Olofströms kommun. Granskning av hanteringen av allmänna handlingar. Revisionsrapport. KPMG AB 9 juni 2009 Fredrik Ottosson

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Olofströms kommun. Granskning av hanteringen av allmänna handlingar. Revisionsrapport. KPMG AB 9 juni 2009 Fredrik Ottosson"

Transkript

1 Granskning av hanteringen av allmänna handlingar Revisionsrapport KPMG AB 9 juni 2009 Fredrik Ottosson

2 Innehåll 1. Bakgrund 1 2. Syfte, frågeställningar och metod 1 3. Regler som styr hanteringen av allmänna handlingar Posthantering och ärenderegistrering Arkivvård 3 4. Iakttagelser från stickprover och intervjuer Den centrala arkivvården i kommunen Kommunövergripande stöd i arbetet Kommunstyrelsens diarium Posthantering Diarieföring Arkivering Utlämnande av allmänna handlingar Kommentarer Byggnadsnämndens diarium Posthantering Diarieföring Utlämnande av allmänna handlingar Arkivering Kommentarer Utbildningsnämndens och kultur- och fritidsnämndens gemensamma diarium Posthantering Diarieföring Arkivering Utlämnande av allmänna handlingar Kommentarer Socialnämndens diarium Posthantering Diarieföring Utlämnande av allmänna handlingar Arkivering Kommentarer Sammanfattade kommentarer 12

3 1. Bakgrund Ett av de viktigaste uttrycken för offentlighetsprincipen är rättigheten för alla svenska medborgare att ta del av en myndighets allmänna handlingar. Enligt tryckfrihetsförordningens 2 kap. 1 är handlingsoffentligheten avsedd att säkerställa ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning. Ett av syftena med en myndighets registrering av allmänna handlingar är att underlätta för medborgarna att tillämpa offentlighetsprincipen. Det grundläggande regelverket för hantering av myndighets handlingar utgörs av tryckfrihetsförordningen och sekretesslagens regler om allmänna handlingar. Där återfinns huvuddelen av regelverket för ärenderegistreringen. Därutöver finns också bestämmelser om registrering i arkivlagen. Även om grunderna för registrering regleras i lagstiftningen, är det till stor del myndighetens eget ansvar att skapa rutiner. Rutiner som uppfyller lagens krav, som är väl förankrade i verksamheten och som alla inom myndigheten känner till, skapar förutsättningar för en funktionell och effektiv ärenderegistrering. Med en fungerande ärenderegistrering skapas ordning och reda bland myndighetens handlingar. Detta har myndigheten nytta av vid arbetsplanering, handläggning av ärenden, verksamhetsuppföljning och återsökning av ärenden nu och i framtiden. Diariet är en av myndighetens viktigare funktioner och dagens IT-miljö ha avsevärt förbättrat möjligheterna för samtliga anställda att ta del av diariet. Många elektroniska diarier möjliggör för alla inom myndigheten att söka efter handlingar och handläggare kan själva göra noteringar i diariet i sina pågående ärenden. De nya möjligheterna kräver dock ökade kunskaper om den offentligrättsliga lagstiftningen hos fler av myndighetens anställda än registrator. 2. Syfte, frågeställningar och metod KPMG har fått i uppdrag av s revisorer att granska kommunens hantering av allmänna handlingar. Syftet med granskningen är att bedöma om hanteringen av allmänna handlingar lever upp till befintliga regler och är ändamålsenlig. Granskningen omfattar följande nämnder: kommunstyrelsen, byggnadsnämnden, socialnämnden, utbildningsnämnden samt kultur- och fritidsnämnden. Granskningen avgränsas till de allmänna diarierna, andra register vilka undantas från registreringsskyldigheten i 15 kap. 1 sekretesslagen, exempelvis socialregistret, har inte granskats. Följande frågeställningar ingår i granskningen: Vilka övergripande riktlinjer och policies finns för hantering av allmänna handlingar inom kommunen? Vilka rutiner finns hos respektive nämnd? 1

4 Hur efterlevs dessa rutiner? Hur fungerar registreringen/diarieföringen? Hur fungerar hanteringen av sekretesskyddade uppgifter? Hur fungerar utlämnande av allmän handling? Säkerhet, dokumentation och behörighet? Hur fungerar nämndernas arkivhantering? Granskningen har bestått av dokumentstudier och intervjuer med samtliga granskade nämnders registratorer samt arkivföreståndaren. Därutöver har stickprover genomförts i respektive nämnds diarium. Rapporten har granskats av berörda förvaltningssekreterare och arkivföreståndaren. 3. Regler som styr hanteringen av allmänna handlingar 3.1 Posthantering och ärenderegistrering Det grundläggande regelverket för hanteringen av kommunens allmänna handlingar utgörs av tryckfrihetsförordningen och sekretesslagens regler om allmänna handlingar. Med handling avses i tryckfrihetsförordningen en framställning i skrift eller bild samt en upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med hjälp av tekniskt hjälpmedel. Sekretesslagen slår fast att allmänna handlingar ska registreras utan dröjsmål, dvs. samma dag som t.ex. en handling kommer in. Registrering kan ske på olika sätt såsom diarieföring, objektsregistrering eller systematisk förvaring. Syftet med registreringen är att hålla ordning på myndighetens handlingar för att kunna ge allmänheten möjlighet att ta del av dem. Utan registreringen blir offentlighetsprincipen svår att omsätta i praktiken. Lagen talar endast om att registrera allmänna handlingar. Ofta används ordet diarieföring synonymt med ordet registrera, trots att diarieföring är ett sätt att registrera handlingar på. I praktiken behöver en del av nämndernas allmänna handlingar inte diarieföras eftersom det anges undantag. Exempel på sådana undantag är handlingar av uppenbart ringa betydelse för verksamheten samt handlingar som hålls ordnade så att de utan svårighet kan återfinnas, s.k. systematisk förvaring. Systematiskt förvarade handlingar måste dock hållas så väl ordnade att det utan svårighet går att avgöra vad som har inkommit eller upprättats. Detta innebär att en ovillkorlig registreringsskyldighet endast gäller för handlingar som innehåller sekretesskyddade uppgifter. För att en uppgift ska skyddas av sekretess krävs stöd i lag. De olika typer av handlingar som återfinns inom myndigheten bör redovisas i en dokumenthanteringsplan. En dokumenthanteringsplan fungerar som en katalog där alla 2

5 handlingar som förekommer på ett kontor är medtagna. I lagen finns inga krav på att myndigheten ska ha en dokumenthanteringsplan, men ofta stadgar kommunens arkivreglemente att en dokumenthanteringsplan ska upprättas av varje myndighet. Dokumenthanteringsplanen är en förutsättning för att respektive myndighet ska kunna leva upp till lagstiftningens krav. 3.2 Arkivvård I arkivlagen fastlås att myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet och att arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipning och förvaltningen samt forskningens behov. Arkivvården i kommunen är inte enbart en angelägenhet för den centrala arkivfunktionen. Ansvaret är fördelat mellan kommunfullmäktige, kommunens arkivmyndighet och respektive nämnd eller styrelse. Förutom Arkivlagen (1990:782) är också Arkivförordningen (1991:446) styrande för den kommunala arkivvården. I Riksarkivets författningssamling återfinns också allmänna råd om bevarande och gallring inom kommunal verksamhet. Kommunfullmäktige får meddela föreskrifter om arkivvården enligt arkivlagens 16. Kommunfullmäktige anger den ambitionsnivå som kommunen ska ha på arkivområdet. I kommunens arkivreglemente har kommunfullmäktige möjlighet att precisera hur arbetsfördelningen ska vara mellan arkivmyndigheten och kommunens olika myndigheter och bolag. I arkivlagens 4-6 preciseras myndigheternas ansvar för den kommunala arkivvården. Enligt lagen åligger det de kommunala myndigheterna att vid registrering av allmänna handlingar ta vederbörlig hänsyn till dess betydelse för en ändamålsenlig arkivvård, vid framställningen av handlingar använda materiel och metoder som är lämpliga med hänsyn till behovet av arkivbeständighet. Dessutom åligger det varje myndighet att dels upprätta en arkivbeskrivning som ger information om vilka slag av handlingar som kan finnas i myndighetens arkiv och hur arkivet organiserat, dels en systematisk arkivförteckning över de handlingar som förvaras i myndighetens arkiv. För att varje myndighet ska kunna leva upp till lagstiftningens krav, bör det hos varje nämnd finnas en person som är utsedd att vara arkivansvarig samt en eller flera arkivredogörare. Arkivansvarig är ansvarig för att myndigheten uppfyller de bestämmelser som finns i arkivlagen och i kommunens eget arkivreglemente. 3

