TEKNAT 2014/65 Webbsamordning Vetenskapsområdet för naturvetenskap och teknik Fastställd av teknisk-naturvetenskapliga fakultetsnämnden

Transkript

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10 TEKNAT 2014/65 Webbsamordning Vetenskapsområdet för naturvetenskap och teknik Fastställd av teknisk-naturvetenskapliga fakultetsnämnden

11 UPPSALA UNIVERSITET WEBBSAMORDNING TEKNAT 2014/65 Sammanfattning Vetenskapsområdet för teknik och naturvetenskap ska samordna och förbättra sina webbplatser både vad gäller utseende, innehåll och struktur så att de bidrar till att vi uppnå våra verksamhetsmål och ger våra prioriterade målgrupper den information de behöver. Samordning görs samtidigt gemtemot universitets centrala webb. Innehållet på webbplatserna läggs enhetligt upp utifrån projektets föreslagna mallar, där det även ges utrymme för viss flexibilitet. Institutionerna ansvarar för att visst nytt material tas fram, för att befintligt material ses över och för att informationen läggs upp på de nya webbplatserna. Kansliet för naturvetenskap och teknik driver projektet tillsammans med institutionernas webbansvariga. Det finns även ett gemensamt stöd för publicering av material att tillgå från kansliet. Webbsamordningen beräknas ta ett år att genomföra. Samtliga nya webbplatser ska vara publicerade senast den 1 juni Därefter ska institutionerna se till att webbplatserna hålls uppdaterade och levande. 2

12 UPPSALA UNIVERSITET WEBBSAMORDNING TEKNAT 2014/65 Uppdragsgivare Uppdragsgivare för projektet är teknisk-naturvetenskapliga fakultetsnämnden (Kommunikationsarbete, TEKNAT 2012/217). Bakgrund Webbplatserna inom vetenskapsområdet för teknik och naturvetenskap är idag inte samordnade vare sig vad gäller innehåll, struktur eller utseende. Gemensamma problem som återkommer på ett flertal webbplatser är till exempel osammanhängande utseende inom och mellan webbplatserna, inkonsekvent navigering, internt tilltal och avsaknad av relevant information på svenska och engelska. I och med att universitetet centralt i höstas gick över i nytt webbkoncept ser alla institutioner och fakultetens webbplatser helt annorlunda ut jämfört med Uppsala universitets centrala sidor. Målgrupper Institutioner och vetenskapsområdet behöver förhålla sig till nedanstående målgrupper (ej rangordnade): Presumtiva studenter Befintliga studenter (så länge Studentportalen ej ger plats för övergripande studentinformation) Forskarvärlden Potentiella samarbetspartners Presumtiva medarbetare Forskningsfinansiärer och politiker Journalister Allmänhet Lärare/skolelever Intern information förväntas kunna flytta in i medarbetarportalen. Syfte Syftet med projektet är att webbplatserna i högre utsträckning än idag ska användas som ett verktyg för att uppnå verksamhetens mål. För att kunna åstadkomma detta ska webben ge ett enat, utåtriktat och professionellt intryck även för besökare, även de som använder mobila enheter. Projektet syftar dels till att samordna, men även förbättra samtliga webbplatser. Samordning till det centrala webbkonceptet ger en sammanhållen webbupplevelse för den som rör sig mellan sidorna, vilket bidrar till att stärka varumärket Uppsala universitet. För webbplatsens besökare innebär detta att det blir lättare att hitta den information de söker och annan relevant information. 3

