Omcertifieringsrevision ISO 14001:2004 och EMAS,

Transkript

1 (24) Er referens Marianne Dalbro Kopia till SP Certifiering Box BORÅS Göteborgs Universitet Box GÖTEBORG Omcertifieringsrevision ISO 14001:2004 och EMAS, Resultat Göteborg Universitets (GU) miljöledningssystem är effektivt och leder till ständiga förbättringar. Båda direkta och indirekta miljöaspekter är bedömda och mål finns för samtliga betydande miljöaspekter. Senaste året har 10 av 13 miljömäl utvecklats i positiv riktning. GU planerar för ytterligare förbättringar inom samtliga områden. Gemensamma förvaltningen IT-enheten har exempelvis nått miljöförbättringar genom att förlänga livstiden för datorer med ett år, minskat antal datorhaller och antalet servrar vilket har lett till mindre energiförbrukning och ställt krav enligt Grön IT vid inhandling av datorutrustning. Aktivitetslistorna behöver bli med konkreta med vilka aktiviteter som ska genomföras för att nå målen samt att följa upp på enhetsnivå vad resultaten av aktiviteterna blir. Fastighetsenheten har exempelvis varit medverkande till att energianvändningen har minskat inom GU, varit med och utarbetat miljökrav vid nybyggnation, där man enligt reglerna för Miljöklassade byggnader strävar efter nivå guld, fått bygglov för installation av solceller på Handelshögskolan och gjort om ventilationen på EBM, vilket har lett till minskning i energiförbrukning. Minskning i CO2 emissioner har nåtts genom övergång från naturgas till förnyelsebar el. Aktivitetslistorna behöver bli med konkreta med vilka aktiviteter som ska genomföras för att nå målen samt att följa upp på enhetsnivå vad resultaten av aktiviteterna blir. På servicesidan har man ökat antalet fraktioner för sortering av avfall och infört sortering av kompost på samtliga enheter utom två. Det har dessutom tillsatts en "säkerhetsrådgivare" som ser till att det farliga avfallet hanteras på rätt sätt. Aktivitetslistorna behöver bli med konkreta med vilka aktiviteter som ska genomföras för att nå målen samt att följa upp på enhetsnivå vad resultaten av aktiviteterna blir. På utbildningsenheten är aktivitetslistan framtagen men någon uppföljning har inte skett ännu. Verksamheten anser själva att det är svårt att få fram förbättringar och att sätta bra mål. Samhällsvetenskapliga fakulteten JMG: Har aktivitetslista men den kan behövas renodlas så att den beskriver vad som ska göras. De anser att det inte har varit lättarbetat med att formulera aktivitetslistan och det kan vara svårt att SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut Postadress Besöksadress Tfn / Fax / E-post SP Box Borås Västeråsen Brinellgatan Borås info@sp.se

2 (24) sätta aktiviteter/mål för utbildning och forskning. De har bättre återvinning, använder tjänstecyklar men ser att resandet ökar pga en mer internationell inriktning. Sociologi och arbetsvetenskap har personal som arbetar över institutionsgränser och även fakultetsgränser. Anser det är svårt att nå ut till all personal. Saknar en samordning av miljöarbetet på fakulteten. Det gick inte vid revisionen att hitta om interna revisioner var gjorda här kan det vara en fördel om redovisande dokument sparas enhetligt. Socialt arbete: Har en bra beskriven aktivitetslista. De har en bra beskrivning av arbetsuppgifter inom miljö som är anpassad efter dokumentet ansvar, roller och befogenheter. Miljösamordnaren är adjungerad på institutionsrådet. De har arbetat med sina kursplaner för att klassa enligt nya rutiner för hållbarhetsanpassade kurser. De har införskaffat västtrafikkort till utlåning till medarbetarna. De skulle önska mer samverkan från miljöenheten ut till verksamheterna. De önskar också feedback på insänt material och uppföljning av miljöprestanda. Förvaltningshögskolan: Har en arbetsgrupp för hållbarhetsfrågor på institutionen där även en studentrepresentant är delaktig. Har gått igenom kursplaner för att klassa enligt nya rutiner för hållbarhetsanpassade kurser. Deltar i pilotstudie för digitaliserad tentamenhantering och för nya avvikelsehanteringsystemet. Har tydligt beskrivna handlingsplaner som de följer upp i institutionsråd. De tar upp miljö(hållbarhet) på APT. De har en bra beskrivning av arbetsuppgifter inom miljö som är anpassad efter dokumentet ansvar, roller och befogenheter. Naturvetenskapliga fakulteten Institutionen för fysik På fysik har man senaste året minskat CO2 emissionerna från resor genom användning av videokonferensutrustning och genom att resor till Stockholm endast sker med tåg. Energibesparingar sker genom byte av fönster och hållbarhetsfrågor har vägts in i nyetablerad teknikkurs. Aktivitetslistorna behöver bli mer konkreta med vilka aktiviteter som ska genomföras för att nå målen. En del av målen upplevdes inte vara relevanta för verksamheten. Institutionen för kulturvård, Mariestad Ca 75% av institutionens möten genomförs som videokonferens, vilket är mycket bra. Användningen av egna bilar har minskat. Man hyr miljöbilar i stället. En lokal studentförening finns i Mariestad som har miljö på agendan. Detta är ett bra exempel på studentengagemang. En bra aktivitetslista finns som helt ansluter till det centrala måldokumentet. Man har gjort en bra inventering av nuläget, som bygger på fakta. Institutionen för kemi och molekylärbiologi. Kemihuset. Forskning bedrivs med bäring på miljö t ex om partiklars innehåll, hur de bildas, footprint etc samt om miljögifter i haven. Man har kraftigt reducerat mängderna använda lösningsmedel (ca 10 ggr) genom att använda s k microscale vid i stort sett alla kemilaborationer. Miljösamordnaren är mycket engagerad.

