Stockholms universitets miljöledningssystem

Transkript

1 Sida 1 (5) Omfattningen av miljöledningssystem Stockholm universitet har byggt ett miljöledningssystem som omfattar all verksamhet. Vid universitetet sker utbildning och forskning inom universitetets fyra fakulteter. Det finns drygt 70 institutioner, institut och centra inom humaniora, juridik, naturvetenskap och samhällsvetenskap. Det finns 12 förvaltningsenheter. Förvaltningsenheterna har till uppgift att vara stöd och ge service åt organisationen. Universitetets verksamhet är i huvudsak lokaliserat i Stockholms nationalstadspark, från Sveaplan i Söder till Frescatiområdet norr. Verksamheter finns också i Tarfala (nära Kebnekaise), på Askö (söder om Trosa)och Tovetorp (mellan Gnesta och Nyköping). Verksamheter som inte ingår i miljöledningssystemet är följande: Institutionen för numerisk analys och datalogi (NADA) Albanova universitetscentrum, Nordita och Vetenskapens hus ARC Forskning om äldre och åldrande Arbetsmiljökemi Isocyanatforskning (tillhörande Institutionen för analytisk kemi beläget i Hässleholm) Navarino Environmental Observatory SciLifeLab Studentbostadsuthyrning, Sektionen för byggnadsplanering. Miljöorganisation och ansvar Rektor har det yttersta ansvaret för universitetets miljöarbete och att ett miljöledningssystem införs, upprättas, underhålls och följs upp. Rektor utser ledningens representant för miljöledningssystemet, ordförande och fakulteternas representanter i Miljörådet. Miljörådet ansvarar för att bygga upp, upprätthålla och dokumentera universitetets miljöledningssystem. Rådet samordnar och följer upp miljöarbetet samt redovisar universitetets miljöprestanda. Vidare föreslår rådet förbättringar inom miljöarbetet till universitetsledningen. Ordförande i miljörådet är ledningens representant för miljöledningssystemet. Verkställande tjänsteman för miljörådet är miljökoordinator. Vicerektor eller av vicerektor delegerad dekanus, prorektor och förvaltningschef ansvarar för att utse miljösamordnare för fakulteten (motsvarande) och ser till att nödvändiga resurser avsätts för miljöarbetet. Miljösamordnaren samordnar miljöarbetet på fakultetsnivå (motsvarande) och ska vara ett stöd för institutionerna (motsvarande).

2 Sida 2 (5) På institutionsnivå (motsvarande) ansvarar prefekten för att de praktiskta miljöarbetet utförs och säkerställer att verksamheten följer universitets fastställda dokument för miljöledningssystemet. Prefekt (motsvarande) ansvarar för att säkerställa nödvändiga resurser avsätts för miljöarbetet och för att utse en miljörepresentant. Representanten ansvarar för att samordna det operativa miljöarbetet. Miljöpolicy Universitetets centrala miljöpolicy speglar universitets vision och strävan i miljöarbetet samt vilka delar arbetet omfattar. Miljöpolicyn är styrande för allt miljöarbete. En del institutioner (motsvarande) har tagit fram strategiska dokument liknande en miljöpolicy. Innehållet i dessa dokument ska överensstämma med det i den centrala miljöpolicyn. En uppdatering av miljöpolicyn sker var femte år enligt förordning (2009:907) om miljöledningssystem i statliga myndigheter. Betydande miljöaspekter Institutionerna (motsvarande) har pekat ut ett antal miljöaspekter som kan ha en påverkan på miljön. Utifrån denna bruttolista av miljöaspekter har en miljöaspektutvärdering genomförts och lett fram till en nettolista med universitetets betydande miljöaspekter, det vill säga de aktiviteter som leder till en betydande miljöpåverkan. Påverkan kan vara både positiv och negativ. De positiva miljöaspekterna är utbildning, forskning och samverkan, kompetensutveckling och upphandling och inköp. De negativa är användning av kemikalier, energi, kontorsapparater och kontors- och labmateriel. De negativa aspekterna är också tjänsteresor och transporter, utsläpp av vatten och avfallshantering. En uppdatering av de betydande miljöaspekterna sker var tredje år enligt förordning (2009:907) om miljöledningssystem i statliga myndigheter. Det är miljösamordnarna och miljökoordinator som ansvarar för uppdatering och miljörådet som fastställer de betydande miljöaspekterna. Styrande för revidering av universitetets betydande miljöaspekter är rutin för uppföljning av betydande miljöaspekter. Miljömål och handlingsplaner Stockholms universitets miljömål är satta för att minska den negativa miljöpåverkan och öka den positiva. Målen är tvååriga och styrande för det lokala miljöarbetet. Till varje mål finns åtgärder, ansvarig för genomförande, tillvägagångssätt för uppföljning och miljöindikator beskrivna. Universitetets miljöhandlingsplan fastställs av rektor. Varje institution (motsvarande) ska årligen upprätta en lokal miljöhandlingsplan och denna ska godkännas av institutionsstyrelsen (motsvarande). Det finns en fastställd mall och anvisningar för framtagande av lokala miljöhandlingsplaner. De lokala planerna ska följa universitetets centrala miljömål och handlingsplan.

