REVISIONSRAPPORT Datum/Date

Transkript

1 REVISIONSRAPPORT Datum/Date Beteckning/Reference M Kopia till Ingemar Thorén Göteborgs Universitet Box GÖTEBORG Till: SP-Certifiering Box BORÅS Rapport från certifieringsrevision Revisionsledare Revisor Revisorer Bengt Jonsson Uppdrag Standard Beskrivning av organisation Certifiering av Göteborgs Universitet, Rektor och Gemensamma förvaltningen. SS-EN ISO 14001:1996 och EMAS Det som ingår i certifikat och revision är Rektor och den Gemensamma Förvaltningen i vilket följande verksamheter finns; Rektors Kansli, ca 20 personer Avdelningen för ekonomistyrning, ca 15 personer Avdelningen för information och omvärldskontakter, ca 40 personer Avdelningen för informationsteknik, ca 25 personer Avdelningen för konferens och service, ca 30 personer Avdelningen för lokaler och försörjning, ca 120 personer (varav 100 pers lokalvård) Avdelningen för omvärldsanalys, planering och uppföljning, ca 4 personer Avdelningen för personal och organisationsutveckling, ca 20 personer Avdelningen för studentfrågor, 35 personer Internrevision, ca 3 personer Tillsammans ca 300 personer. Besöksadressen är Vasaparken, Göteborg Fastigheter Organisationen Göteborgs Universitet, Rektor och Gemensamma förvaltningen Revisionsdatum och tid Revisionsomfattning Revisionsomfattning Omfattning 3 revisorsdagar Certifikatstext Rekommendation betr. certifiering Är vid rapportskrivningen inte klar utan man återkommer om detta. Se bilaga. Revisionsledaren rekommenderar att certifikat utfärdas när organisationen genom övertygande dokumentation, inom 6 månader, redovisat att korrigerande åtgärder är vidtagna. SP Sveriges Provnings- och Forskningsinstitut, Box 857, BORÅS, Tel , Telefax , info@sp.se, Org.nr SP Swedish National Testing and Research Institute, Box 857, SE BORÅS, SWEDEN, Telephone , Telefax , info@sp.se, Reg.No CE BL Detta dokument får endast återges i sin helhet, om inte SP i förväg skriftligen godkänt annat. This document may not be reproduced other than in full, except with the prior written approval of SP.

2 Revisionsresultat avvikelser Revisionen resulterade i 7 st avvikelser. Se tabellen nedan. Avvikelser och sammanställning över avvikelser presenterades och överlämnades till organisationen vid det avslutande mötet. Standard avvikelser avvikelser Noteringar SS-EN ISO 14001:1996/EMAS Bedömning av ledningssystem Ledningen är väl insatt i frågeställningar kring miljöfrågor och miljöledningssystem och visade på ett engagemang och ett ansvar för miljöarbetet. Miljöarbetet har en god förankring i organisationen. Detta framgår på så sätt att miljöaspekter hanteras på ett naturligt sätt i den ordinarie arbetet. T ex i nybyggnation, fondplaceringar, imagearbetet för Universitetet, inköp etc. Detta visar på grundläggande och djupa kunskaper om miljöfrågor som berör de egna arbetsuppgifterna. Vidare har man på ett föredömligt sätt hanterat de indirekta miljöaspekterna av verksamheten, som troligen kan medföra de största miljövinsterna i framtiden. Ett exempel på detta är de internationella konferenser som man anordnat. T ex Knowledge and Learning for a Sustainable Society, var en internationell konferens (12-14 juni, 2001) arrangerad av universitetet, som fungerade som förkonferens till EUs ministermöte i Göteborg. COPERNICUS conference "The Incorporation of Sustainability into Higher Education in perspective of the European Research Area" som anordnades Och under 2004 kommer följande konferens att arrangera;. Learning to change our world International consultation on education for sustainable development, Göteborg, Sweden, 4-7 May 2004 Där finns en hög kompetens inom förvaltningen avseende kommunikation och information som kan användas för att föra ut resultatet av miljöarbetet både internt och externt. Detta skulle öka förståelsen av miljöledningssystemet och de åtgärder som vidtas i form av miljömål och rutiner. De interna miljörevisionerna har utförts på ett förtroendeingivande sätt. Det är positivt att revisionsledaren själv rapporterar direkt till Rektor. Revisionens omfattning och genomförande Represen- Planeringsdialog/certifiering steg 1 utfördes av och finns redovisad i rapport daterad Certifieringsrevisionen omfattade organisationens verksamheter i Göteborg. Den planerade omfattningen av revisionen var 4 mandagar. På grund av sjukdom blev det enbart 3 mandagar. Men utifrån omdisponeringar av tiden bedömdes ändå omfattningen räcka för certifieringsrevision. För representanter för organisationen, se bilaga revisionsplanen.

