Uppdrag e-arkiv. Utveckla och använda en förvaltningsgemensam tjänst för e-arkiv

Transkript

1 Uppdrag e-arkiv Utveckla och använda en förvaltningsgemensam tjänst för e-arkiv

2 Bakgrund och tillbakablick Tjänstens utformning och övergripande krav Intresse kring anslutning och leveranser Att ansluta Förberedelser inför anslutning och resurser Vägen framåt - preliminär tidplan Frågor och avslut

3 Vårt uppdrag 3

4 Uppdrag - en förvaltningsgemensam e-arkivtjänst SSC ska ta fram tjänsten i samverkan med Riksarkivet Tjänsten ska förenkla införandet av e-arkiv i statsförvaltningen och sänka kostnaderna Sju pilotmyndigheter ska delta i arbetet och ansluta till tjänsten (när den finns tillgänglig) En förvaltningsorganisation för tjänsten ska etableras hos Statens servicecenter 4

5 Andra viktiga hörnstenar i uppdraget Informationssäkerhet Kostnadseffektivitet (stordriftsfördelar) Främja öppna standarder Förenkla tillgänglighet/åtkomst till information (konsumtion) Möjliggöra vidareutnyttjande av information (möjlighet att sprida ex. PSI, Öppna Data) 5

6 Tillbakablick 6

7 Tillbakablick Augusti 2014 Regeringsuppdrag att utveckla och använda en förvaltningsgemensam tjänst för e- arkiv Februari 2015 Uppdragets första delrapport lämnas till regeringen Februari 2016 Uppdragets andra delrapport lämnas till regeringen December 2016 Uppdragets tredje delrapport lämnas till regeringen Juni 2017 Upphandlingen avbryts December 2014 Offentliggörande av RFI (Request for information) Maj 2015 Regeringsbeslut om nya medel till projektet Juni 2016 Regeringsbeslut om nya medel till projektet Oktober 2016 Marknadsunderökning om intresset kring anslutning Maj 2017 Upphandlingen inleds November 2017 Upphandlingen inleds på nytt Mars 2017 Regeringsbeslut om nya medel till projektet 7

8 E-arkivtjänstens utformning och övergripande krav 8

9 Mellanarkiv som tjänst till våra kundmyndigheter Tjänsten ska innebära; Systemstöd, metoder och verktyg samt resurser för att kunna genomföra e-arkivering Statens servicecenter ska tillhandahålla och förvalta e- arkivtjänsten och kundmyndigheterna köper e-arkiv som tjänst från SSC SSC ska kunna administrera tjänsten på ett övergripande plan men ska inte ha någon åtkomst till den arkivbildande myndighetens uppgifter. Myndigheterna äger själva sin information och har fullt ansvar för den 9

10 Mellanarkiv - övergripande förutsättningar Myndighetens ansvar Riksarkivets ansvar FGS är krav på metadata för märkning och paketering av information 10

11 Övergripande krav - funktion och egenskaper stödja hela e-arkiveringsprocessen styra åtkomst till informationen skydda mot otillåten eller oavsiktlig förändring eller förlust Vårda informationen innebär både gallra och bevara Målet är att kunna arbeta automatiserat eller manuellt 11

12 Övergripande krav legala och teoretiska Arkivmaterialet ska kunna hanteras och skyddas utifrån gällande författningar Tryckfrihetsförordningen Offentlighets- och sekretesslagen PUL/Dataskyddsförordningen Arkivlagen, arkivförordningen m.fl. Stödja Riksarkivets aktuella föreskrifter (RA-FS) Stödja de standarder och best practice som Riksarkivet pekar ut Leveranser med hjälp av specifikationer som baseras på FGS (specifikationer styr leveranser till och från tjänsten samt delvis förvaltning av informationen i denna) 12