6 4. Iakttagelser från stickprover och intervjuer I detta kapitel redogörs det för våra iakttagelser av hanteringen av allmänna handlingar. 4.1 Den centrala arkivvården i kommunen I detta avsnitt beskrivs endast den centrala, kommungemensamma, arkivvården. Myndigheternas interna arbete redovisas separat under respektive nämnd. s centralarkiv ligger i kommunhusets källare. Centralarkivet sorterar organisatoriskt under kommunledningsförvaltningen. På förvaltningen finns en anställd arkivföreståndare, som bland annat ansvarar för den dagliga tillsynen och skötseln av arkivet. Centralarkivet är låst och enligt intervjuande släpps inte någon ned utan arkivföreståndarens närvaro. Sekretesshandlingar förvaras i låsbara hyllvagnar. Det finns en aktuell arkivförteckning för centralarkivets arkivhandlingar. Kommunens gällande arkivreglemente antogs av kommunfullmäktige Av reglementet framgår att varje nämnd ska upprätta en dokumenthanteringsplan. Av intervjuerna framkommer att arkivföreståndaren emellanåt gör besök hos arkivredogörare och går igenom dokumenthanteringsplanen med dem. Besöken utgör inte någon regelrätt kontroll eller tillsyn, och det förs inte protokoll över besöken. 4.2 Kommunövergripande stöd i arbetet Dagens rutiner och regler för hanteringen av allmänna handlingar är från 1984, då Dokumenthantering i antogs. Dokumentet innehåller rutiner för postsortering, privatadresserad post, diarieföring, aktrensning mm, men saknar mål för arbetet med allmänna handlingar antog fullmäktige riktlinjer för e-posthantering. I används Tieto Enators ärendehanteringssystem Diabas för diarieföring. Däremot används inte funktioner som möjliggör för nämndsekreterare att automatiskt ta fram utkast till kallelser och protokoll från ärendehanteringssystemet. Av våra intervjuer får vi uppfattningen att kommunledningsförvaltningens arbete med att stödja och samordna förvaltningarnas hantering av allmänna handlingar är av ringa omfattning. På kommunledningsförvaltningen finns det vare sig en kanslichef eller en kommunjurist. En av förvaltningssekreterarna som dessutom är samordnare för kansliavdelningen, har istället sett som sin uppgift att samordna gruppen av förvaltningssekreterare. Av intervjuerna framkommer att gruppen varken träffas regelbundet eller särskilt ofta. Samtidigt påtalar flera av de intervjuade behovet av stöd i olika frågor och samordning. 4.3 Kommunstyrelsens diarium Diariet samlar handlingar från kommunledningsförvaltningen och delar av samhällsbyggnadsförvaltningen. 4

7 Kommunstyrelsens diarium hanteras centralt av två förvaltningssekreterare, en på heltid och en på 50 %. Dessa två förvaltningssekreterare har som uppgift att diarieföra, skriva protokoll i KSAU, följa upp verkställighet av fullmäktiges beslut och stödja det nämndsadministrativa arbetet i andra förvaltningar. Den ena förvaltningssekreteraren har fungerat som samordnare för kansliavdelningen. Ytterligare två anställda på kommunledningsförvaltningen är behjälpliga i momentet att registrera handlingar. Kansliavdelningen har inga av styrelsen fastställda mål för hanteringen av allmänna handlingar. Det finns rutiner för postöppning men inte för diarieföring. Inom styrelsen interna kontroll för 2009 ska det följas upp om registrering sker inom tre dagar. Vi har tagit del av gällande dokumenthanteringsplan, vilken fastställdes av styrelsen Av intervjuerna framgår att planen reviderades 2007 av kommunchefen, dock utan att fastställas av kommunstyrelsen Posthantering Kommunstyrelsens post öppnas och ankomststämplas av vaktmästeriet. Styrelsen har även en central e-postadress, som dagligen gås igenom av förvaltningssekreterarna på kansliet. Handläggare som får e-post som ska diarieföras ska skicka dessa till styrelsens adress. Inkommande handlingar läggs i ett fack, som lokalpressen kan gå igenom. Kansliet använder sig inte längre utav skriftliga fullmakter för öppnande av privatadresserad post. De intervjuade menar att personalen vid längre frånvaro aktiverar frånvaroregeln i e-postsystemet. Det skickas då ett svar med hänvisning till den centrala e-postadressen Diarieföring Inkommande handlingar, förutom de som förvaras på annat sätt, diarieförs som handlingar i ärendehanteringssystemet samma dag som de kommer in. Denna del av diarieföringen görs av en assistent vid kansliet. På detta sätt förs handlingen upp på postlistan. Förvaltningssekreterarna kopplar sedan de handlingar som så kräver till ett ärende och ger det en ärendemening. Samtliga ärendemeningar, som har granskats inom kommunstyrelsens diarium, täcker ärendets innehåll på ett bra sätt. Förvaltningssekreterarna har som rutin att låta handläggarna få kopior på handlingarna i akten. När förvaltningssekreterarna är lediga en längre tid, kallas inte ersättare in som kopplar handlingar till ärenden i systemet, utan handlingar registreras endast. Den senare delen av diarieföringen får alltså vänta till dess att en förvaltningssekreterare är tillbaka. Protokoll från styrelsen och dess utskott diarieförs i ärendehanteringssystemet om de tillhör ett ärende, däremot läggs inga protokollsutdrag i pappersakten. I mappen om friskvårdspolicy, som analyserats inom stickprovsgranskningen, finns flera e- postmeddelanden från arbetstagarorganisationer, som inte är diarieförda i ärendehanteringssystemet. I samma ärende tog förvaltningen fram ett förslag. I den politiska behandlingen återremitterades förslaget, varvid det makulerades. I ärendet om Maten inom 5

8 äldreomsorgen frågor angående valfrihetssystem finns ett e-postmeddelande från socialnämnden i mappen som inte är diariefört i ärendehanteringssystemet. Färdigbehandlade ärenden avslutas löpande. Stickprovsgranskningen vittnar om att diarieföringen i övrigt lever upp till sekretesslagens krav Arkivering Kommunstyrelsen har en odaterad arkivbeskrivning som behandlar omorganisationen från Styrelsen saknar arkivförteckning för sitt närarkiv. Allmänna handlingar i ett ärende samlas, så länge det är pågående, i en plastmapp. Det är först i och med att ärendet avslutas som handlingarna förs över till en pappersakt. Av dokumenthanteringsplanen framgår att samtliga diarieförda handlingar ska bevaras. I de granskade ärendena finns flera handlingar som inte är arkivbeständiga. I de ärenden vi har granskat förekommer inget arbetsmaterial eller dubbletter, utan endast allmänna handlingar Utlämnande av allmänna handlingar Kommunledningsförvaltningen har inga rutiner för förfarandet vid utlämnande av allmänna handlingar. De intervjuade framhåller att det är sällan som någon nekas att ta del av allmänna handlingar. Det händer att handläggare på kommunlednings vänder sig till förvaltningssekreterarna med frågor om vad som får lämnas ut. Av kommunstyrelsens delegationsordning framgår under punkt åtta att: Utlämnande av allmänna handlingar är delegerat till förvaltningssekreterare och kommunchefen, personalchefen har liknande delegation för handlingar som rör personalärenden Kommentarer Vi anser att det är viktigt att alla typer av handlingar som finns inom verksamheten finns med i dokumenthanteringsplanen. Det finns annars en risk att anställda inte använder den och planen blir då meningslöst. Det bör sannolikt ha tillkommit många handlingar mellan åren 1996 och Vi anser att en dokumenthanteringsplan bör revideras oftare än vart tionde år. En lämplig rutin vore att revidera planerna varje mandatperiod. Det är en brist att inte kommunstyrelsen antagit revideringen av dokumenthanteringsplanen. Det är dock positivt att nämnden följer upp diarieföringen inom ramen för den interna kontrollen. Vi anser att förslag som har tagits fram och som sedan återremitteras inte ska makuleras, utan bevaras som andra handlingar i mappen. Det är en brist att inte handlingar från arbetstagarorganisationer diarieförts i ärendet om friskvårdspolicy. Även sådana handlingar är att se som inkommande och därmed allmänna. Vi anser att allmänna handlingar inte ska förvaras i plastmappar, eftersom text kan fastna på plasten och sedan falla av från handlingen. Av den anledningen rekommenderar vi att en 6