13 UPPSALA UNIVERSITET WEBBSAMORDNING TEKNAT 2014/65 Mål Gemensamma effektmål Rekrytera kvalificerade studenter till utbildningarna Rekrytera kompetent personal Stärka forskningens och utbildningens position Fler samarbeten internt och externt Ökade forskningsanslag Nå ut med information om forskning och utbildning i samhället Stärka den interna stoltheten Institutionsspecifika effektmål samt prioriterade målgrupper Institutionerna uppdras att identifiera vilka de prioriterade målgrupperna är för institutionens webbplats och vilka effektmål som är viktigast att uppnå med hjälp av webbplatsen. Ett särskilt uppdrag kommer att skickas ut till institutionerna. Självklart ska webbplatsen vara tillgänglig för samtliga målgrupper att hitta värdefull information. Genom att identifiera effektmål kan webbplatserna styras så att de i högre grad uppfyller verksamhetens mål. Leveransmål - Att webbplatser inom vetenskapsområdet, dess institutioner och underliggande enheter ska följa det centrala webbkonceptet i utseende och funktionalitet. - Att institutionernas webbplatser ska ha gemensam meny- och innehållsstruktur på gemensamma landningssidor enligt överenskomna mallar (där tillägg får göras). - Att alla forskningsprogram och forskargrupper lägger upp information motsvarande projektets minimumförslag men gärna lägger in mer utifrån föreslagna tillägg eller egna tillägg. - Att alla institutioner lägger upp informationen till befintliga studenter enligt den plan som arbetats fram i nätverket Studentservice webb - Att alla institutioner skapar rutiner för att hålla sina webbsidor uppdaterade och levande även efter det att samordningsprojektet genomförts. Avgränsningar Hjälp med att skapa sidor och lägga in information erbjuds från fakulteten genom kansliet för naturvetenskap och teknik, teknat samverkan för alla sidor inom en institutionernas webbplatser, förutom kurssidor och personliga sidor, och under förutsättning att man använder InfoGlue som webbverktyg. Den eventuella interna information som finns på institutionens webbplats förväntas flyttas in i medarbetarportalen (MP) och omfattas inte av webbsamordningsprojektet. Om MP inte lever upp till institutionens behov så måste det specificeras och kommuniceras med kommunikationsenheten, alternativt genom kansliet. Institutioner rekommenderas att redan idag börja utnyttja möjligheten med så kallad utökad information som finns i MP idag. Rådgivning gällande detta går att få genom kansliet för naturvetenskap och teknik, teknat samverkan. 4

14 UPPSALA UNIVERSITET WEBBSAMORDNING TEKNAT 2014/65 Ansvar Kansliet för naturvetenskap och teknik, teknat samverkan och institutionernas webbansvariga informerar och stöttar prefekter i det som behöver kommuniceras och göras. Hjälp med uppläggning av nya webbsidor kommer att erbjudas från kansliet, för de som inte har tid eller möjlighet att göra det själva. Prefekterna är ytterst ansvariga för att överenskommet nytt institutionsgemensamt material tas fram samt att se till så att alla forskningsprogram och grupper tar sig an uppgiften med att förse nya webbplatsen med innehåll rörande deras verksamhet. Även de som begär hjälp av kansliets informatörer kommer att behöva engagera sig i att se över vilken information de vill lägga upp och se till så att den anpassas till samordnade mallar. Risker Ovilja hos vissa forskargrupper och program mot att göra om sina webbsidor. Kanske är man nöjd med de man har, eller vill inte lägga tid på detta. Åtgärd för att minimera och hantera denna risk är att inledningsvis förankra förslagen med referenspersoner samt därefter vara öppna för att ta emot synpunkter från samtliga och föra diskussion med dem. Viss flexibilitet i projektets förslag ska också finnas där det finns fog för det. Hjälp erbjuds för webbarbetet. Förankringsarbetet med prefekter och andra chefer inom institutionerna är viktigt. Den populärvetenskapliga indelningen och presentationen blir en utmaning att få till på ett bra sätt. För att lyckas krävs att indelningen blir gjord utifrån allmänhetens perspektiv och begreppsvärld och att texterna skrivs av någon som kan ämnet och som är bra på att skriva populärvetenskapligt och som ges tid för det. Det kan vara svårt att hitta någon lämplig och då bör pengar avsättas för att anlita någon vilket kanske inte alla institutioner har möjlighet att prioritera. Det nya webbkonceptet bygger på stora bilder vars utseende får stor betydelse för webbsidornas visuella upplevelse. Bilderna måste vara väl valda och ställer höga krav på bildkvalitet och kompetens i bildhantering. I de fall det inte finns någon bra bild att tillgå så måste det införskaffas. Vi rekommenderar att institutionens webbplatsansvarig ges möjlighet att gå en kurs i både bildredigering och i bildkommunikation. En dialog kring detta har startats med kommunikationsenheten. Organisation Uppdragsgivare: Fakultetsnämnden Styrgrupp: Samverkansberedningen Projektägare: Kansliet för naturvetenskap och teknik Projektledare: Marie C Svensson, webbinformatör på kansliet för naturvetenskap och teknik, teknat samverkan Projektgrupp: Marie C Svensson, projektledare, Teknat samverkan Johanna Lundmark, enhetschef på Teknat samverkan Fredric Stein, projektanställd webbadministratör från 1 oktober, 2014 Annica Alvén, webbstrateg, kommunikationsenheten Alma Kirlic, webbansvarig och informatör, matematiska institutionen 5

