Stockholms universitets miljöledningssystem

Transkript

1 Sida 1 (6) Stockholms universitet präglas av nyskapande och öppenhet. Universitetet gör kunskap tillgänglig för alla genom dialog och deltagande i debatt och samhällsutveckling. Vidare bidrar universitetet till individers och samhällets utveckling genom högkvalitativ utbildning och ledande forskning. Man kan välja bland 190 program och 1700 kurser inom humaniora, juridik, lärarutbildning, naturvetenskap, samhällsvetenskap och språk. Universitetet är ett huvudstadsuniversitet med allt vad det innebär nära tillgång till beslutsfattare, till myndigheter, museer, arkiv och olika organisationer samt kollektivtrafik. Det ger bra möjligheter till arbetslivsanknytning och närhet till Sveriges största arbetsmarknad. Universitetets organisation består av Humanvetenskapliga området och Naturvetenskapliga området som inkluderar fyra fakulteter och 58 institutioner och centra samt universitetsförvaltningen bestående av 12 avdelningar. Vid universitetet är drygt helårsstudenter, 1800 doktorander och 5000 medarbetare verksamma. De flesta av verksamheterna är lokaliserat i Stockholms nationalstadspark, från Sveaplan i Söder till Frescatiområdet i norr. Verksamheter finns också i Kista, Karlaplan, Tarfala (nära Kebnekaise), på Askö (söder om Trosa) och Tovetorp (mellan Gnesta och Nyköping). Inom universitetet förekommer verksamheter som är anmälnings- och/eller tillståndspliktiga. Den laborativa verksamheten klassas som miljöfarlig C-verksamhet och därutöver finns specifika tillstånd för bland annat hantering av brandfarlig vara, strålkällor, animaliska biprodukter samt GMO. Organisationens förutsättningar Universitet arbetar systematiskt med att kontinuerligt minska den negativa miljöpåverkan. Samtidigt arbetar också universitetet med att öka den positiva miljöpåverkan genom att förmedla kunskap i frågor som rör miljö och hållbar utveckling samt skapa medvetenhet om och engagemang för miljöfrågorna vid universitetet och i det omgivande samhället. Ett stöd i miljöarbetet är universitetets miljöledningssystem som omfattar all verksamhet i Sverige med undantag från Institutionen för numerisk analys och datalogi (NADA), Vissa delar av Albanova universitetscentrum såsom Nordita och Vetenskapens hus, ARC Forskning om äldre och åldrande, Navarino Environmental Observatory, SciLifeLab, Stockholms Akademiska Forum. Universitetet samverkar aktivt med studenter, studentkår, omgivande samhälle och andra intressenter i de avseenden där miljöfrågorna berörs och miljöarbetet kan förbättras. Det kan vara intressenter som utför dagligt arbete åt universitetet, exempelvis lokalvård, transporter och avfallshantering. Det kan

2 Sida 2 (6) också vara intressenter som säljer varor och tjänster såsom profilprodukter, IT-produkter, tryckeritjänster och förmedling av tjänsteresor. Andra intressenter kan vara forskare vid andra universitetet och högskolor, forskningsfinansiärer, representanter från tillsynsmyndigheter samt fastighetsägare där universitetet hyr lokaler. restauratörer Medarbetare är den intressentgrupp som har störst påverkan på universitetets miljöarbete och dess förmåga att nå effektiv miljöledning. Vidare har intressentgruppen studenter en påverkan på miljöarbetet genom sin medverkan i rektors rådgivande råd och andra universitetsorgan. Fastighetsägare, restauratörer på universitetsområdena och upphandlade företag är också intressenter som har en påverkan på universitetets miljöarbete. Ledarskap Universitetsledningen, med rektor, prorektor, vicerektorer, förvaltningschef och planeringschef, har ansvaret för att säkerställa att nödvändiga resurser ges för det systematiska miljöarbetet. Vidare att leda och stödja medarbetare och andra intressenter viktiga för miljöledningssystemets verkan. De ser till att miljöhänsynen tas med i den strategiska inriktningen för universitetet och i relevanta verksamhetsprocesser. De kommunicerar betydelsen av ett miljöarbete och vikten av att arbeta förebyggande med bindande krav och förbättring. I miljöpolicyn beskriver universitetet sin vision och strävan med det systematiska miljöarbetet. Policyn är styrande i miljöarbetet och pekar ut förutsättningarna för arbetet. Den uppdateras var femte år och det är rektor som fattar beslut om policyn. Universitetets miljöpolicy ska enligt förordningen (2009:907) om miljöledning för statliga myndigheter bidra till en hållbar utveckling och att nå de nationella miljökvalitetsmålen. Universitetet är en decentraliserad organisation där roller, ansvar och befogenheter för miljöarbetet följer organisationsstrukturen. Rektor har utsett ett rådgivande råd, Miljörådet, vars uppgift är att driva, samordna, ta fram styrdokument samt följa upp miljöarbetet. Deras uppgift är också att redovisa miljöprestanda samt föreslå förbättringar för miljöarbetet. Verkställande tjänstemän för Miljörådet är universitetets miljökoordinator och miljöhandläggare. På områdesnivå (motsvarande) finns miljösamordnare som ska stödja institutioner (motsvarande) i deras miljöarbete. Institutionerna (motsvarande) ansvarar för utförande av praktiskt miljöarbete. Prefekten (motsvarande) ser till att nödvändiga resurser avsätts för miljöarbetet och att utse en miljörepresentant. Dennes uppgift är att samordna verksamhetens miljöarbete. Planering I universitetets riskanalys utvärderas risken för att ett systematiskt miljöarbete inte genomförs och ökad miljöhänsyn inte eftersträvas inom olika delar av verksamheten. Vidare risken för effekter på miljön till följd av olyckor eller brister i hanteringen av farliga ämnen samt bristande efterlevnad av regelverk inom miljöområdet. Resultaten från analysen används för att bedöma om åtgärderna för att hantera risker och möjligheterna för miljöarbetet är tillräckliga. Uppföljningen av lokalt miljöarbete,

