Verksamhetssystem och dokumenthantering

Transkript

1 STADSLEDNINGSKONTORET ANNA TYNDERFELDT KOMMUNARKIVARIE Åtgärdsrapport gällande arkiv och dokumenthantering på enheten för vuxenutbildning Berörd myndighet: Social- och arbetsmarknadsnämnden Berörd enhet: Enheten för vuxenutbildning (Komvux och SFI) Bakgrund Kommunstyrelsen är arkivmyndighet i Sundbybergs stad och kommunarkivarien dess representant. Arkivmyndigheten har rätt att utöva tillsyn över andra myndigheter i kommunen gällande arkivvård och dokumenthantering. Syftet med mötet och denna rapport är att bistå avdelningen i frågor där kompetens i dagsläget saknas. Detta är kommunarkivariens uppgifta att rådge och hjälpa kommunens förvaltningar i arkiv- och dokumenthanteringsfrågor. Alla verksamheter som lyder under myndigheten social- och arbetsmarknadsnämnden är skyldig att följa gällande lagstiftning för arkiv och dokumenthantering. Detta omfattar bl.a. att tillgodose medborgarnas rätt att ta del av allmänna handlingar samt att säkerställa att information bevaras för forskningen och rättsskipningens skull för all framtid. Vid samtal med nämndsekreterare för social- och arbetsmarknadsnämnden har det framkommit att vissa enheter inom myndigheten upplever svårigheter med dokumentoch ärendehantering samt arkivering. Kommunarkivarien träffade därför representanter för enheten Vuxenutbildning den 15 september 2015 för att gå igenom nuläget och lägga upp en åtgärdsplan för framtiden. Vid mötet närvarade rektor Fredrik Ekdahl, biträdande rektor för Komvux Ann-Christin Nilsson, biträdande rektor för SFI Maria Hallbäck och kommunarkivarie Anna Tynderfeldt. Verksamhetssystem och dokumenthantering Enheten upplever idag att det inte finns någon konsekvens i hur allmänna handlingar hanteras och arkiveras. Verksamhetssystemet som används heter Procapita Education och är inte särskilt intuitivt eller användarvänligt när det kommer till att ta ut information ur systemet. Enheten upplever också att informationen i systemet är alltför omfattande och för intrikat sammankopplad för att kunna skrivas ut på papper. Slutbetyg och betygskataloger tas ut och undertecknas samt förvaras på papper, däremot tas enskilda kursbetyg ut direkt från systemet vid efterfrågan och dessa bevaras i dagsläget inte på papper. Ingen gallring görs i systemet. Sundbybergs stad, Sundbyberg BESÖKSADRESS Östra Madenvägen 4, Hallonbergen TELEFON TELEFAX ORG.NUMMER

2 Förutom betyg och betygskataloger hanterar enheten också nationella prov och dessa förvaras i dagsläget i en förrådslokal i källaren, somliga i arkivkartonger och pärmar och somliga i plastpåsar i flyttkartonger. Utöver sin egenproducerade information tar enheten emot betygskataloger från privata utförare med betygsrätt inom vuxenutbildning. Dessa betygskataloger levereras till Sundbyberg eftersom eleverna är folkbokförda inom kommunen och informationen därför ska slutarkiveras i Sundbyberg. Enheten har inga, ur arkivsynpunkt, godkända förvaringsmöjligheter för pappershandlingar i dagsläget. Slutbetyg, betygskataloger och ansökningshandlingar förvaras i pärmar i bokhyllor och förrådsutrymmen på enheten. Enheten använder sig inte av myndighetens dokumenthanteringsplan och de delar som rör vuxenutbildning är därför mycket inaktuella. Åtgärdsplan Enheten måste snarast revidera sin del av nämndens dokumenthanteringsplan. Detta för att planen ska kunna fungera som ett uppdaterat verktyg för de anställda inom enheten när de upplever okunskap kring vad som ska göras med en viss handlingstyp. För att dokumenthanteringsplanen ska kunna uppdateras måste enheten fastställa vilka allmänna handlingar de hanterar i sin verksamhet. Detta gäller hela verksamheten. Därefter kan enheten i samråd med kommunarkivarien fastställa vilka handlingar som ska bevaras och vilka handlingar som kan gallras och när. En uppdatering av dokumenthanteringsplanen tydliggör också vilken information som finns på papper i dagsläget och vilken information som är kvar i verksamhetssystemet. Godkända arkivskåp måste köpas in så att enheten kan förvara de handlingar de behöver i sin verksamhet på ett tryggt sätt. När enheten inte längre behöver handlingar med bevarandestatus i sin verksamhet ska dessa överflyttas till centralarkivet för slutarkivering. De handlingar som skall bevaras i väntan på gallring skall förvaras i kommunens mellanarkiv på plan 1 i stadshuset. Se vidare under punkten Arkivering i detta dokument. Posthantering Ingen rutin för posthantering finns på enheten idag. Personal i receptionen öppnar och ankomststämplar post som sedan delas ut i personliga postfack. Posten hanteras dock inte alltid på samma sätt. Fullmakter vid semestrar och frånvaro finns inte, inte heller någon rutin för hantering av epost vid semester och frånvaro.