9 pappersmapp läggs upp redan då första handlingen i ett ärende diarieförs. Det är en brist att inte alla handlingar som ska bevaras är av arkivbeständigt material. Vi anser att det är en brist att delegationsordningen är felaktig, så till vida att utlämnande av allmänna handlingar inte kan delegeras. Enligt 15 kap. 6 sekretesslagen är frågan om utlämnande av allmänna handlingar en uppgift för den tjänsteman som förfogar över handlingen, vanligtvis registratorn. Vi tror inte att det endast är de tjänstemän som har delegerats rätten som faktiskt lämnar ut allmänna handlingar. Det skulle vara alltför opraktiskt. Alla tjänstemän inom förvaltningen lämnar nog emellanåt ut allmänna handlingar på olika sätt. Avgörandet att inte lämna ut en handling är däremot ett beslut som går att delegera. Vi rekommenderar att beslutet att avslå begäran om att lämna ut en handling istället förs in i delegationsordningen. Kortfattad information och rutiner för utlämnande av allmänna handlingar bör också tas fram. Vi anser att stödet till förvaltningssekreterarna på kommunledningsförvaltningen behöver utökas. 4.4 Byggnadsnämndens diarium Diariet hanteras centralt av en förvaltningssekreterare som även är nämndssekreterare. Vid tidpunkten för granskningen saknade byggnadsnämnden en aktuell dokumenthanteringsplan, gällande plan var antagen 1996 och beskriver handlingar för dåvarande miljö- och byggnämnden. Nämnden antog sedan den 15 april en reviderad dokumenthanteringsplan Posthantering Nämndens post öppnas och ankomststämplas av vaktmästeriet. Nämnden har även en central e- postadress, som gås igenom av förvaltningssekreteraren. Handläggare som får e-post som ska diarieföras ska skicka dem till nämndens adress. Inkommande handlingar läggs i ett fack, som lokalpressen kan gå igenom. Förvaltningen använder sig inte längre utav skriftliga fullmakter för öppnande av privatadresserad post Diarieföring Det är endast förvaltningssekreteraren som diarieför. Vid semester anställs inte någon vikarie, vilket medför att diarieföring inte utförs under förvaltningssekreterarens frånvaro. Nämndsprotokoll som tillhör ett ärende diarieförs i ärendehanteringssystemet, och ett protokollsutdrag läggs i akten. I stickprovsgranskningen fann vi att kundfakturor ibland sparas i akten utan att de först diarieförs. Enligt våra intervjuer rensas heller inte dessa fakturor inför arkivering. Av intervjuerna framkommer att handläggare förvarar originalhandlingar i pågående ärenden på sina rum. Förvaltningssekreteraren upplever att det ibland är svårt att få in alla handlingar när diarieföring ska ske. Av intervjuerna framgår att det finns en rutin att färdigbehandlade ärenden ska avslutas löpande. Vid stickprovsgranskningen fanns ett färdigbehandlat ärende ( /209). Beslut hade fattats , vid tidpunkten för granskningen var dock inte ärendet avslutat i 7

10 ärendehanteringssystemet. Stickprovsgranskningen vittnar om att diarieföringen i övrigt lever upp till sekretesslagens krav Utlämnande av allmänna handlingar Det finns inga rutiner för förfarandet vid utlämnande av allmänna handlingar. De intervjuade framhåller att det är sällan som någon nekas att ta del av allmänna handlingar. Av delegationsordningen framgår att: pröva begäran om att lämna ut allmän handling är delegerat till förvaltningschef, byggkontorets avdelningschef och förvaltningssekreterare Arkivering Byggnadsnämnden har ingen uppdaterad arkivbeskrivning, nuvarande är antagen 1996 och beskriver arkivet för dåvarande miljö- och byggnämnden. Nämnden saknar arkivförteckning för sitt närarkiv. Allmänna handlingar i ett ärende samlas, så länge det är pågående, i en plastmapp. Det är först i och med att ärendet avslutas som handlingarna förs över till en pappersakt. Av dokumenthanteringsplanen framgår att samtliga diarieförda handlingar ska bevaras. I de granskade ärendena finns flera handlingar som inte är arkivbeständiga. I de ärenden vi har granskat förekommer inget arbetsmaterial eller dubbletter, utan endast allmänna handlingar Kommentarer Det är en brist att nämnden inte har en aktuell arkivbeskrivning. Det bör sannolikt ha tillkommit många handlingar mellan åren 1996 och Vi anser att en dokumenthanteringsplan bör revideras oftare än vart 14 år. En lämplig rutin vore att revidera planerna varje mandatperiod. Vi anser också att fler bör utbildas till att diarieföra, så att inte registrering stannar upp under tider då förvaltningssekreteraren är frånvarande. Vi bedömer att nämndens förfarande strider mot sekretesslagens regel om att diarieföring ska ske utan dröjsmål. Vidare ska alla allmänna handlingar i ett ärende diarieföras i ärendehanteringssystemet. Vi anser därför att även de fakturor som förvaras i akterna ska diarieföras. Vidare rekommenderar vi att handläggare i större omfattning använder sig utav kopior eller verksamhetssystemet i stället för originalhandlingar. Vi anser att allmänna handlingar inte ska förvaras i plastmappar, eftersom text kan fastna på plasten och sedan falla av från handlingen. Av den anledningen rekommenderar vi att en pappersmapp läggs upp redan då första handlingen i ett ärende diarieförs. Det är en brist att inte alla handlingar som ska bevaras är av arkivbeständigt material. Vi råder byggnadsnämnden att ändra sin delegation, så att endast beslutet att lämna avslag på begäran om att ta del av en handling delegeras. 8

11 4.5 Utbildningsnämndens och kultur- och fritidsnämndens gemensamma diarium Fram till och med år 2006 fullgjorde utbildningsnämnden även kommunens uppgifter inom kultur- och fritidsverksamheten. År 2007 inrättades en kultur och fritidsnämnd. Utbildningsnämnden och kultur- och fritidsnämnden delar idag diarium. Diariet hanteras centralt av en förvaltningssekreterare som även är sekreterare i de båda nämnderna och har hand om skolskjutsfrågor. De både nämndernas dokumenthanteringsplaner antogs Posthantering Posten till kontoret öppnas och ankomststämplas av förvaltningssekreteraren eller den som ersätter henne vid frånfälle. Post som är adresserad till en skola skickas oöppnad direkt till skolan från vaktmästeriet. Det finns även en central e-postadress, som dagligen gås igenom av förvaltningssekreteraren. Handläggare som får e-post som ska diarieföras ska skicka dem till e- postadressen. Skriftliga fullmakter finns för öppnande av privatadresserad post. Förvaltningssekreteraren har upprättat rutiner för postöppning Diarieföring All inkommande post som diarieförs skannas in i ärendehanteringssystemet. Det är endast förvaltningssekreteraren som diarieför. Vid semester anställs inte någon vikarie, vilket medför att diarieföring inte utförs under förvaltningssekreterarens frånvaro. Det råder god ordning i de granskade ärendena och det går lätt att följa handläggningsprocessen av dokumentationen. I alla de granskade ärendena finns samtliga diarieförda handlingar i pappersmappen. Nämnds- och utskottsprotokoll som tillhör ett ärende diarieförs i ärendehanteringssystemet, och ett protokollsutdrag läggs i pappersakten. Av intervjuerna och stickprovsgranskningen framgår att när ett ärende är färdigbehandlat skrivs en ärendeförteckning (registerutdrag) ut och läggs i mappen. Av intervjuerna framgår att det finns en rutin att färdigbehandlade ärenden ska avslutas löpande. Ett av de granskade ärendena (2008/064 ) avgjordes men hade inte avslutats vid tidpunkten för granskningen. I samma ärende finner vi en tjänsteskrivelse. Det framgår inte vem som upprättat den, och skrivelsen är inte heller undertecknad. Stickprovsgranskningen vittnar om att diarieföringen i övrigt lever upp till sekretesslagens krav Arkivering Utbildningsnämnden har en aktuell arkivbeskrivning från Kultur- och fritidsnämnden har ingen av nämnden fastställd arkivbeskrivning, ett förslag har dock tagits fram av förvaltningen. Nämnderna saknar arkivförteckning för sina närarkiv. Diarieförda handlingar som tillhör ett ärende läggs i en pappersmapp. I de granskade stickproven är samliga diarieförda handlingar av arkivbeständigt material. Även inkommande handlingar som ska bevaras kopieras över till arkivbeständigt papper. I de pappersmappar som vi har granskat 9

12 förekommer inget arbetsmaterial eller dubbletter, utan endast allmänna handlingar. Det finns inga gem eller häftklamrar Utlämnande av allmänna handlingar Förvaltningen har inga rutiner för förfarandet vid utlämnande av allmänna handlingar. De intervjuade framhåller att det är sällan som någon nekas att ta del av allmänna handlingar. I utbildningsnämndens dokument Ansvarsområden inom utbildningsförvaltningen, som även reglerar kultur- och fritidsnämndens verksamhet, har förvaltningssekreteraren givits ett ansvar att lämna ut handlingar. Däremot har varken utbildningsnämnden eller kultur- och fritidsnämnden delegerat beslutet att avslå begäran att lämna ut en handling Kommentarer Vi bedömer att det råder mycket god ordning i diariet och att de allmänna handlingarna hanteras på ett korrekt sätt. Vi anser att kultur- och fritidsnämnden bör ges ett eget diarium. Att ha ett diarium per myndighet underlättar framtagandet av listor, rapporter och ärendebalanser från ärendehanteringssystemet. Vidare underlättas sökandet av handlingar i t.ex. arkivet. Vi anser dock att fler bör utbildas till att diarieföra, så att inte registrering stannar upp under tider då förvaltningssekreteraren är frånvarande. Vi bedömer att nämndens förfarande strider mot sekretesslagens regel om att diarieföring ska ske utan dröjsmål. Det är en brist att varken utbildningsnämnden eller kultur- och fritidsnämnden delegerat beslutet att avslå en begäran att lämna ut en handling. Vi rekommenderar att kultur- och fritidsnämnden snarast antar arkivbeskrivningen. 4.6 Socialnämndens diarium Diariet hanteras centralt av en förvaltningssekreterare som även är nämndssekreterare, personalredogörare och sköter de förtroendevaldas ersättningar. Nämndens dokumenthanteringsplan antogs Det finns inga förvaltningsspecifika skriftliga rutiner för ärendehanteringen Posthantering Posten kommer först till vaktmästeriet på kommunhuset men öppnas inte där utan skickas vidare till socialförvaltningens kontor. Posten öppnas och ankomststämplas av förvaltningssekreteraren. Det finns även en central e-postadress, som dagligen gås igenom av förvaltningssekreteraren. Handläggare som får e-post som ska diarieföras ska skicka dem till e-postadressen. Det finns ingen rutin att personalen ska lämna skriftliga fullmakter för öppnande av privatadresserad post. 10

