Dokument- och ärendehantering i Alingsås kommun. Innehållsförteckning. Inledning 2

Transkript

1 Dokument- och ärendehantering i Innehållsförteckning Inledning 2 Platina ärendehanteringssystem 2 - Organisation - Handlingar, ärenden, uppdrag, sammanträden - Arkivering- och gallring - Den digitala informationen i Platina Delta - Förtroendemannaregister Dokumenthanteringssystemet Alfresco 4 Bilaga 1 Struktur för lagring av dokument i Alfresco 5

2 2 Dokument- och ärendehantering i Dokument- och ärendehanteringen i finns i stort sett i två system, Platina och dokumenthanteringssystemet Alfresco med åtkomst och publicering via kommunens intranät kallat Kommunportalen. Platina infördes i januari 2005 och lanseringen av dokumenthanteringssystemet Alfresco skedde i februari Platina ärendehanteringssystem Dessa nämnder och bolag använder Platina: AB Alingsås Rådhus Barn- och ungdomsnämnden Kommunstyrelsen Kultur- och fritidsnämnden Miljöskyddsnämnden Samhällsbyggnadsnämnden Socialnämnden Tekniska nämnden Utbildningsnämnden Valnämnden Vård- och äldreomsorgsnämnden Överförmyndarnämnden Alingsås- och Vårgårda kommuner räddningstjänstförbund Samhällsbyggnadsnämnden använder Byggreda för sin hantering av allmänna ärenden, bygglov och planärenden och miljöskyddsnämnden använder Miljöreda för sina ärenden. Organisation Kommunen har en referensgrupp för Platina, bestående av personer från förvaltningarna och som leds av systemförvaltaren. Systemförvaltare är Eva Karlsson. Arbetsdokument, handlingar, ärenden, uppdrag och sammanträden Platina består av arbetsdokument, handlingar, ärenden, uppdrag och sammanträden. Handlingar registreras och oftast bifogas de elektroniskt antingen som bifogad fil eller skannad fil. Ärenden skapas utifrån en handling eller att flera handlingar knyts samman till ett ärende. Systemet ger också möjlighet till att registrera och därmed hålla ordning på uppdrag. Sammanträden innehåller funktioner för att göra kallelser och protokoll utifrån ärenden som anmälts till respektive sammanträde.

3 3 Arkivering och gallring Alla dokument i ett ärende ska bevaras på papper i respektive nämnds serie för diarieförda handlingar. I akten ska också finnas ett ärendkort samt kopia på beslut i ärendet (protokollsutdrag). Följande listor ska arkiveras på papper: Ärenden i kronologisk ordning för varje år Ärenden i initierande ordning A-Ö för den period som arkivering sker (årsvis eller per mandatperiod) Ärenden i planbeteckningsordning för den period som arkivering sker (årsvis eller per mandatperiod) Diarieplan ska arkiveras för varje år i serien diarieförda handlingar. Den digitala informationen i Platina Till handlingar och ärenden i Platina skannas och bifogas digitala handlingar. Val av format har inte reglerats men det handlar främst om bifogade filer i.doc,.xls och.odf och om skannade filer i TIF och PDF. Kommunen tog sitt första IT-baserade diarium i drift 1990 och diarieinformationen konverterades till Delta ärende I september 2009 konverterades all data utom sammanträden och uppdrag till Platina. Det är av stor vikt att både diarieinformationen och bifogade/skannade handlingar konverteras vid kommande byten av system. Bifogade och skannade handlingar som hör till ärenden lagras inom Platina. Registrering av uppdrag är helt digital. Uppdrag kan knytas till ärenden och då finns det analoga handlingar där. En rapport tas ut och denna registreras som handling i ett ärende. Uppgifterna i sammanträde är helt digitala. Rutinen ger en koppling på ärenden till respektive protokollet. Protokollet lagras i Platina. Förtroendemannaregister Under hösten 2005 konverterades informationen om de förtroendevalda från Walda till en modul i Delta ärende. Walda infördes Kansliet ansvarar för uttag av arkivlistor för alla politiska organ i enlighet med sin dokumenthanteringsplan.

4 4 Dokumenthanteringssystemet Alfresco I dokumenthanteringssystemet Alfresco lagras förvaltningarnas allmänna handlingar enligt en beslutad struktur. Strukturen baseras på s styrmodell. Varje förvaltning har en egen avgränsad yta där de lagrar dokument som skapas inom den egna förvaltningen. Behörigheter Alfresco är behörighetsstyrt och användarna har fyra behörighetsnivåer: 1. Ansvarig 2. Dokumentansvarig 3. Medarbetare 4. Konsument Struktur för dokument Strukturen ser lika ut på alla förvaltningar och regleras i två nivåer. Övriga nivåer under kan förvaltningarna själva styra över, ( se bilaga 1). - Politiska protokoll - Styrande dokument - Stödjande dokument - Förvaltningsspecifika dokument - Förvaltningsprotokoll Politiska protokoll Här lagras protokoll från nämnd och arbetsutskott årsvis. Styrande dokument De styrande dokumenten är vägledande i hur verksamheten bedrivs. De är indelade efter den funktion de har för verksamhetens utförande. Kommunens författningssamling ligger på kommunledningskontorets samarbetsyta under styrande dokument. I samband med införande av ny datamodell kommer de dokument som ingår i författningssamlingen att få metadata som knyter dem samman. Kommunens officiella författningssamling är sedan 2004 helt digital. Se beslut av kommundirektören Författningssamlingen består av: Alingsås vision, bolagsordningar, ägardirektiv, föreskrifter, stadgor, policies, reglementen, styrning och ledning, samt taxor och övergripande måldokument. Samtliga dokument i författningssamlingen har antagits av kommunfullmäktige eller anmälts dit och ärendena har registrerats i Delta ärende. Ett exemplar av det antagna dokumentet ska bevaras på papper i serien diarieförda handlingar. Stödjande dokument Här finns både stödjande dokument som är gemensamma för kommunens förvaltningar och de som gäller för kommunledningskontoret. Stödjande dokument

