Granskning av likställighetsprincipen avseende föreningsstöd och evenemangsbidrag

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av likställighetsprincipen avseende föreningsstöd och evenemangsbidrag Katrineholms kommun Februari 2010 Christina Norrgård

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning och rekommendationer Inledning Bakgrund Uppdrag och revisionsfråga Metod Avgränsning Granskningsresultat Kultur- och turismnämnden Kommentarer Socialnämnden Kommentarer Service- och tekniknämnden/vård- och omsorgsnämnden Kommentarer Kommunstyrelsen Kommentarer...9 Bilaga...10

3 1 Sammanfattande bedömning och rekommendationer De förtroendevalda revisorerna i Katrineholms kommun har gett Komrev inom PricewaterhouseCoopers i uppdrag att granska likställighet i handläggning och beslutsfattande enligt kommunallagen 2:2. Granskningen avser kommunstyrelsen, kultur- och turismnämnden, socialnämnden, vård- och omsorgsnämnden samt service- och tekniknämnden. Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Säkerställer nämnderna/styrelsen att principen om likställighet råder i handläggning och beslutsfattande? Samtliga granskade nämnder har fastställda regler för föreningsstöd/arrangemangsbidrag, med undantag för kommunstyrelsen. Det saknas även regler för stöd till samlingslokaler. De fastställda reglerna är aktuella och revideras återkommande efter uppkomna behov och handläggning av de olika föreningarnas ansökningar flyttas mellan de nämnderna då regelverket förändras. Kommunstyrelsen har under 2009 beviljat 17 ansökningar om föreningsstöd/arrangemangsbidrag. Granskningens resultat visar att de genomgångna besluten inte faller utanför kommunallagens regler om likställighet. Vi bedömer dock att det finns behov att i vissa fall tydliggöra medborgarperspektivet eller den kommunala nyttan av arrangemanget. Detta för att säkerställa att principen om likställighet råder samt att det inte handlar om understödjande av enskild. Vi bedömer att det även skulle underlätta att ha nedskrivna riktlinjer för kommunstyrelsens kriterier för att bevilja bidrag. Vi förstår samtidigt att det alltid kommer att finnas behov av flexibilitet för aktiviteter som faller mellan stolarna och som ändå med stöd i kommunallagens regler kan få bidrag. Förslagsvis tas dessa riktlinjer fram i samverkan med övriga nämnder som hanterar föreningsbidrag/arrangemangsbidrag. Detta för att säkerställa enhetlighet i bedömning och beslut inom kommunen. Rekommendationer Kommunstyrelsen tar fram någon form av riktlinje med generella kriterier för hur styrelsen ska kunna bevilja bidrag/ekonomiskt stöd till olika arrangemang. Kommunstyrelsen tydliggör i beslut eller handläggning, alternativt ställer krav på detta i ansökan från föreningarna, för att påvisa att arrangemang som beviljats stöd 3

4 är öppna för allmänheten eller på vilket sätt kommunen gynnas av att arrangemanget genomförs. Kultur- och turismnämnden bör låta kommunfullmäktige fatta beslut om de nya reglerna för föreningsbidrag. Service- och tekniknämnden säkerställer att regler för stöd till samlingslokaler tas fram. 2 Inledning 2.1 Bakgrund I kommunallagen 2:2 anges kommuner och landsting skall behandla sina medlemmar lika, om det inte finns sakliga skäl för något annat. Paragrafen ger uttryck åt den så kallade likställighetsprincipen. Detta innebär att det inte är tillåtet för kommuner eller landsting att särbehandla vissa kommunmedlemmar eller grupper av kommunmedlemmar på annat än objektiv grund. För att en kommun ska kunna behandla sina medlemmar olika krävs att beslutet om detta grundar sig på sakliga överväganden eller på rationella hänsyn. Något godtycke får alltså inte förekomma. Parallellt med denna lagstiftning ställer medborgare, företagare och föreningar med flera krav på kommunen gällande flexibilitet och tjänstvillighet. 2.2 Uppdrag och revisionsfråga De förtroendevalda revisorerna i Katrineholms kommun har gett Komrev inom PricewaterhouseCoopers i uppdrag att granska likställighet i handläggning och beslutsfattande enligt kommunallagen 2:2. Granskningen ska besvara följande revisionsfråga. Säkerställer nämnderna/styrelsen att principen om likställighet råder i handläggning och beslutsfattande? Kontrollmål: Finns regler för föreningsstöd och tillämpas dessa? Finns regler för evenemangsbidrag och tillämpas dessa? 4