13 4.6.2 Diarieföring Det är endast förvaltningssekreteraren som diarieför. Vid semester anställs en vikarie för förvaltningssekreteraren. Även handlingar som inte bedöms bli ett ärende diarieförs, om de anses som viktiga. Även vissa inkommande handlingar i enskilda individärenden diarieförs. Det kan vara anmälningar om barn som far illa och rapporter om omhändertagande av berusade personer enligt LOB. Om ett ärende skapas, överlämnas handlingen till den som registrerar i verksamhetssystemet. Handlingen läggs sedan in i den enskildes personakt. Vi har även i granskningen funnit ett ärende om yttrande till åklagaren om unga lagöverträdare, som diarieförts i ärendehanteringssystemet. Protokoll från nämnden och dess utskott diarieförs i ärendehanteringssystemet, om de tillhör ett ärende, däremot läggs inga protokollsutdrag i pappersakten. I samtliga ärenden i stickprovsgranskningen förutom ett ( /731) är samtliga handlingar i mappen diarieförda i ärendehanteringssystemet. Av intervjuerna framgår att det finns en rutin att färdigbehandlade ärenden ska avslutas löpande. Bland de ärenden som analyserades i stickprovsgranskningen var dock samtliga färdigbehandlade ärenden (tre) ej avslutade i ärendehanteringssystemet, trots att beslut togs i juni Mappen förses inte med någon ärendeförteckning, när ärendet avslutas i ärendehanteringssystemet. Stickprovsgranskningen vittnar om att diarieföringen i övrigt lever upp till sekretesslagens krav Utlämnande av allmänna handlingar Förvaltningen har inga rutiner för förfarandet vid utlämnande av allmänna handlingar. Det framgår dock i delegationsordningen att det är den handläggare som har handlingen i sin vård som beslutar att lämna ut en handling. Socialnämnden har delegerat rätten att lämna avslag på begäran att lämna ut en handling Arkivering Socialnämnden saknar arkivbeskrivning. Nämnden saknar arkivförteckning för sitt närarkiv. Allmänna handlingar i ett ärende samlas i en plastmapp, endast ärenden med mycket stor mängd handlingar läggs i en pappersmapp. När ärendet är avslutas i ärendehanteringssystemet tas handlingarna ur plastmappen och läggs i hängmapp. Av dokumenthanteringsplanen framgår att samtliga diarieförda handlingar ska bevaras. I de granskade ärendena är handlingarna inte arkivbeständiga. I de ärenden vi har granskat förekommer vare sig arbetsmaterial eller dubbletter, utan endast allmänna handlingar Kommentarer Nämndens dokumenthanteringsplan antogs Det bör sannolikt ha tillkommit många handlingar sedan Vi anser därför att dokumenthanteringsplanen är inaktuell, vilket är en brist. Vi rekommenderar att nämnden reviderar sin dokumenthanteringsplan omgående. 11

14 Vi anser att registreringsskyldigheten efterlevs även när det gäller individärenden, genom att inkommande handlingar, som inte registratorn med säkerhet kan veta leda till att en utredning inleds, diarieförs i ärendehanteringssystemet. Handlingar som med största sannolikhet kommer att leda till att en utredning inom socialtjänsten inleds, och att ett ärende skapas där, bör inte diarieföras i Diabas, utan direkt överlämnas till respektive verksamhetssystem. Det är nämndens skyldighet att besvara en remiss från åklagaren, vilket tvingar socialtjänsten att öppna en utredning. Inkommande handlingar i dessa ärenden bör därför direkt överlämnas till dem som registrerar i individ- och familjeomsorgens verksamhetssystem. Vi anser att allmänna handlingar inte ska förvaras i plastmappar, även om så sker under en kortare tid, eftersom text kan fastna på plasten och sedan falla av från handlingen. Av den anledningen rekommenderar vi att en pappersmapp läggs upp redan då första handlingen i ett ärende diarieförs. Det är en brist att inte alla handlingar som ska bevaras är av arkivbeständigt material. Vi anser att det är positivt att en vikarie sköter diarieföringen vid semester. 5. Sammanfattade kommentarer Vi bedömer att kommunens hantering av allmänna handlingar i stort sett lever upp till befintliga regler och är tillräckligt ändamålsenligt. Det finns dock ett antal brister och förbättringsområden. Reglerna kring allmänna handlingar och sekretess är komplicerade och något som många tjänstemän och förtroendevalda inte regelbundet kommer i kontakt med. I Olofström är det förvaltningssekreterarna som främst bär på denna kunskap. De är dock ensamma om sin kompetens ute i förvaltningarna. De får ett begränsat stöd och begränsad samordning från kommunledningsförvaltningen, som idag endast har förvaltningssekreterarresurser med 1,5 tjänst. Kommunledningsförvaltningen samordnande roll gentemot övriga förvaltningar tillfaller en förvaltningssekreterare. Detta arbete trängs dock ut av den stora mängden löpande arbetsuppgifter. Vi anser därför att stödet och samordningen i dessa frågor behöver utökas. Genom utökad samordning skulle gemensamma rutiner och mallar för t.ex. protokoll och tjänsteskrivelser kunna tas fram. Arbetet kunde även rikta sig mot de kommunala bolagens hantering av allmänna handlingar. Vi bedömer flera förvaltningars diarieföring som sårbar, då många förvaltningssekreterare saknar ersättare. Diarieföring sker inte under förvaltningssekreterarnas frånvaro, utan får vänta, vilket strider mot sekretesslagens krav. För att minska sårbarheten skulle det krävas att fler inom förvaltningarna lärde sig att diarieföra och att skriftliga rutiner skulle tas fram. Ett annat sätt att minska diarieföringens sårbarhet och samtidigt samordna förvaltningssekreterarnas arbete är att centralisera diarieföring och övrig nämndsadministration till en och samma enhet. Genom att förvaltningssekreterarna är anställda i samma organisation skulle de kunna gå in för varandra vid frånvaro. Vi anser att kommunens gällande rutiner för ärendehantering och allmänna handlingar bör revideras. Rutinerna kan med fördel kompletteras med flödesscheman över de viktigare arbetsprocesserna. Sådana ökar insynen över arbetet för t.ex. nyanställda och allmänhet. Vi anser att det är en brist att alla nämnder förutom två nämnder, utbildningsnämnden och kultur- och fritidsnämnden, saknar rutiner för hanteringen av privatadresserad post. Privatadresserad post får inte ligga oöppnad men inte heller öppnas utan 12

15 samtycke. Vi rekommenderar alla nämnder att införa rutinen att be personalen om skriftliga samtycken. Vi anser vidare att rutiner bör tas fram på vilket sätt anställda hänvisar e-postadresser under längre frånvaro. Vi rekommenderar att förvaltningarna i större utsträckning använder sig av ärendehanteringssystemets funktioner, som bland annat möjliggör automatiskt framtagande av utkast till tjänsteskrivelser, kallelser och protokoll. Sådana funktioner minskar den manuella inmatningen av uppgifter och möjliggör framtida publicering av allmänna handlingar på internet. Vi rekommenderar att fler nämnder gör som styrelsen och genomför uppföljningar av diarieföringen inom ramen för den interna kontrollen. Vi anser att nämnderna oftare bör revidera sina dokumenthanteringsplaner. Att revidera planerna en gång per mandatperiod, är en lämplig rutin. Vi anser vidare att allt material som ska bevaras i all framtid ska vara arkivbeständigt. Alla diarier förutom utbildningsnämndens och kultur- och fritidsnämndens gemensamma diarium behöver förbättra rutinerna för användandet av arkivbeständigt material. Vidare anser vi att fler förvaltningar bör använda aktomslag av papper (pappersmappar) i stället för plastfickor, eftersom plastfickor riskerar att skada handlingarna. Vi anser att det är en brist att ingen nämnd har en arkivförteckning över handlingar i sitt närarkiv. Vi bedömer att det råder god ordning i kommunens centrala arkiv och handlingarna där förvaras säkert. Vi anser dock att de olika brister i nämndernas arkivvård, som påtalats tidigare i rapporten, borde ha upptäckts i kommunstyrelsens tillsyn. Vi rekommenderar att tillsynen struktureras, bland annat genom att kontrollerna genomförs utifrån en checklista och att iakttagelser dokumenteras i ett protokoll. Protokollen kan med fördel överlämnas till kommunstyrelsen i egenskap av arkivmyndighet. KPMG, dag som ovan Fredrik Ottosson Revisor 13

Granskning av barn- & utbildningsnämndens hantering av inkomna/upprättade allmänna handlingar

Granskning av barn- & utbildningsnämndens hantering av inkomna/upprättade allmänna handlingar Revisionsrapport* Granskning av barn- & utbildningsnämndens hantering av inkomna/upprättade allmänna handlingar Nordmalings kommun December 2007 Åsa Adolfsson *connectedthinking Innehållsförteckning 1

Läs mer

Söderhamns kommun. Granskning av kommunens rutiner för att upprätthålla en god offentlighetsstruktur. Revisionsrapport

Söderhamns kommun. Granskning av kommunens rutiner för att upprätthålla en god offentlighetsstruktur. Revisionsrapport Granskning av kommunens rutiner för att upprätthålla en god offentlighetsstruktur KPMG Bohlins AB Datum Antal sidor: 10 Innehåll 1. Sammanfattning och rekommendationer 1 2. Uppdrag 3 3. Bakgrund 3 4. Revisionsmål

Läs mer

Diariehantering och arkivvård

Diariehantering och arkivvård Revisionsrapport Diariehantering och arkivvård Region Halland Fredrik Ottosson och Lisa Åberg Innehållsförteckning 1.1. Kontrollfrågor... 1 2.1. Bakgrund... 4 2.2. Revisionsfråga... 4 2.3. Avgränsning...