13 Paketering av tjänst Stöd för att redovisa verksamhetsinformation (RA-FS 2008:4) PRODUCENT TILLHANDAHÅLLANDE OCH FÖRVALTNING KONSUMENT Anpassning och konfiguration Tjänsteutveckling Verksamhetssystem X Annan strukturerad information Verktyg för uttag, transformering och paketering av information e-arkiv STÖD TILL KUNDMYNDIGHETER Gränssnitt för sökning, åtkomst och export Metodstöd Konsultstöd Förberedelser inför överföring Leverera/ överföra Ta emot Vårda och framtidssäkra Förvalta och drifta Redovisa Tillhandahålla Exportera Söka 13

14 Status i pågående upphandling 14

15 Status pågående upphandling 20 september - sista dag för anbudslämning 21 september - anbudsöppning September/oktober - kontroll och utvärdering Oktober - tilldelningsbeslut Oktober/december - säkerhetsskyddsavtal, säkerhetsprövning med registerkontroll av berörd personal samt förstagångsbesök December/januari - planerad avtalsstart 15

16 Intresse kring anslutning och leverans till det förvaltningsgemensamma e-arkivet Enkät oktober

17 Resultat Antal svar 147 svar av drygt 200 potentiella svarande myndigheter (ex. Länsstyrelserna skickade ett gemensamt svar) Vill ansluta 122 myndigheter överväger att ansluta 20 ville ansluta redan

18 När vill man ansluta? eller senare ca 20 st ca 17 st ca 31 st ca 14 st ca 40 st 18

19 Typer av system Ca 70 myndigheter har i dagsläget system som behöver avlastas Typ av information o ÄHS/diarier i princip alla o Personal och lönesystem st o Ekonomisystem st o Webb/intranät st Ca 70 myndigheteter har i dagsläget system som behöver stängas ner 19

20 Myndigheternas behov av stöd Särskilt stort behov av stöd inför överföring (leverans) till e-arkivtjänsten Endast ca 5 % av de tillfrågande anser sig inte behöva något stöd alls = 95% är i behov av stöd? 20

21 Anslutning till den förvaltningsgemensamma e-arkivtjänsten 21

22 Anslutning - juridiskt och tekniskt 1. Anslutning av kundmyndighet Avsiktsförklaring och överenskommelse Teknisk grunduppsättning och konfiguration Uppsättning av behörighetsstruktur Förutsättning för att kunna börja använda e-arkivtjänsten och kunna leverera (överföra) information. 2. Teknisk integration (anslutning av verksamhetssystem) Teknisk integration mellan verksamhetssystem/datakälla och e-arkivtjänsten Teknisk integration mot intranät/extranät Möjliggör automatiserad och synkron leverans från verksamhetssystem (datakälla) samt vidareutnyttjande och konsumtion av information 22

23 SSC:s anslutningsprocess 23

24 2. DEFINIERAFASEN - Leder till en överenskommelse Definiera anslutning, tjänstenivå och leverans. Gap analys Genomgång av processer och SLA-nivåer Behörighetsstruktur Teknisk uppsättning och integration Analys av myndighetens mognad för att påbörja leveransprojekt direkt Planera implementerafasen Leveransplanering är del i anslutningsprocessen 1. Överenskommelse inkl. leveransplanering 2. Detaljerad plan för implementationsfasen 24

25 Förberedelser inför anslutning till e-arkivtjänsten 25

26 Om möjliga förberedelser inför anslutning till e-arkivtjänsten Organisation & planering - Vad kan man förbereda inom den egna organisationen? Att e-arkivera information - Vad man ska tänka på när ett material ska förberedas för e-arkivering? Målet är att uppnå kontrollerade förutsättningar för vidare arbete 26

27 Organisation & planering Riksarkivets mognadsmodell - för myndighetens hantering av information Mål a) definiera organisationens nivån b) prioritera åtgärder 1 efterlevnad av regel 2 utvärdering och uppföljning 3 ansvar 4 integration i verksamheten 5 informationssäkerhet Möjlighet c) Återkommande mätningar d) ständiga förbättringar 6 systematisk och heltäckande arbete 7 bevarande 8 utredd och beslutad gallring 9 tillgänglighet Källa: 27

