4.5 Uppföljning Intern revision Dokumentnr: Dokumenttyp: Diarienr: Bilagor: Sidor: R32 Revisionsrapport F 8 80/06 3 7

Transkript

1 ILJÖHANDBOKEN Grundelement: Element: 4.5 Uppföljning Intern revision Dokumentnr: Dokumenttyp: Diarienr: Bilagor: Sidor: R32 Revisionsrapport F 8 80/ Upprättad av: ottagen av: Datum för överlämnande Revisionsledaren Förvaltningschef Intern miljörevision av Ledningen, Gemensamma förvaltningen, UFL och NC Tid: Plats: Göteborg och Partille Revisionsledare: Ulf P Andersson Revisor: Lena Kindborg Standard/kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, EAS samt tillämplig miljölagstiftning Omfattning iljöledningssystemet omfattar verksamheten inom Gemensamma förvaltningen, UFL och NC som i finns vid följande lokaler: Vasaparken Karl Gustavsg. 12b, Erik Dahlbergsg. 11 b Vasagatan 33 edicinaregatan 20 Karl Gustavsgatan 29 Föreningsgatan 20 Vera Sandbergs Allé 5 A Ledning, Rektors kansli, Externa relationer m fl Fastighetsavdelningen m fl Ekonomiavdelningen, IT-avdelningen, Upphandlingsenheten, Personalavdelningen, Planeringsavdelningen samt Internrevisionen Konferens- och serviceavdelningen Studentavdelningen Utbildnings/forskningsnämnden för lärarutbildning, UFL Nationellt Centrum för matematikutbildning, NC Syfte Syftet med denna interna miljörevision är att utvärdera om miljöledningssystem för dessa enheter överensstämmer med kraven i ISO 14001, har införts och efterlevs inom organisationen samt avgöra om system och verksamhet uppfyller tillämplig miljölagsstiftning, krav enligt universitetets miljöhandbok och andra krav. Genomförande Revisorerna har granskat den översända dokumentationen och genomfört intervjuer med rektor, förvaltningschef, dekanus (UFL), föreståndare (NC), miljöchef, miljösamordnare och miljörepresentanter, fastighetsförvaltare, lokalintendent samt några övriga anställda. Platsbesök genomfördes på;

2 Revisionsrapport Sid 2 (7) Ledningen, Gemensamma förvaltningen, UFL och NC Jonsereds herrgård i Partille som hyrs av universitetet och finns under Konferens och service. Ågrenska villan, Högåsplatsen 2, som ägs av universitetet och finns under Konferens och service. Fastighetsavdelningen, Karl Gustavsgatan 12b Vasaparken UFL, Föreningsgatan 20 NC, Vera Sandbergs Allé 5 A Revisionsresultat Revisionen har resulterat i ett antal större och mindre avvikelser samt noteringar enligt nedan: Antal större avvikelser 0 Antal mindre avvikelser 10 Antal noteringar 15 En lista med alla avvikelser återfinns i bilaga 1. En lista med alla noteringar återfinns i bilaga 2. En sammanställning som visar fördelningen av avvikelserna och noteringar samt vilka kravelement som reviderats återfinns i bilaga 3. I revisionsrapporten används endast rubriker på kravelement enligt miljöstandarden ISO Den fullständiga texten återfinns på sidan I vissa fall hänvisas även till kraven i EAS (Europaparlamentets förordning om frivilligt deltagande för organisationer i gemenskapens miljölednings- och miljörevisionsordning). Denna text återfinns på sidan Denna revisionsrapport finns i två original. Ett original arkiveras av fakulteten (motsv). Det andra originalet skickas till registrator vid universitetet genom revisionsledarens försorg. Revisionsledaren översänder till miljöchefen en kopia, som delges rektor vid ledningens genomgång. Revisionsrapporten kommer även att finnas tillgänglig inom universitetets gemensamma miljöhandbok som ett redovisande dokument. Kommentarer Vid besöket på Jonsereds herrgård kunde vi konstatera att det finns flera miljöåtgärder kvar att göra. an har gjort mögelutredning och sanerat källaren från mögel. Det är fortfarande så mycket mögel i källaren att vi hade svårt att vistas där under revisionen. Ett antal fuktskador håller på att repareras inför slutbesiktningen i september. Huset värms idag med en oljepanna som drar till synes orimligt stora mängder olja. an håller på att installera bergvärme för att minska energiförbrukningen. Bergvärmen kommer preliminärt att få en effekt på 40 kw. an bör här notera att anmälningsplikt råder enligt förordningen om miljöfarlig verksamhet för bergvärme med en större effekt än 100 kw. Årshyran är 3,56 kr eller 3100 kr/kvm och år, vilket gör dessa till en av de dyraste lokaler universitetet har. Vidare diskuterades den transport av färdiglagad mat som genomförs från Wallenbergs konferenscentrum i Göteborg till Jonsereds herrgård. Det finns ett kök i herrgården som bara är serveringskök medan den lagade maten kommer från annat håll. Det finns en fettavskiljare i avloppet från köket som vid revisionstillfället inte verkar vara slutbesiktigad av kommunen. Oklart vem som har ansvaret för kontakten med kommunen i detta fall. Vi besöket på Ågrenska villan kunde vi konstatera att värmesystemet stod på trots att det var ganska varmt och resulterade i en innertemperatur på ca 22 grader. Vid diskussion med