3 Åtgärdsplan En rutin för posthantering bör upprättas. Posten bör kontrolleras två gånger per dag då den delats ut och alltid ankomststämplas på dokumentet vid öppnandet. En central funktion bör gå igenom posten och diarieföra det som skall diarieföras för att sedan skicka den vidare till respektive handläggare. Alla anställda på enheten måste skriva på en fullmakt att deras personligt adresserade post får öppnas samt att det måste fastställas vad de anställda förväntas göra med sin epost vid frånvaro eller semester (hänvisning kan exempelvis ske till myndighetsbrevlådan eller till anställd i tjänst). Arkivering I dagsläget levereras inga handlingar från enheten för vuxenutbildning till centralarkivet. Handlingarna förvaras antingen i enhetens lokaler eller i verksamhetssystemet Procapita Education. De handlingar som förvaras i verksamhetens lokaler förvaras inte på ett, ur arkivsynpunkt, korrekt sätt då de allmänna handlingarna varken är skyddade från brand, fukt eller stöld. Enheten har i dagsläget inte tillgång till vare sig godkända arkivskåp eller godkända arkivlokaler. 1 Handlingar som enligt lag ska bevaras för all framtid förvaras i pärmar, flyttkartonger och arkivboxar. Det finns ingen klar systematik eller avgränsning mellan aktuella och inaktuella handlingar, och ingen överblick över vilka handlingar enheten har i sin ägo. Det finns inte heller någon uttalat ansvarig för arkiv på enheten. Åtgärdsplan Enheten bör i ett första skede inventera vilka handlingar som de hanterar i sin verksamhet och som ska bevaras för all framtid och således ska överlämnas till centralarkivet. Detta kan med fördel göras i samband med att enheten reviderar sin del av nämndens dokumenthanteringsplan. Utöver betygsrelaterade handlingar är sådana handlingar exempelvis nationella prov i Svenska, examensarbeten, delegationsbeslut, statistik, informationsmaterial m.fl. Enheten bör också utse en funktion som är ansvarig för att sköta arkivet. Enheten måste vidare fastställa och tydliggöra vilken information som har bevarandestatus som man i dagsläget ej tar ut ur verksamhetssystemet. Att lagra information för framtiden i ett verksamhetssystem är inte godkänt ur arkivsynpunkt då man inte kan säkerställa att informationen är beständig och tillgänglig för all framtid. Dock skulle ett undantag kunna göras i väntan på att Sundbybergs stad införskaffar ett e- arkiv som klarar av att lagra information långsiktligt. Informationen behöver dock ändå 1 Staden har i sitt arkivreglemente beslutat att följa Riksarkivets rekommendationer för arkivlokaler och arkivskåp (RAFS 2013:4), vilket innebär att allmänna handlingar ska förvaras i skåp eller lokaler som står emot brand och fukt i en eller två timmar.

4 klassificeras, och enheten måste bli klar över vilken information som i framtiden skall överföras till ett e-arkiv, var i systemet den finns, och säkerställa att informationen är begriplig över tid 2 Innan en leverans till centralarkivet kan bli aktuell måste enhetens handlingar rensas 3, gallras 4 och sorteras. Eftersom det rör sig om en så omfattande mängd handlingar rekommenderas att extern arkivkompetens tas in för att göra detta. Det finns gott om företag på marknaden som hyr ut arkivkonsulter för kortare uppdrag av denna typ. Gällande de handlingar som ska bevaras och som i dagsläget finns på papper, är rensade, gallrade och sorterade kan en leveransplan till centralarkivet upprättas. Dessa handlingar kan överföras till centralarkivet så snart de inte längre behövs i enhetens verksamhet. Gällande de betygshandlingar som skickas till enheten från andra betygsutfärdare kan dessa levereras direkt till centralarkivet och enheten kan upplysa de externa utförarna om att det är dit de ska skickas fortsättningsvis. Dessa handlingar bör sorteras i datumordning i förhållande till när eleven läste färdigt kursen. Handlingar som ska bevaras i väntan på gallring skall ordas så att de är sökbara fram tills dess att gallring kan ske. Handlingarna bör överföras till stadshusets mellanarkiv för förvaring och när gallringsfristen löpt ut ansvarar enheten för att gallra handlingarna. Sammanfattning Mötet med enheten för vuxenutbildning visar på brister i dokument och arkivhanteringen. De föreslagna åtgärderna i rapporten bör beaktas snarast, då enheten idag inte uppfyller rådande lagkrav på förvaring, hantering och arkivering av allmänna handlingar. Inköp av arkivskåp bör göras snarast så att enheten kan få ordning på förvaring av sina allmänna handlingar Leverans av handlingar till centralarkiv samt mellanarkiv bör ske så snart som möjligt Gällande rensning, sortering och paketering av handlingar inför leverans till centralarkivet bör extern arkivkompetens tas in. En analys av vilken bevarandeinformation som finns i verksamhetssystemet Procapita Education bör göras samt att det måste säkerställas att informationen kan tas ut ur systemet (oavsett om detta ska ske på papper eller om det ska ske digitalt) på ett för framtiden begripligt och ur arkivsynpunkt tillfredställande sätt 2 D.v.s. att förkortningar måste kunna läsas i klartext, att korrekt metadata finns, att information från rätt fält kan tas om hand, medan information från andra fält kan gallras etc. 3 Med rensning menas borttagning av sådant som inte hör till ärendet och som kan skada handlingarna på sikt, arbetsanteckningar, post-itlappar, gem, plastfickor, kuvert etc. 4 Med gallring menas permanent destruktion av sådan information som inte skall medfölja till centralarkivet för bevaring för all framtid.

5 Dokumenthanteringsplanen bör uppdateras så att den överensstämmer med enhetens verksamhet och i detta arbete kan nämndsekreteraren och kommunarkivarien bistå med rådgivning. Uppföljning Ett nytt möte bokas in om tre månader för genomgång av hur långt enheten kommit i åtgärdsarbetet. För arkivmyndigheten, den 23 september 2015 Anna Tynderfeldt Kommunarkivarie, Sundbybergs stad