3 Sida 3 (6) interna och externa miljörevisionsrapporter och uppföljning av arbete med mål och åtgärder samt förbättringsarbete utgör bland annat underlag för utvärderingen. Universitetet har pekat ut 11 betydande miljöaspekter, som är listade i nedan tabell 1. Dessa betydande miljöaspekter kan leda till en positiv eller negativ miljöpåverkan. De positiva miljöaspekterna är utbildning, forskning och samverkan, kompetensutveckling samt upphandling och inköp. Några negativa är användning av energi, kontorsapparater, kemikalier samt kontors- och laboratoriematerial. Andra aspekter med negativ påverkan är tjänsteresor och transporter, utsläpp till vatten och avfallshantering. Var tredje år gör universitetet en omfattande uppföljning av de betydande miljöaspekterna i enlighet med kravet i förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter. Det betydande miljöaspekterna är prioriterade förbättringsområden för universitetets miljöarbete. Institutionerna (motsvarande) har pekat ut de miljöaspekter som är relevant för deras verksamhet att arbeta med. Tabell 1 Betydande miljöaspekter Kvantitet/ Miljöpåverkan Summa omfattning Forskning, utbildning och samverkan med omgivande samhälle Användning av kontorsapparater Energianvändning Resor och transporter Materialanvändning i kontorsverksamhet Inköp och upphandling Kompetensutveckling för personal Materialanvändning i laborativ verksamhet Utsläpp till vatten Kemikalieanvändning Avfallshantering 2 3 5

4 Sida 4 (6) Bindande krav för det systematiska miljöarbetet finns med i styrande dokument och är åskådliggjorda i universitetets miljölaglista. Universitetet bevakar kontinuerligt efterlevnad av bindande krav och uppdaterar miljölaglistan samt styrande dokument vid behov. Miljömål och planering för att uppnå dem Stockholms universitets har tvååriga miljömål och dessa syftar till att minska den negativa miljöpåverkan och öka den positiva. Till varje mål finns åtgärder, ansvarig för genomförande, tillvägagångssätt för uppföljning och miljöindikator beskrivna. Universitetets miljöhandlingsplan fastställs av rektor. Vid institutioner (motsvarande) upprättas årligen lokala miljöhandlingsplaner. Handlingsplanerna fastställs av institutionsstyrelserna (motsvarande). Styrande för framtagande av miljömål och handlingsplaner är universitetets rutin och anvisningar för miljömål och handlingsplan. Stöd I universitetets processer för planering och budget och miljöledningssystemets processer för förbättringsarbete säkerställs resurser för det centrala miljöarbetet. Vid institutioner (motsvarande) säkerställs resurser för det lokala miljöarbetet. På universitetets miljöhemsida, Miljöwebben, kan medarbetarna skaffa sig den kunskap de behöver i sitt arbete för att uppnå minsta möjliga miljöpåverkan. Hemsidan innehåller en beskrivning över universitetets miljöledningssystem med dess ansvar och roller. Vidare innehåller den information om miljöarbetet och samtliga styrande dokument för detta. På hemsidan kan medarbetare testa sin kunskap om miljöarbetet i ett så kallat miljöquiz. Medarbetare kan också skaffa sig kunskap på informationsträffar och interna miljöutbildningar som anordnas flera gånger under året. Det är medarbetarna som ansvarar för att skaffa sig kunskap om hur deras arbete kan påverka miljön och vad de behöver göra för att minimera påverkan. Miljökoordinator ansvarar för att följa upp kunskapsbehov avseende miljöarbetet och ta fram en årliga plan för kunskap och kompetens om miljöpåverkan. Miljörådet fastställer planen. Prefekt (motsvarande) ansvarar för att säkerställa att medarbetare ges möjlighet att inhämta kunskap om miljöarbetet. Ramavtalsansvariga ansvarar för att säkerställa att personer som arbetar åt universitetet är medvetna om miljöpåverkan förenat med deras arbete. Kompetenskrav för viss befattning och funktion inom miljöarbetet beskrivs i rutinen för säkerställande av kunskap och medvetenhet inom miljöarbetet. Kommunikationen av det systematiska miljöarbetet följer universitetets kommunikationspolicy. Den syftar till att stärka kunskapen om hur forskning och utbildning tillför kunskap och bidrar i beslutsfattande och samhällsutveckling. Den syftar även till att ge kontinuerlig inblick i universitetets verksamhet. Dess roll är att öka kunskapen om universitetets verksamhet hos olika målgrupper samt skapa goda och långsiktiga relationer med universitetets omvärld. Den interna kommunikationen ska