28 Organisation & planering Exempel övergripande målbild för en myndighets hantering av information 5

29 Stäm av om arkivverksamheten lever upp till OAIS-modellen? (TRAC) Trusted Repository Audit Checklist Organisation & planering Styrande dokument Tekniska stödsystem Organisation Information/ data Personal Ekonomi Lokaler 6

30 Organisation & planering Frågor som myndigheten kan förbereda 1 Vilka system behöver information e-arkiveras ur? I vilken ordning ni vill arbeta med era system? Har ni en strategi för bevarande enligt RA-FS 2009:1 o för hela myndigheten och/eller enskilda system? o verktyg och kompetenser för e-arkivering ur era system generellt? Vilken typ av information behöver levereras först? (Vart finns störst behov?) FGS Ärendehantering (ska vara beslutad till årsskiftet) FGS Databaser: 1) ADDML i vår? (Riksarkivets hantering) 2) SIARD-formatet Total plan för alla önskade leveranser (överföringar) (ung. system att ta hand om) Summa: Skapa en planering för VAD, NÄR och HUR? Exempel: Äldre system & GDPR 7

31 Målbild är stöd för standardsystem i staten Organisation & planering FGS-funktionens projekt & planerade arbeten Pågående FGS Personal (FGS-funktionen) FGS Ärendehantering (FGS-funktionen) FGS Databas (Riksarkivet) FGS:er för Utbildningsinformation (Fyrbodals kommunförbund) FGS Geodata (Sveriges geologiska undersökningar) FGS Ärendehantering för objekt/anläggningar (Får jag lov-projektet under ledning av Boverket) Lämpligt att prioritera på myndigheten Följ utvecklingen på: Förslag till projekt FGS Livsmedelskontroll (Sambruk) FGS Leverantörsreskontra (Sambruk) FGS för journalsystem (utredning) FGS Ekonomisystem (ESV, förarbeten pågår) Önskade FGS:er FGS Webbsidor -en möjlighet för någon av er? Möjlig utökning av FGS Ärendehantering för incidenthantering -För närvarande finns ingen utpekad färdledande organisation eller projektgrupp för dessa FGS:er. 8

32 Organisation & planering Frågor som myndigheten kan förbereda 2 Vilka kompetenser behöver engageras i arbetet? arkivarie (obligatorisk) förvaltningsledare (eller motsvarande) IT-arkitekt verksamhetsexperter m.fl. som exempelvis jurist Det viktiga är att behoven kring systemet / informationen får styra. SSC planerar att erbjuda konsultstöd - i första hand direkt kring e-arkivering 9

33 Organisation & planering Frågor som myndigheten kan förbereda 3 Alla åtgärder behöver dokumenteras! Parallellt 5 kapitlet i RA-FS 2009:1 Riksarkivets checklista Exempel - ange alltid vilken version av en FGS som används dvs. inte bara FGS Ärendehantering, utan även eard

34 Att e-arkivera information Inleveransprocessen (Överföring av information) Praktiska erfarenheter 1. Värdera information och utred gallring 2. Definiera metadata, informationsmodell och format 3. Planering och teknik för export, inleverans (överföring) och sökning 4. Genomföra leveranser (överföringar) och tester 5. Driftsätta och förvalta Hit går det alltid att göra förberedelser 11

35 Att e-arkivera information Att leverera (överföra) till e-arkiv (PAIMAS) Utreda Specificera Överföra Godkänna Värdera och utreda gallring Definiera metadata och infomodell Planering och teknik för export, leverans och sökning Genomföra leveranser och tester Produktionssätta och förvalta Ca 80 % av arbetet med e-arkivering består av förberedelser och tester 12

