Revisionen resulterade i följande antal avvikelser/förbättringsmöjligheter Standard Större avvikelser Mindre avvikelser

Transkript

1 (9) Er referens Marianne Dalbro Kopia till SP Certifiering Box BORÅS Göteborgs Universitet Box GÖTEBORG Revision, Resultat Göteborgs universitet arbetar på ett bra sätt med miljöfrågor. Där märks en tydlig skillnad i hur man förhåller sig till begreppet miljö och hållbar utveckling, över tid. Från att mer ha handlat om vardagliga frågor som avfall, resor, kemikalier så har fokus mer flyttat till utbildning och forskning. Detta yttrar sig i de diskussioner vi som revisorer har med verksamheten. Omorganisationen har medfört att miljöarbetet har stärkts på institutionsnivå, vilket leder till att miljöfrågan hamnar mer ute i verksamheten. För att lyckas med detta så behöver utbildningsinsatser genomföras för att öka förståelsen för sitt ansvar och möjligheter att driva på miljöfrågan. Där finns en bra utbildningsplan som olika befattningar nu genomför och det är viktigt att så många som möjligt genomför utbildningen. Den nya Campusserviceorganisationen håller på att finna sin roll i relation till verksamheten och här är det viktigt att man så snabbt som möjligt klargör roller och ansvar i miljöarbetet så att man inte tappar det man byggt upp under många år. Detta kommer bli ett område som kommer med i nästa revision. Revisionen resulterade i följande antal avvikelser/förbättringsmöjligheter Standard Större avvikelser Mindre avvikelser Förbättringsmöjligheter SS-EN ISO 14001: EMAS, EG Förordning nr 1221/ Totala antalet: Det nya sättet att föra över ansvaret för miljöarbetet, med aktivitetsplaner, till varje institution ger förutsättningar för att miljöarbetet kommer närmare verksamheten. Utvärdering om arbetssättet är effektivt kommer att ske efter detta första år med arbetssättet. Detsamma gäller Campusserviceorganisationen, som ligger direkt under Gemensamma Förvaltningen. Institutionen för Biologi och miljövetenskap: Man arbetar bra med aktiveterna på aktivitetslistan. KLARA-inventering har genomförts. Lab.samordnares funktion är viktig och tas på allvar. Riskhantering i samband med analyser kan göras mer omfattande, KLARA är en hjälp. SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut Postadress Besöksadress Tfn / Fax / E-post SP Box Borås Västeråsen Brinellgatan Borås info@sp.se

2 (9) Avfallshantering och kemikaliehantering sköts bra. En del har svårt att hitta i beskrivnigen av miljöledningssystemet i datorn. Man arbetar mycket för att få ner resandet, bl a via videokonferenser. Svenskt NMR-centrum: Man arbetar bra med aktiveterna på aktivitetslistan. I övrigt finns få kopplingar till miljö. Inst. för Kulturvård och Geovetenskap: Aktivitetslista enligt GU:s direktiv används inte. Riskanalyser inför laborationer görs inte. Hanteringen av avfall och kemikalier sker på ett utmärkt sätt. Har lätt för att finna institutionens beskrivning av miljöledningssystemet i datorn. Institutionen för litteratur, idéhistoria och religion: Kategoriserar inte kurser som "Sustainable". Saknar kriterier för när kurser ska anses handla om hållbar utveckling. Mycket av forskning och utbildning handlar på olika sätt om det. Försöker att få ner resandet, men bilpoolen upplevs som krånglig. Institutionen för Kulturvetenskaper: Man har valt att inte ange aktiviteter för flera av GU:s utpekade miljöaspekter (forskning, samverkan med samhället, studentmedverkan) trots att dessa antagligen är de mest betydelsefulla för institutionens miljöarbete. Institutionen har ingen egen beskrivning i datorn om sin koppling till miljöledningssystemet. IT-fakulteten: Här arbetar man bra med aktivitetslistan och dess koppling till verksamhetsplanen. Fakulteten arbetar överlag bra med hur man kan samordna och förenkla arbetssätt, detta som en direkt följd av att man arbetar under både GU och Chalmers. Man håller på och ser över hur man kan föra in hållbarhetsfrågor i utbildningen och har kommit en bit på väg. Psykologiska institutionen: Arbetar bra med att föra in miljö och hållbar utveckling i utbildning och forskning och har en tydlig aktivitetslista som beskriver detta. Kunskapen kring miljö och hållbar utveckling och dess koppling till psykologi är påfallande och inspirerande. Institutionen för globala studier: Hållbar utveckling ligger helt inom institutionens kärnverksamhet och här sker intressant utveckling med forskarprogram och utbildning som ska hantera hållbarhetsbegreppet multidisciplinärt. Samhällsvetenskapliga fakultetens kansli: Har fått en betydligt mindre roll i miljöarbetet efter omorganisationen men driver de frågor man kan utifrån sin nya position med möbelåtervinning som exempel. Gemensamma förvaltningen: Miljörådet har ännu inte tagit form då man väntar på en ny miljörepresentant. Där finns en verksamhetsplan som anger miljöaktiviteter och denna kommer omvandlas till en aktivitetslista så fort miljörådet finns på plats. Bra upphandlingsfunktion. De interna revisionerna är mycket väl genomförda med resultat som används för att utveckla verksamheten och säkerställa att miljöarbetet fungerar i praktiken. Mycket värdefull information