5 Sker bidragsgivning i andra former (ex efter uppkomna behov under verksamhetsåret) utan att de ev. fastställda rutinerna används i handläggningen? 2.3 Metod Granskningen har genomförts genom intervjuer med handläggare inom respektive förvaltning samt med kommunstyrelsens ordförande. Beslut angående föreningsbidrag/evenemangsbidrag samt protokoll har granskats samt för området relevanta styrdokument. Granskningen avser beslut som fattats under år Avgränsning Granskningen är avgränsad till kommunstyrelsen, kultur- och turismnämnden, socialnämnden, vård- och omsorgsnämnden samt service- och tekniknämnden. 3 Granskningsresultat 3.1 Kultur- och turismnämnden Kultur- och turismnämnden beslutade att omfördela nämndens föreningsbidrag och därmed revidera reglerna. Bakgrunden till omfördelningen var att separera de stora föreningarnas årliga ansökningar om stöd från de övriga föreningarna. Reglerna upplevs som tydliga av förvaltningen. De större föreningarna kan nu istället för föreningsbidrag ansöka om så kallat kulturstöd till sina verksamheter. Detta har enligt uppgift mottagits positivt av de stora föreningarna som lättare kan planera sin verksamhet. Kriterier för dessa föreningar är beslutade av nämnden och innebär att föreningarnas verksamheter ska vara långsiktiga kulturella med starkt utåtriktad verksamhet som vänder sig till en bred allmänhet eller till målgrupper som nämnden prioriterar. Idag utgår kulturstöd till fyra kulturföreningar och två invandrarföreningar. Alla föreningar har givetvis möjlighet att ansöka om kulturstöd. Då nämnden inte kan bevilja ytterligare bidrag mot bakgrund av nämndens ekonomi händer det att föreningar går vidare till kommunstyrelsen med sin ansökan. För att möjliggöra och säkerställa att merparten av beslut angående föreningsbidrag hanteras av nämnden kommer det från år 2010 utgå medel till nämnden för att även hantera föreningarnas hyror. Beslut om föreningsbidrag tas av handläggare i enlighet med reglerna och anmäls sedan till nämnden som delegationsbeslut vid nämndens februarisammanträde. Oftast beviljas 5

6 inte hela summan som föreningen ansöker om. Bedömningen grundas på antal medlemmar, hur stor utåtriktad verksamhet som bedrivs. För år 2009 ansökte knappt 30 föreningar om grundbidrag, ca kr vardera. Ett par avslag på ansökningar gjordes, främst med bakgrund i att arrangemanget inte var öppet för allmänheten eller då de ansökt hos fel nämnd. Svårbedömda ärenden kan lyftas upp till nämnden för beslut. Handläggaren träffar inte alla föreningar men utgör ett stöd för föreningarna att vända sig till med frågor om ansökningar. Utöver föreningsbidrag finns det möjlighet att ansöka om arrangemangsgaranti upp till 20 tkr 1. Intäkter till arrangemanget kan komma att täcka upp delar av denna garanti. Sedan föreningsbidragsreglerna reviderades har fler arrangemangsgarantier kunnat betalas ut och till en större spridning av arrangemang. Detta har kunnat göras trots att samma medel funnits tillgängligt att fördela. En av nämnden prioriterad målgrupp är barn och ungdomar. Ungdomar mellan år kan med en förenklad hantering ansöka om bidrag/stipendium för ungdomskulturarrangemang eller projekt utan att tillhöra en förening Kommentarer Tidigare regler för föreningsbidrag har beslutats och reviderats av fullmäktige. Den senaste revideringen har nämnden själv beslutat om. Nämnden bör försäkra sig om att även de nu gällande reglerna är antagna enligt kommunens regler för vilka beslut som ska tas i fullmäktige och vilka som kan beslutas på nämndnivå. En generell regel brukar vara att mindre revideringar kan skötas på nämndnivå, medan stora ändringar ska lyftas till det högsta beslutande organet. Då tidigare regler är antagna av fullmäktige, liksom de övriga nämndernas regler, menar vi att även kultur- och turismnämnden skulle ha låtit frågan gå vidare till fullmäktige för beslut. Reglerna säkerställer en objektiv handläggning och utgör ett tydligt regelverk för föreningsbidrag. Revideringen av reglerna visar på en anpassning till rådande verklighet och är därmed ändamålsenliga. Vi konstaterar att fastställda regler tillämpas. Vi bedömer att det är positivt att nämnden får möjlighet att hantera utökade delar av föreningsstödet med 1 samt högst 50 % av beräknad kostnad för arrangemanget 6