36 Att e-arkivera information 1. Värdera och utred gallring Är informationen värderad? Innehåller informationen personuppgifter och omfattas den av sekretess? GDPR Hur ska ev. gallringsbeslut omsättas? 2. Kartlägg och definiera metadata, informationsmodell och format Vilka metadata finns respektive vilka behövs? Vilka är sökbehoven på kort och lång sikt? Begreppsmodell Informationsmodell 15

37 Att e-arkivera information 2. Kartlägg och definiera metadata, informationsmodell och format (forts 1) Filformat Bevarande (RA-FS 2009:2) Återanvändning? (SFS 2010:566) Vad behöver exporteras ur applikationen? Vad och hur behöver konverteras och till vilka format? Skapa informationstypsspecifikation utifrån informationsmodell (och system) med FGS eller helt egen? (Förvaltningsgemensamma specifikationer) Målet - Att styra informationens tekniska struktur 16

38 Att e-arkivera information 3. Planering och teknik för export, inleverans (överföring) och sökning 1 Är informationen korrekt, komplett och har rätt teknisk form för att kunna arbeta vidare med? Vilken kvalité är det på informationen i systemet? Kan man behöva korrigera/förändra tekniskt format på fält eller filer Vilken teknisk typ av information är det fråga om? Det avgör hur man kan utforma de tekniska objekt för e-arkivering och hur de kan grupperas och sökas Finns det exportmöjligheter i systemet? Möjligheter att exportera ut data och metadata Bevaka bevisvärdet (autenticiteten) 17

39 Att e-arkivera information 3. Planering och teknik för export, inleverans (överföring) och sökning 2 A) Vilka filformat finns idag och B) vad ska de konverteras till? Målformat att konvertera styr möjligheterna till användning RA-FS 2009:2 & specifikationer Formatspecifikationer på Ljud, film och avancerad bild - dialog med Riksarkivet? (FormatE) Se upp med informationsförlust = oreglerad gallring Visuell presentation av informationen i gränssnittet I första hand formatmallar (stylesheets) Jfr. källsystemet Bevaka bevisvärdet (autenticiteten) 18

40 Att e-arkivera information 3. Planering och teknik för export, inleverans (överföring) och sökning 3 Informationssäkerhetsklassning? Behörigheter/åtkomst sök och sammanställningsmöjligheter ska en roll ha i förhållande till informationen? Typ av anslutning och kvittens? en eller få leveranser (överföringar)? löpande och integration? Kvittens när godkänd? Hit till och med processteg 3 går det alltid att göra förberedelser! 19

41 Att e-arkivera information Att leverera (överföra) till e-arkiv (PAIMAS) Utreda Specificera Överföra Godkänna Värdera och utreda gallring Definiera metadata och infomodell Planering och teknik för export, leverans och sökning Genomföra leveranser och tester Produktionssätta och förvalta 20

42 4. Genomföra leveranser (överföringar) och tester Övergripande Att e-arkivera information Skapa SIP E-arkivtjänsten ska erbjuda stöd Leverera (föra över) SIP till e-arkivet Testa sökning och presentation i e-arkivet (granskning) 5. Driftsätta och förvalta inklusive underhålla informationen Övergripande Acceptera materialet i e-arkivtjänsten Diftsätta Kvittera (slutlig) 21

43 Tankar om att använda resurser bättre och mer långsiktigt? 43

44 Att använda resurser bättre? Utmaningar 2 Det förekommer fortfarande att - Det saknas fortfarande en strategi för bevarande enligt RA-FS 2009:1 - IT-stöd tas oftast fram utan en uttalad plan för bevarande - Löpande anskaffas nya programvaror med ny funktionalitet - Migrerar bara det man måste för bedriva arbetet i nya system - Lagrar befintligt material passivt i gamla system 25