3 (24) Institutionen för kemi och molekylärbiologi. Lundberglaboratoriet Bra ordning och reda. Miljösamordnaren har en viktig roll. Bra uppmärkning av giftskåp, som alla var låsta. Man använder KLARA på ett bra sätt bl a för att se vem som har en viss kemikalie. På så sätt kan man låna av varandra och behöver inte köpa in och förbruka egen kemikalie. Lösningsmedelsförbrukningen har minskat. Bra ordning på alla tillstånd. Humanistiska fakulteten FLOV arbetar med frågorna kring hållbarhet som en naturlig del av verksamheten och det ingår i flertalet av utbildningar och i forskningen. De vill gärna arbete mer och påverka upphandlingar och har satt det som en aktivitet. Språk och litteratur: Ny miljörepresentant. De önskar att få arbeta in aktivitetslistan i verksamhetsplanen. Försöker hitta en lösning kring uppföljning av hållbarhetsmärkning. Önskar gärna feedback på inlämnad redovisning. Svenska språket: har två representanter för miljö. Har en konkret aktivitetslista men säger själva att de skulle vilja ha vägledning kring utformandet. GU har levt upp till sitt åtagande om ständiga förbättringar under den senaste 3-åriga certifieringsperioden på följande områden, exempelvis genom Energi - Minskad energiförbrukning på ca 14 %, främst på fjärrvärmesidan. Energibesparande åtgärder har vidtagits genom energieffektivare belysning, bättre styrning av ventilation och hårda krav vid upphandling av elektronisk utrustning men elförbrukningen har ökat för uppvärmning och ligger därför totalt på nära nog konstant nivå. - En policy har upprättats med stöd av en nyetablerad hållbarhetsgrupp för ny- och ombyggnationer med miljökrav motsvarande Miljöklassad byggnad nivå Guld. - Energiprojekt Akademiska hus EBM, har givit stora energibesparingar. Inom ramen för projektet har bland annat användningen av naturgas i princip upphört, och ersatts med ursprungsmärkt el, vilket har minskat utsläppen av koldioxid med över 900 ton sedan projektets start. - På Handelshögskolans tak ska nu byggas en solcellsanläggning till följd av samverkan mellan GU och Akademiska hus. - M.m. Resor - Antalet resfria möten har ökat markant genom användning av videoutrustning. Enligt GUs resepolicy bör alla anställda undersöka möjligheterna att ersätta resan med telefon- video - eller webbaserade möten. - Användandet av bilpoolen (miljöbilar) har ökat samtidigt som resandet med egen bil i tjänst har minskat. - Gratis cykelservice har etablerats för GUs personal.

4 (24) - Det finns en målkonflikt mellan Göteborgs Universitets mål att öka internationaliseringen och målet med att minska koldioxidutsläpp från tjänsteresor. Man har därför inte lyckats minska CO2 emissionerna från resande men ökningen minskar. Klimatkompensation för flygresor sker Genom FN-godkända CDM-projekt. - M.m. Studentmedverkan - Studentmedverkan har ökat markant genom åren. - Som exempel kan nämnas olika aktiviteter för att öka medvetenheten om hållbar utveckling, kampanjer, etablering av olika studentgrupper, nätverksmöten med representanter från studentgrupperna, samarbete med Miljöbron, nyhetsbrev med information om hållbarhetsfrågor och studentdagar med tema hållbarhet. - Beräkningar som ledde till beslut om etablering av solceller på Handels tak gjordes av studenter. - M.m. Kemikalier - Minst 46 substitutioner av kemikalier under 3-års perioden med därav följande spridning av information inom GU. Deltagande i Nationella substitutionsgruppen genom miljösamordnare. - KLARA-granskare funktion upprättat. - Genomförda utbildningar inom KLARA och labsäkerhet. Kemikaliemässa (labmässa) för labpersonal med miljöfokus. - Förenklat åtkomst till kemikalieinformation genom både miljö -och arbetsmiljölänker. - Behörighetsadministrator i KLARA på fakultets -och institutionsnivå. - M.m. Miljörisker - Genomförda miljöriskanalyser st. aktiviteter har genomförts med syfte att minska uppkomsten av incidenter som medför negativa konsekvenser för miljön Aktiviteter för att förebygga att miljöincidenter uppstår. - Användning av Guria för rapportering av incidenter. - M.m. Avfall - Liten minskning i totala mängden avfall. - Ökning i materialåtervinning. - Ökning i kompostering. - M.m.