5 Sida 5 (6) dessutom medverka till att skapa ett öppet kommunikationsklimat, delaktighet, motivation samt bidra till ökad effektivitet och kvalitet i arbetet. Planen för kommunikation av systematiska miljöarbete beskriver universitetets målgrupper, vad som informeras om, när informationen ges samt informationskanaler som används. Dokumenterad information Dokumenterad information för det systematiska miljöarbetet finns dels på universitetsgemensam nivå och dels på institutionsnivå (motsvarande). De flesta av miljöarbetets rutiner, anvisningar och mallar är universitetsgemensamma. Miljökoordinator och miljöhandläggare ansvarar för att ta fram förslag på, revidera samt bevara dokument. Miljörådet fastställer vissa dokument och godkänner dokument för rektorsföredragning. Rektor fastställer universitetets miljöpolicy, miljöhandlingsplan samt dokument av principiell betydelse. Dokumentationen av information för miljöarbetet följer universitetets riktlinjer för bevarande av handlingar. Verksamhet Universitetet har pekat ut de processer som är viktiga för planering och styrning av det systematiska miljöarbetet. Universitetet har också pekat ut hur vissa av aktiviteterna samverkar med andra verksamhetsprocesser och dess aktiviteter. Det kan vara styrning för att förebygga negativ miljöpåverkan genom att väga in miljöhänsyn i exempelvis upphandlingsprocessen och processen för hantering av IT-produkter. Vidare kan det vara styrning för att öka den positiva miljöpåverkan inom exempelvis kärnprocesserna utbildning. Det kan handla om informationsinsatser för att lyfta fram hållbarhetsperspektivet i utbildning. Universitetet har en krisplan där varje institution (motsvarande) åläggs att utarbeta en beredskap för agerande vid nödlägen. Därtill finns en central brandskyddspolicy där det beskrivs vilka funktioner, rutiner och planer varje institution (motsvarande) ska ha för att uppfylla kraven i det systematiska brandskyddsarbetet. Utvärdering av prestanda Intern miljörevisionen genomförs regelbundet för att säkerställa att universitetets miljöledningssystem når avsett resultat. Planen för den interna miljörevisionen sträcker sig över en treårsperiod och täcker in hela universitetets verksamhet. Universitetets interna miljörevisorer har genomgått utbildning i miljörevision och lämpliga fortbildningar samt träning i revisionsteknik. Den interna miljörevisionen är en viktig komponent i det systematiska miljöarbetet, dels för att den höjer kunskapen och kompetensen om miljöpåverkan och dels för att den fångar upp behovet av förbättringsarbete. Varje år genomför universitetet en uppföljning av det systematiska miljöarbetet. Resultaten från uppföljningen används för att utvärdera miljöledningssystemets verkan. Universitetet följer upp avvikelser från interna och externa miljörevisioner, resultaten från arbetet med mål och åtgärder samt förbättringsarbete. En uppföljning av efterlevnaden av bindande krav genomförs via en elektronisk enkät som skickas till institutionerna (motsvarande). Resultaten från uppföljningen sammanställs i en miljöredovisning som finns tillgänglig elektroniskt för interna och externa intressenter. Vidare

6 Sida 6 (6) används resultaten från enkäten i rapportering av miljöarbetet till tillsynsmyndigheter och som underlag för förbättringsarbete. Resultaten presenteras för universitetsledningen i samband med ledningens årliga genomgång av det systematiska miljöarbetet. Förbättringar Universitetet hanterar dagligen brister inom det systematiska miljöarbetet via processen för förbättringsarbete. Vidare hanteras brister inom processen för att driva förbättringsprojekt. För inrapportering av brister och dokumentation av åtgärder används ett ärendehanteringssystem.