Kommunikationsarbete. Vetenskapsområdet för teknik och naturvetenskap TEKNAT 2012/217

Transkript

1 TEKNAT 2012/217 Kommunikationsarbete Vetenskapsområdet för teknik och naturvetenskap Fastställd av teknisk-naturvetenskapliga fakultetsnämnden

2 Innehåll 1. Bakgrund 3 2. Definition 3 3. Utgångspunkter för kommunikation 3 4. Intern kommunikation Kanaler och arenor Universitetsgemensamma verktyg Fakultetskollegier Vetenskapsområdets webb Blogg Utvecklingsområden Kontaktpersoner för intern kommunikation Stöd till institutioner för intern kommunikation Kommunikationsplaner Översättning Utökad kommunikation via medarbetarportalen och studentportalen Gemensamma riktlinjer för kommunikation 6 5. Extern kommunikation Kanaler och arenor Universitetsgemensamma verktyg Vetenskapsområdets verktyg Målgruppsanpassade verktyg Kommunikation med näringsliv och alumner Kommunikation med skola och allmänhet Kommunikation med presumtiva studenter Utvecklingsområden Kontaktpersoner för extern kommunikation Utveckling av kommunikation av forskning, utbildning och samverkan Utökat stöd för synliggörande av forskning, utbildning och samverkan Översättning Populärvetenskapliga aktiviteter Webbsamordning Besökssamordning 9 6. Uppföljning och utvärdering 10 2

3 1. Bakgrund I detta dokument beskrivs de universitets- och områdesgemensamma resurser, kanaler och arenor som finns tillgängliga för kommunikationsarbetet vid vetenskapsområdet för naturvetenskap och teknik. Syftet med dokumentet är att förtydliga hur enskilda medarbetare och studenter kan få information om hur de kan söka information, och hur de kan kommunicera med kollegor, lärare och chefer inom universitetet om förhållanden som har betydelse för verksamheten. Syftet är också att höja medvetenheten om kommunikationens betydelse för att nå uppsatta mål, samt höja ambitionsnivån. Med utgångspunkt från målgrupperna är detta dokument strukturerat i en del för intern och en för extern kommunikation. Eftersom gränserna inte är exakta ska indelningen inte tolkas strikt eller vara begränsande. Utgångspunkten ska alltid vara nyttan för mottagare och användare. Utifrån dessa förutsättningar beskrivs hur kommunikationsarbetet ska utvecklas inom vetenskapsområdet för naturvetenskap och teknik under Definition Kommunikation är en tvåvägsprocess där det sker ett utbyte av tankar, åsikter eller information, oavsett om det sker via tal eller skrift. Kommunikation omfattar den formella information som universitetets medarbetare och studenter behöver för att kunna utföra sina studier eller sitt dagliga arbete. Kommunikation sker dagligen mellan anställda, chefer och studenter, men även med intressenter utanför universitetet. 3. Utgångspunkter för kommunikation För att nå de målsättningar som finns för verksamheten, och som finns definierade i Uppsala universitets mål och strategier, krävs ett gott kommunikationsarbete. Kommunikationen ska anpassas till den tänkta målgruppen vid varje tillfälle vad gäller språk, innehåll och utformning. Överordnade mål och strategier för kommunikationen vid Uppsala universitet anges i (UFV 2005/57) Kommunikationspolicy för Uppsala universitet: - Varje enskild medarbetare och student har ett eget ansvar att söka information och kommunicera med kollegor, lärare och chefer inom universitetet om förhållanden som har betydelse för verksamheten. - Varje person i chefsställning ansvarar för att den interna och externa kommunikationen fungerar i den egna verksamheten. - Varje forskare ansvarar för att kommunicera med omvärlden om sin forskning. Ytterligare utgångspunkter för kommunikationen vid fakulteten anges i (Teknat 2012/135) Samverkan och synlighet: - God tillgänglighet till relevant information på svenska och engelska för studenter vid fakultetens utbildningar på grund- och avancerad nivå. - Professionell, effektiv och målgruppsanpassad information/kommunikation till fakultetens anställda. - Teknik och naturvetenskap vid Uppsala universitet ska av samtliga målgrupper uppfattas som landets bästa baserat på excellent utbildning och forskning. Uppdraget till universitetsförvaltningen redovisas i (UFV 2012/YY) Uppdrag till gemensamma funktioner. Institutionerna ansvarar för: 3