5 (24) Inköp och upphandling - Upphandling av forskningsfartyg med höga miljökrav. - Ökning i miljö -och hållbarhetskrav vid upphandlingar, exempelvis krav på ISO certifiering på bussbolag. - >80 % av inköpta produkter är miljömärkta. - Miljömärkning i inköpssystemet (grönt löv). - Krav på att UN Global Compact avtal ska skrivas mellan leverantörer och deras underleverantörer. - Poängsystem för efterlevnad av GU s miljökrav på leverantörer med uppföljning. - M.m. Forskning och utbildning - Etablering av central utbildningsnämnd på GU som ska säkerställa att hållbar utveckling integreras i utbildningar. - Nästan en fördubbling av referee-granskade artiklar inom hållbar utveckling. - Et stort belopp har tilldelats av GU för UGOT Challenges. - Stöd för utveckling av forskning inom hållbar utveckling. - 3 forskare från GU huvudförfattare i IPCC rapport. - Tvärvetenskaplig forskarutbildning på Tjärnö inom hållbar utveckling. - Framtagna kriterier för HU-märkning av kurser. - Webbaserad Verktygslåda för lärare som stöd för integrering av hållbar utveckling i kurser och program. - Handels har gjort en mycket stor satsning för att integrera hållbar utveckling i kurser och program. - M.m. Kompetensutveckling och Samverkan - Stärkt samverkan med det omgivande samhället inom hållbar utveckling genom ca 800 publika aktiviteter per år. - Mycket uppmärksamhet, nationellt och internationellet, genom deltagande i ett stort antal seminarier och konferenser inom hållbar utveckling. ISCN Awards och andra utmärkelser. - Chefsutbildningar i miljöledningssystem och miljöansvar för mer än hälften av cheferna. Nya tillfällen ges 6-8 ggr per år. - Ökning i personalens kompetens inom hållbar utveckling genom utbildningar, seminarier, exempelvis klimatseminarier, etc. - Utbildning av miljörepresentanter och internrevisorer. - Handels egen kompetensutveckling inom hållbar utveckling för lärare, Det goda samtalet. - M.m.

6 (24) För verksamheten inom certifikatet som är upplagd enligt regler för multisite med sampling visar genomgång av underlag för alla enheter att styrning och ledning fungerar effektivt för enheterna. Underlag som visat detta är internrevisonsprotokoll från alla enheter vilka dock inte har kommunicerats till övriga berörda enheter (avvikelse). Revisionen resulterade i följande antal avvikelser/förbättringsmöjligheter Standard Större avvikelser Mindre avvikelser Förbättringsmöjligheter SS-EN ISO 14001: EMAS, EG Förordning nr 1221/2009 Totala antalet: Intrycket från genomförd revision är att miljöledningssystemet stödjer policy och vision. Rektor var mycket tydlig med, att miljöarbetet ska hållas på nuvarande höga nivå, men att resursfördelningsfrågan kommer att ses över på miljöenheten på samma sätt som i verksamheten i övrigt. Fullständiga interna revisioner har, enligt plan, genomförts på ett förtroendeingivande sätt. Interna revisioners bidrag i förbättringsarbetet är värdefullt för organisationen. Internrevisionen har skett genom dokumentgranskning av redovisande dokument från ej besökta orter, vilket stödjer bedömningen att ledningssystemet upprätthålls och är effektivt i sin helhet. Styrkor och förbättringsområden Styrkor - Miljö- och hållbarhetsarbetet tas på fullt allvar ute i verksamheterna. Det finns en stolthet i att organisationen arbetar med dessa frågor. - Engagerad och kompetent ledning, miljörepresentanter och medarbetare. - Implementeringen av avvikelsehanteringssystemet Guria har påbörjats. - Värdegrundsarbete har påbörjats i organisationen. - Samtliga flygresor klimatkompenseras genom CDM projekt.

7 (24) Förbättringsområden - Aktivitetslistor fastställda av prefekt/enhetschef med konkreta aktiviteter och tider för att nå målen, utvärderade och inskickade till Miljöenheten inom utsatt tid. - Målen i aktivitetslistorna känns inte relevanta för samtliga institutioner och enheter. - Avvikelserapportering. Kommer sannolikt att förbättras när Guria är implementerat i verksamheten. Vid besök på Samhällsvetenskapliga fakulteten visade det sig att pilotprojektet endast var känd av en institution. Det är viktigt att bevaka implementeringen. - Kännedomen om och tillämpningen av kemikaliehanteringsrutinen (Styrdokument Dnr F8 70/10). Rekommendation och villkor När företaget genomfört korrigerande åtgärder för de mindre avvikelserna skall övertygande dokumentation redovisas för SP Certifiering. Redovisningen måste ske inom 6 veckor, dvs senast Revisionsledaren rekommenderar att certifikat enligt SS-EN ISO 14001:2004, EMAS och EG Förordning nr 1221/2009 förnyas, under förutsättning att avvikelserna åtgärdas med godkänt resultat. Certifikatstext ska vara samma som tidigare. För nästa årliga miljöredovisning planerar vi in granskning av detta underlag under mars månad. Om ni skall ge ut annan miljöinformation, enligt EMAS förordningens bilaga III 3.5 ber vi er kontakta oss i god tid innan utgivning så att denna granskning kan planeras in. Uppdragets omfattning Certifikat Certifikatsnamn Standard/Kravdokument Revision/Aktivitet 3750 M Göteborgs universitet 3750 E Göteborgs universitet SS-EN ISO 14001:2004 EMAS, EG Förordning nr 1221/2009 Omcertifieringsrevision Granskning av miljöledningssystem och miljöredovisning Revisions- /aktivitetsdatum Omfattning (dagar) Revisionslag Birthe Nörgaard (revisionsledare) Kent Andersson (revisor) Lisbeth Stevik (revisor)