Läs mer

Registrering och hantering av allmänna handlingar

Registrering och hantering av allmänna handlingar Registrering och hantering av allmänna handlingar Antagen av kommunstyrelsen 2010-10-19 119 Reviderad 2011-02-21 under punkt 2.1 och 3.4 2 Inledning Lessebo Kommun INNEHÅLL 1. Inledning... 5 2. Därför

Läs mer

Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54.

Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54. Arkivreglemente för Linköpings kommun Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54. Till grund för den kommunala arkivvården i Linköpings kommun ligger, förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och

Läs mer

Varje myndighet är en egen arkivbildare och svarar för vården av sitt arkiv enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av detta arkivreglemente.

Varje myndighet är en egen arkivbildare och svarar för vården av sitt arkiv enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av detta arkivreglemente. Arkivreglemente för Landstinget i Kalmar län Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) antagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den landstingskommunala arkivvården inom

Läs mer

Hur gör jag med dokumenten?

Hur gör jag med dokumenten? Hur gör jag med dokumenten? Registrering och hantering av allmänna handlingar HÄRNÖSANDS KOMMUN October 8, 2015 1. Därför ska allmänna handlingar registreras... 2 1.1 Härnösands kommuns IT-stöd för dokument-

Läs mer

Ärendets diarienummer Första giltighetsdatum Diarieplanbeteckning 102/06 2006-03-27 003

Ärendets diarienummer Första giltighetsdatum Diarieplanbeteckning 102/06 2006-03-27 003 Ärendets diarienummer Första giltighetsdatum Diarieplanbeteckning 102/06 2006-03-27 003 ARKIVREGLEMENTE Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala

Läs mer

Offentlighet och sekretess Utbildningstillfälle 2015-03-03. Huvudregistrator Jenny Åtegård

Offentlighet och sekretess Utbildningstillfälle 2015-03-03. Huvudregistrator Jenny Åtegård Offentlighet och sekretess Utbildningstillfälle 2015-03-03 Huvudregistrator Jenny Åtegård Offentlighetsprincipen Yttrande- och meddelarfrihet Offentlighet vid beslutande församlingars sammanträden Allmänna

Läs mer

Verksamhetssystem och dokumenthantering

Verksamhetssystem och dokumenthantering STADSLEDNINGSKONTORET 2015-09-23 ANNA TYNDERFELDT KOMMUNARKIVARIE Åtgärdsrapport gällande arkiv och dokumenthantering på enheten för vuxenutbildning Berörd myndighet: Social- och arbetsmarknadsnämnden

Läs mer

Att hantera arkiv i Gotlands kommun DIREKTIV ANTAGNA AV KOMMUNSTYRELSEN 2007 02 24

Att hantera arkiv i Gotlands kommun DIREKTIV ANTAGNA AV KOMMUNSTYRELSEN 2007 02 24 Att hantera arkiv i Gotlands kommun DIREKTIV ANTAGNA AV KOMMUNSTYRELSEN 2007 02 24 Direktiv för hantering av arkiv i Gotlands kommun Med bra rutiner och en effektiv dokumenthantering får alla mer tid över

Läs mer

Arkivreglemente för Kristinehamns kommun

Arkivreglemente för Kristinehamns kommun TJÄNSTESKRIVELSE Sida 1(3) Datum 2015-07-16 Kommunledningsförvaltningen Kerstin Gustafsson kerstin.gustafsson@kristinehamn.se Arkivreglemente för Kristinehamns kommun Förslag till beslut Kommunfullmäktige

Läs mer

Revisionsrapport Fördjupad uppföljning av ärendehantering och diarieföring inom nämnden för teknik

Revisionsrapport Fördjupad uppföljning av ärendehantering och diarieföring inom nämnden för teknik Kommunfullmäktige Revisionsrapport Fördjupad uppföljning av ärendehantering och diarieföring inom nämnden för teknik Kommunrevisionen har vid sitt möte den 14 december 2015 antagit bifogad revisionsrapport.

Läs mer

Riktlinjer för hantering av allmänna handlingar

Riktlinjer för hantering av allmänna handlingar Kommunledningsförvaltningen STYRDOKUMENT Godkänd/ansvarig KLK 1(5) Riktlinje dnr KS 566/08 Uppdatering Riktlinjer för hantering av 2 Till Dig som är anställd vid Kramfors kommun Alla, som tar emot eller

Läs mer

Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar.

Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar. Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar. Antaget av kommunfullmäktige den 23 juni 2008, 224. 1. Tillämpningsområde Utöver de bestämmelser som anges i arkivlagen och arkivförordningen

Läs mer

Datum 2008-01-14 Kommunikationsavdelningen Södertälje kommuns riktlinjer för E-post Följande riktlinjer omfattar användningen av e-post i Södertälje kommun men omfattar inte elevers användning av e-post.

Läs mer

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB GranskningsPM Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB Sandvikens kommun Pär Månsson Hanna Franck Innehållsförteckning 1 Inledning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte 1 1.3 Metod 1 2 Offentlighetsreglerna

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Vänersborg den 13 november 2013

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Vänersborg den 13 november 2013 1 (5) Bilaga 5 Inspektionsrapport Dnr RA 231-2013/4559 2014-02-10 Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Vänersborg den 13 november 2013 Närvarande Från Lantmäteriet: Från Riksarkivet:

Läs mer

Revisionsrapport. Sydnärkes miljönämnd

Revisionsrapport. Sydnärkes miljönämnd Revisionsrapport Tillgänglighet och service samt hantering av handlingar Ove Axelsson Oktober 2011 Sydnärkes miljönämnd Innehållsförteckning 1 Bakgrund 1 1.1 Uppdrag och revisionsfråga 1 1.2 Avgränsning

Läs mer

Arkivhandbok för Karolinska Institutet

Arkivhandbok för Karolinska Institutet Arkivhandbok för Karolinska Institutet Diarienummer: 1-814/2014 Version: 1.0 Fastställd: 2014-12-15 Giltig fr.o.m.: 2014-12-15 Arkivhandboken innehåller övergripande riktlinjer gällande arkivering vid

Läs mer

Granskning om registrering av inkommande handlingar

Granskning om registrering av inkommande handlingar www.pwc.se Revisionsrapport Fredrik Ottosson Cert. kommunal revisor, Sandra Marcusson Granskning om registrering av inkommande handlingar Sollefteå kommun Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell

Läs mer

Tillsyn av behandlingen av personuppgifter i allmänhetens terminal m.m.

Tillsyn av behandlingen av personuppgifter i allmänhetens terminal m.m. Datum Diarienr 2014-09-30 1319-2013 Västmanlands tingsrätt Box 40 721 04 Västerås Tillsyn av behandlingen av personuppgifter i allmänhetens terminal m.m. Datainspektionens beslut 1. Datainspektionen konstaterar

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR SIGTUNA KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR SIGTUNA KOMMUN ARKIVREGLEMENTE FÖR SIGTUNA KOMMUN Antagen av kommunfullmäktige den 2018-05-24, 72 Södergatan 20, 195 85 Märsta Tel (vxl) 08-591 260 00 Fax 08-591 260 36 sigtuna.kommun@sigtuna.se www.sigtuna.se Dokumentnamn

Läs mer

Handbok arkiv & dokumenthantering SMRs kansli

Handbok arkiv & dokumenthantering SMRs kansli Handbok arkiv & dokumenthantering SMRs kansli Version 1: 2008-11-13 Senast uppdaterad: 2012-11-22 1 (6) Innehållsförteckning HANDBOK ARKIV & DOKUMENTHANTERING SMRS KANSLI... 1 INLEDNING... 3 ANSVARSFÖRDELNING...