4 - att kommunicera forskning och utbildning i universitetets och vetenskapsområdets kanaler och arenor, - att samordna och sprida kunskap om de aktiviteter som planeras genomföras, - att alla forskare/lärare har en uppdaterad profilsida. 4. Intern kommunikation En väl fungerande intern kommunikation är en förutsättning för att skapa en effektiv organisation med delaktiga medarbetare. För att underlätta och stödja den interna kommunikationen bidrar avdelningen för kommunikation och externa relation samt områdeskansliet för naturvetenskap och teknik också med: - samordning, rådgivning och stöd gällande intern kommunikation (t.ex. kommunikationsplaner), - att förmedla och synliggöra information till anställda och studenter, - att tillhandahålla kanaler och arenor för intern kommunikation (se nedan) Kanaler och arenor I kommunikation med studenter och anställda bör vetenskapsområdets personal i första hand använda de gemensamma kanalerna och arenorna inom universitetet och vetenskapsområdet Universitetsgemensamma verktyg För anställda utgör och personaltidningen Universen kanaler för internkommunikation. Här informeras om både externa och interna aktiviteter. Diariet ( är ett system för hantering av allmänna handlingar och en del av universitetets samlade informationsförsörjning. Medarbetarportalen ( är ett verktyg för intern kommunikation med anställda inom universitetet. Här kan nätverk skapas, aktuella frågor diskuteras, dokument delas m.m. Studentportalen ( är ett verktyg för formell och informell kommunikation med studenter, omfattande t.ex. schema, godkännande av kursmoment och delning av kursmaterial. Introduktionskurser för nyanställda på svenska och engelska ( anordnas av kompetensforum vid Uppsala universitet. Utbildningen ska göra det lättare för nyanställda att få inblick i universitetets verksamhet. Utbildningen vänder sig även till anställda som bytt arbete inom universitetet eller varit borta från arbetet en längre tid. Institutionerna ansvarar för att erbjuda nyanställda den universitetsgemensamma kursen och tillhandahålla motsvarande information på lokal nivå Fakultetskollegier Fakultetsledningen inbjuder till fakultetskollegier för lärare och anställda tre gånger per termin, ca en vecka efter fakultetsnämndens sammanträden. Vid detta öppna forum diskuteras aktuella frågor och gäster ges möjlighet att presentera verksamheter eller informera om frågor av allmänt intresse. 4

5 Vetenskapsområdets webb För anställda utgör en kanal för internkommunikation. Här informeras om både interna och externa aktiviteter, utlysningar och nyheter för anställda. På vetenskapsområdets webb finns fakultetsledningens kalendarium, protokoll från nämnder, aktuella regelverk och styrdokument samt organisationsschema, kontaktpersoner, ansvarsområden, m.m. För anställda utgör en hjälp att hitta forskningsfinansiärer, mallar för budget- och projektkalkyler samt information om EU:s ramprogram. Vetenskapsområdets webb för studenter är ett komplement till Studentportalen för information. Här får studenterna tillgång till schema, utbildningsplaner, information om möjlighet till särskilt stöd och får aktuell information om nyheter och aktiviteter, m.m Blogg Ledningsbloggen på är avsedd för fakultetsledningens kommentarer kring aktuella händelser Utvecklingsområden Kontaktpersoner för intern kommunikation På varje institution ska finnas en kontaktperson med ansvar för den interna kommunikationen som berör institutionen, personen är både informationsmottagare och informationsspridare. Instruktioner för utseende av intern kommunikationsrepresentant kommer att utarbetas. Mål: Ökad dialog mellan områdeskansliet och institutionerna i frågor rörande intern kommunikation. Syfte: Kontaktpersonerna ska fungera som ett gränssnitt inom universitetet bl.a. som länk mellan områdeskansliet och institutionen i kommunikationsfrågor. Ansvarig: Prefekt/motsvarande. Tidsplan: Kontaktpersoner ska utses under Stöd till institutioner för intern kommunikation Mål: Stärka stödet till institutionerna i kommunikationsfrågor under perioden. Genomförande: För att veta hur kommunikation skapar mest nytta för verksamheten ska enkäter till institutionerna genomföras. En kartläggning av den interna kommunikationen behövs för att kunna föreslå vilka åtgärder som bör vidtas och hur kommunikationen kan förbättras. Workshops i internkommunikation ska erbjudas samtliga anställda, men med fokus på de personer vid institutionerna som har ansvar för intern kommunikation, t.ex. prefekter, kontaktpersoner för intern kommunikation, studierektorer, programansvariga och administratörer. Dokumentmallar, databaser och projektverktyg ska tas fram för att ge effektivare stöd till institutionerna beträffande utveckling, genomförande, utvärdering och uppföljning. Ansvarig: Enhetschefen för Teknat samverkan. Tidsplan: Stödet påbörjas 2013 och ska sedan fortsätta att utvecklas. 5