8 (24) Denna revision omfattar uppdraget enligt ovan. Revisionen har genomförts genom intervjuer med personal samt granskning av dokument. En revisorsdag innefattar förberedelser, revision, upprättande av rapport samt uppföljning av åtgärder mot eventuellt lämnade avvikelser. Omcertifieringen innefattar dessutom en granskning av den gångna certifieringsperiodens resultat. Revisionsplanen fastställdes vid det inledande mötet. Planen följdes under revisionen. Verksamheten på följande orter besöktes: Göteborg (Göteborgs Universitet, Vasaparken (Officiell besöksadress)). Universitetet företräddes vid revisionen av bl.a. rektor, miljöchef, miljöcontroller, miljösamordnare, miljörepresentanter och övriga medarbetare i verksamheten. Revisionsresultatet presenterades vid det avslutande mötet. Revisionsrapporten återfinns dessutom på era sidor på kundwebbplatsen SP System. Några förändringar i organisationen, som bedöms påverka certifikat, har inte konstaterats vid revisionen. Antal anställda är idag 5900 personer. Adress och verksamhetsuppgifter som finns inregistrerade på kundwebbplatsen SP System är korrekta. Planering av kommande revision Nästa revision är preliminärt bokad till april Den nuvarande omfattningen för uppföljande revisioner bedöms vara relevant. Genomgång av den centrala administrationens underlag visar att hela organisationens (alla enheter) ledningssystem visar bevis på effektivitet. Underlagen stöder nuvarande beslutad omfattning, antal enheter som skall besökas, för uppföljande revisioner. Aktuell förteckning över certifieringens omfattning med alla ingående enheter är överlämnad till SP Certifiering. Företagets rutin för utökning/förändring av ingående enheter innebär att de utökningar som görs under året skall redovisas till SP Certifiering för planering av utökning vid nästkommande externa revision. Avvikelser och förbättringsmöjligheter Korrigerande åtgärder för avvikelser från föregående revision är preliminärt godkända och följs upp vid nästkommande externa revision på respektive enhet.

9 (24) AvvikelseId: BN1 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Vasaparken (Officiell besöksadress)) Beskrivning: Enligt rutin ska aktivitetslistorna följas upp och utvärderas på institutions/enhets nivå innan de lämnas in till miljöenheten. Det kan i dagsläget inte visas att detta sker. På gemensamma förvaltningen gör man inte denna utvärdering. Aktivitetslistorna är ett sätt att bryta ned universitetets övergripande mål på relevanta nivåer. Man behöver därför säkerställa att resultaten utvärderas innan inrapportering sker. Egen rutin och standardkrav efterlevs ej. AvvikelseId: BN2 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Gemensamma förvaltningen, Universitetsbyggnaden Vasaparken) Beskrivning: IT-enheten, Fastighetsenheten, Serviceenheten Aktivitetslistorna behöver vara mer konkreta map vilka aktiviteter som ska utföras för att nå målen. Om aktiviteterna kräver resurser utöver budget behöver även dessa framgå av aktivitetslistan. Annars räcker det att ange "inom budget". Egen rutin efterlevs ej.

10 (24) AvvikelseId: BN3 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Vasaparken (Officiell besöksadress)) Beskrivning: Institutionernas/enheternas aktivitetslistor skulle skickas in till miljöenheten i augusti/september, enligt rutin. Följande har inte skickat in sina aktivitetslistor Handelshögskolan, Juridiska institutionen Samhällsvetenskapliga fakulteten, Institutionen för globala studier och Institutionen för Sociologi och arbetsvetenskap Humanistiska fakulteten, Institutionen för kulturvetenskaper, Institutionen för svenska språket Utbildningsvetenskapliga fakulteten, Institutionen för kost -och idrottsvetenskaper, IKI IT-fakulteten, Tillämpad IT. V.g. redovisa aktivitetslistor med konkreta aktiviteter för att nå målen. Egen rutin och standardkrav efterlevs ej. AvvikelseId: BN4 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Vasaparken (Officiell besöksadress)) Beskrivning: Av 37 aktivitetslistor som har inkommit till Miljöenheten var 14 st.inte fastställda av prefekten. V.g. redovisa aktivitetslistor som har fastställts av prefekt. Egen rutin efterlevs ej.