3 Revisionsrapport Sid 3 (7) Ledningen, Gemensamma förvaltningen, UFL och NC personalen visade det sig att de inte själva kunde reglera detta utan att universitetet upphandlat ett serviceföretag för detta. Eftersom företaget inte var på plats varje dag blev det förseningar i regleringen. I akuta fall kunde man tillkalla företaget. Vi diskuterade handikappanpassningen av lokalerna, med tanke på alla trappor. Det visade sig att en handikappad person inte kan nå alla delar. Vi lämnade den frågan till det fortsatta arbetsmiljöarbetet. Vidare diskuterades om det fanns någon fettavskiljare på avloppet och om det överhuvudtaget behövdes. Vid diskussionen med fastighetsavdelningen framkom att universitetet har en uthyrningsverksamhet av gästforskarbostäder. Det är här oklart om universitetet därmed har någon anmälningsplikt för hotell/pensionat. Vid ombyggnader anlitas alltid en miljökonsult för att göra ett miljöprogram. Oklart om detta miljöprogram bara berör själva arbetet vid ombyggnaden, t ex källsortering, transporter, eller om den också berör miljökrav för själva fastigheten. Oklart om miljöplanen överhuvudtaget delges den kommande fastighetsbrukaren. Gemensamma förvaltningen talar i sitt miljöledningssystem om lokalintendenter. Oklart om detta blir en anställningstitel eller ett uppdrag och vad detta uppdrag innebär. Vid besöket på UFL kunde vi notera att de tänkt mycket på hur moment med hållbar utveckling skulle komma in i lärarutbildningarna. Här fungerar lärarutbildningen som ett föredöme, med en särskild kurs, som lagts in i alla programmen. Den nya miljöpolicyn var ej spridd och anslagen. an hade ett byte av miljörepresentant. Diskussioner fördes också hur denna miljörepresentant skulle få information och en dialog med andra som arbetade med miljöfrågor. Här fanns ett önskemål om att eventuellt ingå i gemensamma förvaltningens miljöråd. Bland annat ville man ha en samverkan vad beträffar källsortering och avfall. Vi hade vidare vissa diskussioner kring brandskydd och utrymningsplaner, som vi lämnar åt det systematiska arbetsmiljöarbetet. Vid besöket på NC kunde vi konstatera att de redan gör en stor miljöinsats genom att sprida information genom tidskriften Nämnaren, som går ut till de flesta skolor i landet. Nämnaren har matematik som huvudtema, men man tar numer gärna exempel från miljöfrågor. Oklarheter råder här hur det källsorterade avfallet skall hanteras, eftersom den lokal man tidigare lämnat fraktionerna i numer är stängd. Inom NC hade man haft en utredning om ett höj och sänkbart skrivbord som visade att det fanns en strålning från underredet. Rapporten från Previa var inte klar vid revisionen, men kan vara intressant för framtida inköpskrav då det gäller bord av denna sort. En granskning har även skett av lagefterlevnad, men inga avvikelser har här noterats. Rekommendationer En energiinventering bör göras av Jonsereds herrgård. Det finns i dagsläget även statliga bidrag man kan söka för detta. Vid Jonsereds herrgård fanns vid revisionen fortfarande omfattande mögellukt i källaren. Här bör eventuellt ytterligare åtgärder vidtas. Vi kunde vid besöket på Jonsereds herrgård konstatera att det fanns oklarheter i vilka uppgifter som fastighetsavdelningen vid universitetet har och vilka uppgifter som brukaren av fastigheten har då det gäller miljö, i detta fall vad gäller fettavskiljare i avloppet. Vi rekommenderar därför att fastighetsavdelningen gör en P, som beskriver vilka åtgärder

4 Revisionsrapport Sid 4 (7) Ledningen, Gemensamma förvaltningen, UFL och NC som brukaren skall vidta, så att inga frågor faller mellan stolarna. Denna P borde också finnas med som bilaga då vi hyr ut till externa restauratörer. På Ågrenska villan bör man fundera på att införa en värmereglering som personalen kan ändra på plats. Fastighetsavdelningen bör genom kontakt med miljöförvaltningen reda ut om universitetet är anmälningspliktigt för de gästforskarbostäder man hyr ut, alternativt skicka denna uppgift till Konferens och service. UFL och NC finns direkt under rektor men är relativt små enheter när det gäller att driva ett miljöarbete. De bör därför samarbeta med andra inom detta område. an kan tänka sig att miljörepresentanten på UFL får vara med som adjungerad i GF:s miljöråd och att miljörepresentanten på NC samverkar med GV, då dessa organisationer finns i samma fastighet. Överlämnat av: Ulf P Andersson Revisionsledare tel: e-post ulf.andersson@gmv.gu.se ottaget av: Per-Olof Rehnquist Förvaltningschef tel e-post P-O.Rehnquist@adm.gu.se

