E-arkiv, eardoch Pre-pre-ingest

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "E-arkiv, eardoch Pre-pre-ingest"

Ann-Marie Andreasson
för 5 år sedan
Visningar:

1 E-arkiv, eardoch Pre-pre-ingest

2 Agenda Intro: vilkaärvi och vadvillvi prataom? Teori, praktik, exempel Ställ frågor! Övningar

4 Börja från början

5 OAIS -En snabb repetition arbete, långsiktig bevarandeplanering ta fram regler etc Regler etc Den som levererar informationen Inleverans Lagring Tillgängliggörande Den som ska ta del av informationen Styr och leder utifrån regelverk på mer daglig basis

6 Hur vet man att man uppfyller kraven i OAIS? Kontrollera med TRAC hments/pages/trac_0.pdf

7 Stöd för PreservationPlanning, TRAC kan man lita på arkivet? Organizational infrastructure Digital object management Technologies, technicalinfrastructureand security För att identifiera rätt krav måste man ha koll på vem som är den tilltänkta konsumenten (här designated community )

8 OrganizationalInfrastructure, TRAC Uttalad ambition att ta hand om materialet långsiktigt Planer för förvaltning, finansiering etc. Roller, kompetens etc. Identifierade konsumenter/designated community(ies) Mandat/rättigheter etc.

9 OrganizationalInfrastructure, praktiskt sett 1. Vad ska e-arkiveras och hur? 1.1 Vad finns i systemet? 1.2 Kända och tänkbara sökbehov? 1.3 Behov av anslutning och/eller integration? Författningar Interna styrande dokument 1.4 Vad ska e-arkiveras och i vilken form? Vad ska gallras? 1.5 Regler för struktur, och format för bevarande? Klart vilken information som ska flyttas och hur den ska hanteras

10 OrganizationalInfrastructure Att planera sin leverans Var ute i god tid pga. VP och gallringsbeslut Förankringsarbete ska leda till beslut och budget Samverka med verksamhet och förvaltning Vem har ansvar för vad och när? Fakta till inleveransplan som omsätter en leveransöverenskommelse (alt. se PAIMAS) Strategi för bevarande / bevarandeplaner hjälper

11 OrganizationalInfrastructure, exempel från SKV, SSM, Katrineholm Inventering av regelverk avs. hantering av allmänna handlingar Allmänna handlingar i elektronisk miljö nya krav? Vilka system hanterar allmänna handlingar? Vilka innehåller information som ska bevaras? Finns strategi för bevarande för systemen? GAP-analys Identifierade behov av komplettering Vilka är konsumenterna?

12 OrganizationalInfrastructure, exempel från SKV, SSM, Katrineholm Processer för ärendehantering, arkivvård etc. Processer för strategisk styrning av informationshantering, systemförvaltning, informationsförvaltning Inventering avs. kompetens GAP avs. processer/arbetssätt GAP avs. kompetens arkiv/krav på informationshantering i digital miljö, systemförvaltning, e-arkiv, strategisk informationsförvaltning

13 Digital ObjectManagement, Metadata ochinformationsmodell Riksarkivet: - RA-FS 2008:4 -FGS för informationstyp och paketering Lagstiftning: -generell -specifik för myndigheten På myndigheten: -metadatastandard för applikationer - bevarandeplan - systemdokumentation Standarder: - generella (ex. ISO) -specifika för verksamhetsområdet Vad ska flyttas och hur? 1. Definiera metadata och begrepp 2. Skapa -informationsmodell -begreppsmodell Klargjort -vilka metadata (och filer) som ska e-arkiveras -och vad det innebär

14 Digital ObjectManagement, TRAC Definiera vad som ska tas om hand och vilken information som behövs för detta Mekanismer för att säkerställa att leveranser och paket är vad man tänkt och kommit överens om Tillräcklig fysisk kontroll över digitala objekt Definitioner av SIP, AIP, DIP, och hur dessa skapas Möjligheter att testa också begripligheten Strategier för bevarande för t.exlagringsmedia, format etc. Regler som möjliggör att konsumenterna får tillgång till de digitala objekten

15 Digital ObjectManagement, SKV, Katrineholm Hur ser de digitala objekten ut i de system som vi vill bevara information från? Vilka metadata behöver vi för att garantera att konsumenterna förstår informationen? Vilka metadata behöver vi för att kunna sköta vård? Finns det strategier för hur informationen hanteras och styrs i systemen?

16 Technologies, Technical Infrastructure& Security, TRAC Säker och tillförlitlig infrastruktur Säkerhetskopiering etc. Koll på antal kopior, var de är etc. Möjlighet att upptäcka när det går fel Processer för byte av lagringsmedia, hårdvara etc. Systematisk analys av såväl data, system, personal, lokaler etc. Katastrofplaner etc.

17 Technologies, Technical Infrastructure& Security, SKV Säker och tillförlitlig infrastruktur Säkerhetskopiering etc. Rutiner för kontroll av systemets funktion Katastrofplaner etc. Krav på funktionalitet främst för ingest och access.