11 (24) AvvikelseId: BN5 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Vasaparken (Officiell besöksadress)) Beskrivning: Generellt GU - Aktivitetslistorna behöver bli mer konkreta vad gäller vilka aktiviteter som ska genomföras för att nå målen. Samtliga granskade aktivitetslistor vid denna revision behöver bli konkreta vad gäller aktiviteterna. - Resurser behöver anges för belopp som överstiger budget. Om beloppet inte överstiger budget räcker det att skriva "inom budget". - Under revisionen kom det fram på en institution att man inte upplevde att målen i aktivitetslistan var relevanta för verksamheten vilket hade lett till att aktiviteterna var flummige. Man efterfrågade möjligheten att kunna sätta egna mål ut ifrån universitetets övergripande mål. - Ev. kan man minska ned antalet mål så det endast finns mål kvar, som känns relevanta för verksamheten. GU behöver se över samtliga handlingsplaner enligt ovan. Egen rutin och standardkrav efterlevs ej. AvvikelseId: BN6 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Naturvetenskapliga Fakulteten, Guldhedgatan 5A) Beskrivning: Institutionen för fysik Aktivitetslistorna behöver vara mer konkreta map vilka aktiviteter som ska utföras för att nå målen. Om aktiviteterna kräver resurser utöver budget behöver även dessa framgå av aktivitetslistan. Annars räcker det att ange "inom budget". På fysiken upplevde man att flera mål i aktivitetslistan inte var relevanta för verksamheten. Därmed blir aktiviteterna flummiga, enligt prefekten. Man efterfrågade möjligheten att upprätta egna mål ut ifrån universitetets övergripande mål. Egen rutin och standardkrav efterlevs ej.

12 (24) AvvikelseId: BN7 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Naturvetenskapliga Fakulteten, Guldhedgatan 5A) Beskrivning: Institutionen för fysik Introduktion i hållbar utveckling för nya studenter sker inte i dagsläget på fysiken. Skulle ev. kunna ingå som en del av introduktionen "Att bli fysiker". Endast 4 av 30 anställda på fysiken har gått någon form för miljöutbildning. Den formella kompetensen bland institutionens medarbetare och studenter bedöms inte vara säkerställd. Standarkrav efterlevs ej. AvvikelseId: BN8 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Vasaparken (Officiell besöksadress)) Beskrivning: Enligt reglerna för Mulitsite-certifiering ska avvikelser som identifieras vid interna revisioner på en institution/enhet delges övriga berörda institutioner/enheter. Detta sker inte i dagsläget. Utöver att det är ett krav är det även en viktig del i förbättringsarbetet i en stor organisation. Att lära av varandra är resursoptimerande. AvvikelseId: LSt1 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Samhällsvetenskapliga Fakulteten, Skanstorget 18) Beskrivning: Observation: Avser JMG. Det saknas datum och att aktivitetsplanen är antagen på institutionen. Aktivitetsplanen har inte gjort några uppföljningar under 2014, den beskriver inte heller när den ska följas upp. Detta är en avvikelse därför att: Följer inte egna rutiner eller mallar.

13 (24) AvvikelseId: LSt2 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Samhällsvetenskapliga Fakulteten, Skanstorget 18) Beskrivning: Observation: Avser Sociologi och arbetsvetenskap. Aktivitetslistan kan inte visa datum när den antogs eller vem som godkänt den. Detta är en avvikelse därför att: följer inte egna rutiner. AvvikelseId: LSt3 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, Humanistiska Fakulteten, Renströmsgatan 6) Beskrivning: Observation: Avser språk och litteratur. Idag finns en handlingsplan istället för den föreslagna aktivitetslistan. Den är från december Det som saknas är en redovisning att handlingsplanen och dess kopplade aktiviteter har följts upp. Enligt institutionen själva så sker redovisning till fakulteten endast på resor, inköp och avfall. Detta är en avvikelse därför att: Uppföljning och redovisning av handlingsplan saknas. AvvikelseId: LSt4 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Gemensamma förvaltningen, Universitetsbyggnaden Vasaparken) Beskrivning: Observation: Utbildningsenheten Aktivitetslistorna behöver vara mer konkreta map. vilka aktiviteter som ska utföras för att nå målen. Om aktiviteterna kräver resurser utöver budget behöver även dessa framgå av aktivitetslistan. Annars räcker det att ange "inom budget". Detta är en avvikelse därför att: Följer inte egna rutiner.