5 Revisionsrapport Sid 5 (7) Ledningen, Gemensamma förvaltningen, UFL och NC BILAGA 1 Lista över avvikelser (Typ: S = Större avvikelse, = indre avvikelse) Nr Delkrav Avvikelse Typ iljöpolicy. Gammal miljöpolicy anslagen eller ej anslagit/kommunicerat ny miljöpolicy (NC, UFL, Ågrenska, Jonsered) (4.4.4) Inaktuella uppgifter om GFs miljösamordnare. iljösamordnarens roll i organisationsbeskrivningen är otydlig iljöhandboken på nätet ej uppdaterad. Länkar/dokument saknas efter byte till webbverktyget InfoGlue. (NC, UFL och GF) (NC) Rutin för avfall inaktuell. Avfallsrum för vissa fraktioner befanns vara stängt och ur bruk (Chalmers fastigheter). Oklart om vilket avfallsrum som ersätter I Jonsereds herrgård finns, trots sanering, ett påtagligt mögelproblem i källaren, som gör att vissa känsliga personer inte kommer att kunna vistas där. Ytterst olyckligt att det område där man behållit det gamla golvet är en garderob, vilket gör att mögelsporerna kommer att spridas vidare med de kläder som hängs upp där I Jonsereds herrgård finns en brunn i pannrummet. Oljetanken (6 kubikmeter) saknar invallning vilket medför att det finns risk för läckage direkt i avloppet Utrymningsplaner saknas på Jonsereds herrgård Oklarheter vad gäller ansvar mellan fastighetsavdelningen och fastighetsbrukaren finns i ett övergångsskede då fastigheten skall tas i bruk Oklart om universitetet har en anmälningsplikt till miljöförvaltningen om hotell/pensionat för sin uthyrning av gästforskarbostäder (NC) iljöredovisningen inte spridd inom organisationen

6 Revisionsrapport Sid 6 (7) Ledningen, Gemensamma förvaltningen, UFL och NC BILAGA 2 Lista över noteringar Nr Delkrav Noteringar Glapp i informationen mellan nivåerna vad gäller miljöfrågor, t ex iljöenheten/ufl, Fastighetsavd/fakulteterna, GF miljömål och fakultets/institutionsmiljömål Bil som skall skrotas parkerad på gården på Ågrenska ögellukten i källaren i Jonsered herrgård Intressanta uppgifter om strålning från höj/sänkbara skrivbord efter mätning av Previa. Rapporten ej klar ännu. Även rapport om luftkvalitet väntas (NC) Vid projekteringen av Jonsereds herrgård fanns en budget som man överskridit. Oklart om det finns ett rektors eller styrelsebeslut som stödjer den totala utgiften Till Jonsereds herrgård transporteras idag den lagade maten från Wallenbergs Konferenscentrum, edicinaregatan 20, i Göteborg. Detta förefaller att vara en lång transport för färdiglagad mat. Lokala restauratörer finns Orimligt stor oljeförbrukning i Jonsereds herrgård. Enligt uppgift fylls tanken med 4-5 kubikmeter en gång per månad Vid Jonsereds herrgård städar bolaget Visab. Oklart om finns avtal med detta bolag. Samma bolag verkar användas av Konferens och service för att städa gästforskarbostäder På Jonsereds herrgård kan man fundera om det inte skulle serveras KRAV/rättvisemärkt kaffe. Se information sidan På Jonsereds herrgård installeras just nu bergvärme. Oklart om uttagen effekt är mer än 100 kw. I så fall är anläggningen anmälningspliktig till miljöförvaltningen På Jonsereds herrgård installeras just nu bergvärme. Det finns statsbidrag att söka för att täcka en del av kostnaderna för omställning från olja till förnyelsebara energikällor Oklart om det behövs en fettavskiljare i avloppet på Ågrenska villan med tanke på vad som serveras där Ågrenska villan har en egen vinkällare. an skulle kunna tänka sig att lansera några ekologiska viner här Länkar till webbplats för nödläge saknas i vissa fall. Oklart om återsamlingsplats finns för NC Byte av system till bergvärme i Jonsered och fjärrvärme till Ågrenska bör ge bättre kontroll och minskad energiförbrukning. indre justeringar av värmesystemens inställningar bör kunna göras av personal på plats, ej fastighetsskötselbolag (Ågrenska).

7 Revisionsrapport Sid 7 (7) Ledningen, Gemensamma förvaltningen, UFL och NC BILAGA 3 Sammanställning av avvikelser och noteringar Kravelement enligt ISO14001 Större avvikelse indre avvikelse Notering Reviderat 4.1 Generella krav 4.2 iljöpolicy JA iljöaspekter Lagar och andra krav Övergripande mål, detaljerade mål och handlingsplaner Resurser, roller, ansvar och befogenheter Kompetens, utbildning och medvetenhet JA Kommunikation JA Dokumentation JA Dokumentstyrning Verksamhetsstyrning JA Beredskap och agerande vid nödlägen JA Övervakning och mätning JA Utvärdering av att lagar och andra krav följs Avvikelser, korrigerande och förebyggande åtgärder Redovisande dokument Intern revision 4.6 Ledningens genomgång Totalt