Göteborgs universitet Sid 1 (7) Revisionsrapport Dnr F 8 80/09

Transkript

1 Göteborgs universitet Sid 1 (7) Intern miljörevision av Humanistiska fakulteten Tid: 7 maj 2009 Plats: Göteborg Revisionsledare: Lena Kindborg Revisor: Jonna Bjuhr änner Standard/kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, EAS samt tillämplig miljölagstiftning Omfattning iljöledningssystemet omfattar verksamheten vid följande platser: Humanisthuset, Renströmsgatan 6 Språkskrapan, Lundgrensgatan 7 Arkeologen, Olof Wijksgatan 6 ISA, m.fl. Volrat Thamsgatan 2-4 Andarnas Hus, Lennart Torstenssonsgatan 11 Lennart Torstenssonsgatan 6-8 Dicksonsgatan 2 Dicksonsgatan 4 samt Bengt Lidnersgatan 7 Bengt Lidnersgatan 7 Vera Sandbergs allé 8 Gamla Almedalsvägen 1 Lyckans väg 4 Revisionen noterar att listan är under förändring pga omflyttningar efter fakultetens omorganisation. Flertalet adresser kommer att lämnas. Flyttningarna planeras vara klara efter sommaren. Syfte Syftet med denna interna miljörevision är att utvärdera om miljöledningssystem för humanistiska fakulteten överensstämmer med kraven i ISO 14001, har införts och efterlevs inom organisationen samt avgöra om system och verksamhet uppfyller tillämplig miljölagsstiftning, krav enligt universitetets miljöhandbok och andra krav. Genomförande Revisorerna har granskat dokumentationen i fakultetens sidor om iljö och hållbar utveckling ( genomfört samtal med ledningens representant, miljösamordnare, prefekter, miljörepresentanter och övrig personal samt genomfört besök i verksamheten. Vid denna miljörevision granskades verksamheten vid fakultetsledningen, institutionen för svenska språket, institutionen för språk och litteraturer, institutionen för filosofi, lingvistik och vetenskapsteori samt serviceenheten. Platsbesök genomfördes i Humanisthuset, Renströmsgatan 6

2 Göteborgs universitet Sid 2 (7) Revisionsresultat Revisionen har resulterat i ett antal större och mindre avvikelser samt noteringar enligt följande: Antal större avvikelser 0 Antal mindre avvikelser 9 Antal noteringar 4 En lista med alla avvikelser återfinns i bilaga 1. En lista med alla noteringar återfinns i bilaga 2. En sammanställning som visar fördelningen av avvikelserna och noteringar samt vilka kravelement som reviderats återfinns i bilaga 3. Kopia av revisionsrapporten översänd till reviderad organisation samt miljöchefen. Originalet skickat till registrator för arkivering genom revisionsledarens försorg. Revisionsrapporten delges rektor vid ledningens genomgång av miljöledningssystemet. Kommentarer och slutsatser Fakulteten har en god grund i sitt miljöarbete och har arbetat aktivt och med stort engagemang inom sitt miljöledningssystem. Dock har en del miljöarbete fått stå åt sidan under en period då man arbetat intensivt med en omorganisation, där 17 institutioner slagits samman till sex storinstitutioner, och förberedelser för omflyttningar inom fakulteten kommande sommar. Avfallshanteringen verkar fungera tillfredsställande och man har även på ett bra sätt omhändertagit problem kring sortering av större mängder flyttavfall som uppstått när man gallrat i bibliotek och arkiv och rensat i förråd, t ex elektronikskrot. Personal och studenter källsorterar samtliga fraktioner i universitetets avfallsplan, även kompost. Problem uppstår emellanåt med avfall som dumpas i garaget och som verkar vara privat avfall. Vid revisionen hittades en öppen hink med en mindre mängd olja nära ett avlopp. Några parkeringsplatser i garaget har tagits bort och istället byggts om till cykelparkering och möbelförråd. Personalen verkar ha ändrat sina resvanor till och från arbetet. Det finns fler tomma platser än tidigare trots ovan nämnda omändring. iljöhandboken var väl känd bland de som intervjuades vid revisionen. Alla var bekanta med var man finner t ex fakultetens miljölaglista och fakultetens handlingsplan. Verksamhetsrutinerna var kända. Dock fanns frågetecken till hur information inom miljöledningssystemet kommuniceras vidare inom organisationen. Flera var positiva till att använda e-möten som ett alternativ till vissa resor. Det fanns acceptans för en skarpare resepolicy, särskilt kring resor till Stockholm och orter på motsvarande avstånd. Dock upplevdes det som svårt att göra något åt längre flygresor för sådan verksamhet som universitetets. Samlad reseadministration vid institutionen nämndes som underlättande för att boka resor som ger mindre miljöbelastning. Det fanns viss osäkerhet kring förändringen av universitetets IT-organisation. Det var inte helt klart bland de intervjuade vem som ansvarar för vad när det gäller miljökrav inom ITområdet. Flera förutsätter att IT-service sköter om detta. iljöledningssystemets organisation är inte helt i takt med fakultetens efter omorganisationen och det återstår arbete med att utse miljörepresentanter för de nya institutionerna, att ta fram nya avfallssorteringsguider samt göra en översyn av ansvar inom

