E-arkiv 22 januari. Välkomna

Transkript

1 E-arkiv 22 januari Välkomna

2 Agenda Laget runt Mål Utbildning Arbetssätt 2015 Lunch Erik Ander Bengtsfors berättar om deras arbete i Bengtsfors Peter Olofsson berättar om e-arkivet på Stadsbyggnadsförvaltningen i Trollhättan Summering, Nästa möte

3 E-arkiv Under 2015 har alla 49 kommuner tagit ställning till ett införande av e-arkiv. 49 kommuner har undersökt förutsättningar för samverkansprojekt kring införandet av e-arkiv. Minst 1 samverkansprojekt kring e-arkiv har startats upp i VG under Minst 25 kommuner i VG har avsatt resurser i 2016-års budget för att arbeta med e-arkiv. Under 2015 ska regionarkivets uppdragsgivare ha tagit ställning till ett samarbete med VGs kommuner. Genomföra utbildningar inom minst 3 kunskapsområden för ämnet under året.

4 Enkätsvar

5 Fyrbodal Agenda Laget runt Mål och arbetssätt 2015 Lunch Erik Ander Bengtsfors berättar om deras arbete i Bengtsfors Peter Olofsson berättar om e-arkivet på Stadsbyggnadsförvaltningen i Trollhättan Summering

6

7 Fyrbodal

8

9 Alla

10 Vilka är dina viktigaste förväntningar på samverkan under 2015? (Fyrbodal) Att få ta del av hur kringliggande kommuner och Fyrbodal ligger i utvecklingen för att kunna avgöra i vilket skede det är bra att haka på Att vi kan utredaom vi kan dela på kostnaderna eller inte. Detta och inget annat är prio1 för mig Gemensamma projekt. Genomförande av en klassificeringsstrukturgemensam för alla kommuner. Gemensamma tekniska krav som står upp emot Riksarkivets krav. Informationsutbyte, råd och stöttning Ta lärdomav hur andra gjort samt i samarbetemed andra kommuner i fyrbodal hitta en bra lösning. Vi tycker samverkan är väldigt viktigt, men i nu läget har vi ingen möjlighet att prioritera införande av e-arkiv

11 Vilka är dina viktigaste förväntningar på samverkan under 2015? (Övriga) Ökad kompetens/kunskap Fördjupningoch inspiration Inblick i andra kommuners arbete med införande av e-arkiv Erfarenhetsutbyteoch samarbete kring gemensamma frågeställningar, främst med kommuner som har likartade grundförutsättningar (gemensamma system mm). Effektivt resursutnyttjande, främst ekonomi och kompetens. Att vi kan stöttaoch läraav varandra i arbetet med e-arkiv. Att vi kommer igång med avrop/upphandling. Även pilotprojekt. Att hanteringen om system för digital långtidslagring lyfts som prioriterad fråga.

12

13 Utbildning dag 1 Kurs 1: Grundläggande kurs i informationshantering. Förmiddag Verksamheternas information är dess största resurs och ska hanteras därefter. Kursen behandlar aktuell lagstiftning inom området dokument- och ärendehantering, d v s registrering, informationshantering, leveranser, arkivering i när- och centralarkiv och utlämnande av allmänna handlingar. Kursen ger även tips och råd om viktiga styrdokument och hur ni kan förenkla ert dagliga arkivarbete. Kurs 2: Ansvar och roller vem ska göra vad? Eftermiddag Känns ert arkiv som ett problem eller en möjlighet? Är arkivet ett prioriterat område inom din verksamhet? Kursen ger en inblick i hur kommunens arkivfunktion bör vara organiserad för att vara effektiv och uppfylla den egna förvaltningens och offentlighetslagstiftningens krav på insyn och tillgång till våra myndigheters information. Målgrupp: Ansvariga verksamhetschefer, registratorer, arkivarier, handläggare, (politiker?)

14 Utbildning dag 2 Kurs 3: Att kartlägga och klassificera information den nya informationsredovisningen. Förmiddag Har du och din verksamhet kontroll på vilken information som produceras, var den hamnar och vem som är ansvarig? Genom att kartlägga sin verksamhet kan man se var informationen uppstår och om den information som produceras är relevant för verksamheten. Kanske upptäcker ni flaskhalsar där arbetet fördröjs eller bra rutiner som skulle kunna implementeras i andra delar av verksamheten. Genom att klassificera information och handlingar så får man kontroll över hur viktiga de är för verksamheten. Ska det bevaras eller ej? Kurs 4: Att upprätta en arkivbeskrivning och utarbeta en dokumenthanteringsplan. Eftermiddag Denna kurs hjälper er igång med både er arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan. Dessa dokument är ett lagstadgade. Krav på arkivbeskrivning/beskrivning av en myndighets allmänna handlingar finns både i offentlighetoch sekretesslagen och i arkivlagen. Dokumenthanteringsplanen är ett av verksamheternas viktigaste styrdokument. Den visar vilken information myndigheten hanterar och styr bevarande och gallring, ansvar, leveranstider till centralarkivet m.m. Med en aktuell och bra dokumenthanteringsplan skapar ni en effektivare och säkrare informationshantering. Målgrupp: Verksamhetsansvariga, arkivansvariga, arkivredogörare/arkivombud och arkivarier eller motsvarande.

15 Utbildning dag 3 Kurs 5: Vad är ett e-arkiv och vad krävs för att införa det? Förmiddag De flesta av oss arbetar dagligen i våra e-arkiv utan att vi tänker på det, men vad krävs för att vi ska kunna hantera och söka i vår digitala information även i framtiden? När vi pratar e-arkiv hör vi uttryck som OAIS och FGS, men vad innebär det i praktiken? Kursen är tänkt att ge en grundläggande förståelse för vad det innebär att förbereda sig för en helt digital informationshantering med hjälp av verksamhetssystem, e-tjänster och system för långsiktigt digitalt bevarande. Kurs 6: E-arkivet och våra verksamhetssystem. Eftermiddag Våra verksamhetssystem blir omoderna och nya behöver upphandlas. Den här kursen ger tips och råd om vad ni bör tänka på vid upphandling av nya system sätt utifrån arkivets perspektiv. Vilka krav måste era verksamhetssystem uppfylla för att ni ska kunna garantera åtkomst till er digitala information över tid? Målgrupp: Verksamhetsansvariga, IT-chefer, inköpare/upphandlare, arkivarier eller motsvarande.

16 Utbildningar 3 dagar via ITsam. 14 dagar mellan. 1 Juridikdag earkiv för arkivarier 2 dagar. 1 VisAlfa? Resultat av att använda tex VisAlfaär att man automatiskt får: Processer Klassificeringar Dokumentplaner Arkivbeskrivning Samt att det eventuellt är enklare att dela materialet Genomförande 5-600/ tillfälle för konferens. (Vi hoppas kunna stå för föreläsare) Göteborg?

17 Arbetsformer Gemensamma möten 4/år erfarenhetsutbyte Inbjudna nästa gång (ex SKL/komentus upphandling?) Gemensamma utbildningar Upphandling/kravspec Arbetsgrupper, piloter Att göra Vastkom.se/earkiv Vad är ett e-arkiv Fördjupning

18 Exempel från Trollhättan