6 Kommunikationsplaner Mål: Kommunikationsplaner ska utarbetas för fakultetsgemensamma större projekt. Syfte: Stärka kommunikationen i projekten så att medarbetare och studenter ska kunna vara delaktiga i projekt som har betydelse för deras arbete. Ansvarig: Ansvarig för kommunikationsplan utses när projekt initieras. Tidsplan: Mall tas fram 2013 och stöd i framtagande av kommunikationsplaner ska tillhandahållas fortsättningsvis Översättning Mål: Intern information som vänder sig till doktorander, forskare och masterstudenter ska finnas tillgänglig på svenska och engelska. Genomförande: Informationsspridare ska erbjudas översättningshjälp. Ansvarig: Områdeskansliet. Budget: Medel finns för Tidsplan: Översättning av intern information påbörjades 2013 och ska fortsätta utvecklas Utökad kommunikation via medarbetarportalen och studentportalen Mål: Intern information ska i möjligaste mån spridas via medarbetarportalen och studentportalen, vilka är under fortsatt utveckling. Genomförande: Inom ramen för universitetets webbprojekt kommer information till anställda att läggas in och presenteras i medarbetarportalen. Avsikten är att det ska bli lättare att ta del av intern information samtidigt som innehållet på universitetets webb renodlas mot externa målgrupper. Den befintliga gruppen där fakultetens student- och lärarrepresentanter ingår påverkar inriktningen av Studentportalens utveckling. Ansvarig: Avdelningen för kommunikation och externa relationer/områdeskansliet för naturvetenskap och teknik samt respektive prefekt. Tidsplan: Utökad kommunikation via medarbetar- och studentportalen påbörjas 2013 och ska fortsätta utvecklas Gemensamma riktlinjer för kommunikation Mål: Gemensamma riktlinjer för kommunikation ska utarbetas. Genomförande: Dessa riktlinjer ska utarbetas i dialog med prefekterna, av institutioner utsedda kommunikationsansvariga och andra berörda representanter från utbildningsorganisationen, centrumbildningar m.fl.. Riktlinjerna kan exempelvis omfatta ärendeberedning och förankring, pågående projekt, information om beslut, riktlinjer för användning av sociala medier, vilka kanaler ska användas för vilken information, m.m. Ansvarig: Fakultetsledningen/prefekter/motsvarande/områdeskansliet. Tidsplan: Utveckling av gemensamma riktlinjer ska påbörjas 2013 och sedan fortsätta att utvecklas. 6