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Opus Bilprovning AB, stationen i Härnösand-Saltvik den 13 maj 2013

Inspektion av arkivvården vid Opus Bilprovning AB, stationen i Härnösand-Saltvik den 13 maj 2013 Inspektionsrapport 1 (6) Datum Inspektion av arkivvården vid Opus Bilprovning AB, stationen i Härnösand-Saltvik den 13 maj 2013 Närvarande Från Opus Bilprovning: Platschef Technical Support Manager/ADR

Läs mer

Regler för dokument- och ärendehantering

Regler för dokument- och ärendehantering Regler för dokument- och ärendehantering Beslutad av KS 2014-03-25 27/2014 2014-02-26 2 (5) Innehållsförteckning Inledning... 3 Bakgrund... 3 1. Vad är en allmän handling?... 3 1.1 En allmän handling kan

Läs mer

Polismyndigheten i Jämtlands län Box 707 831 28 Östersund

Polismyndigheten i Jämtlands län Box 707 831 28 Östersund 1 (2) Beslut Datum 2013-05-14 Dnr HLA 23-2013/6110 Polismyndigheten i Jämtlands län Box 707 831 28 Östersund Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid Polismyndigheten i Jämtlands län Riksarkivet

Läs mer

ABCD. Ärendehantering Granskningsrapport. Säters kommun. Offentlig sektor KPMG AB 2012-11-29 Antal sidor:6 Säter är hant.docx

ABCD. Ärendehantering Granskningsrapport. Säters kommun. Offentlig sektor KPMG AB 2012-11-29 Antal sidor:6 Säter är hant.docx Säters kommun Ärendehantering Granskningsrapport Offentlig sektor KPMG AB 2012-11-29 Antal sidor:6 Säter är hant.docx Innehåll 1.Sammanfattning 3 2. Syfte 3 3. Avgränsning 4 4. Metod 4 5. Genomförande

Läs mer

Reviderad: Handlingarna finns att söka/förvaras. Levereras till kommunarkiv. Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid inaktualitet.

Reviderad: Handlingarna finns att söka/förvaras. Levereras till kommunarkiv. Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid inaktualitet. Allmän administration Avskrifter, kopior, utdrag, dubbletter och överexemplar som inkomna endast för kännedom Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid Delegationsbeslut Ja KS diarium Egenproducerat information,

Läs mer

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6 ering KPMG Antal sidor: 6 Innehåll 1. Inledning 1 1.1 Revisionsmål 1 2. Genomförande 1 3. Resultat 2 3.1 Kommunstyrelsen som arkivmyndighet 2 3.1.1 Kommunens arkivstruktur 2 3.1.2 Arkivrutiner 2 3.1.3

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Polismyndigheten i Södermanlands län, Eskilstuna

Inspektion av arkivvården vid Polismyndigheten i Södermanlands län, Eskilstuna Inspektionsrapport 1(5) Inspektion av arkivvården vid Polismyndigheten i Södermanlands län, Eskilstuna Riksarkivet (RA) inspekterade den 2 oktober 2014 arkivvården vid Polismyndigheten i Södermanlands

Läs mer

Revisionsrapport: Granskning av förbundets rutiner för att hålla god offentlighetsstruktur

Revisionsrapport: Granskning av förbundets rutiner för att hålla god offentlighetsstruktur Revisorerna Direktionen Revisionsrapport: Revisionen har genom KPMG genomfört en granskning av förbundets rutiner för att hålla god, se bifogad rapport. Revisionen önskar att direktionen lämnar synpunkter

Läs mer

Riktlinjer för hantering av arkiv i Ånge kommun

Riktlinjer för hantering av arkiv i Ånge kommun RIKTLINJER ARKIV 1 (6) Kommunstyrelsen Riktlinjer för hantering av arkiv i Ånge kommun Fastställd: Kommunfullmäktige, 2018, 128, KS 18/319 Omfattar: Ånge kommunkoncern Dokumentägare/dokumentansvarig: Kommunstyrelsen

Läs mer

Stiftelsen Norrlandsfonden Box 56 971 03 Luleå

Stiftelsen Norrlandsfonden Box 56 971 03 Luleå 1 (1) Beslut Stiftelsen Norrlandsfonden Box 56 971 03 Luleå Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid Stiftelsen Norrlandsfonden Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet

Läs mer

Dokument- och ärendehantering Offentlighet och sekretess

Dokument- och ärendehantering Offentlighet och sekretess RIKTLINJER Datum 2013-11-12 Reviderad datum 1(19) Sekretariatet Dokument- och ärendehantering Offentlighet och sekretess 2(19) Dokument- och ärendehantering Inledning En effektiv ärendehantering förutsätter

Läs mer

Revisionsrapport Granskning av arkivrutiner. Krokoms kommun

Revisionsrapport Granskning av arkivrutiner. Krokoms kommun Revisionsrapport Granskning av arkivrutiner Krokoms kommun 2 februari 2016 Innehåll Sammanfattning... 2 1.Inledning... 3 2.Granskningsresultat... 4 3. Bedömning och rekommendationer... 7 1 Sammanfattning

Läs mer

Stadsarkivet - Rapport från stadsarkivets uppföljning av tillsyn 2 juni 2015 - arkivförvaring på Stationsgatan 12

Stadsarkivet - Rapport från stadsarkivets uppföljning av tillsyn 2 juni 2015 - arkivförvaring på Stationsgatan 12 'N1 upektifi OMSORGSFÖRVALTNINGEN Aret&Je_ k, Handläggare Datum Diarienummer Elisabeth Karlsson 2015-10-07 OSN-2015-0306 Omsorgsnämnden Stadsarkivet - Rapport från stadsarkivets uppföljning av tillsyn

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för myndighetsnämnden

Dokumenthanteringsplan för myndighetsnämnden Kommunledningskontoret, kanslienheten Sara Alberg, 0531-526014 sara.alberg@bengtsfors.se POLICY Antagen av Myndighetsnämnden 1(8) Reviderad 2012-09-19 110 2013-09-16 77 Dokumenthanteringsplan för 2 Dokumenthanteringsplan

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ÖRBYSKOLAN

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ÖRBYSKOLAN S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2010-05-31 DNR 9.3-21578/09 SSA 2010:9 Örbyskolan, Att: Lennart Östlund Kopia: Utbildningsförvaltningen, Agnetha Styrwoldt-Alfheim

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Myndigheten för yrkeshögskolan

Inspektion av arkivvården vid Myndigheten för yrkeshögskolan Avdelningen för tillsyn Inspektionsrapport 1 (6) N. Liljeholm Inspektion av arkivvården vid Myndigheten för yrkeshögskolan Riksarkivet har genomfört en inspektion av arkivvården hos Myndigheten för yrkeshögskolan

Läs mer

Tillsyn enligt personuppgiftslagen (1998:204) socialtjänstens behandling av personuppgifter om etniskt ursprung

Tillsyn enligt personuppgiftslagen (1998:204) socialtjänstens behandling av personuppgifter om etniskt ursprung Datum Diarienr 2014-12-04 1647-2014 Socialnämnden Norrköpings kommun Rådhuset 601 81 Norrköping Tillsyn enligt personuppgiftslagen (1998:204) socialtjänstens behandling av personuppgifter om etniskt ursprung

Läs mer

Anteckningar från arkivträff den 10 september

Anteckningar från arkivträff den 10 september Anteckningar från arkivträff den 10 september 1 Deltagare Niclas Rosenbalck, Älmhults kommun Anders Karlsson, Ronneby kommun Helene Blomquist, Lessebo kommun Kerstin Johansson, Växjö kommun Marie Ulmhed,

Läs mer

Tranås kommun. Uppföljning av granskning om hanteringen av allmänna handlingar. Revisionsrapport. KPMG AB 21 mars 2011

Tranås kommun. Uppföljning av granskning om hanteringen av allmänna handlingar. Revisionsrapport. KPMG AB 21 mars 2011 Uppföljning av granskning om hanteringen av Revisionsrapport KPMG AB 21 mars 2011 Revrapport Tranås.docm Innehåll 1. Bakgrund 1 2. Syfte 1 3. Avgränsning 1 4. Ansvarig nämnd/styrelse 1 5. Metod 1 6. Projektorganisation

Läs mer

Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Medlingsinstitutet

Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Medlingsinstitutet Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Inspektionsenheten Nora Liljeholm Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Medlingsinstitutet Datum: 2008-05-27 Närvarande: från Medlingsinstitutet

Läs mer

Hantering av offentlighetsprincipen registrering av allmänna handlingar

Hantering av offentlighetsprincipen registrering av allmänna handlingar Revisionsrapport Hantering av offentlighetsprincipen registrering av allmänna handlingar Orsa kommun Februari 2008 Christina Norrgård Innehållsförteckning Innehållsförteckning...2 1 Sammanfattande bedömning

Läs mer

Uppföljning gällande Stadsarkivets tillsyn av barnoch utbildningsnämndens hantering av allmänna handlingar slutrapport

Uppföljning gällande Stadsarkivets tillsyn av barnoch utbildningsnämndens hantering av allmänna handlingar slutrapport Barn- och utbildningsförvaltningen 2015-05-14 1 (7) Barn- och utbildningsnämnden Kvalitetsenheten BUN/2013:221 Sabine Faison 016-710 14 86 Barn- och utbildningsnämnden Uppföljning gällande Stadsarkivets

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS HOTELL- OCH RESTAURANGSKOLA SKOLA

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS HOTELL- OCH RESTAURANGSKOLA SKOLA S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (6) 2011-12-20 DNR 9.3-16638/11 SSA 2011:14 Stockholms hotell- och restaurangskola Att: Hans Kristian Widberg Kopia: Utbildningsförvaltningen,

Läs mer

Rikspolisstyrelsens författningssamling

Rikspolisstyrelsens författningssamling Rikspolisstyrelsens författningssamling ISSN 0347-545X Utgivare: chefsjuristen Eva-Lotta Hedin Rikspolisstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om postbehandling och diarieföring vid polismyndigheterna;

Läs mer

Gallring av digitala handlingar

Gallring av digitala handlingar Datum 2002-09-13 Version från IT 1.0 Kommunkansliet Gallring av digitala handlingar 1. Offentlighetslagstiftningen och digitala handlingar Hörnpelarna i det regelverk som styr hanteringen av allmänna handlingar

Läs mer

Förstudie. Nerikes Brandkår. Diarieföring av allmänna handlingar 2009-06-04. Ref Roger Wallin

Förstudie. Nerikes Brandkår. Diarieföring av allmänna handlingar 2009-06-04. Ref Roger Wallin Förstudie Diarieföring av allmänna handlingar Nerikes Brandkår 2009-06-04 Ref Roger Wallin 1. Uppdrag... 3 2. Offentlighetsprincipen... 3 2.1 Hur diarieförs handlingar och finns gemensamma rutiner?...

