Vägen till en förvaltningsgemensam e-arkiv lösning. Torbjörn Hörnfeldt, Enhetschef, Utveckling och e-förvaltning

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Vägen till en förvaltningsgemensam e-arkiv lösning. Torbjörn Hörnfeldt, 2015-11-12 Enhetschef, Utveckling och e-förvaltning"

Ellinor Åkesson
för 8 år sedan
Visningar:

1 Vägen till en förvaltningsgemensam e-arkiv lösning Torbjörn Hörnfeldt, Enhetschef, Utveckling och e-förvaltning

2 Bakgrund 2

3 E-delegationen (-> ) För att stärka utvecklingen a emyndigheten och att skapa goda förutsättningar för koordinering mellan olika myndigheter (SoU 2009:19) Utreda Utveckla en strategi för framtidens emyndighet Ta fram kraven för emyndighet 3.0 Följa upp effekterna Öppna data (PSI) och sociala medier Koordinera aktiviteter Koordinera den strategiska utvecklingen (arkitektur, programhantering (Architecture, pilotstudier) Koordinera IT standardiserings frågor Assistera regeringen I internationellt arbete Följa upp den nationella påverkan av emyndigheten Vägledning Vägledningar och stödjande aktiviteter 3

0 Följa upp effekterna Öppna data (PSI) och sociala medier Koordinera aktiviteter Koordinera den strategiska utvecklingen (arkitektur, programhantering

4 esam del av fortsättningen av E-delegationen

5 eard projektet Förstudie beställd av E-delegation, vilken levererades i februari 2011 Förstudien föreslog att ett projekt om e-arkivering och ärendehantering ska startas med Riksarkivet som färdledare Hösten 2011 start för projektet eard (e-arkivering och e-ärendehantering) DP3 e-arkiv FGS Förvaltnings Gemensam Specifikation (FGS) Väldefinerade utbytesformat Specificationer baserade på minsta gemensamma nämnare De framtagna FGS:erna kan användas av utvecklare, myndigheter, kommuner och landsting för inköp, utveckling och för att ge allmänheten möjlighet att nå nätbaserade tjänster för e-arkivering och e-ärendehantering. Tjänsterna uppfyller visionen: Så enkelt som möjligt för så många som möjligt Behöver alltid genomföras ett införandeprojekt för att uppfylla systemets och/eller e-arkivets alla krav DP1 DP1 begrepp begrepp DP3 DP3 e- e- arkiv arkiv FGS FGS DP5 DP5 e- e- diarium diarium FGS FGS DP4 DP4 e- e- arkiv arkiv funktionella funktionella krav krav DP6 DP6 e- e- diarium diarium funktionella funktionella krav krav DP7 DP7 test test och och utvä utvä rdering rdering med med piloter piloter DP2 DP2 nyttorealisering, nyttorealisering, intressentanalys intressentanalys DP8 DP8 fö fö rvaltningsorganisation rvaltningsorganisation 5

minsta gemensamma nämnare De framtagna FGS:erna kan användas av utvecklare, myndigheter, kommuner och landsting för inköp, utveckling och för att ge allmänheten möjlighet att nå nätbaserade tjänster

6 Från projektet eard till en FGS Funktion på Riksarkivet RA har tagit på sig ansvaret att fortsätta arbetet med FGS:er och har ansvaret för den organisation som behövs En funktion inom Riksarkivets Division för offentlig informationshantering (DOI), Enheten för utveckling och e- förvaltning (UEF) med: En expert inom metadataområdet som är funktions- och processansvarig för FGS-arbetet En administratör/samordnare En halv tjänst för främjandeverksamheten Ett förvaltningsråd med en beredningsgrupp Arbetsgrupper/projekt efter behov Referensgrupper efter behov 6

förvaltning (UEF) med: En expert inom metadataområdet som är funktions- och processansvarig för FGS-arbetet En administratör/samordnare En

7 Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) 7

8 Sammanhanget Tryckfrihetsförordningen Offentlighets- och sekretesslagen Arkivlagen Registerförfattningar Generella regelverket Gällande RA-FS:ar Arkivförordningen Registrering, AR RA-FS 1997:5 Kommittéer RA-FS 2013:3 Arkiv för statliga myndigheter RA-FS 1991:1 (grund) RA-FS 1997:4 (ändr. omtryck) RA-FS 2008:4 (ändr.) RA-FS 2012:1 (ändr.) Bevarande/gallring (områdes- eller sektorvis) Medieoberoende Pappershandlingar RA-FS 2006:2 RA-FS 2010:2 RA-FS 2012:5 Mikrofilm RA-FS 2006:2 (grund) RA-FS 2012:6 (ändr.) Ritfilm och reprografisk film RA-FS 2006:3 RA-FS 2012:7 Analoga ljud- och bildupptagningar RA-FS 2013:2 ADB-upptagningar/ E-handlingar RA-FS 2009:1 Mediespecifika Tekniska krav och certifiering (analoga) RA-FS 2006:4 (grund) RA-FS 2008:1 (ändr.) RA-FS 2012:8 Tekniska krav arkivlokaler RA-FS 2013:4 Tekniska krav ADB-upptagningar/ E-handlingar RA-FS 2009:2 Tekniska SIS, ISO, FGS + egenformulerade krav Standarder, de-facto standarder 8

) Bevarande/gallring (områdes- eller sektorvis) Medieoberoende Pappershandlingar RA-FS 2006:2 RA-FS 2010:2 RA-FS 2012:5 Mikrofilm RA-FS 2006:2 (grund) RA-FS 2012:6 (ändr.

