Rapport från intern miljörevision

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Rapport från intern miljörevision"

Johanna Emma Axelsson
för 4 år sedan
Visningar:

1 Intern miljörevision 2015 på Universitetsförvaltningen, UF , Envima AB Rapport från intern miljörevision Universitetsförvaltningen

3 1 Information om revisionsbesöket 1.1 Datum och tid Plats Kungliga Tekniska högskolan 1.3 Revisor Göran Sjöblom, Envima AB Vintergatan 2, Sundbyberg E-post: Tel arb Mobil: Standard/kravdokument ISO 14001: Omfattning Revisionen omfattar verksamheten vid Universitetsförvaltningen, UF. 1.6 Intervjuade Anders Lundgren, Förvaltningschef Leif Svanblom, Miljöombud Britt-Louise Henriksson, Miljöråd och representant från UF:s miljögrupp Helena Liljeqvist, Inköpssamordnare vid UF Mathias Werner, Brandskyddsansvarig Heli Keskikastari, Inventerare Marie Brinck, Chef lokalservice 1.7 Syfte Syftet med revisionen var att kontrollera KTH:s miljöledningssystem vid UF. 2 Genomförande Under revisionen genomfördes planerade intervjuer på plats i KTH:s lokaler på Brinellvägen 8, våning 6, med de ovan nämnda personerna inom UF. Som förberedelser inför revisionstillfället så har flertalet rutiner på KTH:s Intranät granskats. Följande dokument har även granskats vid revisionstillfället: - Inköp och upphandling på universitetsförvaltningen. - Underlag för beslut om inköp av varor och tjänster genom direktupphandling till ett värde mellan kr inom Universitetsförvaltningen. - Rutin för ledningens genomgång av miljöledningssystemet på Universitetsförvaltningen, MR-UF- 028, version Rutin för miljöorganisation på KTH:s universitetsförvaltning. 1 (4)

4 3 Resultat Revisionen har resulterat i 1 st. avvikelser. En lista med avvikelser återfinns i Bilaga 1. Utöver denna avvikelse så har observerats vissa nedan angivna noteringar/förbättringsförslag som bör åtgärdas eller utredas för att undvika en avvikelse samt några goda exempel på hantering av aktiviteter i miljöledningsarbetet. 4 Kommentarer och observationer Organisation Det övergripande ansvaret för miljöledningssystemet ligger hos Förvaltningschef som delegerat vidare till KTH:s miljöchef. Lokalt ansvarar skolchefer och miljöombud för det systematiska miljöarbetet. Miljöombudet stödjer, samordnar och driver förvaltningens miljöarbete. UF:s miljöombud ingår även i KTH:s miljöombudsgrupp samt ingår i UF:s miljöråd (miljögrupp) tillsammans med förvaltningschef och utsedda chefer inom avdelningarna Lokalservice, IT-avdelningen, Miljö- och Byggnadsavdelningen, Travel manager samt Upphandlingsavdelningen. Uppföljning föregående externa- och interna revisioner inkl. lagefterlevnadsrevision Samtliga avvikelser från föregående revisioner är åtgärdade och avslutade. Vid föregående interna revision noterades att resepolicyn för KTH, Policy nr 4/08, inte uppfyllde gällande lagkrav (SFS 2009:1). Det har nu åtgärdats och samtidigt så har resepolicyn bytt namn till Reseriktlinje och redigerats innehållsmässigt. Vid revisionstillfället framkom, enligt uppgift från Lokalservice, ett behov av att planera för källsortering i samband med ny- och ombyggnad av KTH:s lokaler. Detta är ett förbättringsförslag som även finns med i föregående revisionsrapport. Ledningens genomgång I protokollet för ledningens genomgång framgår det inte med tydlighet om ledningen har gjort en utvärdering avseende miljöledningssystemets prestanda, det vill säga om ledningssystemet fortsatt är lämpligt, effektivt och verkningsfullt. Det saknas resultat från interna revisioner och hur avvikelserna från revisionerna har hanterats samt vilken erfarenhet ledningen drar av hanterade avvikelser, korrigerade och förebyggande åtgärder. Förslag på förbättrande åtgärd kan vara att tydliggöra i agendan för ledningens genomgång att rapporter från interna revisioner samt avvikelser som berör UF i det centrala avvikelsehanteringssystemet ska utvärderas vid detta forum. Utvärdering av att lagar och andra krav följs En utvärdering avseende lagefterlevnaden av den lagstiftning och andra krav som berör UF har genomförts den 20 april Enligt punkten 8 i agendan för ledningens genomgång ska resultatet från denna utvärdering belysas. Det var dock oklart vid revisionstillfället om det vid ledningens genomgång har beaktats resultaten från den genomförda lagefterlevnadsrevisionen. Förslag på förbättrande åtgärd är att mätning och uppföljning av verksamhetens lagefterlevnad ska hanteras vid ledningens genomgång. Lagar och andra krav UF:s laglista ska redigeras för att endast innehålla de lagar och andra krav som specifikt berör förvaltningen. Detta innebär att innehållet i laglistan ska vara relevant för organsiationen för att det ska vara möjligt att kunna avgöra hur kraven tillämpas på de miljöaspekter som förvaltningens aktiviteter ger upphov till. Se vidare avvikelse 1. i bilagan. 2 (4)