Läs mer

Riktlinjer för hantering av arkiv i Gävle kommun

Riktlinjer för hantering av arkiv i Gävle kommun Sid 1 (6) Författningssamling Dnr 16KS82 Riktlinjer för hantering av arkiv i Gävle kommun Beslutad av kommunfullmäktige 2016-10-24 4 Inga ändringar har beslutats. Utöver de bestämmelser om arkiv som finns

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Jönköping

Inspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Jönköping 1 (8) Tillsynsavdelningen Sofia Särdquist 2015-07-06 Dnr RA 231-2015/2444 Kammarrätten i Jönköping Box 2203 550 02 Jönköping Inspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Jönköping Inledning Riksarkivet

Läs mer

Riksarkivet (RA) inspekterade den 19 mars 2012 arkivvården vid Smittskyddsinstitutet (SMI).

Riksarkivet (RA) inspekterade den 19 mars 2012 arkivvården vid Smittskyddsinstitutet (SMI). 1(5) Inspektion av arkivvården vid Smittskyddsinstitutet Riksarkivet (RA) inspekterade den 19 mars 2012 arkivvården vid Smittskyddsinstitutet (SMI). Närvarande: Från SMI: Chefsjurist Arkivarie Överdirektör

Läs mer

Arkivreglemente. Hantering av arkiv i Sundbybergs stad

Arkivreglemente. Hantering av arkiv i Sundbybergs stad Arkivreglemente Hantering av arkiv i Sundbybergs stad Dokumenttyp: reglemente Fastställt av: kommunfullmäktige Status: fastställt den 26 september 2016 Giltighetstid: gäller tills vidare Sundbybergs stad

Läs mer

Delegation av beslutanderätten från kommunstyrelsen

Delegation av beslutanderätten från kommunstyrelsen Revisionsrapport Delegation av beslutanderätten från kommunstyrelsen Söderhamns kommun November 2009 Författare Lars Meyer Innehållsförteckning 1 Inledning 1 Inledning...3 1.1 Bakgrund, revisionsfråga

Läs mer

Granskning av likställighetsprincipen avseende föreningsstöd och evenemangsbidrag

Granskning av likställighetsprincipen avseende föreningsstöd och evenemangsbidrag Revisionsrapport Granskning av likställighetsprincipen avseende föreningsstöd och evenemangsbidrag Katrineholms kommun Februari 2010 Christina Norrgård Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning och

Läs mer

VERKSAM BESKRIVNING. Instruktion för att upprätta en arkivbeskrivning

VERKSAM BESKRIVNING. Instruktion för att upprätta en arkivbeskrivning INSTRUKTION DATUM DNR SARK 2017:9 HANDLÄGGARE MAGDALENA NORDIN VERKSAM BESKRIVNING Instruktion för att upprätta en arkivbeskrivning Enligt både offentlighets- och sekretesslagen och arkivlagen ska varje

Läs mer

Jämtlands Gymnasieförbund

Jämtlands Gymnasieförbund Jämtlands Gymnasieförbund Svar på revisionsrapport - Granskning av förbundets rutiner för att hålla god offentlighetsstruktur Dnr 45-2014 Ingela Carlsson Innehållsförteckning 1. Allmänt... 3 2. Rutiner

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Umeå universitet, Institutionen för socialt arbete, den 17 september 2014

Inspektion av arkivvården vid Umeå universitet, Institutionen för socialt arbete, den 17 september 2014 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Umeå universitet, Institutionen för socialt arbete, den 17 september 2014 Närvarande: Från Umeå universitet, Institutionen för socialt arbete: Från Riksarkivet: Angelica

Läs mer

Tranås kommun. Granskning av upphandling. Revisionsrapport. KPMG AB 21 april 2009 Lisa Åberg och Fredrik Ottosson

Tranås kommun. Granskning av upphandling. Revisionsrapport. KPMG AB 21 april 2009 Lisa Åberg och Fredrik Ottosson Granskning av upphandling Revisionsrapport KPMG AB 21 april 2009 Lisa Åberg och Fredrik Ottosson Innehåll 1. Bakgrund, syfte och metod 1 2. Regler om offentlig upphandling 1 2.1 Upphandlingsformerna 2

Läs mer

Upphandling och inköp

Upphandling och inköp www.pwc.se Revisionsrapport Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor December 2014 Upphandling och inköp Skellefteå kommun Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning...2 2.1. Bakgrund...2 2.2.

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR VID HÄGERSTEN-LILJEHOLMENS STADSDELSFÖRVALTNING

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR VID HÄGERSTEN-LILJEHOLMENS STADSDELSFÖRVALTNING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-6859/08 SID 1 (9) 2008-06-23 SSA 2008:1 Hägersten-Liljeholmens stadsdelsnämnd Att: Kerstin Henningsson HANTERING AV ALLMÄNNA

Läs mer

S Arkivreglemente för Hässleholms kommun

S Arkivreglemente för Hässleholms kommun www.hassleholm.se S Arkivreglemente för Hässleholms kommun Innehåll Tillämpningsområde (1 och 2a AL)... 2 Definitioner... 2 Arkivbildningens syfte (3 AL)... 2 Myndighetens arkivansvar (4 AL)... 2 Arkivmyndigheten

Läs mer

Inspektionsrapport. 2013-06-10 Dnr RA 231-2013/1524

Inspektionsrapport. 2013-06-10 Dnr RA 231-2013/1524 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Arbetsmiljöverkets avdelning Inspektion Nord, distriktet Falun (INF) den 4 juni 2013 Närvarande Från distriktet Falun (INF): administratör verksarkivarie Från Riksarkivet:

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MILJÖFÖRVALTNINGEN

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MILJÖFÖRVALTNINGEN S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN SID 1 (9) 2007-12-20 DNR 9.3-17071/07 SSA 2007:16 Miljöförvaltningen Att: Håkan Andersson HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MILJÖFÖRVALTNINGEN Närvarande

Läs mer

Utveckla registratorsrollen En utbildning för dig som vill bredda och fördjupa din kompetens som registrator

Utveckla registratorsrollen En utbildning för dig som vill bredda och fördjupa din kompetens som registrator Utveckla registratorsrollen En utbildning för dig som vill bredda och fördjupa din kompetens som registrator 6 dagar med träffar i Stockholm 2004 13-14 september, 12-13 oktober, 16-17 november, 14 oktober

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Lunds universitet, Universitetsförvaltningen

Inspektion av arkivvården vid Lunds universitet, Universitetsförvaltningen 1 (6) Inspektion av arkivvården vid Lunds universitet, Universitetsförvaltningen Riksarkivet inspekterade arkivverksamheten vid Lunds universitet under tre dagar den 20 22 maj 2014 dels vid Universitetsförvaltningen

Läs mer

Dokument- och ärendehantering i Alingsås kommun Bilaga 4

Dokument- och ärendehantering i Alingsås kommun Bilaga 4 Dokument- och ärendehantering i Alingsås kommun Bilaga 4 Innehållsförteckning Inledning 2 Platina ärendehanteringssystem 2 - Organisation - Handlingar, ärenden, uppdrag, sammanträden - Arkivering och gallring

Läs mer

- Verkställa gallring.

- Verkställa gallring. Stadsarkivet Handläggare: Matilda Ekström Inspektionsrapport DNR 5.1.1-2082/2015 Sida 1 (7) 2015-05-20 SSA 2015:06 Hantering av allmänna handlingar hos Farsta stadsdelsförvaltning Närvarande från stadsdelsförvaltningen:

Läs mer

Tillsyn av behandlingen av personuppgifter i allmänhetens terminal m.m.

Tillsyn av behandlingen av personuppgifter i allmänhetens terminal m.m. Datum Diarienr 2014-09-30 1316-2013 Attunda tingsrätt Box 940 191 29 Sollentuna Tillsyn av behandlingen av personuppgifter i allmänhetens terminal m.m. Datainspektionens beslut 1. Datainspektionen konstaterar

Läs mer

Revisionsrapport Rutiner för arkivering. Östersunds Kommun

Revisionsrapport Rutiner för arkivering. Östersunds Kommun Revisionsrapport Rutiner för arkivering Östersunds Kommun 18 Januari 2013 Innehåll Sammanfattning... 1 1. Inledning... 2 2. Resultat... 3 3. Revisionell bedömning... 5 Sammanfattning Uppdrag och Bakgrund

Läs mer

forskningens behov Detta reglemente skall gälla även för de aktiebolag som kommunen äger ensam.

forskningens behov Detta reglemente skall gälla även för de aktiebolag som kommunen äger ensam. Sida 1/8 Arkivreglemente för Kungsbacka kommun Förutom de i arkivlagen (AL; SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården inom

Läs mer

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Robert Bergman Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning...2 2.1. Bakgrund...2 2.2. Revisionsfråga...2

Läs mer

Remiss: Förslag till förordning om behandling av personuppgifter i Lantmäteriets databas för arkiverade handlingar

Remiss: Förslag till förordning om behandling av personuppgifter i Lantmäteriets databas för arkiverade handlingar YTTRANDE 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Håkan Lövblad Justititedepartementet Enheten för fastighetsrätt och associationsrätt 103 33 Stockholm Remiss: Förslag till förordning om behandling av personuppgifter

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Synskadades Riksförbund den 31 oktober 2012.