14 (24) AvvikelseId: LSt5 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, Humanistiska Fakulteten, Renströmsgatan 6) Beskrivning: Observation: Avser svenska språket. Roller, ansvar och befogenheter är inte genomgångna med miljörepresentant och prefekt. Dokumentet är inte känt för miljörepresentant. Detta är en avvikelse därför att: Standardkrav att roller och ansvar ska vara kommunicerade och egna krav kring att uppföljning av arbetsuppgifter ska ske mellan miljörepresentant och prefekt. AvvikelseId: LSt6 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Samhällsvetenskapliga Fakulteten, Skanstorget 18) Beskrivning: Observation: Avser Sociologi och arbetsvetenskap. Roller, ansvar och befogenheter som är beskriven i miljöledningssystemet är inte känd hos proprefekt och miljörepresentant. Detta är en avvikelse därför att: Standardkrav, roller, ansvar och befogenheter ska vara kommunicerade. AvvikelseId: LSt7 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, Humanistiska Fakulteten, Renströmsgatan 6) Beskrivning: Observation: Avser institutionen svenska språk. Det saknas redovisning kring att intern miljörevision har följts upp, avser introduktion. (avser internrevisionsavvikelse miljö som gällde att introduktion, brand och miljö inte har gjorts) Det saknas redovisning kring att uppföljning gjorts av miljö, aktivitetsplanen mm Detta är en avvikelse därför att: Uppföljning och redovisning enligt egna rutiner saknas.

15 (24) AvvikelseId: KAn1 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Vasaparken (Officiell besöksadress)) Beskrivning: GU Övergripande. I styrdokument Dnr F8 70/10 "Regler för miljöanpassad kemikaliehantering" anges att all ny personal och alla nya studenter bör få en miljöintroduktion som bl a bör innehålla information om nödläge, avfallshantering, riskbedömningar etc. Det är inte tillräckligt med "bör" enligt standardens krav. Ett flertal andra bra SKALL-krav finns i dokumentet. Detta är en avvikelse därför att organisationen skall säkerställa att varje person som utför uppgifter som kan orsaka sådan miljöpåverkan som organisationen identifierat som betydande har kompetens grundad på lämplig teoretisk och praktisk utbildning eller erfarenhet. AvvikelseId: KAn2 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Naturvetenskapliga Fakulteten, Guldhedgatan 5A) Beskrivning: Institutionen för kemi och molekylärbiologi. Kemihuset. En pärm kallad "Rules and Regulations" var inte uppdaterad när det gäller kemikaliehantering mm. Detta är en avvikelse därför att dokument relevanta för verksamheten och certifieringen skall vara uppdaterade. AvvikelseId: KAn3 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Naturvetenskapliga Fakulteten, Guldhedgatan 5A) Beskrivning: De förteckningar av miljöaspekter som finns på Nat Faks hemsida är från 2011 (Kulturvård Mariestad), 2012 (Kemihuset) och 2010 (Lundberglaboratoriet). Enligt dokumentet "Roller och ansvar för miljöledningsarbetet" skall prefekt minst vart 3:e år utvärdera vilka av institutionens miljöaspekter som är betydande. Enligt uppgift finns nyare dokument men de har inte lagts in. Detta är en avvikelse därför att dokument skall vara uppdaterade.

16 (24) AvvikelseId: KAn4 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Naturvetenskapliga Fakulteten, Guldhedgatan 5A) Beskrivning: Institutionen för kemi och molekylärbiologi. Lundberglaboratoriet. Lab nr Det fanns flera omärkta flaskor med okänt innehåll på labbet. Detta är en avvikelse därför att den egna rutinen för kemikaliehantering (Styrdokument Dnr F8 70/10) inte tillämpades. AvvikelseId: KAn5 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Naturvetenskapliga Fakulteten, Guldhedgatan 5A) Beskrivning: Institutionen för kemi och molekylärbiologi. Lundberglaboratoriet. Labbet och ev hela institutionen saknar rutiner för uppmärkning av brukslösningar (eller följer inte den rutin som finns Styrdokument Dnr F8 70/10 sid 5). Detta är en avvikelse därför de egna rutinerna för märkning av "förpackningar" inte följs. AvvikelseId: KAn6 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Naturvetenskapliga Fakulteten, Guldhedgatan 5A) Beskrivning: Institutionen för kemi och molekylärbiologi. Kemihuset. I ett lab hade man förberett lösningar av koncentrerade syror (HCl, HNO3, H2SO4) i mindre flaskor för användning av studenter. Dessa flaskor var märkta med innehåll men inte med farosymboler (frätande). Detta är en avvikelse därför att den egna rutinen för märkning av förpackningar inte tillämpades (se Styrdokument Dnr F8 70/10 sid 5). Se även AFS 2011:19 18.

