Linköping Norrköping -samarbete kring e-arkivering

Transkript

1 Linköping Norrköping -samarbete kring e-arkivering

2 Linköping inv 7 anst 6 000hm under Klk Norrköping inv 7 anst 9 000hm under Klk

3 VERKSAMHETSSYSTEM System Innehåll Leverantör Lkpg Nkpg Bygg R Bygglov, ärendehanteringssystem Sokigo X X Ecos Miljö- och hälsoskydd, ärendehanteringssystem Sokigo X X Extens Centralt elevregister för barnomsorg, grundskola och IST gymnasium X X Heroma Personal- och löneadministrativt system CGI X X PMO Journalsystem för Elevhälsan CompuGroup Medical (CGM) X X Pro capita Elevsystem för gymnasium och vuxenskola Tieto X Dokument- och ärendehanteringssystem, Norrköpings Tieto Public 360 kommuns diarium X X Socialtjänst, LSS och kommunal Hälso- och sjukvård, Treserva personakter CGI X X W3D3 Ärende- och dokumenthanteringssystem Linköpings kommuns Formpipe diarium X Wärna Överförmyndarverksamheten, personakter Explizit X X Economa Ekonomisystem Aditro X Viva Individ- och familjeomsorg, personakter Ilab X Ev Agresso Ekonomisystem Unit4 X

4 Linköping Projekt E-Lin Modellen Producenter Linköpings kommuns verksamheter Ansvarsöverföring System för bevarande Stadsarkivet Konsumenter W3D3 Agresso I verksamheten Linweb Bygg-R Medborgare Treserva Ecos Övrigt från verksamheterna

5 Linköping Arbetssättet Öppenhet/Förankring/Nätverk Info-möten Styrgrupp Hemsida

6 Ramverket Ramverk hur hänger det ihop (Arkivreglemente) Förstudie juni 2013 Förstudie Riktlinjer juni 2014 Riktlinjer Tillämpningsanvisningar vår 2015 Tillämpningsanvisningar Handbok Handbok vår 2017

7 Norrköping projekt e-nok på stadsarkivet Sambruk Beslut om finansiering av e-arkiv i Norrköping Förstudie klar i mars 2014 Leverantörsvisningar - omvärldsbevakning Systeminventering Norrköpingsmodellen hands on

8 Norrköping Ramverk: Riktlinjer för digital arkivering KS beslut september 2015 Informationsklassning åtgärdslista Arbetssätt: Stadsarkivets eget projekt Informerar vid behov Intranät

9 Örebro Samarbete? Östergötland Borås Jönköping

10 Norrköping + Linköping = Förarbete upphandling/kravställning hösten 2015 Gemensam upphandling januari- maj 2016 Samma system Formpipes LTA Olika installationer och avtal Samarbete 1) införandeprojekt inkl. handbok 2) fortsatta anslutningsprojekt + arbetsformer och arbetssätt

11 Införandeprojekt -Linköping Styrgrupp Administrativ direktör + adm chefer + it-strateg Projektgrupp It-tekniker, e-arkivarie, chef stadsarkivet Pilotgrupper 1 o 2 It-tekniker, e-arkivarie, verksamhetsrepresentant/er Regelbunden kontakt med Formpipe och med Norrköping

12 Upplägg Införandeprojekt Piloter Linköping: W3D3 ByggR Installation konfiguration Godkänna handbok + piloterna Kontraktsskrivande Genomföra piloterna Förbereda piloterna Acceptanstester2 Acceptanstester1 Driftstart med leveransplan Handboken

13 LEVERANSPLAN -digital arkivering HT 2016 Pilotprojekt 1 W3D3 -testdel Pilotprojekt 2 Bygg R -testdel VT 2017 Pilotprojekt 1 - klar Pilotprojekt 2 - klar Handbok klar Konsolidera förvaltningsorganisation HT 2017 W3D3 fortsättning bla. Stadsarkivet ByggR fortsättning Ecos EpiServer linkoping.se Inskannade handlingar - Stadsfullm. protokoll från Skanningsprojektet VT 2018 W3D3 - fortsättning Treserva EpiServer linkoping.se Ev. avställda system i utbildning (Extens och ProCapita) System och verksamheter i tur; exempel PMO - med erfarenhet från Norrköping