45 Hur vi förhåller oss till tekniken som lagrar informationen? -Är ett analogt tänkande fortfarande vanligt? Om en fil har skapats så går den väl alltid att läsa?! Att använda resurser bättre? -Elektronisk information kräver aktiva åtgärder för att kunna konsumeras över lång tid -Kritisk fas uppstår efter år - och är nu ett 40 årigt problem För få ser problemen? Bara teknik räcker inte det handlar om ett sätt att arbeta: IT behöver jobba tätare med arkivarier/ bevarandestrateg för att tillsammans säkerställa informationen. (Styrande dokument) Exempel i PM3 finns två s.k. objektägare, både inom verksamhet och it, dvs. ett ansvar på kravställande från två håll. -Vem tar idag ansvar för att bevarandeperspektivet tas med? ( Blind fläck ) 26

46 Att använda resurser bättre? Kostnader går inte att undvika så hur kan vi använda resurserna bättre? 28

47 Migrering versus tekniskt bevarande genom e-arkivering Nytt IT-stöd beställs (löpande) Man migrerar en - större eller mindre - mängd information till nytt IT-stöd för fortsatt handläggning. Det gamla systemet kvarstår med en (större eller mindre) mängd information kvar för referens och Arkivlagen (juridiskt arkiverat). Resultatet är dubbla kostnader för licens-, uppgraderings- eller migrering för varje enskilt förvaltningsobjekt på en myndighet. Vid varje nytt system ökar mängden system och kostnader. Det tekniska bevarandet skjuts ständigt på framtiden. Nytt IT-stöd beställs (löpande) Man migrerar en - större eller mindre - mängd information till nytt IT-stöd för fortsatt handläggning. Man förbereder och e-arkiverar den information som inte behövs i det nya systemet, totalt eller i omgångar. Därefter avvecklas den gamla ITlösningen. Resurserna läggs på det nya ITsystemet, samt på aktiv förvaltning i e-arkivtjänsten för långsiktigt bevarande (tekniskt). Låt en controller och bryt ner era totala kostnader för förvaltning av information? -Så bygger ni upp ett jämförelsematerial? Att använda resurser bättre? 30

48 Kontrollerade förutsättningar för bevarande På myndigheten Planera för leveranser till e-arkivtjänsten Använd Riksarkivets utpekade format & specifikationer (RA-FS 2009:2 & GitHub) Börja redan nu (om ni inte redan gör det) Samarbeta gärna kring gemensamma system / typer av system Genom e-arkivtjänsten Gemensam planering av bevarande utifrån er preservation planning? Gemensamma åtgärder i e-arkivtjänsten? (exempelvis konfiguration) Gemensam krav på ny funktionalitet? Delade kostnader (betala en gång använd flera) Gemensamt vidareutveckla stödmaterial och skapa en gemensam kunskapsbas? 31

49 Personuppgifter på en myndighet Att e-arkivera information För allmän handling är bevarande huvudregeln Dataskyddsförordningen påverkar inte myndigheternas skyldighet att bevara allmänna handlingar Övergripande möjlighet När behandling inte längre är motiverat i ett system pga. handläggningen är slutförd, handling färdigställd eller motsvarande och handling inte ska gallras innan leverans (överföring) sker så kan ni föra över informationen inklusive personuppgifter Leverera (överför) till e-arkivtjänsten så snart det går? Exempel: Ta hand om äldre system Källa: samt 32

50 Vägen framåt 51

51 Status i pågående upphandling September/oktober - kontroll och utvärdering Oktober tilldelningsbeslut Oktober - december - säkerhetsskyddsavtal December/januari - planerad avtalsstart 52

52 Vägen framåt Preliminär tidplan 2019 Januari/feb Mars Juni/Juli Implementation och konfiguration av system inkl. acceptanstester Pilotmyndigheterna börjar ansluta till tjänsten Projektet avslutas och lämnas över till linjeorganisation 30 juni Slutrapport till Finansdepartementet Höst Övriga myndigheter kan börja ansluta till tjänsten 53

53 Tack för er uppmärksamhet! Kontakt och frågor Cia Jarehov, projektledare Mattias Hammarlund, verksamhetsspecilist 54