17 (24) AvvikelseId: KAn7 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Naturvetenskapliga Fakulteten, Guldhedgatan 5A) Beskrivning: Institutionen för kemi och molekylärbiologi. Kemihuset. Arbetet med riskbedömningar av kemikalier behöver förbättrats. De riskbedömningar som kunde återfinnas var av äldre datum (2006, 2008) eller inte daterad alls. Den typ av riskbedömningar som föreskrivs i Styrdokument Dnr F8 70/10 sid 9, som innefattar både arbetsmiljö och miljö, verkade inte göras. Bevis på detta kunde inte uppvisas. Detta är en avvikelse därför att den egna rutinen för riskbedömning av arbete med kemiska ämnen inte tillämpades fullt ut. AvvikelseId: KAn8 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Mariestad (Göteborgs Universitet, NatFak, Inst för Kulturvård, Magasinsgatan 4) Beskrivning: Måleriförrådet. Kemikalielistan som fanns i förrådet var inte helt uppdaterad efter att ett flertal kemikalier flyttats hit. Listan stämde inte heller när det gällde farligheten hos kemikalien "Plastfärg Bort". I listan stod dödskalle och flamma. På förpackningen angavs andreaskors (irriterande). Detta är en avvikelse därför att verksamhetsstyrningen inte fungerade på avsett sätt i detta fall. AvvikelseId: KAn9 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Mariestad (Göteborgs Universitet, NatFak, Inst för Kulturvård, Magasinsgatan 4) Beskrivning: Murgården. Frätande kalciumhydroxid och kalciumoxid förvarades utan skydd för regn i ett stort antal tunnor på gården. Det skulle även vara lätt att ta sig in och utföra ett sabotage/skada sig. Förvaringen är klart otillfredsställande. Detta är en avvikelse därför att den egna rutinen för förvaring av hälso- eller miljöfarliga kemiska produkter (enligt styrdokument Dnr F8 70/10 sid 4) inte tillämpades i detta fall.

18 (24) AvvikelseId: KAn10 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Mariestad (Göteborgs Universitet, NatFak, Inst för Kulturvård, Magasinsgatan 4) Beskrivning: Snickeriet. En avfallsbehållare avsedd för spån var bristfälligt uppmärkt. Detta kan vara anledningen till att annat än spån låg i behållaren. Detta är en avvikelse därför att den egna rutinen för avfallssortering inte tillämpades fullt ut. AvvikelseId: KAn11 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Mariestad (Göteborgs Universitet, NatFak, Inst för Kulturvård, Magasinsgatan 4) Beskrivning: Murgården. Ett stort antal frätande och irriterande kemiska produkter används i verksamheten t ex kalciumoxid (Nordkalk samt egentillverkning), kalciumhydroxid (egentillverkning), torrbruk (Finja), Mur- och putsbruk (Finja), Kalkbruk fin (Weber) etc. Säkerhetsdatablad saknades på dessa kemiska produkter. Detta är en avvikelse därför att den egna rutinen för kemikaliehantering (Dnr F8 70/10) inte tillämpades i detta avseende. AvvikelseId: KAn12 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Mariestad (Göteborgs Universitet, NatFak, Inst för Kulturvård, Magasinsgatan 4) Beskrivning: Riskbedömningar av institutionens kemiska produkter t ex inom måleri- och murningsverksamheten var inte gjort enligt rutin Styrdokument Dnr F8 70/10 sid 9 "Riskbedömningar". Både riskerna för skador på personal samt riskerna för skador i miljön skall bedömas. Detta gäller även utsläpp till luft, utsläpp i avlopp, farligt avfall mm. Detta är en avvikelse därför att den egna rutinen för kemikaliehantering inte tillämpades i detta avseende.

19 (24) AvvikelseId: BN9 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.2 Klassning: Förbättringsmöjligheter Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Vasaparken (Officiell besöksadress)) Beskrivning: Miljöpolicyn fastställdes Enligt rektor behöver den uppdateras. Exempelvis anser rektor att formuleringen "Göteborgs universitet skall vara ett av de ledande universiteten i Europa" ska ändras till "Göteborgs universitet skall vara ett av de ledande universiteten i världen". AvvikelseId: BN10 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Vasaparken (Officiell besöksadress)) Beskrivning: Under intervju med rektor framkom det att de styrande dokumenten i miljöledningssystemet även borde finnas på engelska för att kunna nå ut till icke-svenskspråkiga medarbetare och studenter. AvvikelseId: BN11 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.6 Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Vasaparken (Officiell besöksadress)) Beskrivning: Under intervju med rektor kom det fram att det vore bra, om det fanns en punkt på ledningens genomgång där man tar ställning till miljöledningssystemets effektivitet (ledningssystemet ska vara "lämpligt, tillräckligt och verkningsfullt" krav i 4.6). Indirekt utvärders systemets effektivitet, men en avrundande fråga om lämplighet, tillräcklighet och verkningsfullhet skulle kunna belysa frågan på en överordnad nivå. AvvikelseId: LSt8 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Gemensamma förvaltningen, Universitetsbyggnaden Vasaparken) Beskrivning: Roller, ansvar och befogenheter är inte beskrivna för den gemensamma förvaltningen. Här kan det med fördel beskrivas tex kring uppföljning. På GF så har sektionschef, enhetschef och områdeschefer ansvar för uppföljning av miljöprestanda mm. För uppföljning mål så kan områdeschefer ha ett ansvar kring de beskrivna områden i GUs övergripande mål.