5 Transportdokument för farligt avfall Enligt avfallsförordningen (SFS 2011:927) ska den som överlämnar farligt avfall för vidare transport se till att det finns ett transportdokument. Transportdokumentet ska innehålla uppgifter om avfallsslag och avfallsmängd samt vem som är lämnare och vem som är mottagare. Transportdokumentet ska vara undertecknat av lämnaren. Vid revisionstillfället kunde inte påvisas att transportdokument upprättas och undertecknas av Lokalservice såsom lämnare. Ansvaret för lämnande av farligt avfall åligger endast UF i det fall farligt avfall uppstår i verksamheten. 5 Goda exempel Godkännande av leverantör utifrån KTH:s miljöaspekter och miljömål. Uppföljning sker av direktupphandlad samarbetspartner och slutsatser om leverantörens miljöpåverkan redovisas till miljöchef. Mätning sker också kontinuerligt av ramavtals- och andra avtalsleverantörer påverkan inom KTH:s miljöaspekter. Brandorganisation och övervakning av risk- och nödlägesberedskap. Kompetensnivån inom organisationen förefaller vara hög och i introduktionsutbildningen som alla anställda genomför ingår viss säkerhetsutbildning. Nödlägesberedskapen finns tydligt kommunicerat på KTH:s Intranät. Miljöledningssystemet är relativt omfattande och berör ett stort antal anställda samt enskilda skolor och andra intressenter. Beaktat vissa svårigheter att nå alla berörda med relevant information om miljöledningsarbetet så anses UF överlag ha en god intern och extern kommunikation som är tillgänglig via KTH:s Intranät. 6 Rekommendationer och slutsatser I detta revisionsuppdrag ingår att revidera UF:s arbete inom KTH:s miljöledningssystem. Det är ett system som i stora delar och funktioner styrs från KTH-centralt. I UF:s arbete ingår dock även, liksom hos samtliga skolor och KTH-centralt, att genomföra, utvärdera och följa upp sitt eget arbete inom miljöledningssystemet. Bland annat så genomförs en ledningens genomgång enligt de krav som stadgas i miljöledningsstandardens kapitel 4.6. Tecken finns på att detta medför otydliga roller inom miljöledningssystemet och ökad risk för att beslut och tillhörande åtgärder faller mellan stolarna. Detta blir särskilt tydligt vid implementeringen av riktlinjer i UF:s verksamhet som har beslutats vid forum för KTH centralt. En rekommendation är att inom miljöledningsarbetet genomföra en övergripande ledningens genomgång med representanter från KTH-centralt och UF samt eventuellt även från de enskilda skolorna. Genom detta förfarande så framgår med tydlighet vilken auktoritet som representerar ledningen och innehar rollen att utvärdera och bedöma miljöledningssystemets effektivitet och lämplighet. 6.1 Noteringar/förbättringsförslag Beakta behovet av att planera för källsortering i samband med ny- och ombyggnad av KTH:s lokaler inom UF. Dokumentera vilka kemiska produkter som byts ut mot mindre farliga utifrån risken att påverka hälsa och miljö. Inom verksamheten pågår kontinuerligt arbete med att utvärdera vilka kemikalier, främst städkemikalier, som ska användas och vilka som avses att bytas ut mot mindre farliga. Det lagstiftade kravet på att vidta substitution av kemikalier är uppfyllt men det föreslås att detta arbete dokumenteras på lämpligt sätt i verksamheten, se 2 kap. 4 miljöbalken (SFS 1998:808). 3 (4)

6 Fördjupad utbildning inom de områden som är kopplade till verksamhetens miljöaspekter, exempelvis miljölagstiftning, systematiskt brandskydd och hantering av kemikalier och avfall samt klimatfrågor relevanta för verksamheten. Vid ledningens genomgång bör uppföljning ske av de resultat som framkommer vid externa och interna revisioner inklusive utvärdering av hur verksamheten följer tillämpliga lagkrav samt andra krav som verksamheten berörs av. Utvärderingen ska tydligt dokumenteras, se skall-krav 4.5.1, 4.5.2, och i ISO Bilagor 1. Lista över avvikelser Bilaga 1: Lista över avvikelser Avvikelsenummer Kravelement Avvikelse Befintlig lagförteckning för UF kan revideras för att skapa en relevant förteckning bestående av endast den miljölagstiftning och andra krav som direkt berör UF och som är kopplade till de miljöaspekter som har samband med verksamheten. 4 (4)

Relevanta dokument

4.5 Uppföljning Intern revision Dokumentnr: Dokumenttyp: Diarienr: Bilagor: Sidor: Rxx (löpnr) Revisionsrapport F 8 80/07 5 6

4.5 Uppföljning Intern revision Dokumentnr: Dokumenttyp: Diarienr: Bilagor: Sidor: Rxx (löpnr) Revisionsrapport F 8 80/07 5 6 MILJÖHANDBOKEN Grundelement: Element: 4.5 Uppföljning 4.5.5 Intern revision Dokumentnr: Dokumenttyp: Diarienr: Bilagor: Sidor: 4.5.5.Rxx (löpnr) Revisionsrapport F 8 80/07 5 6 Upprättad av: Mottagen av: