Vägen till e-arkivet. NUAK 19 september Margareta Ödmark Avdelningen för arkiv och registratur

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Vägen till e-arkivet. NUAK 19 september Margareta Ödmark Avdelningen för arkiv och registratur"

Sven Lind
för 5 år sedan
Visningar:

1 Vägen till e-arkivet NUAK 19 september 2017 Margareta Ödmark Avdelningen för arkiv och registratur

2 NASA / JPL-CALTECH / UNIVERSITY OF ARIZONA / SCIENCE PHOTO LIBRARY / Universal Images Group Rights Managed / For Education Use Only

3 Agenda Arkivering för vem och varför Vad är en handling? Rensa - Gallra Personuppgift och vad att tänka på FAIR Bevarande- och gallringsutredning Arkivkrav Arkivuttag OAIS SIP AIP DIP FGS Hur vi tänker på Avdelningen för arkiv och registratur på SU Tips på vägen till ett e-arkiv SHEILA TERRY / SCIENCE PHOTO LIBRARY / Universal Images Group Rights Managed / For Education Use Only / Margareta Ödmark, Avdelningen för arkiv och registratur

Arkivering för vem och varför Verksamhetens behov på kort och lång sikt Allmänhetens rätt till insyn Rättskipningen Forskningens behov Regelverk: Tryckfrihetsförordningen, Offentlighets- och

4 Arkivering för vem och varför Verksamhetens behov på kort och lång sikt Allmänhetens rätt till insyn Rättskipningen Forskningens behov Regelverk: Tryckfrihetsförordningen, Offentlighets- och sekretesslagstiftningen, Arkivlagen, Riksarkivets föreskrifter, Förvaltningslagen, PuL, registerförfattningar MICHAEL DONNE/SCIENCE PHOTO LIBRARY / Universal Images Group Rights Managed / For Education Use Only

Handling - Allmän handling Med handling förstås framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel.

5 Handling - Allmän handling Med handling förstås framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. Tryckfrihetsförordningen (TF) 2 kap. 3 En handling är allmän, om den förvaras, inkommer eller upprättas hos en myndighet. Måste alla allmänna handlingar diarieföras? Foto: Adolfsson, Thomas, Nordiska museet

Offentlig handling - Handling med sekretess Alla allmänna handlingar är inte offentliga Allmänna handlingar eller uppgifter däri kan skyddas av sekretess i enlighet med Offentlighets- och

6 Offentlig handling - Handling med sekretess Alla allmänna handlingar är inte offentliga Allmänna handlingar eller uppgifter däri kan skyddas av sekretess i enlighet med Offentlighets- och Sekretesslagen (OSL). Handling med sekretess enligt OSL måste alltid diarieföras. OBS! Gäller inte handlingar med personsekretess. TEK IMAGE/SCIENCE PHOTO LIBRARY / Universal Images Group Rights Managed / For Education Use Only

Arbetshandling Vad som är arbetshandling definieras i Tryckfrihetsförordningen (TF) Utkast eller koncept Minnesanteckningar Science Source / Photo Researchers / Universal Images Group Rights Managed

7 Arbetshandling Vad som är arbetshandling definieras i Tryckfrihetsförordningen (TF) Utkast eller koncept Minnesanteckningar Science Source / Photo Researchers / Universal Images Group Rights Managed / For Education Use Only OBS! En handling blir inte automatiskt en arbetshandling bara för att du väljer att kalla det arbetsmaterial eller liknande. Avgörande är om villkoren i TF uppfylls eller inte.

Rensa - Gallra Båda innebär att kasta och förstöra, men Arbetshandlingar rensas kräver inget stöd i regelverket Allmänna handlingar gallras kräver stöd i regelverket - Gallringsbeslut finns på

8 Rensa - Gallra Båda innebär att kasta och förstöra, men Arbetshandlingar rensas kräver inget stöd i regelverket Allmänna handlingar gallras kräver stöd i regelverket - Gallringsbeslut finns på lärosätena och de talar om vad som får gallras och efter hur lång tid. Huvudprincipen är att allmänna handlingar ska bevaras! Sean Gallup / Getty Images News / Getty Images / Universal Images Group Rights Managed / For Education Use Only

9 Personuppgift Personuppgift är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Känsliga personuppgifter har starkare skydd PUL (Personuppgiftslagen) GPDR (General Data Protection Regulation) Förordningen ska tillämpas i alla medlemsstater fr.o.m. 25 maj 2018 Pågående utredningar M.G.M / Album / Universal Images Group Rights Managed / For Education Use Only

10 Personuppgift att tänka på Samtycke Privacy by design Inbyggd integritet Missbruksregeln undantaget i PUL för ostrukturerad data förvinner med GPDR CC0 Public Domain Stärkta rättigheter för de registrerade Tuffare krav på personuppgiftsansvariga

11 FAIR Findable data ska vara sökbar nu och om 50 år Accessible data ska vara tillgänglig Interoperable data ska vara kompatibel Reusable data ska vara återanvändbar Tim Ridley/ Dorling Kindersley / Universal Images Group Rights Managed / For Education Use Only

12 Bevarande- och gallringsutredning (BoG) 1 Huvudprincipen är att allmänna handlingar ska bevaras! Allmänna handlingar får gallras om det arkivmaterial som återstår tillgodoser: allmänhetens rätt till insyn behovet av information för rättskipningen och förvaltningen forskningens behov. En bevarande- och gallringsutredning ska göras av IT-tjänster vid nyutveckling och vid avveckling samt uppdatering under IT-tjänstens hela livscykel. BSIP\Universal Images Group Rights Managed / For Educational Use Only

