Checklista för anslutningsarbete till e-arkiv Stockholm

Transkript

1 Stockholms stadsarkiv Sida 1 (6) Checklista för anslutningsarbete till e-arkiv Stockholm Ange vilken leverans som avses

2 Inledning Denna sammanfattning syftar till att ge Stockholms stadsarkiv och anslutande verksamheter en kortfattad och översiktlig beskrivning över de arbetsmoment som krävs för att genomföra en leverans till e-arkiv Stockholm. Syftet med anslutningen är att leverera digitalt material från verksamheten till e-arkiv Stockholm men också att säkerställa adekvata återsökningsrutiner såväl för den anslutande verksamheten som för medborgare, forskare och övriga förvaltningar. Dokumentet listar i en tänkt kronologisk ordning de huvudsakliga aktiviteter som ingår i anslutningsarbetet och listar vilka roller som förbereder och utför varje aktivitet. Det går bra att genomföra aktiviteterna i en annan ordning men alla aktiviteter ska genomföras. En komplett och mer detaljerad beskrivning av anslutningsarbetet finns i dokumentet Att leverera information till e-arkiv Stockholm. För vissa aktiviteter finna speciella mallar att tillgå som ska användas för att genomföra aktiviteten. Mallarna finns i anslutning till checklistan inom den Digitala arkivprocessen. Ifyllda dokument till checklistan läggs till respektive projekt.

3 Övergripande aktivitetslista för anslutning och leverans till e-arkiv Stockholm Nr Aktivitet Resultat Ansvarig 1 Kommentar Ta fram uppdragsbeskrivningen för anslutningen och öppna ett ärende i diariet. Fyll i mall för informationsredovisning för arkivbildare/ processer/bestånd som ska levereras. Mall Uppdragsbeskrivning.docx är ifylld och uppdrag fastställt. Mall Metadata redovisning.xlsx är ifylld för relevanta nivåer. Övriga nivåer är borttagna. Klar (Ja, nej, pågår) 3 Identifiera och dokumentera lämplig struktur för arkivobjekten. Kartlägg vilka informationstyper och vilka handlingar som ska levereras. Enkel grafisk bild över beståndets/processens i mall 4 Dokumentera eventuella gallringsregler som ska implementeras efter leverans. Dokumentera eventuell gallring som använts för uttaget eller anslutningen i projektet, dvs information som inte kommer att arkiveras i e-arkivet men som fanns med i verksamhetssystemet. Eventuella gallringsregler för e-arkivet formulerade och dokumenterade i mall Gallring.docx. Häri anges även gallringsbeslut. 5 Klassificera materialet avseende personuppgifter, sekretess och övrigt skydd I komplicerade fall bör detta dokumenteras separat. Klassificering av personuppgifter, sekretess och övrigt skydd är dokumenterad för huvudobjekt, underobjekt och underliggande filer. Klassificeringar dokumenteras i och i Metadata arkivobjekt.xlsx. 1 Den först angivna har huvudansvaret för aktiviteten. Övriga assisterar. 2 Exempel på kommentarer kan vara Ej relevant, Skickad till Bf för att fylla i., Ingen gallring sker i e-arkivet m.m.

4 6 Definiera vilka metadata som skall finnas på arkivobjekten. Alternativt välj en fördefinierad AIPstruktur för leveransen. AIP-struktur är vald i mallen Metadata arkivobjekt.xlsx. Flik AIP-Grund är uppdaterad efter verksamhetens behov. Stäm av sökbegrepp/sökattribut med utfåendeansvarig. Metadata överförs till den tekniska AIP:n så den blir komplett. Vid behov visualisera genom slide i hämta efter leverans.docx för att visa sökresultat i söktjänst. Alternativt har verksamheten valt en fördefinierad AIPstruktur i mallen. Flikar som inte används är borttagna. Teknisk AIP. Hämta efter leverans.docx 7 Välj lämpligt format på filer i leveransen och ta fram exempel. Lämpliga filformat beslutade. Exempel på varje filtyp i leveransen finns framtagna. Sker leverans i flera format ska det framgå. Dokumenteras i 8 Utifrån formatval samt klassificering av sekretess personuppgifter och övrigt skydd besluta om och ange regler för fritextindexering. Fritextindexering dokumenteras i 9 Kartlägg hur metod för återsökning av materialet skall ske efter att leverans gjorts till e-arkivet. Vid behov dubbelchecka den visualiserade sökträffen med verksamheten (se punkt 6). Verksamhetens behov kartlagt och lösningen dokumenterad i mall Hämta efter leverans-pptx. 10 Välj och beställ anslutningstyp Synkron (SOA) eller Asynkron (ftp). Anslutningsform vald och nödvändiga beställningar för anslutning insända. Beskriv anslutningslogik för synkrona anslutningar med hjälp av leverantör.

5 11 Beskriv anslutningslogik eller sip-konstruktion. Beskrivningen levereras i första hand av den som skapat anslutningen eller sip i syfte att vem som helst ska kunna återskapa anslutningen eller sipkonstruktion. Beskrivningen behöver ingen mall då den behöver kunna vara flexibel i sin utformning. Nödvändig dokumentation överlämnad. 12 Konfigurera testmiljön i e- arkivet med fastslagen redovisnings- och AIPstruktur. Korrekt redovisningsstruktur är upplagd samt inlämningskontrakt är skapat i e-arkivet. Testmiljön redo för tester från anslutande verksamhet. 13 Skapa fungerande exempel-sip:ar för konfigurationen. Framtagna SIP:ar fungerar som en test av att kravspecifikation är korrekt. 14 Förbered verksamhetssystemet för anslutningen. Gäller endast synkrona anslutningar. Lösning implementerad och dokumenterad i mall Sändande systems integrationslogik.docx, i form av enkel dokumentation gärna med formulärbilder från verksamhetssystemet. 15 Testa anslutningen genom hela utvecklingskedjan enligt ifyllt testprotokoll (inkl. kvalitetskontroll). Korrigera felaktigheter. Mall Testprotokoll för anslutning.xlsx ifylld i relevanta delar. Lösningen är testad och godkänd för produktionssättning. 16 Anmälan till ansvariga för accessionsregistret, beståndsregistret samt arkivförteckning. Ska ske så snart leveransen lästs in i Prod. Mail skickas i enlighet med Instruktion för accessionsliggare, beståndsregister, arkivförteckning och vård. Om leveransen består av flera delar anmäls de löpande.

6 17 Utbildning/information om den nya leveransen. Skriv texter till söktjänsten Genomförd utbildning alt. skriftlig information skickad till utfåendeansvarig och eventuellt verksamheten. 18 Upprätta leveransöverenskommelse/ -avtal Mall Leveransöverenskommelse. docx ifylld och undertecknad. 19 Meddela ansvarig för arkivvård om ev återkommande leveranser Mail skickas i enlighet med Instruktion för accessionsliggare, beståndsregister, arkivförteckning och vård. 20 Skicka på slutkontroll till ansvarig. Se till att arkivbildarnamnet stämmer överens Kontrollera att all dokumentation finns på plats och bjud in till Projektplatsen. 21 Avsluta ärendet i diariet. Se hanteringsanvisningarna för vad som ska diarieföras Anslutningen klar och projektet stängs. Handlingar som ska diarieförts förvaras i akt. 22 Rensa och stäng projektet på projektplatsen Spara ner zipad bevarandedokumentation katalog e-arkiv Stockholm leveranser\avslutade anslutningsprojekt. Arkivering sker halvårsvis (projektdokumentationen).