14 Införandeprojekt -Norrköping Styrgrupp Kanslichef + stadsarkivarie + projektledare Projektgrupp Projektledare + arkivarie + stadsarkivarie + IT-tekniker Pilotgrupper 1 o 2 (PMO och Public 360) Projektgrupp Verksamhetsrepresentant/er samt leverantör i varierande grad Regelbunden kontakt med Formpipe och med Linköping

15 Informationsförvaltning Nämnd/bolag Stadsarkivet E-tjänst E-post Brev Besök/ telefon Överför ing Överför ing Skanna Skapa dokum ent Skapa dokument Verksamhetssystem (ex. PMO, Viva, Treserva, Wärna) Aktuell information Öppna Ärenden Avställd information Bevaras Avslutade ärenden Avställd information Gallras t.ex. loggar Export Förstöra Leverans -projekt Import SIP Slutarkiv (LtA) Arkiverad information AIP Bevarandeinformation Metadata och filer Handläggare Utlämnande DIP E-tjänst E-post Brev Information produceras och förvaltas av verksamheten. Dokumenthanteringsplanen styr bevarande och gallring. Information bevaras, vårdas och tillhandahålls av stadsarkivet.

16 Leveransprocessen gemensam bild Myndighetens förarbete Myndighetens förarbete innan ett leveransprojekt kan startas Projektstart Ansvarsfördelning och projektupplägg Förberedelser inför leverans Definiera vad som ska bevaras, bestämma filformat, mappning m.m. Leveransöverenskommelse Leverans Leverans av information i verksamhetssystemet till LTA Godkännande Leveranskontroll och överlämnande Slutsatserna från förberedelserna resulterar i en leveransöverenskommelse Tillgängliggörande Åtkomst och återsökning Leveransprojekt Verksamhetens ansvar

17 Verksamhetens ansvar före leverans Vilken information ska bevaras? Uppdatera dokumenthanteringsplaner Kvalitetssäkra informationen: implementera korrekta arbetsrutiner, kontrollera informationen, rätt information på rätt plats? rätt format? Uppdatera förvaltningsplan med tanke på avveckling och arkivering: exportfunktion, gallring, kompetens Informationsklassning: riskanalyser, åtgärder, behörigheter

18 Viktigast av allt Kravställning vid upphandling av nya system: Informationen ska vara uppsatt enligt FGS (förvaltningsgemensamma specifikationer) Godkända format ska användas, se handboken Det ska gå att exportera information ur systemet Det ska gå att gallra (=radera) information i systemet

19 Några lärdomar Skaffa bundsförvanter i kommunen kämpa ensam är tröstlöst Tänk strategiskt tidplaner, budget, resurser, kompetens, strategiska dokument Goda argument sammanhängande e-förvaltning, ekonomi, förenkling, återsökning (forskning) Skapa målbilder trumma in dem se till att redovisa hela tiden var ni är och vart ni är på väg Omvärldsanalys Vad händer runtom, Var är vi? Samarbete på olika nivåer i kommunen kommunledning, säkerhetsavdelning, It-enhet Samarbete med andra arkiv och kommuner Var noggrann med ansvarsfördelning - Vad ingår i projektet. Var tydlig med vem som ansvarar för vad Lägg över ansvar på andra Verksamhetsfråga inte Stadsarkivfråga Arbeta öppet och transparent informera, lyssna, korrigera Förbered förvaltningsorganisationen i tid

20 Tack för oss! Dan Malmsten, Linköpings stadsarkiv , Pernilla Matsson, Norrköpings stadsarkiv ,