Inspektion av arkivvården vid Synskadades Riksförbund den 31 oktober 2012. 1 (6) Inspektion av arkivvården vid Synskadades Riksförbund den 31 oktober 2012. Plats: Synskadades Riksförbunds lokaler på Sandsborgsvägen 52 i Enskede Närvarande: Från Synskadades Riksförbund: kanslichef,

Läs mer

Betänkandet E-legitimationsnämnden och Svensk e-legitimation SOU 2010:104

Betänkandet E-legitimationsnämnden och Svensk e-legitimation SOU 2010:104 1 (5) Datum Dnr RA 04-2011/00584 2011-04-18 Ert Dnr N2011/559/ITP Näringsdepartementet 103 33 Stockholm Betänkandet E-legitimationsnämnden och Svensk e-legitimation SOU 2010:104 Riksarkivet har tagit del

Läs mer

Arkivreglemente för Uddevalla kommun

Arkivreglemente för Uddevalla kommun Blad 1 Arkivreglemente för Uddevalla kommun Antaget av kommunfullmäktige den 11 februari 1992, 30 med revidering antaget av kommunfullmäktige 2008-05-10, 286. Med kommentarer Ersätter tidigare reglemente

Läs mer

Svedala Kommuns 4:06 Författningssamling 1(6)

Svedala Kommuns 4:06 Författningssamling 1(6) Författningssamling 1(6) Arkivreglemente för Svedala kommun antaget av kommunfullmäktige 2017-03-15 38 Gäller från 2017-04-01 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446)

Läs mer

Arkivreglemente. Styrdokument

Arkivreglemente. Styrdokument Arkivreglemente Styrdokument Styrdokument Dokumenttyp: Reglemente Beslutad av: Kommunfullmäktige 2012-02-29, 27 Dokumentansvarig: Kommunchefen Reviderad av: - 2 Innehållsförteckning Arkivreglemente...

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping

Inspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping INSPEKTIONSRAPPORT 1 (6) Tillsynsenheten Sofia Särdquist Inspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping Närvarande Från Förvaltningsrätten i Jönköping: chefsadministratör arkivassistent/expeditionsvakt

Läs mer

Riktlinjer för hanteringen av arkiv i Tyresö kommun

Riktlinjer för hanteringen av arkiv i Tyresö kommun Riktlinjer för hanteringen av arkiv i Tyresö kommun Beslutad av kommunfullmäktige 2016-xx-xx xx Innehållsförteckning 1. Tillämpningsområde...3 2. Syfte...3 3. Vad är arkiv?...3 4. Arkivansvar...3 5. Redovisning

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MICASA FASTIGHETER I STOCKHOLM AB

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MICASA FASTIGHETER I STOCKHOLM AB S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (9) 2008-07-17 DNR 9.3-6604/08 SSA 2008:2 Styrelsen för Micasa Fastigheter i Stockholm AB HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR

Läs mer

Revisionsrapport Arkivrutiner. Härjedalens kommun

Revisionsrapport Arkivrutiner. Härjedalens kommun Revisionsrapport Arkivrutiner Härjedalens kommun 23 januari 2015 Innehåll Sammanfattning... 2 1. Inledning... 3 2. Resultat... 4 3. Revisionell bedömning... 7 1 Sammanfattning Uppdrag, bakgrund och revisionsfråga

Läs mer

2015-03-20. Regionala etikprövningsnämnden i Uppsala Box 1964

2015-03-20. Regionala etikprövningsnämnden i Uppsala Box 1964 1 (5) Tillsynsavdelningen Sofia Särdquist 2015-03-20 Dnr RA 232-2015/155 Regionala etikprövningsnämnden i Uppsala Box 1964 751 49 Uppsala Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden

Läs mer

Strategi Program Plan Policy Riktlinjer» Regler. Arkivregler för Borås Stad

Strategi Program Plan Policy Riktlinjer» Regler. Arkivregler för Borås Stad Strategi Program Plan Policy Riktlinjer» Regler Arkivregler för Borås Stad Borås Stads styrdokument» Aktiverande strategi avgörande vägval för att nå målen för Borås program verksamheter och metoder i

Läs mer

Granskning av rehabiliteringsverksamheten

Granskning av rehabiliteringsverksamheten Granskning av rehabiliteringsverksamheten Revisionsrapport KPMG AB 1 juni 2011 Antal sidor: 9 Granskningsrapport_Granskning av rehabiliteringsverksamheten_ronneby.docm Innehåll 1. Bakgrund 1 2. Syfte 1

Läs mer

Innehållsförteckning. Inledning

Innehållsförteckning. Inledning Innehållsförteckning Inledning 1. Lagar och styrdokument. s.2 2. Allmän handling s.3 3. Postöppning. s.5 4. Registrering av post. s.5 5. Dokument- och ärenderegistrering s.6 6. Beredning.. s.7 7. Kallelse

Läs mer

Borgholm Energi Elnät AB 2013-11-05 Borgholm Energi AB Lekmannarevisorerna

Borgholm Energi Elnät AB 2013-11-05 Borgholm Energi AB Lekmannarevisorerna Borgholm Energi Elnät AB 2013-11-05 Borgholm Energi AB Lekmannarevisorerna Till Borgholm Energi Elnät AB Borgholm Energi AB För kännedom Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Granskning av hantering av allmänna

Läs mer

Insyn och tillsyn av fristående förskoleverksamhet, skolbarnomsorg och grundskolor

Insyn och tillsyn av fristående förskoleverksamhet, skolbarnomsorg och grundskolor Insyn och tillsyn av fristående förskoleverksamhet, skolbarnomsorg och grundskolor Botkyrka kommun Revisionsrapport Juni 2011 Johan Karlander Martin Andersson Sammanfattning PwC har fått i uppdrag av de

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN 1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)

Läs mer

Kommunstyrelsens hantering av allmänna handlingar och arkivvård

Kommunstyrelsens hantering av allmänna handlingar och arkivvård www.pwc.se Revisionsrapport Sandra Marcusson Kommunstyrelsens hantering av allmänna handlingar och arkivvård Oktober 2016 Innehåll Sammanfattning... 2 1. Inledning... 3 1.1. Bakgrund... 3 1.2. Syfte och

Läs mer

Arvika kommun. Granskning av Överförmyndarnämndens verksamhet Revisionsrapport. KPMG AB Offentlig sektor Karlstad 2013-11-08 Antal sidor: 11

Arvika kommun. Granskning av Överförmyndarnämndens verksamhet Revisionsrapport. KPMG AB Offentlig sektor Karlstad 2013-11-08 Antal sidor: 11 Granskning av Överförmyndarnämndens verksamhet Revisionsrapport KPMG AB Offentlig sektor Karlstad 201-11-08 Antal sidor: 11 Innehåll 1. Sammanfattning 2. Bakgrund. Syfte 4. Avgränsning 5. Revisionskriterier

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SÖDERTÄLJE KYRKOGÅRDSFÖRVALTNING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SÖDERTÄLJE KYRKOGÅRDSFÖRVALTNING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15051/08 SSA 2008:10 Södertälje kyrkogårdsförvaltning Att: Lennart Schånberg INSPEKTION AV HANTERINGEN

Läs mer

Inspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen 2009-12-21 Dnr RA 231-2009/4754 A-K Andersson

Inspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen 2009-12-21 Dnr RA 231-2009/4754 A-K Andersson Inspektionsrapport 1 (8) Inspektion av arkivvården vid Växjö universitet Växjö universitet inspekterades av Riksarkivet den 25 november 2009. Inspektionen aviserades i förväg och avsåg arkivvården vid

Läs mer

Granskning av avtalshantering. Kristianstads kommun

Granskning av avtalshantering. Kristianstads kommun www.pwc.se Revisionsrapport Granskning av avtalshantering Gabriella Fredriksson Philip Maazon Mattias Johansson Mars 2014 Kristianstads kommun Innehållsförteckning 1. Sammanfattning...4 2. Inledning...6

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2013-02-26 INNEHÅLL INLEDNING... 3 1 MYNDIGHETENS ARKIVORGANISATION...

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för Regionförbundet i Kalmar län

Dokumenthanteringsplan för Regionförbundet i Kalmar län 1 Dokumenthanteringsplan för Regionförbundet i Kalmar län Syfte Dokumenthanteringsplanen ska vara ett hjälpmedel för den som framställer och arkiverar handlingar. Den bygger på en inventering av förekommande

Läs mer