Ladok3-införande. Kommunikationsplan

Transkript

1 Ladok3-införande Sida: 1 (5) Ladok3-införande Kommunikationsplan Dnr SU FV

2 Ladok3-införande Sida: 2 (5) 1 Mål för kommunikationsplanen Att öka kännedomen om nya Ladok som ska införas succesivit under år Nulägesanalys Projektet är ett system- och verksamhetsförändringsprojekt som omfattar Ladoks alla tjänster och som kommer att påverka stora delar av verksamheten. Syftet med projektet är att utarbeta förändringsförslag och införa dem efter styrgruppens godkännande samt att säkerställa att systemintegrationer till Ladok får en bra övergång. 3 Målgrupper Projektet har identifierat sex målgrupper för information: Studieadministrativ personal. De anställda vid SU som är direkt verksamma inom studieadministration idag. I gruppen ingår utbildningsadministratörer, studievägledare, och studierektorer. Hit räknas även personal vid Studentavdelningen. Lärare och examinatorer. De kommer till stor del att vara en ny användarkategori som ofta inte har tidigare Ladokvana. Studentkåren, studenter och doktorander. De kommer att få tillgång till nya Ladoktjänster. Förvaltningsledarna för de olika lokala system som integrerar med Ladok. De måste anpassa sina system till nya Ladok. Personal och beslutsfattare på rektors- områdes och fakultetskanslier. Hit räknas även prefekter och administrativa chefer. Det är dessa personer som kan fatta beslut som kan underlätta att projektet blir framgångsrikt. Projektdeltagare, de som arbetar inom projektet. Detta innefattar även styrgrupp, workshopsgruppsdeltagare samt personal på IT-avdelningen som arbetar med Ladok3- integrationer. 4 Budskap Det budskap vi vill kommunicera är: 1. Att universitet och högskolor inom Ladokkonsortiet kommer att få en ny Ladokversion. 2. Att detta innebär en möjlighet och ibland ett måste för institutionerna att ändra sina befintliga rutiner inom studieadministrationen. 3. Att detta kommer att ske framför allt under 2017, men funktionalitet för uppföljning, årsredovisning och resultatrapportering kommer att vara tillgängliga redan under Att nya Ladok kommer att användas av nya personalkategorier, främst då lärarna.

3 Ladok3-införande Sida: 3 (5) 5 Aktiviteter Se separat aktivitetsplan för mer detaljerad information om respektive aktivitet. 5.1 Blogga Målgrupp; Samtliga Den externa webbplatsen/bloggen är den gemensamma kanal och samlingspunkt för all information som ska kommuniceras externt. Här ska besökaren kunna ta del av allt arbete i projektet, såsom information om Ladok3-införande lokalt och information från det nationella Ladok3-projektet. Vi använder även bloggen för att berätta om hur nya Ladok kommer att se ut och fungera. På projektets externa webbplats kommer man också att kunna ta del av resultatet av de processkartläggningar av verksamheten som projektet ämnar göra. Där finns projektets kontaktuppgifter och också möjlighet att göra intresseanmälningar för deltagande i workshopgrupper. Informationsansvarige ansvarar för att informationen som finns på projektets externa webbplats är relevant, transparent och aktuell. 5.2 Dokumentera i Confluence Målgrupp; Projektaktiva Vår gemensamma kanal för intern information och arbetsmaterial är Confluence Här kan medlemmar i styr- och arbetsgruppen ta del av material. Arbetsytan är intern och ska innehålla minnesanteckningar för arbetsgrupper, dokument, dokumentmallar, ett kalendarium samt övrigt arbetsmaterial som är viktigt att förmedla till projektets berörda aktörer. Ett behov kan finnas av att hålla viss information (till exempel arbetsmaterial) skyddad och tillgänglig bara för vissa grupper, till exempel projektgruppens medlemmar. En aktivitetsplan i form av ett kalendarium som innehåller alla planerade informationsinsatser kommer att finnas här. Informationsansvarige ansvarar för att informationen som finns är relevant, transparent och aktuell. 5.3 Seminarier och workshops Målgrupp; Studieadministrativ personal, Lärare och examinatorer Seminarier och workshops är ett effektivt sätt att nå olika målgrupper och visa upp projektets verksamhet. Ett antal införandeseminarier ska genomföras under projekttiden, då vi ska besöka samtliga institutioner. Workshops kommer även att hållas med workshopgrupper. Projektdeltagarna har ansvar att genomföra dessa insatser. 5.4 Externa möten Målgrupp; Samtliga (utom Projektdeltagare) Projektet ska ta alla möjligheter att informera och marknadsföra nya Ladok. Exempel på externa möten är upptaktsdagarna, studierektorsträffar och större informationsmöten. Alla berörda i projektet har ansvar att genomföra dessa insatser. Presentationsmaterial som tas fram ska följa projektmallen. Utvärdering kan ske i samband med aktiviteten.