20 (24) AvvikelseId: LSt9 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Klassning: Förbättringsmöjligheter Ort: GÖTEBORG (Göteborgs Universitet, Humanistiska Fakulteten, Renströmsgatan 6) Beskrivning: Avser FLOV, svenska språket, språk och litteratur. Institutionerna önskar en återkoppling av insänd redovisning miljöprestanda och även en återkoppling på insända aktivitetslistor. För att bibehålla och öka motivationen i hållbarhetsarbetet så kan en återkoppling som visar på positiv eller negativ trend kring redovisad miljöprestanda öka motivationen till fortsatt arbete. AvvikelseId: LSt10 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Samhällsvetenskapliga Fakulteten, Skanstorget 18) Beskrivning: Avser JMG och socialt arbete, verksamheten saknar återkoppling på insänd aktivitetslista. De saknar även en återkoppling på redovisning av miljöprestanda. För att bibehålla och öka motivationen i hållbarhetsarbetet så kan en återkoppling som visar på positiv eller negativ trend kring redovisad miljöprestanda öka motivationen till fortsatt arbete. AvvikelseId: LSt11 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Samhällsvetenskapliga Fakulteten, Skanstorget 18) Beskrivning: Avser sociologi och arbetsvetenskap. Verksamheten kan inte hitta dokumentation kring gjorda internrevisioner eller revisionsplan. Det kan vara en fördel att spara dokumentation kring internrevision på ett enhetligt sätt.

21 (24) AvvikelseId: KAn13 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Klassning: Förbättringsmöjligheter Ort: Mariestad (Göteborgs Universitet, NatFak, Inst för Kulturvård, Magasinsgatan 4) Beskrivning: Mursalarna. Det var oklart om ph-värdet kan bli för högt i utgående vatten vid renspolning av golv. Detta bör utredas. Enligt uppgift är anläggningen godkänd av kommunen. AvvikelseId: KAn14 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Mariestad (Göteborgs Universitet, NatFak, Inst för Kulturvård, Magasinsgatan 4) Beskrivning: Förbättringförslag på arbetsmiljösidan utanför miljörevisionen dvs ingen miljöavvikelse. Murgården. Arbete med frätande och irriterande ämnen förekommer. Riskbedömning ur arbetsmiljösynpunkt bör genomföras och dokumenteras. Om riskerna är allvarliga bör skriftliga instruktioner för arbetet utarbetas (se AFS 2001:1 7 och 8) som komplement till den information som ges till studenterna idag. Ta gärna in miljöfrågor i instruktionen också eller hänvisa till Styrdokument Dnr F8 70/10. Man kan slutligen gärna låta studenterna underteckna att man tagit del av riskbedömning och instruktioner. AvvikelseId: KAn15 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Naturvetenskapliga Fakulteten, Guldhedgatan 5A) Beskrivning: Institutionen för kemi och molekylärbiologi. Kemihuset. Kemikalierum Ett kemikalieskåp som tillhör Chalmers var låset trasigt oc det låg en liggande dunk med isättika i det. Kontakt bör tas med Chalmers för att undvika spill eller utsläpp i kemikalierummet.

22 (24) AvvikelseId: KAn16 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, Klassning: Förbättringsmöjligheter Ort: Mariestad (Göteborgs Universitet, NatFak, Inst för Kulturvård, Magasinsgatan 4) Beskrivning: Idag förekommer en del avvikelser utan att dessa dokumenteras på avsett sätt (i avvikelsesystemet). I stället dokumenteras avvikelser via sammanställning av mail eller i andra dokument om de ens dokumenteras. Detta innebär bl a att grundorsaksanalys inte görs. Ett nytt avvikelsehanteringssystem håller på att införas. Uppföljning av att avvikelser skrivs och hanteras på ett korrekt sätt görs vid nästa revision. Er certifiering är uppbyggd med hantering enligt "multisite" och med speciella regler vilka redovisas i SP INFOblad Multisite. Samtliga avvikelser från revisionen skall kommuniceras med övriga filialer. Resultatet av denna kommunikation skall framgå av de korrigerande åtgärderna.

23 (24) Sammanställning över antal avvikelser och förbättringsmöjligheter Standard: SS-EN ISO 14001:2004 Kravnr Avvikelse id Större Mindre Förbättringsmöjligheter 4.2 BN KAn KAn BN1, BN2, BN3, BN4, BN5, BN6, LSt1, LSt2, LSt3, LSt LSt5, LSt6, LSt BN7, KAn LSt10, LSt BN KAn2, KAn KAn10, KAn11, KAn12, KAn4, KAn5, KAn6, KAn7, KAn8, KAn KAn KAn LSt BN8, LSt BN11 1 Summa: Standard: EMAS, EG Förordning nr 1221/2009 Kravnr Avvikelse id Större Mindre Förbättringsmöjligheter Summa: Information Denna rapport kommer att granskas av SP Certifiering, som kan meddela avvikande bedömning. Med er inloggning till kundwebbplatsen SP System, via Logga in på har ni tillgång till revisions- och certifieringsinformation så som offerter, revisionsplaner, rapporter, certifikat, certifikatsbilagor, statistik m.m som gäller er certifiering. Där finns också certifikatsmärken och faktablad. Rapportering av eventuella avvikelsers korrigerande åtgärder görs där, på sidan "Revisioner". Offentlig information om certifikat finns på samt på

24 (24) Rapport kan endast skapas och godkännas av namngiven revisionsledare med behörighet i kundwebbplatsen SP System och görs där tillgänglig i pdf-format. SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut Certifiering Signature_1 Birthe Nörgaard