15 UPPSALA UNIVERSITET WEBBSAMORDNING TEKNAT 2014/65 Joel Lindberg, webbansvarig och informatör, institutionen för geovetenskaper Samordningsgrupp: Marie C Svensson, projektledare, Teknat samverkan Johanna Lundmark, enhetschef på Teknat samverkan Fredric Stein, projektanställd webbinformatör på Teknat samverkan Ylva Lönnerholm, informatör/administratör, institutionen för cell- och molekylärbiologi Stefan Ås, webbansvarig, EBC Elisabeth Långström, webbansvarig och informatör, institutionen för biologisk grundutbildning Joel Lindberg, webbansvarig och informatör, institutionen för geovetenskaper Ulrika Jansson, webbansvariginstitutionen för kemi, Ångström och BMC Alma Kirlic, webbansvarig och informatör, matematiska institutionen Inga-Lena Assarsson, webbansvarig och administrativ samordnare, matematiska institutionen Mikael Österberg, webbansvarig, institutionen för teknikvetenskaper Mikael Laaksoharju, webbutvecklare, institutionen för informationsteknologi Y, nyanställd informatör och webbansvarig på institutionen för fysik och astronomi Projektgruppen har stående möte varannan vecka och samordningsgruppen har möten var fjärde vecka. Projektgruppens uppgift blir att lösa problem som dyker upp och hålla koll på att projektet fortlöper som det ska. I samordningsgruppen fångas lägesrapport in från institutionerna och frågor och problem som uppkommer. Mötesanteckningar och fortlöpande arbete kommuniceras löpande via gruppytan kommunikatörsnätverket i medarbetarportalen. Referensgrupper: Representanter från forskningen som väljs ut i samråd med prefekten. I projektets inledning informeras referenspersonerna om projektet och dess förslag och de får tillfälle att komma med synpunkter. Kommunikationsplan Detaljerat förslag till kommunikationsplan för projektet finns framtagen och förankras med respektive prefekt. Rapportering om projektets fortlöpande sker på prefektmöten under projektets gång. Budget Arbete/kostnader för Teknat samverkan: Omprioriteringar görs i befintlig budget vilket ska täcka följande kostnader/arbetsuppgifter: Arbetskraft: Projektanställning av en webbinformatör 1 oktober maj 2015, heltid Befintliga informatörer på Teknat samverkan kommer delta i arbetet motsvarande minst en heltid, troligen mer Arbetsuppgifter: Projektledning, kommunikation och förankring av projektet Uppläggning av struktur och innehåll på nya webbplatserna åt de som inte har möjlighet att göra det själva Framtagande av fem forskarporträtt per institution inklusive porträttfotografering Rådgivande i MP-frågor Dialog, förankring och kravställande gentemot avdelningen för kommunikation och externa relationer 6