7 5. Extern kommunikation Syftet med vetenskapsområdets externa kommunikation är att bidra till en framgångsrik och effektiv verksamhet, skapa goda och långsiktiga relationer med det omgivande samhället samt öka kunskapsnivån och påverka attityder hos specificerade målgrupper. För att underlätta och stödja den externa kommunikationen bidrar kommunikationsavdelningen och områdeskansliet med: - stöd för att kommunicera vetenskapsområdets forskning, utbildning och samverkan, - samordning, rådgivning och stöd gällande webb, synliggörande av forskning, utbildning och samverkan samt rekrytering av studenter, - stöd i planering och utförande av utåtriktad verksamhet, t.ex. målgruppsanpassning, - populärvetenskapliga presentationer av forskning samt val av kanaler och arenor, - samordning av deltagande i universitetsgemensamma kanaler och arenor, - tillhandahållande av kanaler och arenor där institutioner kan synliggöra forskning och utbildning Kanaler och arenor Vetenskapsområdets personal bör i första hand använda de centrala kanalerna och arenorna vid universitetet och vetenskapsområdet när de kommunicerar med externa intressenter Universitetsgemensamma verktyg - Profilsida i medarbetarportalen - Webbverktyget Infoglue - Presskontakt Vetenskapsområdets verktyg - Dokumentet (Teknat 2012/135) Samverkan och synlighet beskriver de verktyg och aktiviteter som används för extern information och kommunikation. - Vetenskapsområdets webb ( utgör en central informationskanal. - Forskningsdatabasen beskriver aktuell forskning vid fakulteten på ett förenklat sätt Målgruppsanpassade verktyg Kommunikation med näringsliv och alumner - Universitetsgemensamma kanaler: UU Innovation, AIM-day, magasinet Nya horisonter, fund raising, sponsorverksamhet, alumnkontoret, jobbdatabasen Jobb & Karriär. - Vetenskapsområdets kanaler: Synlighetskampanj (brandingkampanj), alumnverksamhet, samordning av studiebesök, strategiska forskningsområden. - Övriga kanaler: Via forskningscentra eller gemensamma arenor, t.ex. Ångströms materialakademi (ÅMA) Kommunikation med skola och allmänhet - Exempel på universitetsgemensamma kanaler: Mediekontakter, universitetets museer och trädgårdar, Forskarfredag. 7

8 - Exempel på vetenskapsområdets kanaler: Vetenskapsfestivalen SciFest, Levande frågelådan, Augusta Ångströms experiment, besöksdagar, samordning av studiebesök, Celsius-Linnéföreläsningar Kommunikation med presumtiva studenter Universitetsgemensamma arenor: Presentationsmaterial på programblad, utbildningskatalog, universitetsdagar, gymnasiemässor, gymnasieresor, kommunikation i sociala medier. Vetenskapsområdets arenor: Rekryteringsbroschyr, hemortsambassadörer nationellt och internationellt, deltagande i mässor nationellt och internationellt, riktade rekryteringsresor, besöksdagar, samordning av studiebesök Utvecklingsområden Kontaktpersoner för extern kommunikation På varje institution ska det finnas en kontaktperson med ansvar för den externa kommunikationen som berör institutionen, personen ska vara både informationsmottagare och informationsspridare. Instruktioner för utseende av intern kommunikationsrepresentant kommer att utarbetas. Mål: Ökad dialog mellan områdeskansliet och institutionerna i frågor rörande extern kommunikation Syfte: Kontaktpersonerna ska fungera som ett gränssnitt inom universitetet bl.a. som länk mellan områdeskansliet, kommunikationsenheten och institutionen i kommunikationsfrågor. Ansvarig: Prefekt/motsvarande. Tidsplan: Kontaktpersoner ska utses under Utveckling av kommunikation av forskning, utbildning och samverkan Mål: Kommunikationen av vetenskapsområdets forskning, utbildning och samverkan med externa intressenter ska utvecklas. Vetenskapsområdets bidrag till institutioners kommunikationsarbete ska utvecklas. Genomförande: Nytt basmaterial ska tas fram. Materialet ska underlätta arbetet med att kommunicera forskning, utbildning och samverkan. Materialet ska finnas tillgängligt för fakultetsledningen och representanter för verksamheten i deras kontakter med externa intressenter. För att underlätta framtagandet av informationsmaterial ska mallar för produktion on demand tas fram. Ansvarig: Kommunikationsavdelningen/områdeskansliet. Tidsplan: Under 2013 ska ett nytt basmaterial tas fram och mallar för produktion on demand. Konceptet ska sedan fortsätta att utvecklas Utökat stöd för synliggörande av forskning, utbildning och samverkan Mål: Att erbjuda institutionerna ett utökat stöd för extern kommunikation. Syfte: Att under 2013 underlätta för institutionerna att kommunicera forskningsinformation till media. 8