9 Visionen för FGS:er 9

Dokumentöversikt Överst introduktionen som är gemensam för alla FGS:er Mellan nivån är den tekniska beskrivningen och metadatafälten Nedersta nivån är tillägg (bilder,

10 Dokumentöversikt Överst introduktionen som är gemensam för alla FGS:er Mellan nivån är den tekniska beskrivningen och metadatafälten Nedersta nivån är tillägg (bilder, värdelistförklaringar och extra information) samt de tillhörande XML-schema/scheman Specificationer: XML-schema : 10

värdelistförklaringar och extra information) samt de tillhörande XML-schema/scheman

11 Och hur hänger dokumenten ihop i ett paket? 11

12 Ett myndighetsgemensamt e-arkiv 12

13 Vi är statens shared service center Vi är en sammanslagning av verksamheter från Försäkringskassan, Kammarkollegiet och Skatteverket Vårt uppdrag är att öka effektiviteten och minska administrationskostnaderna i statsförvaltningen Vi är avgiftsfinansierade Vi erbjuder tjänster inom e-handel, ekonomi- och löneadministration och konsultverksamhet

och minska administrationskostnaderna i statsförvaltningen Vi är avgiftsfinansierade Vi

14 Uppdrag - en förvaltningsgemensam tjänst SSC ska ta fram tjänsten i samarbete med Riksarkivet Tjänsten ska o förenkla införandet av e-arkiv och o sänka kostnaderna o i jämförelse med alternativa lösningar Sju pilotmyndigheter ska o delta i arbetet och o ansluta till tjänsten o när den finns tillgänglig

kostnaderna o i jämförelse med alternativa lösningar Sju pilotmyndigheter ska o

15 Uppdragets faser Fas 1 Analys Projektorganisation med styrgrupp Omvärldsbevakning och benchmarking Utrett och analyserat juridiska förutsättningar ekonomiska och finansiella förutsättningar säkerhets- och integritetsfrågor stordriftsfördelar Skapat preliminär kravbild och tjänstebeskrivning Marknadsundersökning genom en RFI Fas 1 rapporterades den 25/ till regeringen Fas 2 Krav och upphandling 6 maj beslutade regeringen att SSC får medel för att gå vidare till andra fasen i projektet, kravoch upphandlingsfas Fas 3 Implementation Fas 4 Drift och förvaltning 15 15

tjänstebeskrivning Marknadsundersökning genom en RFI Fas 1 rapporterades den 25/2-2015 till regeringen Fas 2 Krav och upphandling 6 maj

e-arkiveringsprocessen baseras på standarder RA-FS 2009:1 RA-FS 2008:4 Riksarkivets FGS:er MoReq 2010 ISO 15489 (Records Mgmt) EAC-CPF EAD Diarium ISO 14721:2003, 2012 (OAIS) Riksarkivets FGS:er

16 e-arkiveringsprocessen baseras på standarder RA-FS 2009:1 RA-FS 2008:4 Riksarkivets FGS:er MoReq 2010 ISO (Records Mgmt) EAC-CPF EAD Diarium ISO 14721:2003, 2012 (OAIS) Riksarkivets FGS:er METS, PREMIS PAIMAS PAIS RA-FS 2008:4 RA-FS 2009:2 ISO ,2 (pdf/a) Riksarkivets FGS:er METS PREMIS Verksamhetssystem Ärendehantering E-arkiv Arkivmyndighet (RA) Myndigheten/verksamhetssystem Myndigheten/mellanarkiv (SSC som tjänsteleverantör) Arkivmyndighet/slutarkiv 16

2008:4 RA-FS 2009:2 ISO19005-1,2 (pdf/a) Riksarkivets FGS:er METS PREMIS Verksamhetssystem Ärendehantering E-arkiv

17 Att leverera till e-arkivet 1. Värdera information och utred gallring 2. Definiera metadata och informationsmodell + format 3. Plan & teknik för export, inleverans och sökning 4. Genomföra inleveranser och tester 5. Driftsätta och förvalta 17 17

18 Tack för uppmärksamheten! Torbjörn Hörnfeldt Enhetschef, Utveckling och e-förvaltning 18

Relevanta dokument

Förvaltningsgemensamma specifikationer för e-arkiv och e-diarium

Förvaltningsgemensamma specifikationer för e-arkiv och e-diarium Visionen för information Det ska vara enkelt att återsöka, återanvända och arkivera information hos offentliga myndigheter oavsett var och