Att dokumentera miljöledningsarbetet

Transkript

1 Att dokumentera miljöledningsarbetet 1. Syfte Syftet är att 1. beskriva hur dokument inom miljöledningssystemet upprättas, fastställs, publiceras arkiveras och slutligen avlägsnas. 2. beskriva layout och utformning på miljöledningsdokumenten så att det, i största möjliga mån, finns en enhetlig struktur och utseende. Detta beskrivs i bilagan till denna rutin. 2. Omfattning Denna rutin omfattar alla dokument som ingår i universitetets miljöhandbok. Rutinen skall fungera som en vägledning för fakulteternas och institutionernas miljöledningsdokument. 3. Ansvar Person som upprättar, fastställer, publicerar, arkiverar och slutligen avlägsnar ett dokument som ingår i miljöhandboken måste beakta denna rutin. Universitetets miljöcontroller har ett samordnande ansvar för miljöhandbokens dokumentation och dokumentstyrning. 4. Genomförande 4.1 Upprätta dokument Dokument kan upprättas av anställda inom universitetet. Det kan vara frågan om dokument såsom styrdokument, rutiner och redovisande dokument. Den som upprättar dokument i miljöhandbok skall tillse att: - innehållet i dokument överensstämmer med hur verksamheten är utformad. - dokument som motsvarar innehållet i s.k. skall-krav i ISO standarden förs in i miljöhandboken. - dokumenten är utformade enligt den layout som beskrivs i bilagan till denna rutin. - Universitetets miljöcontroller informeras om nya dokument som är av universitetsgemensam karaktär. 4.2 Fastställa dokument Universitetsgemensam nivå: - Styrdokument (policies, regler, planer) : Fastställs av rektor. - Rutiner: Fastställs av Miljöchefen. Miljöcontroller äger rätten att kontinuerligt uppdatera och revidera rutiner. Miljöcontroller ansvarar för att diarieföra dokument. förses med sidhuvud enligt bilagan till denna rutin samt skickas elektroniskt till universitetets miljöcontroller och diariet. Rektor fastställer vissa redovisande dokument av betydande karaktär, t.ex. Hållbarhetsredovisning och årliga rapporter till Naturvårdsverket och Utbildningsdepartementet Fakultetsnivå: - Rutiner: Fakulteterna bör enbart utveckla verksamhetsspecifika rutiner inom de områden där det inte är möjligt att använda den universitetsgemensamma miljöhandboken. Anvisningarna i 1 (5)

2 fakultetsspecifika dokument skall motsvara anvisningarna i universitetsgemensamma miljöledningsdokument. Fakultetsspecifika miljöledningsdokument fastställs av dekanus alternativt annan representant för fakultetsledningen. förses med sidhuvud enligt bilaga Institutionsnivå: - Rutiner: Institutionerna bör enbart utveckla verksamhetsspecifika rutiner inom de områden där det saknas universitetsgemensamma eller fakultetsgemensamma rutiner. förses med sidhuvud enligt bilaga Publicera dokument Universitetsgemensam nivå: Universitetets miljöcontroller uppdaterar miljöhandbokens dokumentation och ansvarar därmed för att: publicera relevanta dokument en förteckning över alla rutiner som är fastställda på universitetsgemensam nivå finns tillgänglig Fakultetsnivå: Den som uppdaterar fakultetens miljöledningsdokument ansvarar för att: publicera relevanta dokument på fakultetens hemsida alternativt intranätet Institutionsnivå: Den som uppdaterar institutionens miljöledningsdokument ansvarar för att: 4.4 Arkivera dokument Miljöledningsdokumenten skall, liksom andra dokument, arkiveras i enlighet med universitetets arkivregler ( Miljöledningsdokument gallras i enlighet med de regler som är beskrivna i universitetets arkivregler. Vid mindre revideringar av dokument, som inte förändrar innehållet i stort, behövs inte en ny arkivering. Om dokumentet fastställs som en ny version efter revidering ska det dock arkiveras på nytt. 4.5 Avlägsna dokument Universitetsgemensam nivå: Miljöchef beslutar att inaktuella dokument upphör att gälla. Universitetets miljöcontroller avlägsnar dokumentet ur miljöhandboken enligt gällande arkivregler samt informerar fakulteternas miljösamordnare och institutionernas miljörepresentanter. 2 (5)

3 4.5.2 Fakultetsnivå: Fakultetsledningen eller fakultetens miljösamordnare beslutar att inaktuella dokument upphör att gälla och avlägsnar dem från hemsidor eller andra ställen där de finns publicerade Institutionsnivå: Prefekt, eller annan person som prefekt utser, beslutar att inaktuella dokument upphör att gälla och avlägsnar dem från hemsidor eller andra ställen där de finns publicerade. 5. Bilagor Bilaga 1: Layout för miljöledningsdokument 3 (5)

4 Bilaga 1 till Att dokumentera miljöledningsarbetet : Layout för miljöledningsdokument Dokument i miljöhandboken bör vara uppbyggda på ett enhetligt sätt enligt följande struktur: 1. Styrdokument Göteborgs universitet har en grundstruktur för samtliga styrande dokument och de begrepp som används är: Policies, regler, planer och handläggningsordning. Styrdokumenten som finns inom miljöledningssystemet ska följa de anvisningar för utformning som ges i Handläggningsordning för styrdokument. 2. Rutin En rutin utgör riktlinjer för hur ISO standardens krav uppfylls på universitetet. Skriv rutinen utifrån nedanstående rubriker och innehållsbeskrivningar: Sidhuvudet Rubrik Syfte Omfattning Ansvar Genomförande Redovisande dokument Sidfot Sidhuvud används för dokument i word/pdfformat. Sidhuvudet ska innehålla: - - Fastställt av/datum - Reviderat av/datum - Diarienummer Namn på dokumentet Under denna rubrik beskrivs vad som är avsikten och ändamålet med rutinen. Under denna rubrik beskrivs rutinens begränsningar, vad som är systemgränsen för rutinen. Här beskrivs berörda funktioner i verksamheten. Den beskriver i vilka fall som dokumentet skall tillämpas. Under denna rubrik beskrivs vilken person, befattning eller funktion som är ansvarig för att de olika momenten tillämpas och följs Under denna rubrik beskrivs detaljerad information om hur genomförandet skall ske och syftet uppnås. Vanligtvis har den formen av en arbetsinstruktion. Under denna rubrik görs en förteckning över de dokument som innehåller resultat av genomförandet. Längst ner i de universitetsgemensamma 4 (5)

5 miljöledningsdokumenten på webben skall en sidfot finnas som anger följande: - - Fastställt av/datum - Reviderat av/datum - Diarienummer Bilaga Till en rutin kan det finnas bilagor som förtydligar innehållet i rutinen 3. Redovisande Dokument Ett redovisande dokument kan vara redovisningar som är direkt kopplade till rutinerna i miljöledningssystemet eller till andra styrdokument, sammanställningar, rapporter, beslut, förteckningar, minnesanteckningar, planer, policies eller mötesprotokoll. Sidhuvud används för samtliga dokument. Sidhuvudet ska innehålla: - - Datum - Diarienummer (vid behov) Den första sidan i ett redovisande dokument kan utformas på olika sätt, beroende på dokumentets art: Första sidan följer GUs grafiska profil. Första sidan har ett försättsblad för styrdokument Mötesanteckningar etc har en friare utformning och behöver inget försättsblad. 5 (5)