9 Genomförande: Stödet ska gå både till anställning av informatör/journalist och till inköp av bilder som fritt kan användas av medier. Ansvarig: Kommunikationsavdelningen/områdeskansliet. Budget: För 2013 avsattes kr och för 2014 inom ramen för befintliga medel. Tidsplan: Stödet påbörjades 2013 och ska sedan fortsätta utvecklas Översättning Mål: Vetenskapsområdets kommunikation på engelska ska utvecklas bl.a. genom översättning eller språkgranskning av texter på webben. Riktlinjer ska tas fram för vad som ska finnas tillgängligt på engelska. Syfte: Vetenskapsområdets övergripande information ska finnas tillgänglig på svenska och engelska. Ansvarig: Kommunikationsavdelningen/områdeskansliet. Budget: kr för Tidsplan: Översättning påbörjades 2013 och ska fortsätta utvecklas Populärvetenskapliga aktiviteter Mål: Vetenskapsområdets bidrag till institutioners populärvetenskapliga satsningar ska anpassas så att det fyller sitt syfte. Genomförande: I dialog med institutioner ska ett förslag tas fram till hur vetenskapsområdets bidrag till institutioners populärvetenskapliga aktiviteter kan förbättras och hur kvaliteten vid genomförandet av populärvetenskapliga evenemang kan höjas. Arbetsfördelning och prioritering av befintliga medel är i fokus. Ansvarig: Områdeskansliet, enhetschefen för Teknat samverkan. Tidsplan: Stödet ska ses över under Webbsamordning Vetenskapsområdet ska samordna och tillhandahålla grundläggande råd och mallar för webb. Arbetet samordnas med den universitetsgemensamma webbutvecklingen. Synpunkter på gemensamma verktyg för webbpublicering kanaliseras genom ett nätverk för webbansvariga. Institutionerna ska erbjudas resurspersoner för arbetet med att publicera på webben. Ansvarig: Kommunikationsenheten/Områdeskansliet, webbsamordnaren. Budget: Klaras inte inom ramen för befintliga medel, ev. tilläggsbeslut. Tidplan: Samordningen påbörjas 2013 och ska fortsätta utvecklas. Behovet av resurspersoner för webbpublicering ska utredas Besökssamordning Vetenskapsområdets besökssamordnare har till uppgift att tolka besökarnas behov och önskemål och att engagera lämpliga forskare, lärare, doktorander eller studenter för besöket. Samordning av mer omfattande besök sker bl.a. i samarbete med planeringsavdelningen, kommunikationsavdelningen och akademiintendenturens besökskoordinator. Hur arbetet med besöken organiseras internt behöver ses över och förtydligas. 9

10 Riktlinjer för studiebesök ska tas fram och finnas tillgängligt på nätet, så att eventuella förfrågningar från utomstående kommer till rätt person i god tid. Alla som är involverade i studiebesök bör i högsta möjliga mån anpassa budskapet till målgruppen. Ansvarig: Områdeskansliet, besökssamordnare vid Teknat samverkan. Tidsplan: Riktlinjer ska tas fram under Studiebesökssamordning och mottagning fortgår löpande. 6. Uppföljning och utvärdering Vetenskapsområdet ska årligen återrapportera hur den interna och externa kommunikationen har utvecklats under året. Områdeskansliet ansvarar för de årliga sammanställningarna. Fakultetsledningen ansvarar för att en utvärdering görs i slutet av 2014 och återrapporteras till områdesnämnden. 10