3 (9) finns i textdelen av rapporten och det är bra om dessa synpunkter hanteras på ett systematiskt sätt (se förbättringsförslag). Alla verksamhetens enheter (inom certifieringen) erhåller internrevision inom 3 år. Att de verksamheter som inte revideras i samband med extern revision uppfyller kraven i standarden säkerställs genom effektiv intern miljörevision som granskas i samband med revision. Bekymmersamt är att avvikelsehanteringen ännu inte fungerar tillfredsställande vilket försvårar överblicken av hela organisationen. Detta har kommenterats under revisionen och dokumenterats i form av en stor avvikelse. Styrkor och förbättringsområden + Hållbar utveckling är etablerat i organisationen + Intern miljörevision håller mycket hög standard + Engagemang för hållbar utveckling i verksamheten - Campusorganisationens roll och ansvar otydlig inom miljöområdet - Avvikelsehanteringen haltar betydligt - Miljödokumentation på olika nivåer behöver ses över Rekommendation och villkor När organisationen genomfört korrigerande åtgärder för de mindre och större avvikelserna skall övertygande dokumentation redovisas för SP Certifiering. Redovisningen måste ske inom 6 arbetsveckor, dvs senast Revisionsledaren rekommenderar att certifikat enligt SS-EN ISO 14001:2004, EMAS och EG Förordning nr 1221/2009 kvarstår, under förutsättning att avvikelserna åtgärdas med godkänt resultat. Resultatet från denna uppföljande kontroll av miljöledningssystemet enligt EMAS kommer att ligga med som underlag för bedömning av miljöredovisning för innevarande år. Revisionsledaren rekommenderar att godkännandet kvarstår med villkoret att avvikelser åtgärdas med godkänt resultat. Årets miljöredovisning bedöms när ett korrektur till miljöredovisning redovisas. Uppdragets omfattning Certifikat Certifikatsnamn Standard/Kravdokument Revision/Aktivitet 3750 M Göteborgs universitet SS-EN ISO 14001:2004 Uppföljande revision 3750 E Göteborgs universitet EMAS, EG Förordning nr 1221/2009 Uppföljande revision

4 (9) Revisions- /aktivitetsdatum Omfattning (dagar) Revisionslag Mikael Süld (revisionsledare) Bengt Jonsson (revisor) Denna revision omfattar uppdraget enligt ovan. Revisionen har genomförts genom intervjuer med personal samt granskning av dokument. En revisorsdag innefattar förberedelser, revision, upprättande av rapport samt uppföljning av åtgärder mot eventuellt lämnade avvikelser. Resultat från denna revision ligger till grund för godkännandet av miljöredovisning för innevarande år Revisionsplanen fastställdes vid det inledande mötet. Planen följdes under revisionen. Verksamheten på följande orter besöktes: Göteborg. För att se vilka delar av organisationen som ingick framgår detta av grovplaneringen samt revisionsplanen. universitetet företräddes vid revisionen av bl.a. miljöchef, miljöcontroller, miljösamordnare samt representanter på olika nivåer. Avvikelser/förbättringsmöjligheter presenterades och överlämnades vid det avslutande mötet. Rapporten skickades Några förändringar i organisationen, som bedöms påverka certifikat, har inte konstaterats vid revisionen. Planering av kommande revision Nästa revision är preliminärt bokad till april Avvikelser och förbättringsmöjligheter Uppföljning av avvikelser från föregående revision visar att dessa är tillfredsställande åtgärdade. Med undantag av GB1 som kvarstår som stor avvikelse MSd1.

5 (9) AvvikelseId: MSd1 Klassning: Större Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.5.3; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Beskrivning: Tidigare avvikelse GB1 från maj 2013 om bristfällig avvikelsehantering kvarstår. Upphandling av avvikelsehanteringssystem pågår och under tiden fungerar inte avvikelsehanteringen på ett systematiskt sätt. Detta är en avvikelse därför att tidigare avvikelse inte har åtgärdats och att avvikelsehanteringen inte fungerar fullt ut i organisationen. AvvikelseId: BJo1 Klassning: Mindre Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.3; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, Humanistiska Fakulteten, Renströmsgatan 6) Beskrivning: Aktivitetslistan för Inst. för Kulturvetenskaper har inte tagit upp någon aktivitet som gäller forskning, samverkan med samhället och studentsamverkan. Dessa områden är ändå de där man har den största miljöpåverkan. AvvikelseId: BJo2 Klassning: Mindre Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.3; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Naturvetenskapliga Fakulteten, Guldhedgatan 5A) Beskrivning: Aktivitetslistor ska finnas på varje institution. Dessa ska beskriva de aktiviteter som institutionerna kopplar till GU:s utpekade miljöaspekter. Institutionen för kulturvård har inte upprättat någon aktivitetslista. Detta är en avvikelse därför att: Det ska finnas aktiviteter för miljömål inom varje relevant nivå.