3 tanter Bedömning av URomfattning Information till organisationen Den föreslagna omfattningen för uppföljande revisioner enligt offert bedöms vara tillräcklig. Denna rapport kommer att granskas av SP-Certifiering. Efter granskningen ges skriftligen besked om SP Certifiering delar revisionsledarens- /lagets bedömning. Redovisning av vidtagna korrigerande åtgärder för avvikelserna insänds till SP Sveriges Provnings- och Forskningsinstitut Certifiering, Adm/beslut, Box 857, BORÅS. SP Sveriges Provnings- och Forskningsinstitut Certifiering Revisionsledare Bilagor (bifogas ej till kopior av rapporten) 1.Revisionsplan 2. Sammanställning över avvikelser 3. Avvikelserapporter 4. Fastighetsbeteckningar

4 REVISIONSPLAN (MSd) , Sida: 1 (2)Utgåva:3 Bengt Jonsson (BJo) , bengt.jonsson@sp.se Datum: Göteborgs Universitet, GMV DAG 1 Typ av revision: Certifiering Revisionsdatum: /19 Tid Plats Aktivitet/Delkrav enligt SS-EN ISO Konsistorierummet, 30 min Vasaparken min min min min min min min min Konsistorierummet, Vasaparken Vasaparken konsistorierummet Avdelningen för personal och organisationsutveckling Rektors kansli Konsistorierummet, Vasaparken Konsistorierummet, Vasaparken Avdelningen för studentfrågor Avdelningen för informationsteknik Vasaparken/Konsistorie Vasaparken/Konsistorie Ca kl Vasaparken Konsistorierummet Inledande möte. Orientering om ändamål och omfattning av revisionen. Uppläggning och genomförande Miljömål Miljöledningsprogram 4.6 Ledningens genomgång Lagar och andra krav Avvikelsehantering Internrevision Övervakning och mätning Tillämpliga kravelement Tillämpliga kravelement Miljöaspekter Lagar och andra krav Dokumentation av miljöledningssystem LUNCH 4.2 Miljöpolicy Miljömål Miljöledningsprogram 4.6 Ledningens genomgång Tillämpliga kravelement Tillämpliga kravelement Nödläge (Säkerhetschefen) Revisorerna sammanställer samt reservtid Avslutande möte. Redovisning av dagens revisionsresultat. Medverkande Revisor (Guide) Träff Representanter Göteborgs Universitet samt revisorer Miljöchef, Samordningsansv.GF, EO JM, Ev. Avd chefer, MSd/BJo MSd BJo BJo MSd/BJo MSd/BJo BJo (JM) MSd (EO) BJo (JM) Revisorer - MSd/BJo GF Samord ansv. Christina N. (JM, EO) Eddi O Jens M Ulf A Avd chef Christina N Maria K Gunilla D B + 1 pers JM? Miljöchef (EO, JM, UE) Rektor (IT, EO, JM, UE) Anders G Christine A. Sven Elof K Carina Ö Jan J Leif B EO, JM, UE

5 REVISIONSPLAN Sida: 2 (2) Utgåva:3 Datum: Göteborgs Universitet, GMV DAG 2 Typ av revision: Certifiering Revisionsdatum: /19 Tid Plats Aktivitet/Delkrav enligt SS-EN ISO Medverkande Revisor (Guide) Träff Avdelningen för lokaler och försörjning Tillämpliga kravelement BJo (JM) Ingemar T Ann-Katrin (BJ telefon) Marita S Gunilla S min min Avdelningen för konferens och service Avdelningen för information och omvärldskontakter Håkan N Tillämpliga kravelement MSd (EO) Inger W (Tid för resa till nästa avdelning) Lars-Göran Tillämpliga kravelement MSd (EO) Siv B B Magnus S LUNCH Avdelningen för ekonomistyrning Tillämpliga kravelement BJo (EO) Lars N + 1 pers Avdelningen för omvärldsanalys, planering och uppföljning Tillämpliga kravelement BJo (JM) Ingela L. Eva Sjuk? Vasaparken Revisionsgruppens överläggning och Konsistorierummet sammanställning Revisorer Ca kl Vasaparken Konsistorierummet Avslutande möte. Redovisning av revisionsresultat. Rekommendation om certifikat. Representanter Göteborgs Universitet samt revisorer GF Samord ansv. Miljöchef, EO, JM, Ev Avdelningschefer