3 Sida 3 (5) Styrande för framtagande av miljömål och handlingsplan är universitetets rutin och anvisningar för miljömål och handlingsplan. Miljörutiner Miljöledningssystemets dokumentation har två nivåer, dels universitetsgemensam, dels institutionsgemensam (motsvarande). De flesta av miljöledningssystemets rutiner, mallar och anvisningar är universitetsgemensamma. Rektor fastställer universitetets miljöpolicy, miljömål och handlingsplan samt miljödokument av principiell betydelse. Miljörådet föreslår samt fastställer styrdokument för miljöledningssystemet. Miljökoordinator eller miljösamordnarna tar fram och reviderar universitetsgemensamma miljörutiner och annan miljödokumentation. Institutionens (motsvarande) miljörepresentant ansvarar för att ta fram och ändra i institutionsgemensamma miljörutiner och annan miljödokumentation. Styrande för dokumentation av miljöledningssystemet är universitetets rutin för dokumentation och dokumentstyrning. Ett antal universitetsgemensamma miljörutiner och anvisningar styr det praktiska miljöarbetet. Kommunikation Kommunikation om Stockholms universitets miljöarbete sker på alla nivåer inom organisationen. Med kommunikation menas att ta emot och svara på frågor och förslag om miljöarbetet internt och externt. Vidare att kommunicera för att informera om, samordna och förbättra samt synliggöra universitetets miljöarbete. Universitetets miljöråd och miljökoordinator ansvarar för intern och extern kommunikation på universitetsgemensam nivå inom ramen för miljöledningssystemet. Miljösamordnare ansvarar för intern kommunikation på fakultetsnivå (motsvarande) och miljörepresentant på institutionsnivå (motsvarande). Styrande är universitetets rutin för kommunikation för miljöledningssystem, kommunikationsplan för miljöarbete, rutin för miljöavvikkelser, förbättringsförslag, korrigerande och förebyggande åtgärder samt anvisningar för inrapportering och administration av miljöavvikelser och förbättringsförslag. Utbildning inom miljöarbete Stockholm universitet har en webbaserad utbildning, så kallad Miljöwebben. Webben ska säkerställa att medarbetarnas kan skaffa sig den kunskap de behöver i sitt arbete för att uppnå minsta möjliga miljöpåverkan. Miljöwebben innehåller en beskrivning av miljöledningssystemet och dess ansvar och roller, universitetets miljörutiner samt praktiskt information om miljöarbetet. Vidare innehåller webben ett obligatoriskt test för miljörepresentanter, ett så kallat miljöquiz. Detta test är också tillgängligt för övriga medarbetare att göra.

4 Sida 4 (5) Utöver Miljöwebben anordnas verkstäder, informationsträffar och internutbildning i frågor som rör miljöarbete. Medarbetarna ansvarar för att skaffa sig kunskapen om hur deras arbete påverkan miljön och vad de behöver göra för att minimera den. Miljökoordinator och miljösamordnarna identifierar och följer upp kunskapsbehov om miljöarbetet. Därefter upprättas en plan för kunskap och medvetenhet om miljöpåverkan som fastställs av Miljörådet. Styrande dokument är rutin för säkerställande av kunskap och medvetenhet inom miljöarbete med bilaga 1 (Kompetenskrav för viss befattning och funktion inom miljöarbetet) samt planen för kunskapsspridning och medvetenhet om miljöpåverkan. Uppföljning av miljöarbete Fullständig uppföljning av Stockholms universitets miljöarbete görs årligen i januari/februari och en enklare uppföljning görs i maj/juni. Resultaten av miljöarbetet redovisas till tillsynsmyndigheter och i samband med ledningens genomgång av miljöledningssystemet i mars. En miljöredovisning finns tillgänglig elektroniskt för interna och externa intressenter. Vid uppföljningen av miljöarbete går man bland annat igenom resultaten från miljörevisionerna, universitetets lagefterlevnad inom miljöområdet, inrapporterade miljöavvikelser och förbättringslag samt huruvida miljöarbetet leder till att universitetet uppnår sina miljömål. Uppföljning av lagefterlevnad görs via en elektronisk enkät som skickas ut med mejl till institutionerna (motsvarande). Frågorna baseras på universitetets miljölaglista. Enkätsvaren utgör ett bevis på att institutionerna (motsvarande) efterlever miljölagstiftningen. Miljölaglistan uppdateras kontinuerligt. Universitetets miljöhandläggare administrerar uppföljningen av universitetet lagefterlevnad av miljölagstiftning och andra krav. En elektronisk enkät för att följa upp institutionernas (motsvarande) miljöarbete skickas också ut med mejl. Syftet är att säkerställa att universitetets miljöpolicy, miljömål och handlingsplan och miljödokument är kända och följs. Uppföljningen styrs av rutinen för ledningens genomgång samt anvisningar för ledningens genomgång av miljöledningssystem på fakultets- respektive institutionsnivå (motsvarande). Intern och extern miljörevision Interna miljörevisioner genomförs regelbundet för att säkerställa att universitetets miljöledningssystem är korrekt infört och underhållet. Planen för den interna miljörevisionen sträcker sig över en treårsperiod och täcker in hela universitetets verksamhet. Universitetet har interna miljörevisorer som genomgått utbildning och har kunskap om hur miljöledningssystemet fungerar. Rutin för intern miljörevision är styrande.

5 Sida 5 (5) Extern miljörevision sker en gång per år efter certifiering och i samband vid omcertifiering var tredje år. Ständig förbättring I samband vid uppföljningen kontrolleras och utvärderas resultatet av miljöarbetet. Detta leder fram till ett antal förslag till förbättringar. Dessa förslag omvandlas antingen till beslut som tas av rektor eller förvaltningschef eller till nya miljömål. Styrande för arbetet med ständig förbättring är rutin för ledningens genomgång.