7 bakgrund i att föreningsstöd främst ska hanteras av nämnderna enligt uppgiftsfördelningarna i reglementen. 3.2 Socialnämnden Socialnämndens regler för föreningsbidrag reviderades under 2009 och beslutades av fullmäktige Reglerna upplevs som tydliga av förvaltningen. För 2009 beviljades 9 föreningar bidrag, inget avslag gjordes. I de fall föreningar nekas bidrag hänvisas de till andra nämnder som hanterar föreningsbidrag för aktuell verksamhet eller till kommunstyrelsen om ansökan inkommer efter att föreningsbidragen redan fördelats. Föreningarna fick under 2009 dela på 652 tkr. Tre av föreningarna fick ett tilläggsanslag under året. Det finns utrymme för tilläggsanslag då en del av nämndens budgeterade medel för föreningsbidrag inte fördelas då det årliga beslutet om föreningsbidrag tas av nämnden. Föreningarna kallas till ett möte med av nämnden utsedda ledamöter samt två tjänstemän. Dessa tar sedan fram ett förslag till beslut. Nämnden fattar vanligtvis beslut om bidrag vid årets sista sammanträde. Föreningarna ansöker som regel om ett högre bidrag än vad nämnden beviljar. Nämnden utgår ofta från storleken på bidraget från föregående år samt medlemsantal och verksamhet Kommentarer Samtliga bidrag till föreningar, med undantag för tilläggsbidrag, hanteras vid ett tillfälle av nämnden. Det är i stort sett samma föreningar som återkommer årligen. Vi konstaterar att fastställda regler tillämpas. Reglerna säkerställer en objektiv handläggning och utgör ett tydligt regelverk för föreningsbidrag och förstärks ytterligare av att det är en grupp bestående av både förtroendevalda och tjänstemän som tar fram ett förslag till beslut. 3.3 Service- och tekniknämnden/vård- och omsorgsnämnden Service- och teknikförvaltningen hanterar handläggningen av föreningsbidrag för vårdoch omsorgsnämnden samt för ungdomsföreningar (ej kultur). 7

8 Vård- och omsorgsnämndens regler för föreningsbidrag antogs av fullmäktige Reglerna upplevs som tydliga av service- och teknikförvaltningen. Föreningar som nämnden beviljar ansökningar från är pensionärsföreningar och handikappföreningar. Ett förslag till beslut tas fram av nämndens presidium tillsammans med en tjänsteman på vård- och omsorgsförvaltningen respektive service- och teknikförvaltningen. Pensionärsföreningarna får bidrag baserat på antal medlemmar samt föreningens kapital. Handikappföreningarnas bidrag är inte medlemsbaserat då detta kan variera mycket beroende vilket funktionshinder det handlar om. Nya föreningar kan beviljas ett extrastöd. Det förekommer inte att bidrag ges under verksamhetsåret utöver att de fastställda reglerna tillämpas. Bestämmelser för kommunala bidrag till ungdomsorganisationernas lokala verksamhet har senast reviderats av fullmäktige Reglerna upplevs som tydliga av service- och teknikförvaltningen. Bidrag utgår i olika delar där aktivitets-, hyres-, ledarutbildnings- och driftsbidrag beslutas på delegation av tjänsteman vid service- och teknikförvaltningen och anläggningsstöd, inventarier etc. beslutas av nämnden. Aktivitetsbidraget grundas på antalet aktiviteter samt deltagare. Denna del revideras för närvarande i syfte att förhindra att reglerna främjar att påhittade grupper konstrueras som föreningarna sedan får bidrag för. Medel budgeterade för hyresbidrag och ledarutbildningsbidrag brukar vanligtvis inte vara förbrukade vid årsskiftet. En del av anläggningsstödet fördelas inte ut vid nämndsbeslutet i februari/mars utan sparas för behov under året. Service- och tekniknämnden ansvarar även för bidrag till samlingssalar. Bidraget avser både drift och inventarier. Det finns inget reglemente för detta bidrag men innan bidraget betalas ut stämmer ansvarig tjänsteman av detta med nämndens ordförande Kommentarer Reglerna avseende vård- och omsorgsnämnden säkerställer en objektiv handläggning och utgör ett tydligt regelverk för föreningsbidrag och förstärks ytterligare av att det är en grupp bestående av både förtroendevalda och tjänstemän som tar fram ett förslag till beslut. Reglerna ger även utrymme för viss flexibilitet mellan exempelvis handikappföreningarnas olika bidrag och möter föreningarnas olika behov. Reglerna för ungdomsorganisationernas lokala verksamhet efterlevs och revideras för närvarande för att mer explicit spegla föreningarnas genomförda aktiviteter och hur stort bidrag de kan erhålla. Vi konstaterar att fastställda regler tillämpas men saknar samtidigt regler för stöd till samlingssalar. 8