5 5 är indelade efter sin funktion i verksamheten och underlättar arbetet från planering till uppföljning. Förvaltningsspecifika dokument Här lagrar förvaltningen dokument som inte är stödjande eller styrande i sin funktion. De dokument som lagras här är de som gäller för den egna förvaltningens interna arbete. Förvaltningsprotokoll Här finns protokoll från samverkansgrupper, MBL, APT och protokoll från andra arbetsgrupper inom förvaltningen. Protokoll från central samverkan mellan arbetsgivare och fack samt från förvaltningssamverkan. Justerade protokoll får inte tas bort. Justeringarna, som består av manuella underskrifter syns inte på de digitalt lagrade protokollen. Protokollen får lagras som version först när justeringen är klar. Här finns också aktuella avtal. Inaktuella avtal gallras. Organisation och styrning Det finns en förvaltargrupp med uppgift att bevaka utveckling och hantering av de mycket närbesläktade systemen Alfresco och kommunportalen. Förvaltargruppen leds av kvalitetsstrategen och består av personer från kommunikationsenheten, kvalitetsenheten, personalenheten samt kommunarkivarien. Systemförvaltaren styr över strukturen för lagring av allmänna handlingar. Förvaltningens representant i referensgruppen styr över strukturen för som ligger i nivå tre och resten under. Systemförvaltare är Emma Einarsson. Långtidslagring/arkivering En viktig aspekt med dokumenthanteringssystemet är att viktiga dokument samlas på ett ställe. Detta underlättar för kommande digital arkivering. Alfresco är inget arkivsystem (e-arkiv) utan informationen måste flyttas till ett e-arkiv där den ska lagras enligt OAIS-modellen och i de format som Riksarkivet anger i sina författningar. Fram till dess att vi arkiverar digitalt skrivs allmänna handlingar som ska arkiveras ut på papper. Funktioner Granskning/godkännande Funktionen för granskning/godkännande i systemet är idag inte tvingande. Funtionen innebär att den som har behörighet Dokumentansvarig eller Ansvarig ska godkänna att dokument publiceras på rätt samarbetsyta. Offentligt/ sekretessbelagt dokument

6 6 Dokument som skyddas av sekretess lagras på särskilda slutna samarbetsytor. De är inte sökbara via kommunportalen och kan inte länkas dit. Färdigt dokument/ arbetsdokument När ett dokument är färdigställt blir det en allmän handling. Allmänna handlingar ska vara sökbara och tillgängliga för alla och många av dem ska bevaras. För att handlingar ska kunna lämkas ut till kommunportalen måste de vara färdigställda. I Alfresco finns ett inbyggt arbetsflöde för detta så att ansvarig ska kunna ha kontroll på vad som läggs ut. Som det ser ut nu kan de som har behörighet Dokumentansvarig och Ansvarig färdigställa dokument. Den som har behörighetsnivå Medarbetare behöver ett extra godkännande. KOMMUNLEDNINGSKONTORET Emma Einarsson

7 7 Struktur för dokumentlagring i s dokumenthanteringssystem -Alfresco Bilaga 1 1. Förvaltningens dokument Så här ser det ut på varje förvaltnings egen samarbetsyta. Här lagras offentliga dokument enligt en delvis given struktur som är gemensam för alla förvaltningar. Dessa fem mappar är tvingande. Det finns ingen begränsning i hur många undermappar man kan lägga. Alla mappar som är inlagda och som visas här är tvingande. Det betyder att man måste ha minst dessa men kan lägga flera.

8 8 1.1 Förvaltningsprotokoll 1.2 Förvaltningens styrande dokument

9 9 1.3 Politiska protokoll 1.4 Förvaltningens stödjande dokument Här kan varje förvaltning lägga upp fler mappar om man anser sig ha fler områden där man har dokument som stödjer den egna förvaltningens interna arbete. 1.5 Förvaltningsspecifika dokument Här lagrar förvaltningen de dokument som kommer i kärnverksamheten, den produkt av den egna verksamheten som inte är stödjande eller styrande till sin funktion. Kärnverksamheten är det förvaltningen enligt reglementet ska utföra.