18 Dags för en pilot

19 Anslutning enligt PAIMAS

20 PreliminaryPhase FOKUS Värdera och utred gallring Definiera informationens delar Planering och teknik för export, leverans och sökning Genomföra leverans och tester Driftsätta och förvalta Redovisa och tillhanda hålla Behov av att e-arkivera Information är e-arkiverad

21 Preliminaryphase på SSM Försöka förstå FGS:erna Översätta metadata från SSM 360 till FGS Identifiera lämpligt urval Kravställning för extrahering och ändringar som behövdes Test av extrahering och ommärkning

22 Preliminaryphase på SSM -Lärdomar FGS:erna är väldigt begränsade, t.ex. arkivredovisningen Datum var svårt, inte minst för aktiviteter Roller, som i godkännandeflöden etc. Loggning hur ska man garantera äkthet och autenticitet? När modellen och systemet inte är kompisar byta namn på fält och ändra format på datum - gallringsproblematik

23 Formal Definition Phase FOKUS Planering och teknik Värdera och utred gallring Definiera informationens delar för export, leverans och sökning + Leveransöverenskommelse Genomföra leverans och tester Driftsätta och förvalta Redovisa och tillhanda hålla Behov av att e-arkivera Information är e-arkiverad

24 Formal Definition Phase, Planering & teknik för export, inleverans och sökning Vad ska flyttas och hur? 1. Skapa leveranstypsspecifikation 2. Export -rutin 1.2 Stöd för utoch inleverans 1.3 Behov tekniskt utvecklingsarbete? 1.4 Stöd för sökning och presentation Leveransplanering Stöd för teknisk utoch inleverans Valideringsprogram Klargjort -hur metadata ska flyttas och -vad det innebär tekniskt -program 1.5 Stöd för anslutning eller integration Fakta till inleveransplan som omsätter eller biläggs leveransöverenskommelsen

25 Preliminaryphase på SSM -Lärdomar Fanns inte Hade varit bra att ha, det blev ändrade krav under tiden och vi visste inte vad som skulle valideras eller hur

26 Transfer Phase, FOKUS Värdera och utred gallring Definiera informationens delar Planering och teknik för export, leverans och sökning + leveransök Genomföra leverans och tester Driftsätta och förvalta Redovisa och tillhanda hålla Behov av att e-arkivera Information är e-arkiverad

27 Transfer Phase Att skapa paket för leverans 1. 1 Export / uttag av information 1.2 Transformera metadata Källsystem / applikation 1.3 Konvertera filer Leverans skapad (leveranspaket) 1.4 Skapa leveransfil 1.5 Skapa leveranspaket

28 Transfer phase på SSM Extrahering och ommärkning mm Paketering Leverans

29 Transfer phase på SSM -Lärdomar Arbeta iterativt Papper och penna är bra Stäm av innan vem som gör vad (formal def.) Testa, testa, testa.nämnde jag tester?

30 Validationphase Genomföra leveranser och tester E-arkiv 1. 1 Leverera/ta emot paket Kvittens på mottagen leverans Leveranspaket Validera leverans Kontrollera leverans okulärt Leveransens innehåll kontrollerad och behörigheter testade Test av sökning och behörighet Leveransens är godkänd och driftsatt Test av skapande av DIP? Kvittens på godkänd leverans

31 Validation phase på SSM Tester på RA Svårt att förstå varandra och vad som testades

32 Validationphase på SSM -Lärdomar Kommunikation är viktigt, vi hade kunnat validera mot schema på webben men hade inte förstått det eftersom schemat såg ut att vara inaktuellt En leveransöverenskommelse som tydliggjorde vad som skulle valideras hade underlättat, inte minst roller, ansvar etc.

33 Status på FGS:erna? FGS:erna är inte färdiga FGS arkivredovisning är ännu inte testad

34 Vad finns och vad finns inte i FGS:erna? FGS täcker inte administrativa processer inför överföring av information från informationssystem till e-arkiv, t.ex. i form av leveransöverenskommelse men det finns stöd i TRAC och PAIMAS t.ex.

35 Vad finns och vad finns inte i FGS:erna? Metadata för återsökning och uttag av information men det finns stöd för kraven i OAIS, TRAC, PAIMAS, och PREMIS (samt ISAD(G) och ISAAR(CPF) mfl.) Funktioner i ett e-arkiv, som funktioner för gallring och återsökning men det finns stöd för kraven i OAIS, TRAC, PAIMAS och PREMIS, ISAD och ISAAR m.fl.

36 Övningar Keepit simple! Målbilden Verkligheten

37 Övning Keepit simple! Mappningsblad Handbok SSM360 Specifikationer FGS Ärendekort Dokumentkort

38 Övning Keepit simple! Frågeställningar att resonera och diskutera kring: vad har varit enklast att genomföra och varför? hur blev resultatet, behövs något resursslag förstärkas, vilket/vilka i så fall? målbild vs verklighet, harmoniserar dessa, till vilken grad (pyramiden)?

39 Länkar TRAC hments/pages/trac_0.pdf PAIMAS x0m1.pdf

40 Kontakt

Relevanta dokument

Uppdrag e-arkiv. Utveckling av en förvaltningsgemensam. e-arkiv AVEC

Uppdrag e-arkiv. Utveckling av en förvaltningsgemensam. e-arkiv AVEC Uppdrag e-arkiv Utveckling av en förvaltningsgemensam tjänst för e-arkiv AVEC 2017-05-17 Om Statens servicecenter Uppdrag e-arkiv Bakgrund och tillbakablick Tjänstens utformning och övergripande krav Upphandlingsstrategi