16 UPPSALA UNIVERSITET WEBBSAMORDNING TEKNAT 2014/65 Eventuellt stöd för framtagande av bildmaterial Visst stöd med översättningsarbete Arbete/kostnader för institutionerna: Arbetskraft och uppgifter: Prefekter ser till så att alla tar sig an sin del av webbsamordningen och ansvarar för att institutionsgemensamma texter och bilder tas fram. Institutionens webbansvariga/informatörer är med och projektleder arbetet på sin institution och lägger in institutionsgemensamt innehåll på nya samordnade webbplatsen. För de institutioner vars webbasvarig/informatör inte har den tid som krävs erbjuds hjälp av informatörer på kansliet, teknat samverkan. Nya InfoGlueanvändare går en heldags/halvdagskurs. Forskningsledare sätter sig in i webbsamordningsuppgiften och ansvarar för att programmets/gruppens verksamhet presenteras inom ramen för det nya konceptet. Forskningsprogrammens och forskargruppernas webbredaktörer lägger in innehållet på institutionens samordnade webbplats. För de som inte har tid och möjlighet att själva lägga in sitt innehåll erbjuds hjälp av informatörer på kansliet. Eventuella kostnader utöver arbetstid: Framtagande av bra bilder. Fotografering eller inköp på bildbyrå, eventuellt kan kansliet bistå med detta. Kurs i bildredigering samt bildkommunikation för institutionens webbansvarig/informatör Journalisthjälp för framtagande av populär beskrivning av institutionens forskningsområden. Uppskattad kostnad: ca kr per beskrivning. Tidsplan Innan midsommar 2014: Inhämtande av feedback från referensgrupper och justeringar utifrån inkomna synpunkter. Projektinformation och webbmallar läggs upp på Teknats enhetsyta i MP. Senast 15 september: Institutionerna får tillgång till sina nya webbplatser där gemensam struktur redan lagts på plats. Webbplatsansvariga får genomgång av nya centrala webbkoncepttänket. Senast 1 oktober: Institutionernas webbansvariga kompletterar webbstrukturen med institutionens specifika sidor. De som ska gå över till InfoGlue går kurs. Information går ut till samtliga. Senast 30 oktober: Personlig avstämning med samtliga forskningsledare för att se att de tagit till sig informationen och förstått uppgiften. Frågor och synpunkter fångas in. Löpande f o m 15 september: Information läggs in på de nya webbplatserna. Institutionernas webbansvariga och kansliets informatörer gör färdigt de institutionsgemensamma sidorna först innan hjälp ges till de forskare som begärt det. Senast 30 maj 2015: Alla webbredaktörer som fått hjälp med upplägg av information på nya webbplatsen och som gått över till InfoGlue går kurs för att kunna ta över fortsatt administration av sidorna. 1 juni 2015: Samtliga institutioners nya samordnade webbplatser ska vara publicerade. Samtidigt som en institution publicerar sin nya webb släcks den gamla ner. 7

17 Ångström etapp 4 Fakultetsnämnd Annika Sundås Larsson Polacksbackens intendenturområde (POL) Intendenturområdets area 2014 Intendenturområdets area 2020 Area som lämnas 2020 Nybyggd area: kontor, lab, gemensamt kvm LOA:E kvm LOA:E kvm LOA:E kvm LOA:E Intendenturområdet ökar med 15%. Utöver detta planeras ett parkeringsgarage med en area om kvm. 1

18 Byggkostnader 1. Hus 10 inkl garage o mark 762 mnkr 2. Hus 9 inkl mark 200 mnkr 3. Experimenthall 30 mnkr (högt) 4. Påbyggnad 24 mnkr (lågt) 5. Ombyggnad inom Ångström 58 mnkr (lågt) Totalt mnkr (utan kreditiv) LTK, Hyresförhandlingar BVA:E är 1 m 2 ovan mark, bruksvärdesfaktor 1 Dagens läge i förhandlingarna: Å1-2-3 bud + Å4 LTK blir 4275 kr/kvm BVA:E Institutionernas LTK ökar med 26 % per befintlig kvm (Ångström) samt 4275 kr/ny kvm BVA:E. För lokaler som flyttar från ITC ökar LTK med 42%. 2

19 Lokalkostnader Polacksbacken Omsättning 2013: Lokalkostnad 2013: Befintliga lokaler ökar med 26% Kostnad för ny area Prognos för lokalkostnad år mnkr 146 mnkr 185 mnkr/år 119 mnkr/år 304 mnkr/år Lokalkostnader Teknat Omsättning mnkr Lokalkostnader: 250 mnkr (12,5%) Om LTK ökar med 150 mnkr och omsättningen med 10% blir LTK 18% av omsättningen år Jämförelser: KTH har lokalkostnader om 17% av omsättningen. SLU har lokalkostnader om 16% av omsättningen 3