4 Ladok3-införande Sida: 4 (5) 5.5 Projektinterna möten Målgrupp; Projektdeltagare Möten i styr- och arbetsgrupper fyller en viktig funktion för utbyte och spridning av intern information. Arbetsgruppen möts cirka en gång per vecka medan styrgruppens sammanträder två till tre gånger per termin. Vid övriga möten beslutas i arbetsgruppen vem som företräder projektet. Projektledaren ansvar för att dagordning och minnesanteckningar skrivs och distribueras i styr- och arbetsgrupperna. 5.6 Skapa informationsmaterial och rapporter Målgrupp; Samtliga För material som ska produceras inom projektet har det tagits fram mallar. Dessa ska användas när information avsänds i projektets namn. Rapporter som produceras inom projektet ska spridas till berörda. Ansvaret vilar på alla som sänder information i projektets namn. Dessa förväntas också följa upp insatsen. Informationsansvarige har ett övergripande ansvar för att allt material och alla rapporter följer mallen och att materialproduktion koordineras inom projektet. 5.7 Utbilda Målgrupp; Studieadministrativ personal, Lärare och examinatorer Projektet kommer genomföra ett antal utbildningar riktade mot olika målgrupper. Detta arbete detaljeras i en utbildningsplan. Även utbildningsmaterial kommer att tas fram. Ansvaret för detta samt för uppföljning vilar på projektets utbildningsansvarige. 5.8 Nätverka Målgrupp; Studieadministrativ personal, Lärare och examinatorer, Förvaltningsledarna, Beslutsfattare Projektets medlemmar finns i många universitetsinterna nätverk. Dessa kanaler kan användas dels för att sprida information och kunskap om projektet och dels för att nå de långsiktiga målen, d v s att projektplanen implementeras i respektive organisations ordinarie verksamhet. Ansvaret liksom uppföljning vilar på samtliga projektdeltagare i respektive nätverk. 6 Ansvarsfördelning Informationsinsatser i projektet kommer i första hand utföras av medlemmarna i projektgruppen. Vid behov kommer projektet använda kompetens inom kommunikationsområdet inom andra enheter vid universitetet. Inom projektet kommer det finnas en roll som informationsansvarig. I ansvaret för den rollen finns: Koordinera informationsinsatserna Redaktörskapet för bloggen Ansvaret för interna webbplatsen Ta fram och underhålla mallar

5 Ladok3-införande Sida: 5 (5) Producera allmänt presentationsmaterial, till exempel Powerpointpresentationer 7 När En aktivitetsplan, se nedan, kommer skapas och underhållas löpande Information på bloggen kommer att postas löpande Information på den interna webbplatsen läggs upp vid behov. Deltagande på större möten med personal (till exempel universitets upptakt) sker löpande. Under 2016 startar vi ett arbete med att besöka varje institution för att informera personalen på plats, de så kallade implementationsseminarierna. 8 Budget Se separat budgetdokument. Avsatta medel för kommunikation inom det lokala Ladok3-införandet redovisas i projektkalkylen. 9 Uppföljning 9.1 Avstämning Avstämningar sker löpande i samband med veckomötena. Informationsarbetet ska vara en stående punkt på dessa. 9.2 Utvärdering Projektledaren ansvarar för att löpande utvärdera informationsinsatser som görs och vid behov återrapportera till styrgruppen. Projektledaren är även ansvarig för att utvärdera de olika informationskanalerna. Detta ansvar kan delegeras till informationsansvarig. 10 Aktivitetsplan Arbetsdokument som finns i Confluence,