13 Bevarande- och gallringsutredning (BoG) 2 Bakgrund och beskrivning Regelverk Informationsbeskrivning och informationsvärdering Arkivuttag för att bevara eller migrera Filformat CC0 Public Domain

Arkivkrav på IT-tjänster Arkivuttag och migrera Bevara och gallra Filformat och filbeteckningar Informationskvalité Metadata Loggar Utlämnande av allmän handling VICTOR HABBICK VISIONS/SCIENCE PHOTO

14 Arkivkrav på IT-tjänster Arkivuttag och migrera Bevara och gallra Filformat och filbeteckningar Informationskvalité Metadata Loggar Utlämnande av allmän handling VICTOR HABBICK VISIONS/SCIENCE PHOTO LIBRARY / Universal Images Group Rights Managed / For Education Use Only RA-FS 2009:1, RA-FS 2009:2, TF (1949:105) och OSL (2009:400) / Margareta Ödmark, Avdelningen för arkiv och registratur

Arkivuttag Data och metadata Data Filer Stödfiler Metadata Dokumentation om systemet Systemdokumentation Användardokumentation Förståelsedokumentation LAGUNA

15 Arkivuttag Data och metadata Data Filer Stödfiler Metadata Dokumentation om systemet Systemdokumentation Användardokumentation Förståelsedokumentation LAGUNA DESIGN/SCIENCE PHOTO LIBRARY / Universal Images Group Rights Managed / For Education Use Only / Margareta Ödmark, Avdelningen för arkiv och registratur

Open Archival Information System (OAIS) 2017-09-22 / Margareta

16 Open Archival Information System (OAIS) / Margareta Ödmark, Avdelningen för arkiv och registratur CC0 Public Domain

SIP AIP - DIP Överföringspaket (SIP Submission Information Package) Informationspaket innehållande datafiler och metadata som levereras till ett e-arkiv Arkivpaket (AIP Archival Information Package)

17 SIP AIP - DIP Överföringspaket (SIP Submission Information Package) Informationspaket innehållande datafiler och metadata som levereras till ett e-arkiv Arkivpaket (AIP Archival Information Package) Informationspaket innehållande datafiler och metadata som arkiveras i ett e-arkiv Utlämningspaket (DIP Dissemination Information Package) Informationspaket innehållande datafiler och metadata som levereras ut från ett e-arkiv Ray Moller/ Dorling Kindersley / Universal Images Group Rights Managed / For Education Use Only / Margareta Ödmark, Avdelningen för arkiv och registratur

Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) FGS:erna beskriver krav på märkning och paketering av information för överföring mellan olika verksamhetssystem samt mellan verksamhetssystem och ett

18 Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) FGS:erna beskriver krav på märkning och paketering av information för överföring mellan olika verksamhetssystem samt mellan verksamhetssystem och ett e-arkiv. Det ska vara enkelt att återsöka, återanvända och arkivera information hos offentliga myndigheter oavsett var och hur informationen lagras. Dorling Kindersley / Universal Images Group Rights Managed / For Education Use Only / Margareta Ödmark, Avdelningen för arkiv och registratur

Digitalt bevarande på SU i tre steg Inte bara forskningsdata utan alla allmänna handlingar SU-MADI - Arbetssätt, Programvaror och yta på server - Kontrollera, kurera och bevara Verksamhetsprojekt -

20 Digitalt bevarande på SU i tre steg Inte bara forskningsdata utan alla allmänna handlingar SU-MADI - Arbetssätt, Programvaror och yta på server - Kontrollera, kurera och bevara Verksamhetsprojekt - Varför, Vad, Vem och Hur E-arkiv VICTOR DE SCHWANBERG / SCIENCE PHOTO LIBRARY / Universal Images Group Rights Managed / For Education Use Only / Margareta Ödmark, Avdelningen för arkiv och registratur

Exemplet NAIS Nationellt administrations- och informationssystem för samordnare Ansökningar om olika pedagogiska stödformer från studenter med varaktiga funktionsnedsättningar Förvaltas av

21 Exemplet NAIS Nationellt administrations- och informationssystem för samordnare Ansökningar om olika pedagogiska stödformer från studenter med varaktiga funktionsnedsättningar Förvaltas av Universitets- och högskolerådet (UHR) Projektgrupp som arbetat med att ta fram: Gemensam BoG för alla lärosäten Gemensam ansökan om RA-MS till Riksarkivet Gemensamt utformade arkivuttag, med viss lokal anpassning FGS för paketstruktur för e-arkiv och FGS ärendehantering cea + from The Netherlands Creative Commons Attribution 2.0 Generic license

Tips på vägen till ett e-arkiv! Arbeta tillsammans och över organisationsgränserna. Lär känna din arkivarie. Tänk efter före vad är slutmålet och hur når ni dit? Gör upp en plan.

22 Tips på vägen till ett e-arkiv! Arbeta tillsammans och över organisationsgränserna. Lär känna din arkivarie. Tänk efter före vad är slutmålet och hur når ni dit? Gör upp en plan. Allt behöver inte göras på en gång, men tänk helhet. Vilka ska arbeta i systemet och vilka andra intressenter finns det. Foto: Är organisationen redo, om inte, hur blir den det?

23 Frågor? Adam Jones / Photo Researchers / Universal Images Group Rights Managed / For Education Use Only

Relevanta dokument

Utveckling och implementering av tjänster och stöd för forskningsdata - ett universitetsövergripande arbete

Utveckling och implementering av tjänster och stöd för forskningsdata - ett universitetsövergripande arbete Sabina Anderberg, Verksamhetsutvecklare, Stockholms universitetsbibliotek Margareta Ödmark, IT-arkivarie,