9 3.4 Kommunstyrelsen Under 2009 fattades 18 beslut på delegation av kommunstyrelsens ordförande om arrangemangsbidrag till diverse aktiviteter och föreningar. Ett beslut var att avslå en ansökan om bidrag. Storleken på de utbetalade bidragen varierade från 2 tkr till drygt 48 tkr. Totalt uppgick bidragen till knappt 300 tkr. Det finns inga fastställda riktlinjer/regler för vilka arrangemang som får bidrag, detta bedöms från fall till fall. Likaså bedöms rimligheten i de ansökta summorna från fall till fall. Utgångspunkten är enligt kommunstyrelsens ordförande att det ska vara bra för Katrineholm eller bra marknadsföring. Dessa bidrag ska fånga upp de arrangemang som faller utanför nämndernas regelverk samt efter föreningarnas uppkomna behov under året eller arrangemang som uppkommit utan alltför lång framförhållning. De ärenden som kommunstyrelsen behandlar ska vara så få som möjligt. Behov anses alltid komma att finnas av att kommunstyrelsen hanterar vissa ansökningar och därmed också krav på flexibilitet från kommunens sida. Ett beslut om arrangemangsbidrag på 5 tkr överklagades under året till länsrätten av en kommunmedborgare som ansåg att beslutet avsåg en fest för enskilda. Länsrätten avslog överklagandet och hänvisade till kommunens yttrande om att bidraget utgick till en förening samt en aktivitet som var öppen för allmänheten Kommentarer Det genomgångna delegationsbesluten från 2009 förefaller inte falla utanför kommunallagens regler om likställighet. Det framgår dock inte alltid tydligt om arrangemangen är öppna för allmänheten eller på vilket sätt kommunen gynnas av att arrangemanget genomförs. För att förekomma återkommande överklaganden som är kostsamma för kommunen avseende extra tid för handläggning bör detta tydliggöras i besluten alternativt i handläggningsprocessen. Vi bedömer att det även skulle underlätta att ha nedskrivna riktlinjer för kriterier för att dessa typer av arrangemang ska beviljas bidrag. Vi förstår samtidigt att det alltid kommer att finnas behov av flexibilitet för aktiviteter som faller mellan stolarna och som ändå med stöd i kommunallagens regler kan få bidrag. Förslagsvis tas dessa riktlinjer fram i samverkan med övriga nämnder som hanterar föreningsbidrag/arrangemangsbidrag. Detta för att säkerställa enhetlighet i bedömning och beslut inom kommunen. 9

10 Bilaga Beviljade föreningsbidrag och arrangemangsbidrag 2009 Kultur- och turismnämnden tkr Särskilt kulturstöd Grundbidrag 94 Arrangemangsgaranti 261 Snabba stålar 60 Projektbidrag 353 Totalt Socialnämnden tkr Föreningsbidrag 652 Vård- och omsorgsnämnden tkr Pensionärsföreningar 70 Handikappföreningar 63 Totalt 133 Service- och tekniknämnden tkr Aktivitetsbidrag Hyresbidrag 164 Driftbidrag Ledarutbildningsbidrag 63 Anläggningsstöd 410 Samlingssalar 106 Totalt Kommunstyrelsen tkr Arrangemangsbidrag/föreningsstöd 299 SAMTLIGA NÄMNDER & STYRELSE 10