT Bibliotek Personalorganisationerna Fakultetens HR nätverk LSK och HMS kommittéer Miljöchef, LU Byggnad Projektgrupp Forum Medicum Projektgrupp CMU Nyckelpersoner inom Region Skåne Vid behov kan det tillkomma fler referensgrupper

5 DEFINITIONER Hämtade från Wikipedia Facility management avser managering (strategisk ledning och styrning) av de resurser och tjänster som krävs för att en facilitet (byggnad eller fastighet) ska fungera effektivt. Begreppet finns i hela världen, men med delvis olika innehåll beroende på historiska och kulturella omständigheter. Facility managementtjänster delas ofta in i två kategorier: fastighetsanknutna tjänster ("hårda tjänster", exempelvis fastighetsskötsel, energioptimering, säkerhet) arbetsplatsanknutna tjänster ("mjuka tjänster", exempelvis lokalvård, reception, posthantering). I den svenska SIS standarden SS_EN , Facility Management - Termer och definitioner, definieras Facility Management som integration av processer inom en organisation för att upprätthålla och utveckla de överenskomna tjänster som stödjer och förbättra effektiviteten hos kärnverksamheten. KOMMUNIKATION Grundläggande om projektets kommunikation Lunds universitet är en statlig myndighet och allt som projektet behandlar är således offentlig handling. Transparens, tillgänglighet och tydlighet kommer att genomsyra projektets kommunikation. Tillgänglighet och tydlighet är avgörande för att alla som har intresse av projektet ska förstå vad som händer och därmed förhindra ryktesspridning och missinformation. Primära målgrupper Primära målgrupper för kommunikationen är styrgruppen och referensgrupper. Styrgruppen behöver detaljerad information om projektets gång och det är viktigt att kommunikationen är till fullo transparent; styrgruppen måste ha information nog att kunna ta välgrundade och viktiga beslut gällande projektet. Kommunikationen med referenspersonerna utgår ifrån de behov projektgruppen har av att få återkoppling till projektet. Referenspersonerna behöver tydlighet och tillgänglighet men inte alla detaljer om projektet; de behöver veta det projektgruppen behöver ha återkoppling på. Sekundär målgrupp Då projektet endast ska utreda och inte implementera, d.v.s. inte på något sätt göra reella förändringar i varken organisation eller arbetssätt, är medarbetare utanför styrgruppen och referensgrupperna sekundära i kommunikationen. Dock ska kommunikation till de primära målgrupperna formas på ett så tydligt sätt att även den sekundära målgruppen kan ta den till sig och förstå vad som förmedlas. Om kommunikationsinsatser riktas primärt till denna grupp görs de i syfte att hindra ryktesspridning och stilla eventuell oro som kan tänkas uppkomma. Kommunikationsplan färdigställs först efter att projektplanen är godkänd. BUDGET

6 Takbudgeten är fastställd till 1 mnkr för att genomföra detta utvecklingsprojekt. Beloppet är baserat på köpta konsulttjänster inom Lunds universitet. Effektmålet är att möjliggöra för fakultetsledningen att, utifrån ett utförligt underlag, kunna ta ställning till om och hur fakultetens ledning och drift av fastighets- och arbetsplatsanknutna tjänster ska förändras samt levererar de tre definierade leveransmålen. TIDSPLAN