6 Förklaring Förkortningar av Guider Funktion/avdelning Namn Förkort Miljörevisor SP Bengt Jonsson BJo Miljörevisor SP MSd Rektor universitet Gunnar Svedberg Rektor Miljöchef/Avdchef ALF/Ledningens Ingemar Thorén Ingemar T representant Miljösamordnare GU Eddi Omrcen Eddi O Miljösamordnare GU/GF Jens Mentzer Jens M Miljösamordnare Handels Ulf Ernstson Ulf E Intern Miljörevisor Ulf Andersson Ulf A Intern miljörevisor Lena Kindborg Chef Avdelningen för studentfrågor Anders Granberg Anders G Avdelningen för omvärldsanalys, Eva Darnell Eva D planering och uppföljning Avdelningen för omvärldsanalys, Ingela Loubier Ingela L planering och uppföljning Chef Avdelningen för personal och Christina Nordberg Christina N organisationsutveckling, Samordningsansvarig GF Ledarutbildning Avdelningen för Marie Lousie Bergsten Marie Lousie B personal och organisationsutveckling Chef Avdelningen för konferens och Inger Weijdling Inger W service Chef Avdelningen för lokaler och Ingemar Thorén Ingemar T försörjning Chef Avdelningen för ekonomistyrning Lars Nilsson Lars N Chef Avdelningen för Sven-Elof Kristenson Sven-Elof K informationsteknik Chef Avdelningen för information och Siv Bondenäs-Brink Siv B B omvärldskontakter Chef Rektorskansli Gunilla Dörner Buskas Gunilla D B Säkerhetsansvarig Leif Bouvin Leif B Byggchef Håkan Nilsson Håkan N TF upphandlingschef Ann-Katrin Berg Ann-Katrin B Lokalvårdschef Marita Svensson Marita S Avdelningen för konferens och service Lars-Göran Sandgren Lars-Göran S Avdelningen för personal och organisationsutveckling Maria Kantvik Maria K

7 Sammanställning över avvikelser Företag: GU, Rektor och Gemensamma förvaltning Revision: Certifiering Datum: Standard: SS-EN ISO 14001:1996 SS-EN ISO 14001: Avvikelserapport nr MSd MSd MSd MSd MSd MSd 3, MSd Summa 7 Notering nr: =

8 AVVIKELSERAPPORT Nr:MSd 1 Företag Datum GU, Rektor och Gemensamma förvaltning SS-EN ISO 9001: SS-EN ISO 14001: SS-EN ISO 9001: QS-9000: SS-EN ISO 9002: AFS 2001:1... Plats där avvikelsen konstaterades (avdelning, lokal, maskin, dokument eller liknande): Internrevision Beskrivning av avvikelsen: Enligt rutin för internrevision ska lagefterlevnaden kontrolleras i samband med internrevisionen. Detta framkommer inte av revisionsrapporten. Bedömning Notering Av företaget vidtagna korrigerande åtgärder (notering behöver ej besvaras):

9 AVVIKELSERAPPORT Nr:MSd 2 Företag Datum GU, Rektor och Gemensamma förvaltning SS-EN ISO 9001: SS-EN ISO 14001: SS-EN ISO 9001: QS-9000: SS-EN ISO 9002: AFS 2001:1... Plats där avvikelsen konstaterades (avdelning, lokal, maskin, dokument eller liknande): 4.3.2/ RD1 Beskrivning av avvikelsen: Enligt rutinen ska fakultetens identifiering av miljölagstiftningen och andra miljökrav ske med hjälp av det universitetsgemensamma registret. Dock saknas lokala krav som finns i andra kommuner än Göteborg, till exempel Mölndal och Strömstad. Vidare saknas hänvisning till kemikalierutinen från kraven i verksamhetsutövarens egenkontroll. Bedömning Notering Av företaget vidtagna korrigerande åtgärder (notering behöver ej besvaras):