3 Göteborgs universitet Sid 3 (7) miljöledningssystemet i förhållande till fakultetens delegationsordning. Även brandövningar i nya lokaliteter är aktuellt när flyttningarna är genomförda och personalen finns på plats. Ledningens genomgång genomförs en gång per år. Det finns inte uppgifter om tid för nästa Ledningens genomgång. Det finns inte heller någon bilaga till protokollet där det framgår hur man kommer fram till att man följer lagstiftningen. Rekommendationer Fakulteten rekommenderas att arbeta vidare med sitt miljöledningssystem och återuppta arbetet i sin engagerade form. Fakulteten bör snarast efter att flyttningarna är genomförda färdigställa översyn av ansvar inom miljöledningssystemet i förhållande till fakultetens delegationsordning och dokumentera detta. Fakulteten bör även färdigställa avfallsguiderna och klarlägga utseende av miljörepresentanter i den nya organisationen. Brandskyddsinformation behöver uppdateras efter att institutionerna har flyttat in i sina nya lokaler. Fakulteten och institutionerna bör se över hur miljöledningssystemet kommuniceras inom organisationen och ta fram rutiner för att säkerställa att information når berörda. Det bör upprättas länkar till miljöhandboken från institutionernas webbsidor. Fakulteten bör även uppdatera handlingsplanen, i enlighet med beslut vid ledningens genomgång Gäller även uppdatering av revisionsplanen. I samband härmed är översyn av betydande miljöaspekter lämplig att göra. Fakulteten bör se över om upprättade mål, som ofta skrivits som åtgärder, kan formuleras mer övergripande. Fakulteten har nått långt med källsorteringen och det krävs nya mål för institutionerna att arbeta med. Fakulteten bör arbeta vidare med att utveckla uppföljningen av handlingsplanen och lägga till mer uppgifter kring miljöprestandan och skapa mer kvantifierbara nyckeltal. Lena Kindborg Revisionsledare tel: e-post Lena Kindborg@.samfak.gu.se Dokument inom miljöledningssystemet vid Göteborgs universitet Revisionsrapport Upprättad och fastställd av Lena Kindborg, (samma som i dokhuvudet) Dnr: F 8 80/09

4 Göteborgs universitet Sid 4 (7) BILAGA 1 Lista över avvikelser (Typ: S = Större avvikelse, = indre avvikelse) Nr Kravelement Avvikelse Typ Det verkar finnas oklara uppfattningar om vem som ansvarar för miljökrav inom ITområdet, t ex vid inköp och installation iljörepresentanter i den nya organisationen är inte utsedda ännu Beskrivning av ansvar inom miljöledningssystemet är äldre än fakultetens delegationsordning och överensstämmer inte helt Betydande miljöaspekter har inte setts över sedan Bör göras regelbundet och vid större förändringar i verksamheten Det är oklart hur information inom miljöledningssystemet kommuniceras vidare inom organisationen Handlingsplanen bör revideras, med avseende på dels universitetets revidering, dels tidsramar för åtgärderna i planen. Fakulteten bör i samband med detta överväga hur målen kan formuleras mer övergripande i stället för som åtgärder så att institutionerna känner att det finns mål att gå vidare med efter källsorteringen, där man upplever att det inte finns så mycket mer att göra Brandskyddsinformationen behöver uppdateras för personal och studenter efter inflyttning i institutionernas nya lokaler Uppföljning av den egna handlingsplanen kan utvecklas vidare med mer information om fakultetens miljöprestanda vilket kräver mer kvantifierbara nyckeltal 9 4.6/ Det finns inte någon dokumentation, t ex bilaga till protokollet för ledningens genomgång, där det framgår hur fakulteten kommer fram till att man följer lagstiftningen.

5 Göteborgs universitet Sid 5 (7) BILAGA 2 Lista över noteringar Nr Kravelement Noteringar Det saknas länkar mellan institutionernas webbsidor och fakultetens miljöhandbok Avfallssorteringsguider för de nya institutionerna har inte utarbetats och de gamla guiderna finns inte tillgängliga på webben Det finns emellanåt problem med avfall som dumpas i garaget och som verkar vara avfall som inte kommer från verksamheten, t ex hittades vid revisionen en öppen hink med en mindre mängd olja nära ett avlopp Revisionsplanen är inte uppdaterad

6 Göteborgs universitet Sid 6 (7) BILAGA 3 Sammanställning av avvikelser och noteringar Kravelement enligt ISO14001 Större avvikelse indre avvikelse Notering Reviderat 4.1 Generella krav 4.2 iljöpolicy iljöaspekter Lagar och andra krav Övergripande mål, detaljerade mål och handlingsplaner Resurser, roller, ansvar och befogenheter Kompetens, utbildning och medvetenhet JA Kommunikation JA Dokumentation Dokumentstyrning Verksamhetsstyrning JA Beredskap och agerande vid nödlägen JA Övervakning och mätning JA Utvärdering av att lagar och andra krav följs Avvikelser, korrigerande och förebyggande åtgärder Redovisande dokument Intern revision JA 4.6 Ledningens genomgång JA Totalt I revisionsrapporten används endast rubriker på kravelement enligt miljöstandarden ISO Den fullständiga texten återfinns på sidan I vissa fall hänvisas även till kraven i EAS (Europaparlamentets förordning om frivilligt deltagande för organisationer i gemenskapens miljölednings- och miljörevisionsordning). Denna text återfinns på sidan

7 Göteborgs universitet Sid 7 (7) Lista över länkar i miljöhandboken som inte fungerar Avfallsplan GU. Kommentar: Länken fungerar till GUs miljösida, men länken där åter till hum fak fungerar ej guider/ Intern och extern kommunikation vid Humanistiska fakulteten, länk under rubriken Genomförande fungerar ej Humanistiska fakultetens riskinventering, länk under texten fungerar ej Länken till miljörevision pekar på GUs (miljöenhetens webbsida). Saknas även länk för revisionsrapporter Det saknas länkar/dokument under rubrikerna Utvärdering, Avvikelser, Redovisande dokument och Revisionsrapporter Under rubriken Externa länkar finns en länk som måste tas bort snarast