6 (9) AvvikelseId: BJo3 Klassning: Mindre Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.3; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Naturvetenskapliga Fakulteten, Guldhedgatan 5A) Beskrivning: Aktivitetslistor ska finnas på varje institution. Dessa ska beskriva de aktiviteter som institutionerna kopplar till GU:s utpekade miljöaspekter. Institutionen för geovetenskap har inte upprättat någon aktivitetslista. Detta är en avvikelse därför att: Det ska finnas aktiviteter för miljömål inom varje relevant nivå. AvvikelseId: MSd2 Klassning: Mindre Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.1; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Beskrivning: Den nya organisationen med Campusservice är införd och vid revisionen kunde det konstateras att där kvarstår frågor kring vilken organisation som hanterar miljöfrågor i vissa fastigheter som t.ex. avfall och energifrågor. Detta är en avvikelse därför att ansvar och organisation för miljöarbetet ska vara tydligt. AvvikelseId: MSd3 Klassning: Mindre Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.5; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Beskrivning: Där finns en mall för aktivitetslista som används av institutionerna. I flera fall kunde det konstateras att där saknades namn på institutionen och vilken period som aktivitetslistan gällde för. Detta är en avvikelse därför att dokumentstyrningen ska säkerställa identiteten och statusen på dokument i miljöledningssystemet.

7 (9) AvvikelseId: BJo4 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.4; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Ort: Beskrivning: Den dokumenterade beskrivningen av miljöledningssystemet har olika kvalitet på olika institutioner. Alla institutioner har inte någon sådan beskrivning av sin egen koppling till miljöledningssystemet (Kulturvetenskaper). Beskrivningen uppfattas av många som spretig och kan vara svår att hitta i. AvvikelseId: MSd4 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.2; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga Beskrivning: I flera fall har chefer inte gått chefsutbildning i GU:s miljöarbete, man planerar dock att genomföra utbildning under våren. Det är viktigt att man som ny chef får denna utbildning och förstår sitt ansvar för att miljöarbetet ska fungera i den nya organisationen. Detta kommer följas upp under nästkommande revision. AvvikelseId: MSd5 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.5.5; EMAS, EG Förordning nr 1221/2009, Bilaga I Beskrivning: De interna revisionsrapporterna innehåller mycket viktig information utöver avvikelser och förbättringsförslag under rubrikerna kommentarer och slutsatser och rekommendationer. För att inte tappa bort dessa kommentarer bör man i större utsträckning även skriva ner dessa som förbättringsförslag. Er certifiering är uppbyggd med hantering enligt "multisite" och med speciella regler vilka redovisas i SP INFOblad Multisite. Samtliga avvikelser från revisionen skall kommuniceras med övriga filialer. Resultatet av denna kommunikation skall framgå av de korrigerande åtgärderna.

8 (9) Sammanställning över antal avvikelser och förbättringsmöjligheter Standard: SS-EN ISO 14001:2004 Kravnr Avvikelse id Större Mindre Förbättringsmöjligheter BJo1, BJo2, BJo MSd MSd BJo MSd MSd MSd5 1 Summa: Standard: EMAS, EG Förordning nr 1221/2009 Kravnr Avvikelse id Större Mindre Förbättringsmöjligheter Bilaga BJo1, BJo2, BJo3, BJo4, MSd1, MSd2, MSd3, MSd Bilaga I MSd5 1 Summa: Information Denna rapport kommer att granskas av SP Certifiering, som kan meddela avvikande bedömning. Med er inloggning till kundwebbplatsen SP System, via Logga in på har ni tillgång till revisions- och certifieringsinformation så som offerter, revisionsplaner, rapporter, certifikat, certifikatsbilagor, statistik m.m som gäller er certifiering. Där finns också certifikatsmärken och faktablad. Rapportering av eventuella avvikelsers korrigerande åtgärder görs där, på sidan "Revisioner". Offentlig information om certifikat finns på samt på Rapport kan endast skapas och godkännas av namngiven revisionsledare med behörighet i kundwebbplatsen SP System och görs där tillgänglig i pdf-format.

9 (9) SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut Certifiering Signature_1 Bengt Jonsson