10 AVVIKELSERAPPORT Nr:MSd 3 Företag Datum GU, Rektor och Gemensamma förvaltning SS-EN ISO 9001: SS-EN ISO 14001: SS-EN ISO 9001: QS-9000: SS-EN ISO 9002: AFS 2001:1... Plats där avvikelsen konstaterades (avdelning, lokal, maskin, dokument eller liknande): Beskrivning av avvikelsen: Rapportering av avvikelser från lokal nivå till central nivå går igenom miljösamordnarmöten som hålls var 6:e månad. Men där kan finnas avvikelser som behöver lyftas upp på en central nivå snabbt för att förhindra att liknande avvikelser, olyckor eller annat händer på andra delar inom universitetet. Bedömning Notering Av företaget vidtagna korrigerande åtgärder (notering behöver ej besvaras):

11 AVVIKELSERAPPORT Nr:MSd 4 Företag Datum GU, Rektor och Gemensamma förvaltning SS-EN ISO 9001: SS-EN ISO 14001: SS-EN ISO 9001: QS-9000: SS-EN ISO 9002: AFS 2001:1... Plats där avvikelsen konstaterades (avdelning, lokal, maskin, dokument eller liknande): Miljömål om 70% utbildningsnivå hos personalen Beskrivning av avvikelsen: Vid intervjuer framkom det att man hade svårt att bedöma hur stor andel av personalen fått utbildningen som anges i målet. Dels beroende på att man inte visste hur stor andel som gått på de kurser som arangerats och dels vad som räknades som miljöutbildning. Bedömning Notering Av företaget vidtagna korrigerande åtgärder (notering behöver ej besvaras):

12 AVVIKELSERAPPORT Nr:MSd 5 Företag Datum GU, Rektor och Gemensamma förvaltning SS-EN ISO 9001: SS-EN ISO 14001: SS-EN ISO 9001: QS-9000: SS-EN ISO 9002: AFS 2001:1... Plats där avvikelsen konstaterades (avdelning, lokal, maskin, dokument eller liknande): Beskrivning av avvikelsen: Enligt rutinen för avvikelser och korrigerande/förebyggande åtgärder sker avvikelserapporteringen enligt rutinen. Dock finns ett etablerat system för att rapportera avvikelser beträffande leverantörer. Detta är inte beskrivet i rutinen eller hänvisat till. Även inom byggnation finns ett etablerat system för avvikelsehantering. Bedömning Notering Av företaget vidtagna korrigerande åtgärder (notering behöver ej besvaras):

13 AVVIKELSERAPPORT Nr:MSd 6 Företag Datum GU, Rektor och Gemensamma förvaltning SS-EN ISO 9001: SS-EN ISO 14001: SS-EN ISO 9001: QS-9000: SS-EN ISO 9002: AFS 2001:1... Plats där avvikelsen konstaterades (avdelning, lokal, maskin, dokument eller liknande): Betydande miljöaspekter Beskrivning av avvikelsen: Ett antal aspekter har identifierats som betydande, men inte skälen till att just dessa betraktas som betydande. Bedömning Notering Av företaget vidtagna korrigerande åtgärder (notering behöver ej besvaras):

14 AVVIKELSERAPPORT Nr:MSd 7 Företag Datum GU, Rektor och Gemensamma förvaltning SS-EN ISO 9001: SS-EN ISO 14001: SS-EN ISO 9001: QS-9000: SS-EN ISO 9002: AFS 2001:1... Plats där avvikelsen konstaterades (avdelning, lokal, maskin, dokument eller liknande): Extern kommunikation Beskrivning av avvikelsen: Enligt rutinen är det miljöchefen som ansvarar för att relevanta synpunkter besvaras, men inte hur detta sker. Bedömning Notering Av företaget vidtagna korrigerande åtgärder (notering behöver ej besvaras):

15 Bilaga Fastighetsbeteckningar för certifierade enheter är: Vasagatan 33, Wallenstam: Lorensberg 50:1 Karl Gustavsgatan 12B/Erik Dahlbergsgatan 11A, Betlehemskyrkan: Vasastaden 6:7 Karl Gustavsgatan 29/Viktoriagatan 30, Brf Askungen 1: Vasastaden 14:2, 14:3 Vasaparken, Statens fastighetsverk: Lorensberg 706:12 Lyktan, Akademiska Hus: Änggården 718:138